曹俊

摘 要：在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢(shì)，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能有效提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息的規(guī)范化管理。但是，在目前的企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，雖然取得了一定的成效，但仍然存在一系列問(wèn)題，只有妥善解決這些問(wèn)題，才能保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。本文將對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)問(wèn)題的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化建設(shè);解決對(duì)策

引言

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，大部分企業(yè)意識(shí)到了信息的重要性，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，信息對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要意義，不但能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供重要依據(jù)，而且可以有效的提高企業(yè)日常管理工作水平。檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，通過(guò)文本、照片能夠形式展示企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)的重要資源，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供重要的參考依據(jù)。因此，企業(yè)必須重視檔案信息化建設(shè)工作，有效的提高檔案管理水平，滿足信息時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案管理的要求，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)概述

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的概念

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是指按照國(guó)家頒布的與檔案信息化相關(guān)的法律法規(guī)，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的收集、整理、保存以及應(yīng)用，充分發(fā)揮檔案對(duì)于企業(yè)發(fā)展的作用。一般情況下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)主要包括以下幾個(gè)方面：第一，通過(guò)辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)電子檔案的管理。第二，通過(guò)電子存儲(chǔ)設(shè)備的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。第三，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用，為企業(yè)內(nèi)部及外部人員提供檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，并與傳統(tǒng)的檔案服務(wù)相結(jié)合，建立數(shù)字檔案館。

2.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的作用

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)需要滿足時(shí)代發(fā)展的要求，提高企業(yè)管理水平，提高日常管理工作的信息化程度。在企業(yè)日常管理工作中，企業(yè)檔案管理是重要的組成部分，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是對(duì)檔案管理工作的重要?jiǎng)?chuàng)新。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案信息進(jìn)行全面、安全的開發(fā)與利用，促進(jìn)企業(yè)管理信息化水平的提升。在以往的實(shí)體檔案管理中，需要消耗大量的紙張，并且保存難度大，不但對(duì)存儲(chǔ)空間有較高的要求，而且不符合可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略要求。而企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠有效的解決這些問(wèn)題，通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)手段提高企業(yè)檔案管理效率，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

在目前的企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，存在的問(wèn)題主要包括以下幾個(gè)方面：

1.檔案信息化建設(shè)規(guī)范滯后

在我國(guó)目前的企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，相關(guān)工作仍然處于探索階段，企業(yè)采用的檔案信息化建設(shè)規(guī)范存在滯后的現(xiàn)象，例如，對(duì)于文本檔案與照片的檔案，沒(méi)有形成相應(yīng)的信息化建設(shè)和檔案資源數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。由于正處于檔案信息化建設(shè)的探索階段，在遇到這些問(wèn)題時(shí)，雖然可以通過(guò)檔案規(guī)范體系解決一部分問(wèn)題，但是，隨著企業(yè)檔案信息化建設(shè)的不斷深入，目前的檔案規(guī)范體系可能無(wú)法妥善的解決這問(wèn)題，影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，只有及時(shí)對(duì)檔案規(guī)范體系進(jìn)行更新，才能滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需求。

2.檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不足

企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要同時(shí)獲得軟件因素與硬件因素兩方面的支持，一般情況下，軟件因素包括企業(yè)的重視程度、員工的意識(shí)以及相關(guān)的規(guī)章制度等，這些因素能夠保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。而硬件因素則是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，主要包括硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等，例如，需要應(yīng)用的計(jì)算機(jī)、檔案管理系統(tǒng)以及存儲(chǔ)設(shè)備等，需要投入大量的資金。對(duì)于目前的企業(yè)檔案信息化建設(shè)而言，大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有對(duì)檔案信息化建設(shè)形成正確的認(rèn)識(shí)，這是由于檔案信息化建設(shè)無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)為企業(yè)帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)效益，因此無(wú)法獲得企業(yè)的重視，不愿意為其投入大量的資金，導(dǎo)致相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施不足。

3.沒(méi)有形成完善的管理制度與模式

在大部分的企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，沒(méi)有形成完善的檔案管理制度與模式，造成這種現(xiàn)象的原因主要包括以下幾個(gè)方面：第一，企業(yè)管理人員不重視檔案管理工作，導(dǎo)致大部分的管理制度無(wú)法真正的實(shí)行，失去了應(yīng)用的執(zhí)行力與約束力，無(wú)法解決管理工作中遇到的問(wèn)題，管理規(guī)定存在不明確的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理無(wú)法獲得良好的效果。第二，檔案管理工作中沒(méi)有實(shí)行監(jiān)督措施以及獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于員工的表現(xiàn)沒(méi)有激勵(lì)以及控制措施，導(dǎo)致工作執(zhí)行力較差，不利于檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。第三，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，沒(méi)有獨(dú)立的檔案管理部門，也沒(méi)有專職的工作人員，導(dǎo)致管理模式落后，不利于企業(yè)的發(fā)展。即使一些企業(yè)開始進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，也只是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行編輯與歸檔，沒(méi)有建立信息化平臺(tái)，無(wú)法切實(shí)提高檔案管理工作效率，不利于企業(yè)的發(fā)展。

4.缺少專業(yè)的信息化建設(shè)人才

企業(yè)檔案信息化建設(shè)具有較強(qiáng)的綜合性與專業(yè)性特點(diǎn)，對(duì)于檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，無(wú)論是基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)還是檔案管理制度的制定，都需要專業(yè)的信息化建設(shè)人才。但是，在大部分企業(yè)中，缺少專業(yè)的信息化建設(shè)人才，檔案管理人員的綜合素質(zhì)無(wú)法滿足信息化建設(shè)的要求，存在知識(shí)老化、信息技術(shù)薄弱、工作保守等問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)的水平。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)問(wèn)題的解決對(duì)策

為了做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)，需要根據(jù)工作中存在的問(wèn)題采取以下解決對(duì)策：

1.制定企業(yè)檔案信息化規(guī)范

在企業(yè)檔案中，紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)在于其能夠作為原始憑證，因此，檔案信息化建設(shè)必須保證檔案管理的規(guī)范性。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，企業(yè)需要重視檔案的規(guī)范性，采取必要的措施提高信息化檔案的規(guī)范化程度，明確檔案在經(jīng)過(guò)信息化處理后的格式、字體以及文檔大小等。而對(duì)于照片、音頻以及視頻等檔案，需要保證信息化后的兼容性，制定這些檔案文件的數(shù)據(jù)格式與存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)。目前相關(guān)部門已經(jīng)制定了與檔案信息化有關(guān)的法律法規(guī)，形成了檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)以及檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等，能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案信息化建設(shè)提供相應(yīng)的規(guī)范。企業(yè)在制定檔案信息化規(guī)范的過(guò)程中，需要借鑒這些標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況與管理特點(diǎn)，進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，保證檔案信息化建設(shè)符合相應(yīng)的規(guī)范。

2.重視檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是提高檔案信息化程度的前提條件。如果無(wú)法做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)的正常進(jìn)行，阻礙檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的內(nèi)容包括硬件設(shè)施建設(shè)、軟件設(shè)施建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)。為了實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的信息化管理，需要做好硬件設(shè)施建設(shè)以及軟件設(shè)施建設(shè)。在硬件設(shè)施的建設(shè)中，需要加大信息化設(shè)備方面的投入，包括數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等，提高檔案信息化的質(zhì)量。在軟件設(shè)施的建設(shè)中，需要建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)需求進(jìn)行分析與調(diào)研，提高檔案信息化管理系統(tǒng)的功能性與靈活性。此外，檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)還要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況設(shè)計(jì)框架，保證系統(tǒng)功能適合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，滿足檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)要求，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。

3.建立完善的管理制度與模式

為了保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利開展，必須有完善的管理制度支持，只有這樣，才能明確企業(yè)中所有員工的職責(zé)，如果在檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)問(wèn)題，能夠在問(wèn)題發(fā)生后第一時(shí)間確定責(zé)任人，保證所有員工都能夠?qū)ψ约簫徫坏墓ぷ髡J(rèn)真負(fù)責(zé)，有效提高檔案管理效率。與此同時(shí)，還要對(duì)檔案信息化管理模式進(jìn)行更新，改變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，建立統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的流通與共享，有效提高不同部門之間的溝通效率，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

4.培養(yǎng)專業(yè)的信息化建設(shè)人才

為了保證企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，檔案管理人員必須具備良好的專業(yè)知識(shí)與職業(yè)素養(yǎng)，滿足檔案信息化建設(shè)對(duì)人員綜合素質(zhì)的需求。為了有效的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要對(duì)其進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)通信知識(shí)以及檔案管理相關(guān)知識(shí)的培養(yǎng)，形成完善的知識(shí)體系，并對(duì)知識(shí)進(jìn)行及時(shí)的更新與補(bǔ)充。在引進(jìn)人才的過(guò)程中，不但要面向高校招聘專業(yè)人才，而且需要面向社會(huì)招聘有工作經(jīng)驗(yàn)的人員。在人員培訓(xùn)方面，需要重視對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，通過(guò)多元化的培養(yǎng)模式提升他們的綜合素質(zhì)，以便他們能夠適應(yīng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作。此外，員工自身需要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)與提升，培養(yǎng)他們的終身學(xué)習(xí)意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，豐富自己的知識(shí)體系，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中充分發(fā)揮自身作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，檔案管理工作發(fā)揮著十分重要的作用，不但能夠真實(shí)的記錄企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，而且可以為企業(yè)發(fā)展策略的制定提供關(guān)鍵的參考依據(jù)。為了提高檔案管理工作效率，企業(yè)需要重視檔案信息化建設(shè)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用提高檔案管理的規(guī)范化程度，充分發(fā)揮檔案管理的作用，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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