蘇小蓉

摘要：采購(gòu)工作作為高職院校后勤工作的重要方面，影響到學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。為改變高校采購(gòu)計(jì)劃管理方面的盲目性、無(wú)序性、低效性，本文對(duì)高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)進(jìn)行研究。在分析當(dāng)前高職院校采購(gòu)工作常見(jiàn)問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出建設(shè)采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)的必要性，并根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)的構(gòu)建原則，明確設(shè)計(jì)思路，提出管理系統(tǒng)的初步架構(gòu)，為高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)提供參考。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)計(jì)劃：管理：高職院校：系統(tǒng)

采購(gòu)是高職院校學(xué)校管理工作的重要部分，維系著學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和教育教學(xué)秩序，關(guān)系師生員工的切身利益和學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。采購(gòu)需要遵循以需求為原則，事先做好采購(gòu)計(jì)劃。作為高職院校，采購(gòu)的物品和服務(wù)涉及各個(gè)方面。為了使采購(gòu)最優(yōu)化管理，盡可能減少采購(gòu)成本，需要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的管理。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，借助電腦軟件系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行管理已成為一個(gè)趨勢(shì)，在各行各業(yè)中都得到了廣泛的應(yīng)用。采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)在企業(yè)、大型商店等單位得到了廣泛的應(yīng)用，取得了良好的效果。但在當(dāng)前高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理中，采用軟件系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)化、高效化管理的還比較少見(jiàn)，造成上述情況的一個(gè)很重要的原因在于缺乏與高職院校采購(gòu)實(shí)際相匹配的管理系統(tǒng)。雖然現(xiàn)在市場(chǎng)上有很多ERP管理系統(tǒng)，但對(duì)于高職院校的采購(gòu)計(jì)劃管理，存在諸多不相適應(yīng)的地方。因此，本文對(duì)高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)進(jìn)行研究，在結(jié)合高職院校采購(gòu)實(shí)際的基礎(chǔ)上，遵循采購(gòu)工作的基本原則和系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本規(guī)范，提出高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)構(gòu)想，為高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)提供思路和參考。

一、當(dāng)前高職院校采購(gòu)工作中常見(jiàn)的問(wèn)題及應(yīng)用采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)的必要性

（一）當(dāng)前高職院校采購(gòu)工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

1.采購(gòu)工作計(jì)劃性不強(qiáng)

采購(gòu)的集約化、高效化要求采購(gòu)工作必須具有計(jì)劃性。通過(guò)相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前部分高職院校在采購(gòu)工作中并未形成未雨綢繆、提前計(jì)劃的習(xí)慣，采購(gòu)計(jì)劃管理工作滯后。第一，體現(xiàn)在采購(gòu)隨意性較大，任由各部門及各實(shí)際操作人按照自己的想法實(shí)施，缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、科學(xué)調(diào)度，臨時(shí)性、小零散采購(gòu)項(xiàng)目較多。第二，體現(xiàn)采購(gòu)工作前瞻性不足，一些部門照搬照抄往年的采購(gòu)計(jì)劃，未能根據(jù)實(shí)際需要，預(yù)見(jiàn)性地做好采購(gòu)計(jì)劃。第三，采購(gòu)趕急圖快、應(yīng)付了事，在填報(bào)采購(gòu)計(jì)劃時(shí)不嚴(yán)謹(jǐn)，所需采購(gòu)物資羅列不準(zhǔn)確，論證不仔細(xì)，沒(méi)有確定詳細(xì)準(zhǔn)確的采購(gòu)方案和采購(gòu)清單，沒(méi)有事先預(yù)估采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格，造成采購(gòu)計(jì)劃存在較大的盲目性，在實(shí)際執(zhí)行中遇到一些困難。

2.采購(gòu)工作中缺乏信息溝通

高職院校的采購(gòu)?fù)珊笄诓块T負(fù)責(zé)，但采購(gòu)具體項(xiàng)目和計(jì)劃往往由學(xué)院各部門、單位提出。一方面在采購(gòu)計(jì)劃制定中，缺乏橫向的聯(lián)系和溝通。提出項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃的各部門、各單位缺乏與匯總計(jì)劃的后勤部門的溝通聯(lián)系，后勤部門缺乏對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，在計(jì)劃的確定中大都是單向的信息溝通，從而影響到采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)性。另一方面，在采購(gòu)過(guò)程中缺乏與采購(gòu)來(lái)源企業(yè)的縱向溝通，容易出現(xiàn)信息理解失誤或信息的有效流通受到阻礙，造成采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)與之前存在較大的偏差。

3.采購(gòu)工作缺少監(jiān)督

采購(gòu)工作作為高職院校直接以貨幣為媒介進(jìn)行的商品交換，掌握著大量資金的使用權(quán)，必須得到有效的監(jiān)督，否則容易出現(xiàn)一些違規(guī)行為。當(dāng)前采購(gòu)工作雖然透明化程度得到了很大程度的提高，一些大宗物品的采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)政府采購(gòu)平臺(tái)進(jìn)行。但對(duì)采購(gòu)計(jì)劃制定、采購(gòu)實(shí)施、采購(gòu)制度落實(shí)情況等缺乏全程的監(jiān)督，導(dǎo)致在某個(gè)環(huán)節(jié)仍然存在一些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

（二）高職院校采購(gòu)工作中應(yīng)用采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)的必要性

鑒于此，為解決上述問(wèn)題，進(jìn)一步規(guī)范、科學(xué)高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理工作，構(gòu)建一個(gè)高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)是十分有必要。一方面，信息化是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，在各行各業(yè)的管理中，借助信息技術(shù)可提高工作效率成為一種業(yè)界的共識(shí)。另一方面，采用信息系統(tǒng)對(duì)高職院校采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行管理，能解決當(dāng)前高職院校采購(gòu)中存在的弊病。比如借助信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)可以增強(qiáng)采購(gòu)的計(jì)劃性，加強(qiáng)各部門、各單位之間的信息溝通，并通過(guò)信息系統(tǒng)提高采購(gòu)計(jì)劃管理的透明性，構(gòu)建無(wú)死角、全方位的監(jiān)督體系，使高職院校采購(gòu)工作規(guī)范化、陽(yáng)光化、高效化，進(jìn)而提高高職院校管理水平。

二、高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)構(gòu)建初步設(shè)想

（一）高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)構(gòu)建原則

1.實(shí)用性原則

高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)必須以實(shí)用性為最高準(zhǔn)則，設(shè)計(jì)構(gòu)建高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)是為提高其采購(gòu)計(jì)劃的質(zhì)量和效果。因此，在設(shè)計(jì)的過(guò)程中也必須與高職院校采購(gòu)實(shí)際情況相吻合，與高職院校采購(gòu)工作實(shí)際需求保持一致。在系統(tǒng)構(gòu)建中，要在實(shí)現(xiàn)功能的同時(shí)，盡可能方便操作，操作界面簡(jiǎn)單友好，適合不同崗位和不同計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的人員使用。要易于維護(hù)，保持穩(wěn)定性，為采購(gòu)工作的順利實(shí)施提供保障。

2.規(guī)范性原則

采購(gòu)計(jì)劃工作的規(guī)范性決定了采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)的規(guī)范性，要按照采購(gòu)工作制度要求設(shè)計(jì)系統(tǒng)，在系統(tǒng)功能架構(gòu)中，要符合采購(gòu)制度的要求，比如操作權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限等，將采購(gòu)制度體現(xiàn)在操作系統(tǒng)的約束中，將系統(tǒng)的規(guī)范性演變?yōu)楦呗氃盒２少?gòu)計(jì)劃的規(guī)范性。

3.交互性原則

采購(gòu)計(jì)劃管理作為一個(gè)多方參與的系統(tǒng)工作，在使用過(guò)程應(yīng)該改變單向溝通的特點(diǎn)，通過(guò)其交互性來(lái)加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃管理的信息溝通，通過(guò)信息溝通加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)性、合理性。

（二）高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路與架構(gòu)

1.高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

一是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化。改變采購(gòu)的隨意性，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)程序、采購(gòu)產(chǎn)品、采購(gòu)計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)化。二是實(shí)現(xiàn)價(jià)格合理化。采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)的使用并不是追求最低的價(jià)格，而是追求價(jià)格的合理化，在產(chǎn)品、服務(wù)與質(zhì)量之間取得一個(gè)最佳的平衡。采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)也應(yīng)該遵循價(jià)格合理化思路，以最合理的成本采購(gòu)最可靠、質(zhì)量最好的商品及服務(wù)。三是流程透明化。管理系統(tǒng)的流程要公開透明，每個(gè)流程的責(zé)任人，操作的記錄都要相對(duì)透明化，且每個(gè)流程的相關(guān)信息，比如采購(gòu)的物品、采購(gòu)的廠家、采購(gòu)競(jìng)價(jià)的過(guò)程都要能接受相關(guān)方面的監(jiān)督，讓采購(gòu)計(jì)劃真正全方位無(wú)死角。四是管理自動(dòng)化，作為信息系統(tǒng)的一個(gè)獨(dú)特優(yōu)勢(shì)就是自動(dòng)化管理，節(jié)約人力物力，借助計(jì)算機(jī)的計(jì)算能力和算法的自動(dòng)計(jì)算特征，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃管理，比如資料報(bào)送、資料匯總、信息發(fā)布、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等方面管理自動(dòng)化。

2.高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)架構(gòu)

高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)主要包括：采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)子系統(tǒng)、采購(gòu)計(jì)劃收集子系統(tǒng)、采購(gòu)計(jì)劃統(tǒng)籌子系統(tǒng)、庫(kù)存管理子系統(tǒng)、訂單生成子系統(tǒng)、采購(gòu)計(jì)劃監(jiān)督子系統(tǒng)。

采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)子系統(tǒng)為高職院校各部門通過(guò)該系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)，每個(gè)部門安排一個(gè)管理員統(tǒng)一申報(bào)。該子系統(tǒng)還需建立采購(gòu)商品及服務(wù)目錄，根據(jù)學(xué)校的需要，通過(guò)集體商定進(jìn)入該系統(tǒng)的商品和服務(wù)目錄。在采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)時(shí)，讓申報(bào)者從申報(bào)目錄中選擇，從而使采購(gòu)商品和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。

采購(gòu)計(jì)劃收集子系統(tǒng)即對(duì)各部門提出的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核與匯總。在各部門提出采購(gòu)申請(qǐng)后，學(xué)校管理部門通過(guò)該子系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確定通過(guò)與否，對(duì)初審?fù)ㄟ^(guò)的采購(gòu)申報(bào)計(jì)劃進(jìn)行匯總。

采購(gòu)計(jì)劃統(tǒng)籌子系統(tǒng)，指在對(duì)采購(gòu)申報(bào)計(jì)劃進(jìn)行匯總后，總的采購(gòu)申報(bào)計(jì)劃可能超出學(xué)校的總體財(cái)政支出計(jì)劃或者超出采購(gòu)物品數(shù)量，則需要通過(guò)采購(gòu)申報(bào)總計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。在系統(tǒng)中，按照輕重緩急的原則對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行分類，在財(cái)力有限的情況，優(yōu)先采購(gòu)急需的物品和服務(wù)。存在爭(zhēng)議的情況，通過(guò)該系統(tǒng)向各部門反饋采購(gòu)意見(jiàn)，各部門對(duì)采購(gòu)意見(jiàn)進(jìn)行調(diào)整。經(jīng)過(guò)多次調(diào)整優(yōu)化，最終形成一個(gè)完善的采購(gòu)計(jì)劃。

庫(kù)存管理子系統(tǒng)指對(duì)當(dāng)前學(xué)校庫(kù)存的物品和未履行完的服務(wù)進(jìn)行管理。采購(gòu)作為一個(gè)補(bǔ)充物品或服務(wù)的過(guò)程，需要以現(xiàn)存的物品和服務(wù)作為基礎(chǔ)。并且，采購(gòu)進(jìn)來(lái)的物品和服務(wù)也需要進(jìn)行管理。因此，要通過(guò)庫(kù)存管理子系統(tǒng)查看現(xiàn)有的庫(kù)存狀態(tài)以及采購(gòu)物品及服務(wù)的使用情況。

訂單生成子系統(tǒng)指高職院校采購(gòu)主管部門匯總采購(gòu)計(jì)劃后，對(duì)采購(gòu)商品及服務(wù)進(jìn)行歸類，盡可能地改變分散采購(gòu)的形式，將同類型的物品集中進(jìn)行采購(gòu)。該子系統(tǒng)還要包含對(duì)各供貨單位的資質(zhì)進(jìn)行審核，在符合條件的供貨單位中選取最優(yōu)的單位作為供貨對(duì)象。

采購(gòu)計(jì)劃監(jiān)督子系統(tǒng)即對(duì)整個(gè)采購(gòu)計(jì)劃管理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)督是否按照采購(gòu)各項(xiàng)制度進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)，是否存在重復(fù)采購(gòu)和超范圍采購(gòu)的行為以及是否存在浪費(fèi)的現(xiàn)象，在供貨單位的確定中是否按照采購(gòu)有關(guān)法律法規(guī)，是否遵循了節(jié)約高效的原則等。在系統(tǒng)中，如果存在違規(guī)行為，系統(tǒng)可以自動(dòng)預(yù)警并生成建議反饋給監(jiān)督人員。監(jiān)督人員也可以通過(guò)該子系統(tǒng)隨時(shí)叫停涉嫌違規(guī)的采購(gòu)計(jì)劃有關(guān)工作。

三、結(jié)語(yǔ)

高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)對(duì)于提高高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理的效率和規(guī)范性、科學(xué)性具有重要的意義，能解決當(dāng)前高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理中所存在的一些問(wèn)題和弊病，也能使高職院校采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化、合理化、透明化。因此，有必要加強(qiáng)當(dāng)前高職院校采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)的建設(shè)，以不斷提高高職院校采購(gòu)工作水平。

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