白素娟

摘 要：基于互聯(lián)網(wǎng)背景下，傳統(tǒng)檔案管理方法存在諸多不足，難以順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理的發(fā)展需要。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比較，檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。基于此情況下，本文主要對(duì)其信息化建設(shè)的重要性作出闡述，并簡(jiǎn)單的指明了檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，以此為立足點(diǎn)提出了幾點(diǎn)信息化建設(shè)的建議。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);檔案管理;信息化;重要性;建設(shè)方法

一、 檔案管理信息化建設(shè)的重要性分析

1.有效提高檔案管理的效率

基于傳統(tǒng)檔案管理來(lái)講，例如檔案的錄入、檔案查找、檔案分類等都需要人工操作方式進(jìn)行。當(dāng)前這種操作方式，不但管理效率較為低下，而且存在較高的錯(cuò)誤率?；诋?dāng)前這些問題，相關(guān)管理部門運(yùn)用信息技術(shù)解決這些問題，將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，建立新型的信息化檔案管理模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)以計(jì)算為載體的信息化、電子化檔案管理。而信息化檔案管理能夠提供快捷的檔案查詢，瀏覽、及傳輸?shù)炔僮鳎谝欢ǔ潭壬咸岣吡斯ぷ餍?。此外，信息化檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，還有助于節(jié)約人力、財(cái)力、以及物力等，這在很大程度上保證了檔案管理的規(guī)范性。

2.增強(qiáng)檔案資源的共享性

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息化檔案管理模式，能夠增強(qiáng)檔案信息管理的共享性。在實(shí)際的檔案管理過程中，由于檔案具有不可復(fù)制性特征，因此要想實(shí)現(xiàn)檔案的異地查閱，則其難度系數(shù)相對(duì)較高。基于此情況下，通過實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，成功的解決了上述存在的問題，彌補(bǔ)了其存在的缺陷，對(duì)于實(shí)現(xiàn)異地查閱發(fā)揮著重要的作用。此外，將有價(jià)值的可共享檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，有助于提高檔案資源的利用率，盡最大程度化發(fā)揮出檔案管理的作用。

3.提升檔案的安全性

檔案的安全性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面的內(nèi)容，即物理安全與內(nèi)容安全。由于傳統(tǒng)檔案主要以紙質(zhì)存檔為主，因此這些紙質(zhì)檔案極容易受到溫度與濕度所影響，而存儲(chǔ)時(shí)間面臨著較大的挑戰(zhàn)。而電子檔案的出現(xiàn)，成功的解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的問題，同時(shí)也解決了檔案存儲(chǔ)期限問題。在電子檔案的實(shí)施過程中，可通過安全備份實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)時(shí)期的存儲(chǔ)。此外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在異地傳輸，或者異地搬運(yùn)過程中，極容易受到外界因素所干擾，例如自然因素與人為因素，這就增加了紙質(zhì)檔案被破壞的程度。但是，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案?jìng)鬏敵晒Φ娜〈藗鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案?jìng)鬏敺绞?，解決了傳統(tǒng)檔案?jìng)鬏敶嬖诘膯栴}，有效的避免了紙質(zhì)檔案?jìng)鬏斶^程中對(duì)檔案的損害，極大的提高了檔案的安全性。

二、檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題分析

1.重視程度不夠，工作趨于形式化

由于國(guó)內(nèi)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展不均衡所影響，東西部經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有一定的差異性，致使人才面臨著雙向的選擇機(jī)會(huì)。基于當(dāng)前這種形式下，為檔案管理工作帶來(lái)全新的挑戰(zhàn)。同時(shí)，檔案的數(shù)量會(huì)隨著新增人才數(shù)量的增加而得到相應(yīng)的增加，這在一定程度上增加了檔案管理工作的難度系數(shù)，同時(shí)對(duì)于檔案管理工作也提出了更高的要求。但是，在人才市場(chǎng)的檔案管理中，并沒有給予檔案信息化建設(shè)足夠的重視，也沒有意識(shí)到其信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理的重要性。由于人才市場(chǎng)這種錯(cuò)誤的管理觀念，致使信息化檔案管理趨于形式化，沒有最大程度化發(fā)揮檔案資料的效能，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的遙遙無(wú)期。

2.傳統(tǒng)管理方法為主，投入力度不高

基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸走入人們的生產(chǎn)生活中，在一定程度上改變了人們的生活方式，促使計(jì)算機(jī)信息管理在人們的生活中扮演著重要的角色。對(duì)于檔案管理工作而言，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，不但可以對(duì)當(dāng)前檔案管理工作進(jìn)行合理優(yōu)化，降低人為主觀因素影響，而且還能夠提高檔案管理的效率，減少檔案管理工作強(qiáng)度，促使檔案管理向著數(shù)字化、信息化方向發(fā)展?；诋?dāng)前人才市場(chǎng)檔案管理現(xiàn)狀分析，仍然以傳統(tǒng)檔案管理為主，并沒有隨著時(shí)代的變化而對(duì)檔案管理工作作出實(shí)質(zhì)性的突破。同時(shí)，整個(gè)信息化建設(shè)的水平不高，對(duì)于檔案管理科技投入不足，沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，致使當(dāng)前檔案管理工作的整體效率不高，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的信息化建設(shè)。

3.檔案管理人員能力有待提高

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案信息化建設(shè)除了以上介紹的問題以外，還包括以下方面問題。其一，在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員素質(zhì)的高低，在很大程度上影響著檔案信息化建設(shè)步伐。但是在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)過程中，絕大部分檔案管理人員缺乏專業(yè)的信息技術(shù)處理能力，整體業(yè)務(wù)水平有待提高，導(dǎo)致其無(wú)法致力于檔案信息化建設(shè)。其二，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代為檔案管理工作帶來(lái)發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也為其帶來(lái)重大的挑戰(zhàn)。而相關(guān)檔案管理人員缺乏應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的能力，不能夠根據(jù)當(dāng)前檔案管理實(shí)際情況，制定出相關(guān)應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的策略，致使檔案管理工作存在一定的隱患，對(duì)檔案信息化建設(shè)造成了嚴(yán)重的影響。

三、互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理信息化的建設(shè)方法

1.建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)可從多方面入手。首先對(duì)于檔案管理人員，根據(jù)檔案信息化建設(shè)的要求，應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)，使其充分掌握相關(guān)行業(yè)的規(guī)范，檔案管理的流程、專業(yè)技術(shù)水平、從整體上提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。為了能夠保證技術(shù)培訓(xùn)達(dá)到預(yù)期的效果，還需要針對(duì)實(shí)際培訓(xùn)的情況，強(qiáng)化對(duì)相關(guān)檔案管理人員專業(yè)技能考核，檢驗(yàn)其培訓(xùn)的成果。此外，檔案管理人員的繼續(xù)教育與培訓(xùn)也是綜合素質(zhì)提升的有效渠道，及時(shí)掌握檔案管理發(fā)展的新動(dòng)向，了解檔案管理的新知識(shí)，促使檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)得到合理優(yōu)化，從而提升相關(guān)檔案管理人員的管理能力與服務(wù)能力，增強(qiáng)其檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)。其次，面向社會(huì)公開招攬一批全能型的專業(yè)技術(shù)人員，以考試的形式進(jìn)行人才選拔，通過引進(jìn)一批具有高素質(zhì)、高水平的管理人才，有助于充實(shí)檔案管理團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)，為檔案信息化建設(shè)提供重要的保障。

2.重視信息化建設(shè)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案管理工作作為檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案信息化發(fā)展具有重要的意義。因此，檔案管理者在日常的工作中，要充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，樹立正確的檔案管理意識(shí)，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，為檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供重要的決策支持。此外，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理目標(biāo)，不但可以提高其工作效率，而且還符合互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理發(fā)展的實(shí)際需要。因此，檔案管理人員要充分發(fā)揮出檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，在信息技術(shù)運(yùn)用的基礎(chǔ)上，根據(jù)當(dāng)前檔案管理的實(shí)際情況，建立檔案目錄等多種數(shù)據(jù)庫(kù)，為各項(xiàng)工作的開展提供重要的保障。通過建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，有助于實(shí)現(xiàn)對(duì)存檔人員信息的進(jìn)行合理規(guī)范，并且在當(dāng)前的基礎(chǔ)上，建立可以共享的各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和案卷及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。尤其在數(shù)據(jù)庫(kù)的作用下，確保檔案名稱的檢索更便利化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。

3. 制定統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系

基于互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案信息化建設(shè)需要做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，確保其有組織的順利推進(jìn)。因此，在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要做好以下兩點(diǎn)工作：其一，信息化建設(shè)的最明顯之處在于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，這也是檔案管理的新突破。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較而言，電子檔案存在諸多方面的優(yōu)勢(shì)，尤其體現(xiàn)在存儲(chǔ)與管理方面。對(duì)于紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存而言，為了提高其存儲(chǔ)的安全性，則需要做好安全保護(hù)方面的措施，強(qiáng)化安全防護(hù)建設(shè)，消除紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)存在的危險(xiǎn)因素，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。其二，合理規(guī)范檔案管理的基礎(chǔ)工作，制定統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。

4.強(qiáng)化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)過程中，為了保證該項(xiàng)工作能夠順利開展，則需要做好其基礎(chǔ)工作，強(qiáng)化起基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。尤其在互聯(lián)網(wǎng)背景下，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，必須完善相關(guān)配套設(shè)施，才能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)提供重要的保障。而檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施涉及到諸多方面內(nèi)容，其中主要包括計(jì)算機(jī)軟件設(shè)備、硬件設(shè)備、各類輔助設(shè)備、以及基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)等。在做好以上工作的前提下，還需要做好其他方面基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)當(dāng)前檔案管理的發(fā)展需要，需要加大資金投入，配備相應(yīng)的信息設(shè)備，確保檔案管理各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的順利開展，例如檔案信息系統(tǒng)管理軟件，光盤刻錄機(jī)、掃描儀等。只有做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)提供重要的保障。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷的深入發(fā)展，先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個(gè)生產(chǎn)領(lǐng)域得到了推廣，并且為各行各業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。檔案管理作為各行各業(yè)的重要工作領(lǐng)域，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足其發(fā)展需要，并且在長(zhǎng)期的管理過程中整體效率偏低、安全性不高等問題?；诋?dāng)前這種情況下，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理水平具有重要的意義。因此，必須運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)強(qiáng)化對(duì)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。檔案信息化不但有助于保證檔案管理工作的規(guī)范性，而且還能夠提高其管理效率，成功的解決了傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，滿足了檔案管理的現(xiàn)代化管理需要，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理向著數(shù)字化、信息化、智能化趨勢(shì)發(fā)展。

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