徐凡媛 徐曉云

摘 要：隨著新時代科學技術的發(fā)展，加快高校檔案管理現(xiàn)代化建設已經(jīng)是高校不能回避的問題，要提升高校軟實力、綜合競爭力，檔案管理革新必須提上高校工作日程。本文將從進行檔案管理現(xiàn)代化建設的必要性以及當前高校檔案管理存在的問題出發(fā)，探討如何實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，并且在此基礎之上，對于繼續(xù)建設高校檔案管理現(xiàn)代化提出了自己的些許建議，望能推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

關鍵詞：高校;檔案管理;現(xiàn)代化;檔案管理現(xiàn)代化

一、高校檔案管理現(xiàn)代化的必要性

隨著信息化時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已暴露出一些新問題，如工作內(nèi)容復雜、收集周期長、檢索速度慢、文件不易保存、占用空間過大以及紙質極易破損等問題逐漸顯現(xiàn)。隨著計算機和信息網(wǎng)絡技術的發(fā)展和廣泛應用，高校檔案管理的現(xiàn)代化變革勢在必行。

1.社會發(fā)展的必然選擇。隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，綜合國力的顯著提升，我國高校的檔案事業(yè)也取得了重大進步。高校檔案作為高校重要的信息來源，其價值地位越來越被社會各界所承認，服務領域也不再僅僅局限于高校內(nèi)部。因此，在信息需求不斷增多的情況下，高校檔案管理部門就必須開展現(xiàn)代化建設，對高校檔案信息進行系統(tǒng)整理與分類，為社會的發(fā)展提供更有價值的信息資源。

2.高校發(fā)展的必然趨勢。近年來，高校招生規(guī)模越來越大，發(fā)展速度越來越快，學校的活動、會議、科研項目、日常工作量激增，導致高校檔案數(shù)量增多、內(nèi)容日趨復雜。信息量的不斷增加，導致一直以來傳統(tǒng)的高校檔案管理的工作模式不能適應當前檔案管理的需要，由此也導致了一系列的問題：信息檢索率低、設施老化、檢索資源不足等。這些問題都導致高校在日趨激烈的競爭中日漸落后。因此，加快高校檔案管理現(xiàn)代化建設，做好各項檔案的整理與分析，提高高校軟實力已經(jīng)成為不能被忽視的關鍵問題。

3.自身發(fā)展的根本要求。隨著現(xiàn)代科學技術的迅速發(fā)展，計算機等高新科技在社會生活的各個領域中廣泛應用，辦公自動化和無紙化辦公已經(jīng)成為發(fā)展趨勢，辦公自動化迫切需要檔案管理工作自動化，提高工作效率。因此，檔案工作必須適應時代發(fā)展的新形勢和新要求，進而推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、當前高校檔案管理中存在的問題

1.檔案管理現(xiàn)代化觀念落后。目前，高校檔案管理人員的落后思想觀念主要體現(xiàn)在兩個方面：首先，部分高校檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化意識，認為不需要開展檔案管理的現(xiàn)代化。主要原因是工作人員在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，工作經(jīng)驗比較豐富，工作成績斐然，因此對于現(xiàn)代化的檔案管理模式難以接受，不免產(chǎn)生抵觸情緒，認為檔案資料只要能夠收集齊全，能夠充分記錄學校的重大事件就足夠了，沒有必要改變傳統(tǒng)的檔案管理方法。其次，一些高校檔案管理人員認為，檔案管理現(xiàn)代化就是購買現(xiàn)代化管理設備，如計算機、自動裝訂機、現(xiàn)代檔案管理操作系統(tǒng)等， 而且在相關檔案管理設備的使用過程中，由于對相關工作人員的工作培訓不到位，操作人員工作素質不高，導致現(xiàn)代化設備閑置。隨著檔案管理技術的不斷創(chuàng)新和相關知識領域的不斷擴展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應當前檔案管理工作，再加上高校檔案管理部門工作人員檔案意識和工作技能的落后，導致檔案現(xiàn)代化難以開展，難以真正的發(fā)揮出檔案的價值。

2.檔案標準化程度相對較低。檔案管理標準化是高校檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。但是檔案管理其自身的復雜性，使得進行檔案管理體系建設頗具難度，且由于歷史原因，我國的檔案管理事業(yè)是以分散管理為原則，各單位自主管理、自給自足，在檔案管理過程中，不同單位根據(jù)自己的實際情況，選擇軟硬件設施，管理設備各式各樣，管理水平參差不齊。目前適用的檔案管理系統(tǒng)并沒有統(tǒng)一標準，因此就出現(xiàn)了管理設備功能單一化、檔案數(shù)據(jù)不完善，檔案共享力弱等問題。檔案管理缺乏統(tǒng)一標準，造成檔案管理事業(yè)發(fā)展是盲目的，是完全不可控的，因此導致了檔案管理現(xiàn)代化建設進程緩慢，難以實現(xiàn)網(wǎng)絡資源共享的困境。

3.缺乏高級管理人員?，F(xiàn)代高校檔案管理人員一般可以分為行政人員、專業(yè)技術人員和高級管理專業(yè)人員三個層次。高級管理專業(yè)人員一般具有比較好的政治理論能力，較好的文化水平和專業(yè)的技術能力，對于檔案管理事務能夠妥善處理，較好的組織協(xié)調檔案管理部門的日常工作，制定工作計劃，有能力在檔案管理專業(yè)從事學術研究。當前高校檔案工作無紙化和網(wǎng)絡化需要，對工作人員的工作素質的要求越來越高，但目前在高校中能夠從事檔案管理事務的工作人員學歷水平不高，缺少真正能夠從事檔案管理研究的高級檔案管理專業(yè)人才，特別是那些能夠同時兼顧檔案管理現(xiàn)代化的前沿科技與行政管理、理論研究的專業(yè)人員。這就導致了高校檔案管理工作在現(xiàn)階段難以直接與時代接軌，無法引進最新科學技術，及時解決當前檔案管理工作遇到的難題，毫無疑問，這是制約高校檔案管理事業(yè)向現(xiàn)代化水平快速發(fā)展的重要原因之一。

4.檔案管理資金投入不足?；A設施建設是發(fā)展高校檔案管理現(xiàn)代化的必然保障?，F(xiàn)代科技的高速發(fā)展為實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理提供了技術保障，但是開展現(xiàn)代化管理，引進高新科技需要大量的資金支持。高校檔案管理事業(yè)長時間發(fā)展緩慢，一部分原因在于高校對于檔案管理工作的重視度不高以及投入不足。許多高校的主管人員認為檔案管理對于高校的發(fā)展不是很重要，導致資金投入不足，檔案部門對于現(xiàn)代化建設有心無力，尤其是一些地方院校，缺乏足夠的教育資金投入，檔案管理事業(yè)的發(fā)展更是難上加難。一些院校的檔案管理場所建設陳舊，基礎設施不齊全，更無從談起安保措施，諸如檔案自動化管理、數(shù)字化建設更是聞所未聞，所以加大對高校檔案管理部門的資金投入，完善基礎設施建設，才能使檔案管理現(xiàn)代化建設不會成為一句空話。

三、繼續(xù)建設高校檔案管理現(xiàn)代化的建議

高校檔案管理現(xiàn)代化是當前檔案管理事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新的必然趨勢，在現(xiàn)有高校檔案管理工作的基礎上，繼續(xù)進行現(xiàn)代化檔案管理建設，首先要革新高校檔案管理工作人員的思想觀念，增強理論知識的學習，樹立先進的檔案管理思想;完善檔案管理標準化建設;注重對檔案管理人才的培養(yǎng)，注重新時期的隊伍建設;同時，高校要加大對檔案管理事業(yè)的投入力度，促使高校檔案管理現(xiàn)代化建設的穩(wěn)步前進。

1.革新高校檔案管理觀念。管理觀念的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理觀念不能與時俱進，即使擁有了先進的檔案管理科技，高檔的檔案管理設備，仍然還是會陷入檔案管理觀念落后與技術設備先進的矛盾之中，檔案管理現(xiàn)代化也只會淪為形式，變成宣傳性的口號。高校檔案管理觀念的革新，一是使高校檔案管理工作人員從以往陳舊、落后的工作模式中脫離出來，向現(xiàn)代化的管理模式轉變，實現(xiàn)被動型向主動型管理模式的轉變;二是通過加強理論學習，使高校檔案管理工作人員順應歷史潮流，充分認識到檔案管理現(xiàn)代化的新特點和優(yōu)勢，進而探索出符合高校檔案管理現(xiàn)代化的新模式。三是要將新的現(xiàn)代化理論運用到高校檔案管理工作的實踐當中，實踐是檢驗真理的唯一標準，只有群策群力，開拓創(chuàng)新，不斷的總結實踐經(jīng)驗，才能在改革中完善和提高高校檔案管理水平，才能推動高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.加強檔案管理標準化建設。檔案管理標準化建設是實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設的強有力保證。標準化是信息化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化的前提條件。因此，這就需要相關主管部門盡早出臺統(tǒng)一、可行的國家標準，使檔案管理能夠自上而下，按照統(tǒng)一標準推行，加強不同單位之間溝通互動，進而實現(xiàn)資源共享，為高校建設檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。

3.加快檔案隊伍建設。人才是第一資源，是保證檔案管理現(xiàn)代化建設的關鍵要素。要想充分實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，除了配備先進的技術設備以及相關基礎設施之外，沒有能夠實際操作、運用的專業(yè)人才也是無濟于事。這就要求從事檔案管理事業(yè)的工作人員，不僅要具備良好的思想道德素養(yǎng)，扎實的專業(yè)知識結構，基本的職業(yè)道德，而且要有熟悉信息化技術并能熟練運用的能力。加快檔案隊伍建設一方面是積極引進具備檔案管理專業(yè)知識、專業(yè)技能、專業(yè)技術的復合型人才，另一方面是加強對在職檔案工作人員的繼續(xù)教育和專業(yè)培訓，不斷與時俱進，提高檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，豐富各項專業(yè)技能。因此，抓緊建立一支能夠進行高校檔案管理現(xiàn)代化建設的專業(yè)人才隊伍，積極的應對信息技術對檔案工作提出的挑戰(zhàn)。

4.加大檔案管理投入力度。高校檔案管理投入不足是制約高校檔案管理現(xiàn)代化的重要因素，因此必須加大對檔案管理的投入力度。第一，高校應加大對檔案管理的支持力度，密切關注檔案管理現(xiàn)代化建設，不僅要加強資金支持，更要注重人才培養(yǎng)，把檔案管理現(xiàn)代化建設列入高校工作計劃中。第二，各級領導，尤其是主管檔案工作的人員，要端正檔案管理現(xiàn)代化的態(tài)度，及時了解檔案部門的具體情況，聽取工作人員的工作匯報，及時解決檔案管理工作中的困難和問題，做好組織協(xié)調工作，促進高校檔案管理部門進行現(xiàn)代化建設。第三，高校應當注重檔案管理工作的對外交流與合作，避免閉門造車，共同營造良好的行業(yè)氛圍，互幫互助，優(yōu)劣互補，彌補檔案現(xiàn)代化管理上的差異，推動高校檔案管理現(xiàn)代化的穩(wěn)步前進。

總而言之，高校檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然選擇，可以說是檔案管理事業(yè)的一次重大革命。在日益重視教育的今天，高校發(fā)揮的作用越來越突出，高校檔案管理也關系著高校綜合實力建設。因此，只有積極的采用多元化的管理手段，與時俱進，緊跟時代步伐，才能夠更好的服務于社會，服務于經(jīng)濟，服務于我國建設有中國特色的社會主義的偉大事業(yè)。

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