閆衛(wèi)文 張曉蘭 趙坤

摘要：本文先在利于學(xué)校管理工作順利開展，以及利于學(xué)校資質(zhì)評(píng)估相關(guān)方面，簡(jiǎn)析規(guī)范檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要性，然后在制定完善制度、創(chuàng)新管理方式和加強(qiáng)管理意識(shí)與能力相關(guān)基礎(chǔ)上，分析闡述學(xué)校發(fā)展建設(shè)中規(guī)范檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：規(guī)范;檔案管理;學(xué)校發(fā)展;重要性

在當(dāng)前的學(xué)校發(fā)展建設(shè)中，檔案管理可以真實(shí)記錄，并且體現(xiàn)出學(xué)校發(fā)展的歷程，其有著十分重要的價(jià)值和意義。學(xué)校的檔案中包含了教學(xué)成果、人事變動(dòng)以及管理制度等多個(gè)方面，是學(xué)校十分重要的資料文件。學(xué)校要想獲得穩(wěn)定的建設(shè)與發(fā)展，就需要重視對(duì)檔案的管理，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，從而提升學(xué)校管理建設(shè)，提升學(xué)校的發(fā)展水平。因此，本文規(guī)范檔案管理在學(xué)校建設(shè)發(fā)展中的重要性進(jìn)行分析有一定現(xiàn)實(shí)意義。

一、規(guī)范檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要性

（一）幫助學(xué)校樹立積極形象

在教育改革逐漸深入之下，學(xué)校方面也必定面臨著一定的競(jìng)爭(zhēng)壓力，這讓學(xué)校不但要集中理論，對(duì)師資和硬件管理等方面進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)還需要提升學(xué)校的軟文化能力，要著重于對(duì)學(xué)校管理工作的深入挖掘工作。檔案記錄了學(xué)校從建校以來(lái)的所有巨細(xì)，學(xué)校檔案建設(shè)中，對(duì)學(xué)校的情況和教育結(jié)構(gòu)進(jìn)行直接回顧，是學(xué)校建設(shè)積極向上形象和完善價(jià)值體系的過(guò)程。只有學(xué)校對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范，才可以在管理中完善相關(guān)的制度，以此讓學(xué)校進(jìn)行穩(wěn)定發(fā)展。

（二）利于學(xué)校管理工作順利實(shí)施

在檔案記錄工作中，除了要對(duì)學(xué)校的行政工作數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行體現(xiàn)之外，還會(huì)保存學(xué)校的教學(xué)資料，其關(guān)系到學(xué)校內(nèi)容的情況。學(xué)校在建設(shè)發(fā)展中，只有在檔案管理中制定標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)模式，才可以使用學(xué)校檔案中記錄的資料，構(gòu)成統(tǒng)一的管理體系。此外，因?yàn)闄n案管理中有學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性信息，這樣就對(duì)領(lǐng)導(dǎo)制定方針時(shí)有一定的促使作用，可以直接體現(xiàn)學(xué)校各種問(wèn)題和優(yōu)勢(shì)，領(lǐng)導(dǎo)也可以針對(duì)問(wèn)題作出相關(guān)的調(diào)整和規(guī)劃。如果在學(xué)校管理中出現(xiàn)了阻礙，領(lǐng)導(dǎo)還可以在學(xué)?；A(chǔ)檔案上追根溯源，并且綜合以前的一些經(jīng)驗(yàn)，制定相關(guān)的解決措施。

（三）利于學(xué)校資質(zhì)評(píng)估

當(dāng)前是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，教育部門會(huì)對(duì)各個(gè)學(xué)校制定相關(guān)的評(píng)估機(jī)制，以此促使學(xué)校的發(fā)展。在評(píng)估項(xiàng)目過(guò)程中，不管是組織建設(shè)，或者是基本評(píng)估指標(biāo)，都會(huì)將實(shí)際材料作為評(píng)估基礎(chǔ)，以此對(duì)學(xué)校的整個(gè)管理結(jié)構(gòu)與成果進(jìn)行總結(jié)。學(xué)校檔案管理制度高度，在材料推送中會(huì)清楚體現(xiàn)出來(lái)。檔案內(nèi)容與基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，是各個(gè)學(xué)校資歷評(píng)估的基礎(chǔ)。只有保障整個(gè)檔案內(nèi)容完整與及時(shí)，才可以對(duì)評(píng)估結(jié)果形成推動(dòng)性作用。如果基礎(chǔ)資料比較混亂，則評(píng)估結(jié)果也不會(huì)客觀。所以，規(guī)范檔案管理可以讓學(xué)校受到客觀的評(píng)價(jià)，從而促使學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展。

二、學(xué)校發(fā)展建設(shè)中規(guī)范檔案管理的措施

（一）制定完善管理制度規(guī)范

為了可以在根本上加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，要使用建設(shè)檔案管理制度規(guī)范的方式，以此來(lái)為管理工作提供參考和依據(jù)，從而提升規(guī)范性。因此，在制定制度時(shí)要?jiǎng)澐謾n案種類，當(dāng)前學(xué)校的檔案有行政、人事以及學(xué)校教導(dǎo)等不同種類的檔案，不同檔案種類要制定不一樣的制度來(lái)進(jìn)行針對(duì)性管理。比如人事檔案，和人事檔案相關(guān)的計(jì)劃都要有專人來(lái)整理。歸檔制度中，要確定材料歸檔流程和內(nèi)容，依據(jù)當(dāng)前上下級(jí)部門發(fā)布的人事檔案收集和歸檔規(guī)定，歸檔工作要經(jīng)過(guò)相關(guān)部門收集檔案，比如工作調(diào)配、干部任免等相關(guān)的情況，這些都是人事檔案中的關(guān)鍵內(nèi)容。然后是在判斷和整理的過(guò)程中，要加強(qiáng)管理嚴(yán)格性，以免有檔案丟失的現(xiàn)象出現(xiàn)。除了人事檔案之外，其他檔案種類都要確定管理制度，例如核查制度是其中最為重要的制度。因?yàn)閷W(xué)校中人事流動(dòng)性很大，變動(dòng)也比較的大，因此需要對(duì)行政會(huì)議、學(xué)生學(xué)籍等檔案做核查管理，以此保障檔案本身的精確性，這樣檔案資料才可以發(fā)揮自己的作用。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式

在傳統(tǒng)的檔案管理中，會(huì)花費(fèi)大量的人力與物力，在日常工作中還會(huì)有人工操作的誤差產(chǎn)生。為了可以提升檔案管理水平，減少人為誤差情況，就需要使用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方式，對(duì)檔案信息的錄入、整理和歸檔等相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，從而提高檔案管理效率和安全性，以此做好檔案管理功能的擴(kuò)展。通常的學(xué)校檔案管理軟件中，其中的操作一般是安裝、卸載、系統(tǒng)啟動(dòng)以及文書檔案管理等部分。這種系統(tǒng)可以對(duì)報(bào)表、科技檔案進(jìn)行管理，并且進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸出錄入，還可以給出一定的關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索。在這其中為了提高檔案管理安全性，還需要添加權(quán)限設(shè)置，從而加強(qiáng)檔案管理保密性。對(duì)變動(dòng)比較大的檔案而言，還可以編寫和導(dǎo)出，用報(bào)表的形式打印出來(lái)。但是創(chuàng)新也不是要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式進(jìn)行完全地棄用，紙質(zhì)檔案管理方式也有一定的優(yōu)勢(shì)，所以要將紙質(zhì)檔案和電子檔案管理方式結(jié)合在一起，以此來(lái)完善檔案管理體系。

（三）加強(qiáng)檔案意識(shí)和管理能力

學(xué)校和檔案管理人員需要加強(qiáng)自己的檔案意識(shí)，要在根本上認(rèn)知到檔案管理的意義。在實(shí)際工作中要把檔案管理工作納入到績(jī)效考核中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的關(guān)注，以此加強(qiáng)檔案管理的效果。同時(shí)還需要提升檔案管理能力，學(xué)校方面要為管理人員提供培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，把檔案管理理論指導(dǎo)意見(jiàn)轉(zhuǎn)換成為實(shí)踐，讓管理人員可以掌握最為先進(jìn)的管理方式，對(duì)最新的管理系統(tǒng)操作方式進(jìn)行掌握，以此提升管理人員的專業(yè)能力。經(jīng)過(guò)對(duì)管理人員文化素養(yǎng)與專業(yè)水平的提升，加強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，提升管理人員的管理水平，創(chuàng)新傳統(tǒng)管理理念，盡可能對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行優(yōu)化。只有管理人員的管理意識(shí)和能力得到了加強(qiáng)，才可以讓學(xué)校檔案管理工作更加規(guī)范，在此基礎(chǔ)上促使學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)：

對(duì)于學(xué)校而言，經(jīng)過(guò)對(duì)檔案管理的規(guī)范，可以幫助學(xué)校樹立積極向上的外在形象，同時(shí)還可以讓學(xué)校的各種管理工作順利實(shí)施，以此促使學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。在實(shí)際管理工作中，需要對(duì)管理制定進(jìn)行完善，創(chuàng)新管理方式，并且加強(qiáng)管理意識(shí)和能力，在此基礎(chǔ)上提升學(xué)校檔案管理工作的水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]李永卿 . 進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的規(guī)范化建設(shè)[J].青海教育， 2017.

[2]楊東燕. 規(guī)范檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要性研究[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2016（11）：65-66.

[3]張彩虹. 學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢(shì)及相關(guān)問(wèn)題[J].文教資料， 2018（2）：166-167.

[4]張銘，周楊慧，溫婉稀，等.基于目標(biāo)管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制的高校檔案工作思考[J].資源信息與工程，2019，34（03）：189-190.

作者簡(jiǎn)介：

閆衛(wèi)文（1972—），男，陜西寶雞人，寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員;

張曉蘭（1983—），女，陜西寶雞人，寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員;

趙坤（1979—），女，陜西寶雞人，寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員。