摘要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，高職院校的成立也越來越多，招收的學生也相應的增加，學生檔案是學校管理工作的一部分，那么管理學生檔案成為一個重要內(nèi)容，檔案里包括了學生的學習情況以及參加項目比賽、擔任職務等等基本信息，學生檔案還影響著畢業(yè)生尋找工作。鑒于此，高職院校對于學生檔案的管理要做到更好。本文就是分析目前高職院校檔案管理工作時存在的許多問題，并針對這些問題提出一系列的對策與建議。

關(guān)鍵詞：高職院校;學生檔案;工作問題;對策

引言

近些年來，隨著我國的經(jīng)濟快速成長，高職院校的規(guī)模數(shù)量也在相應的增加，學生的檔案不僅反映了學生在校的真實情況，也是工作單位評價學生的有效依據(jù)。做好學生檔案的工作對于各個項目的內(nèi)容和相關(guān)活動的進行非常有利，對于學生的管理上，也是一種不斷的推進，加快學校管理工作的合規(guī)性和合理性，對學校的整體的發(fā)展是非常有利。但是在實際中，高職院校的學生檔案管理工作還有不足，存在一些大大小小的問題，這些影響了我國高校檔案管理的整個結(jié)果。本文章針對檔案管理工作中出現(xiàn)的欠缺提出了相應的問題，并結(jié)合實際情況給出了工作對策，以此來推進檔案的管理工作，推進高職院校的有效發(fā)展。

一、高職院校學生檔案的內(nèi)容

高校學生的檔案包括高中畢業(yè)登記表、高校學生的學年鑒定表、思想鑒定表、高校招生考生報名登記表、學習成績、實習表、黨校學習的鑒定、實習情況表、黨團的申請書等、處分和退學等、體檢、思想總結(jié)等等的材料。這些記錄都反映了學生的經(jīng)歷、學習情況的內(nèi)容。是核查與考核的資料。學生的檔案是自身的人事檔案，將會隨著學生的工作并進人事的檔案中。可以看出，學生的檔案具有一定的多樣性、真實性、實用性、動態(tài)性等特點。這使大家做好檔案的管理工作具有更為重要的復雜性。

二、目前我國高職院校學生檔案管理工作的情況和問題

2.1 學生檔案信息不完整

對于學生檔案來說，學生的基本信息應該涵蓋多一點比較好，這樣可以反應學生的全面的信息，讓檔案能夠基本反映學生的個人情況。檔案中不僅僅只有學生的考試成績和學籍、入學登記內(nèi)容以及黨團資料等等，這些只能表明學生的單方面，還需要把學生的創(chuàng)新技能、信用、誠實品格、情商等的內(nèi)容進行記錄與歸檔整理。但是，一般部分院校只有一些學生最基礎(chǔ)的信息內(nèi)容，對這些其他方面的信息不能完整反映。當前社會在選拔人才時很注重學生的課外能力、人品、以及為人處事等的能力，單一的基本信息已經(jīng)不適合企業(yè)的要求，由于檔案中不能反映學生職業(yè)教育的特征，讓很多大批學子失去了很好的就業(yè)機遇，也嚴重影響了學校的就業(yè)率的情況。

2.2 學生檔案管理老套

隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)在有些中學都已經(jīng)運用電子記錄的方式來管理學生的檔案，而有些高職院校卻還在用紙質(zhì)版檔案來進行管理，紙質(zhì)版存在很多的弊端。例如：查找時困難還占很大空間，還耗費很多的紙張，保存也是很難處理，在檔案整理時會浪費很多不必要的時間，這些老套以及落后的檔案管理是重大問題之一。

2.3 學生檔案管理不合理

由于一些院校對檔案的投入費用很少，導致檔案在檢查與監(jiān)督等方面上不符合標準，輔導員在對學生進行評語時也未根據(jù)實際情況，而是類似語句，甚至有的還有錯別字，這可謂是對待檔案態(tài)度的重大缺失。還有的高校把學生檔案隨便放置，和其他檔案混在一起，更沒有一定期限的整頓和核查。

2.4 檔案交接不合理

目前大多數(shù)的院校都根據(jù)學生的就業(yè)去向來對檔案進行移交，由人才交流中心或者畢業(yè)學校等來代管，這樣導致學生生源地大多對學生的檔案管理不再管理與重視。而在傳接時很容易的就把學生檔案弄丟了，有的學生甚至都無處查找自己的檔案。這些反映了檔案在交接時不規(guī)范的情況。

三、學生檔案管理工作的相應對策

3.1 整理完善的檔案信息

檔案信息不再只是學生的簡單基礎(chǔ)信息，一定要把學生平時參加的活動和技能競賽、社會的實踐和技能證書等填補上，若提前告知大家信息的重要性，也是促進學生學習中積極進取的方法。在高校期間，學生的種種表現(xiàn)，學生成績以及考試情況都是學生努力的結(jié)果，學校也應進行有效記錄，盡最大可能的詳細一點，以次來反映學生的綜合實力。在每年的畢業(yè)時期更需要學校把學生的表現(xiàn)和社會實踐以及個人能力等都要進行有效評價與補充，讓學生的檔案更加豐富，為用人單位招納人才做好依據(jù)。不再讓學生失去良好的工作機會。

3.2 運用信息技術(shù)管理檔案

隨著社會不斷地進步，各行各業(yè)都在借用科技，為人們的生活提供了及時和便捷的快速幫助。所以，高校檔案管理工作也應該運用計算機技術(shù)來建立一個檔案管理系統(tǒng)。這樣會大大提高高校檔案管理的速度和質(zhì)量。不再像用紙質(zhì)版那樣，既耗費人力又浪費紙張，在查找的時候不再出現(xiàn)錯誤或者找不到的可能，讓檔案的管理上節(jié)省時間、準確性提高，不再為檔案的復雜性而苦惱。讓檔案信息化實現(xiàn)檔案的快捷性欲及時性?？墒牵捎谛畔⒒墓芾韺T工的能力以及要求有很多，若走這條信息化的路，還需要長期的探索與追求。

3.3 規(guī)范高校檔案管理機制

在學校里，應當針對檔案工作的重要性，對老師和檔案人員以及學校的領(lǐng)導定期召開會議，讓大家認識與熟悉檔案管理工作的內(nèi)容，讓他們對檔案的管理擁有嚴格的態(tài)度。不再出現(xiàn)基礎(chǔ)性的錯誤，不再敷衍了事，要把檔案管理當作重要工作之一，在年底評選時，檔案管理工作也應進入老師考核范圍之內(nèi)。學校對檔案的投入資金也應相對加大，不僅要培養(yǎng)管理檔案的優(yōu)秀員工，還要對相應的設備以及費用做到位。在對于改進高校檔案機制時，學校要根據(jù)自身的實際情況嚴格要求，建立一個便捷、及時、可實用性和完整性的管理系統(tǒng)。

3.4 完善高校檔案的移交工作

通常情況下，畢業(yè)生都會在每年的6月畢業(yè)。在此之前，學校應加大對檔案整理的工作量，一定要完善學生的信息，把情況告知大家，讓所有成員對檔案工作引起重視。更為重要的是要做好檔案在查看以及借用的相關(guān)工作。在移交和傳遞時不能馬虎大意，一定要確保學生檔案的安全與嚴格，不能隨意分拆檔案，不能隨意對檔案進行裁剪以及復印、劃線等等。相關(guān)的人員要做好保密或者不能隨便外泄別人的信息，一定要遵循嚴肅、嚴格的要求。

結(jié)束語：

總而言之，當前我們國家對于高校的檔案管理工作還不足夠重視，存在很多的弊端和問題。不僅影響了學生的以后工作，還對國家檔案的管理有一定的影響。通過相應問題的分析并針對性的提出對策來解決問題，能夠促進各個部門加大對學生檔案的管理，提升學生的就業(yè)率，最終促進學生檔案管理工作的有效進行。

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作者簡介：秦佳（1987.12-），男，學歷：本科，職稱助理館員，研究方向：檔案管理。