摘 要：本篇文章通過(guò)簡(jiǎn)單說(shuō)明做好文書檔案管理工作的重要性和必要性，并列舉在當(dāng)代社會(huì)中各大高校在文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出相應(yīng)的解決辦法，希望能夠促進(jìn)文書檔案管理理念的及時(shí)更新，并逐漸實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);文書檔案;管理;高校

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的工作形式和工作理念已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，而文書檔案管理工作作為管理中的重要環(huán)節(jié)正在面臨著管理效率低下和使用不便利等問(wèn)題，嚴(yán)重制約了人們工作的順利展開。因此，針對(duì)這種情況必須對(duì)文書檔案的管理工作進(jìn)行科學(xué)化和規(guī)范化，并且逐步擺脫對(duì)手動(dòng)操作的依賴性，從而更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展需求。

一、做好文書檔案管理工作的重要性

文書檔案作為各大高校中各種活動(dòng)的重要記錄形式，不僅有利于日常管理工作的有序進(jìn)行，同時(shí)對(duì)高校培養(yǎng)人才也是至關(guān)重要的。因此，做好文書檔案的管理工作、保證其完整性和真實(shí)性，不僅能夠提高文書檔案的使用效率，同時(shí)對(duì)研究高校在今后工作中的發(fā)展策略也能夠提供真實(shí)可靠的決策依據(jù)和促進(jìn)工作順利開展，因此也是衡量一個(gè)高校管理水平的重要參考指標(biāo)。在新形勢(shì)下，只有對(duì)文書檔案的管理工作形式不斷進(jìn)行創(chuàng)新和完善，使其能夠更加適應(yīng)高效的發(fā)展節(jié)奏和發(fā)展需求，才能讓校園內(nèi)部各個(gè)部門之間更加協(xié)調(diào)統(tǒng)一的開展工作。

尤其隨著當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息爆炸的社會(huì)，而信息的質(zhì)量參差不齊也讓人們面臨著更多選擇和造成困擾，而文書檔案管理工作在這個(gè)新形勢(shì)下也肩負(fù)著更加重要的責(zé)任，不僅要保證信息篩選的質(zhì)量和可靠性，同時(shí)做好記錄和調(diào)取工作也變得比以往更加復(fù)雜和困難。同時(shí)很多高校在發(fā)展的過(guò)程中對(duì)文書檔案的管理工作也處于一個(gè)忽略的狀態(tài)，從而導(dǎo)致工作理念和工作內(nèi)容無(wú)法及時(shí)更新，不僅工作效率非常低下，同時(shí)也不利于高校能夠更好地制定教學(xué)計(jì)劃并實(shí)施。因此，文書檔案管理工作的重要性和必要性要求當(dāng)代高校管理者必須予以重視，并在此基礎(chǔ)上探討更加適合的管理方法。

二、當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.仍然以紙質(zhì)作為主要的載體形勢(shì)

雖然互聯(lián)網(wǎng)科技和各種辦公軟件已經(jīng)能夠完全取代紙質(zhì)載體，但是由于我國(guó)思想觀念大多停留在傳統(tǒng)的階段，同時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)科技仍然無(wú)法做到完全信任，導(dǎo)致紙質(zhì)版的文書檔案雖然容易遭受破壞，卻仍然是眾多高校的主要載體形式。尤其是一些重要的文件，人們更愿意選擇通過(guò)紙質(zhì)載體進(jìn)行記錄和保存，卻不愿意相信功能齊全且穩(wěn)定性和安全性極強(qiáng)的辦公軟件。因此，在工作中很多保留了多年的文書檔案已經(jīng)無(wú)法再次使用，造成數(shù)據(jù)的丟失和調(diào)取失敗，給人們的工作帶來(lái)了極大的不便。

2.文書工作和檔案工作的脫節(jié)

文書工作和檔案工作作為文書檔案管理的兩個(gè)重要組成部分和銜接部分需要在工作中相互協(xié)作和緊密配合，才能保證文書檔案管理工作的有序進(jìn)行。文書工作主要包括收集整理登記環(huán)節(jié)和立卷歸檔環(huán)節(jié)，是檔案的形成過(guò)程，而檔案工作是在文書工作結(jié)束后的下一個(gè)環(huán)節(jié)，能夠保證檔案的保存和調(diào)取使用的效率和質(zhì)量。但是在實(shí)際的工作過(guò)程中，我們不難發(fā)現(xiàn)文書工作和檔案工作是處于一個(gè)脫節(jié)的狀態(tài)，例如檔案編號(hào)隨意混亂和案卷形式的不規(guī)范等情況都會(huì)造成文書檔案的管理工作上存在顯著漏洞，不僅延誤工作的順利進(jìn)行，同時(shí)也讓高校的內(nèi)部機(jī)密可能發(fā)生泄露和丟失等情況，造成不可挽回的損失。

3.文書檔案管理者技能和素質(zhì)的缺失

同時(shí)，當(dāng)前文書檔案管理工作還存在著管理者自身能力和素質(zhì)的不足。檔案管理工作作為一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)和較繁瑣的工作，一方面需要管理者能夠掌握熟練的管理技能和扎實(shí)的理論知識(shí)，而另一方面管理者也需要保持高度的耐心和責(zé)任感才能勝任這份工作。可是目前我國(guó)普遍存在著高校對(duì)文書檔案管理工作的不重視，管理者自身缺乏相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)和缺乏系統(tǒng)的管理能力培訓(xùn)，同時(shí)管理者不合理的薪資結(jié)構(gòu)和較低的用人要求也讓文書檔案管理工作處于非常低的地位，因而無(wú)法將文書檔案管理的積極作用進(jìn)行有效發(fā)揮。

4.檢索形式相對(duì)落后

檢索作為文書檔案管理工作的重要組成部分，因?yàn)橹苯用鎸?duì)客戶群體，因此檢索的速度和準(zhǔn)確率都是非常重要的。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)還不普及的時(shí)候，檢索的主要形式是手工檢索，耗時(shí)耗力的同時(shí)也嚴(yán)重影響工作的進(jìn)度，因此對(duì)文書檔案的使用也是非常有限的。而在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速普及的今天已經(jīng)可以根據(jù)關(guān)鍵詞等方式進(jìn)行檢索，雖然仍然存在很多缺陷，但是相對(duì)手工檢索而言已經(jīng)有了質(zhì)的飛躍。但是隨著文書檔案內(nèi)容的廣泛性和繁雜程度較高，這兩種方式在現(xiàn)代仍然無(wú)法滿足人們的檢索需求，因此這種相對(duì)落后的檢索形式已經(jīng)成為文書檔案管理工作中不可忽視的重要問(wèn)題。

三、新時(shí)期做好文書檔案管理工作的對(duì)策和措施

因此，面對(duì)新時(shí)期人們?cè)桨l(fā)多樣化的需求，對(duì)文書檔案管理工作存在的問(wèn)題和缺點(diǎn)不應(yīng)該視而不見，而是應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和借助網(wǎng)絡(luò)科技的力量實(shí)現(xiàn)文書檔案管理水平的提升，提高文書檔案的利用率和便捷程度。

1.提高文書檔案管理者的責(zé)任意識(shí)和管理能力

首先，應(yīng)該對(duì)文書檔案管理者有一個(gè)明確的定義，因?yàn)檫@里提到的管理者并不僅包括以管理文書檔案為職責(zé)的工作人員，同時(shí)還包括從領(lǐng)導(dǎo)層到管理者和師生的全體人員。尤其是作為領(lǐng)導(dǎo)者，工作內(nèi)容和能力范圍應(yīng)該涉及到“領(lǐng)導(dǎo)”和“管理”這兩個(gè)方面，通過(guò)做好雙重工作的基礎(chǔ)上才能最終體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者的能力和作用，從而才能將文書檔案管理意識(shí)作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理素質(zhì)的理念帶給全體人員。在此基礎(chǔ)上我們才能通過(guò)強(qiáng)調(diào)文書檔案管理人員的能力和素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理水平的顯著提高。

作為高校的文書檔案管理員，首先應(yīng)該明確自己的職責(zé)和重要性，通過(guò)不斷加強(qiáng)個(gè)人管理能力和責(zé)任意識(shí)的方式，對(duì)工作中存在的問(wèn)題和看法及時(shí)進(jìn)行溝通和交流，從而更好地改進(jìn)工作。同時(shí)，高校應(yīng)該定期舉行文書檔案管理者的技能培訓(xùn)，一方面要加強(qiáng)管理者的計(jì)算機(jī)操作技能，從而讓紙質(zhì)載體逐步過(guò)渡為電子載體。而另一方面也要對(duì)檔案管理應(yīng)該達(dá)到的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行說(shuō)明，并通過(guò)分享成功的管理經(jīng)驗(yàn)和案例的形式啟發(fā)管理者根據(jù)工作的實(shí)際情況進(jìn)行自主創(chuàng)新。同時(shí)，為了加強(qiáng)管理者的責(zé)任意識(shí)和工作修養(yǎng)，應(yīng)該讓不同部門的代表和管理者加強(qiáng)溝通，從而讓管理者能夠更加明確不同職責(zé)工作主體對(duì)檔案信息的實(shí)際需求以及進(jìn)行檔案管理的重要意義所在，同時(shí)也能讓其他工作者感同身受的理解管理工作的困難程度，并在力所能及的時(shí)候給予必要的幫助和配合。

2.進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方法

做好文書檔案的管理工作需要制定一套規(guī)范的文書檔案操作流程，做好管理工作的每一步，尤其是對(duì)傳統(tǒng)工作中不相適應(yīng)甚至過(guò)時(shí)的規(guī)則都應(yīng)該及早進(jìn)行廢除，避免其對(duì)管理工作產(chǎn)生的不良影響程度進(jìn)一步擴(kuò)大。與此同時(shí)，在規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方式時(shí)還需要做到與時(shí)俱進(jìn)，將原有管理體系和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合。在充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上促進(jìn)管理向著高質(zhì)量和高效率方向發(fā)展，最終形成一個(gè)體系健全的文書檔案管理體系。

在規(guī)范程序和方法的過(guò)程中，首先應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行仔細(xì)的檢查，從而刪減無(wú)價(jià)值信息對(duì)空間的占用，同時(shí)對(duì)于不完整的檔案要將其進(jìn)行歸類，并在后續(xù)工作中不斷進(jìn)行補(bǔ)充和重新組合，從而提高文書文檔的完整程度。尤其是一些缺少目錄、編寫頁(yè)號(hào)、排列或其他應(yīng)有內(nèi)容的文檔，應(yīng)該通過(guò)二次編輯整理的方式進(jìn)行完善，避免在使用的過(guò)程中產(chǎn)生不必要的誤解，同時(shí)也會(huì)有損高校管理專業(yè)化的形象。其次，一些重要的文書檔案應(yīng)該同時(shí)具備紙質(zhì)的底稿和電子版的材料，同時(shí)必須有相關(guān)負(fù)責(zé)人的親筆簽名，從而使文書檔案具備效力性。除此之外，為了能夠更好地提高檢索的效率，應(yīng)該將檔案名稱進(jìn)行規(guī)范化，同時(shí)電子版的文書檔案也要及時(shí)轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的電子版文獻(xiàn)信息，從而降低檢索的難度和提高管理的效率。

3.借助網(wǎng)絡(luò)科技的力量促進(jìn)文書檔案管理的現(xiàn)代化

網(wǎng)絡(luò)科技能夠極大地便利人們的工作和生活，借助網(wǎng)絡(luò)科技的力量能夠讓文書檔案的管理工作不再過(guò)度依賴于人工的手動(dòng)操作，從而實(shí)現(xiàn)管理的智能化和現(xiàn)代化。從存儲(chǔ)的角度來(lái)說(shuō)，電子版的文書檔案不僅易于儲(chǔ)存和保管，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)便捷復(fù)制和轉(zhuǎn)移，不會(huì)因?yàn)榻栝嗩l率過(guò)高而造成不可避免的損壞，也能實(shí)現(xiàn)多方面和多人的同時(shí)需求。并且借閱之前的登記工作和返還工作也可以通過(guò)智能化系統(tǒng)自動(dòng)掃描識(shí)別生成，無(wú)需在每次借閱前和之后都要手動(dòng)錄入。其次，通過(guò)計(jì)算機(jī)的自動(dòng)識(shí)別和檢閱功能，能夠自動(dòng)捕捉文檔中存在的錯(cuò)誤，因此能夠降低人工檢閱所耗費(fèi)的時(shí)間和失誤。而隨著互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境越來(lái)越規(guī)范化和安全化，能夠保證電子文件不會(huì)因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)的故障而造成丟失，因此有效解決了人們的后顧之憂。而檢索功能的越發(fā)強(qiáng)大和靈活化不僅能夠通過(guò)關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，即使輸入誤導(dǎo)性關(guān)鍵詞，計(jì)算機(jī)也能通過(guò)自行排查和分析推送正確信息，從而能夠更加適應(yīng)人們的多樣化需求。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，文書檔案管理的水平只有不斷提高才能更加適應(yīng)人們的需求和將文書檔案的作用發(fā)揮到最大化。而在新時(shí)期文書檔案的管理也面臨著新的挑戰(zhàn)，需要管理者不斷進(jìn)行創(chuàng)新才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的快節(jié)奏需要，才能不斷提高效率和實(shí)現(xiàn)功能優(yōu)化，從而更好地服務(wù)于教師和學(xué)生群體。

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作者簡(jiǎn)介：馬瑞（1990-），女，回族，寧夏銀川人，寧夏大學(xué)檔案館，助理館員，研究方向：高校檔案類。