葉淑賢

【摘 要】高職院校二級學(xué)院形成的檔案是整個學(xué)校檔案的重要組成部分，如何做好二級學(xué)院檔案的收集整理工作，對學(xué)校的檔案建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。本文通過對高職院校二級學(xué)院檔案收集及整理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析研究，并提出建議。

【關(guān)鍵詞】高職院校;二級學(xué)院;檔案收集;整理;現(xiàn)狀;建議

引言

隨著高職院校的辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大，二級學(xué)院的檔案從種類、數(shù)量等也不斷增加。在檔案管理的六個基本環(huán)節(jié)中，檔案收集、整理工作是檔案管理工作中的重點，只有將二級學(xué)院檔案收集整理工作做好，才能最全面的反映學(xué)校的真實面貌及管理水平，為學(xué)校提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1檔案收集整理的內(nèi)容

高職院校二級學(xué)院的檔案主要包括：黨群、行政類、教學(xué)類、科學(xué)技術(shù)研究類、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類、基建類、儀器設(shè)備類、出版類、聲像載體類、實物類等，收集的的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶、實物等載體形式。

2檔案收集整理的現(xiàn)狀

（1）檔案管理人員水平較差，缺少專業(yè)的培訓(xùn)指導(dǎo)。二級學(xué)院的檔案人員一般為兼職檔案員，缺乏檔案管理經(jīng)驗，對檔案管理工作的認(rèn)識不足，由于日常教學(xué)管理工作較為繁重，往往不重視檔案的收集工作。兼職檔案人員往往缺少專業(yè)的指導(dǎo)及培訓(xùn)，對檔案工作一知半解，對檔案材料缺乏鑒別能力，嚴(yán)重影響檔案收集的質(zhì)量。

（2）不重視紙質(zhì)以外檔案載體的收集。由于傳統(tǒng)習(xí)慣，兼職檔案員傾向于紙質(zhì)材料的收集，對紙質(zhì)以外載體的檔案收集極不重視，例如對一些證書、獎狀、獎杯等實物檔案沒有歸口統(tǒng)一管理，甚至有的個人把一些獎狀、獎杯等據(jù)為已有，不愿意交到檔案室存放，使實物檔案的收集難度加大。此外，在電子文件的收集方面也是一大缺口，例如，各種應(yīng)用系統(tǒng)生成的電子文件，老師在教學(xué)工作中產(chǎn)生的電子文件，包括教案、工作總結(jié)等 ，以及數(shù)碼照片等等，這些電子文件都分散在各人手中，沒有統(tǒng)一歸口收集。

（3）收集工作不及時。兼職檔案員不注重日常收集工作，未有形成常態(tài)化的收集管理方式。大部分二級學(xué)院在檔案檢查前才進(jìn)行檔案的收集工作，大部分材料積存在領(lǐng)導(dǎo)及各位老師的手中，在檔案檢查、教學(xué)評估材料整理時才發(fā)現(xiàn)缺少原始資料，錯過了資料收集的最佳時機(jī)。

（4）收集范圍不明確。近年來高職教育發(fā)展速度快，特別是在創(chuàng)示范、創(chuàng)一流院校的過程當(dāng)中，新增很多材料，這些材料沒有適時增加到學(xué)校的檔案收集范圍里，原有收集標(biāo)準(zhǔn)不明確，未對新材料作出進(jìn)一步的詳細(xì)分類，導(dǎo)致收集不齊，有些兼職檔案員甚至不知道材料是否應(yīng)該歸檔，給檔案收集工作造成不少困難。

（5）整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。對收集到的材料沒有形成統(tǒng)一的格式要求，甚至隨意變更固定格式，例如，裝釘不合符要求、不按年度進(jìn)行劃分、紙張大小不符合規(guī)格、目錄格式不統(tǒng)一等現(xiàn)象時有發(fā)生。部分材料不完整，如缺少原件、批復(fù)、請示、編號重復(fù)等。

（6）檔案收集的信息化應(yīng)用投入低。在實際工作中，二級學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)較為落后，沒有配備專門的硬件設(shè)備和專業(yè)的檔案管理軟件，仍然沿用傳統(tǒng)的管理收集模式，導(dǎo)致收集工作效率不高，不符合高校信息化建設(shè)的基本要求。

3建議

（1）加強專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案收集意識。對檔案技術(shù)人員檔案意識教育，可與工作技能培訓(xùn)、專業(yè)知識學(xué)習(xí)密切掛鉤，提升檔案工作者對自身工作的認(rèn)同感、價值感。由檔案管理部門牽頭，通過現(xiàn)場檢查、定期召開檔案工作會議、參觀兄弟單位檔案室、聘請專家講授等多種不同的方式對其進(jìn)行培訓(xùn)，加強檔案收集意識，提升對檔案的鑒定能力。

（2）加大對非紙質(zhì)載體檔案的收集力度。專兼職檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，不僅要做好紙質(zhì)材料的收集工作，同時還要加強對非紙質(zhì)載體檔案的收集工作，做到與紙質(zhì)材料的收集同步。例如，一是針對實物、聲像等檔案的收集，可定期將收集到的獎杯、獎狀、重大活動專題照片等檔案在校史館進(jìn)行展示，通過增加檔案的“曝光率”，既能提高檔案利用率，又能喚起廣大師生對檔案收集工作的重視。二是針對電子文件的收集，兼職檔案員要定期對接相關(guān)老師做好移交及接收工作，形成專人統(tǒng)一管理，同時對紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)文件數(shù)字化、電子化。

（3）明確歸檔范圍，收集工作常態(tài)化。檔案管理部門應(yīng)不斷完善現(xiàn)有收集工作中的薄弱環(huán)節(jié)，及時調(diào)整歸檔范圍，在制訂歸檔范圍前，應(yīng)與各二級學(xué)院進(jìn)行充分研究，及時補充新增的檔案內(nèi)容，根據(jù)實際工作情況，盡可能把收集范圍擴(kuò)大至各項工作中去，各二級學(xué)院根據(jù)各自業(yè)務(wù)范圍所涉及的歸檔材料明確列出，力求做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸。在檔案資料建設(shè)與管理過程中，為確保檔案材料事實準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、手續(xù)完備，各類檔案資料要定期收集、定向收集、隨時收集、追蹤收集。只有將日常收集工作做好，才能有效避免文件材料的丟失。

（4）加強監(jiān)督，納入目標(biāo)考核。將檔案收集工作納入二級學(xué)院工作考核目標(biāo)管理指標(biāo)體系進(jìn)行考核，有助于提升學(xué)校的檔案管理。檔案管理工作納入學(xué)校重點工作目標(biāo)考核，明確責(zé)任與績效，建立自上而下的管理機(jī)制，檔案管理部門發(fā)揮監(jiān)督職能，定期對檔案收集工作進(jìn)行檢查通報，對不符合收集要求、收集數(shù)量過少的二級學(xué)院予以通報并及時整改，切實推動檔案管理工作在學(xué)校整體發(fā)展中發(fā)揮的重要作用。

（5）統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案質(zhì)量。二級學(xué)院應(yīng)根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行檔案整理歸檔，收集到的檔案材料確保做到“門不缺類、類不缺項、項不缺件、件不缺頁”。以件為單位整理的文件，使用不銹鋼訂裝訂，頁數(shù)較多的文件應(yīng)采用線裝法裝訂，并在正反面打上頁碼，在文件的第一頁加蓋檔案章，分別填好歸檔年度、類別、件號，最后依文件順序錄入卷內(nèi)文件目錄，并存放于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒內(nèi)。

（6）利用信息化技術(shù)，提高收集效率。檔案資料收集管理工作中應(yīng)充分利用信息化技術(shù)手段，加強數(shù)字檔案建設(shè)，有效發(fā)揮數(shù)字檔案信息的高可用性和高有效性特點。加大信息化資金投入力度，通過引進(jìn)和自我研發(fā)檔案管理軟件，加快實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA管理系統(tǒng)的銜接，由OA管理系統(tǒng)生成的電子文件直接導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中，使數(shù)字化檔案信息實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳遞。

4結(jié)束語

綜上所述，隨著高職院校的不斷發(fā)展，檔案的收集工作將面臨更多的挑戰(zhàn)和難題，學(xué)校檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并積極探索有效的管理方法，不斷提升檔案收集整理質(zhì)量，為學(xué)校各項工作的開展提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

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