徐凡媛 徐曉云
摘 要:隨著新時代科學技術(shù)的發(fā)展,加快高校檔案管理現(xiàn)代化建設已經(jīng)是高校不能回避的問題,要提升高校軟實力、綜合競爭力,檔案管理革新必須提上高校工作日程。本文將從進行檔案管理現(xiàn)代化建設的必要性以及當前高校檔案管理存在的問題出發(fā),探討如何實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化,并且在此基礎(chǔ)之上,對于繼續(xù)建設高校檔案管理現(xiàn)代化提出了自己的些許建議,望能推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
關(guān)鍵詞:高校;檔案管理;現(xiàn)代化;檔案管理現(xiàn)代化
一、高校檔案管理現(xiàn)代化的必要性
隨著信息化時代的發(fā)展,傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已暴露出一些新問題,如工作內(nèi)容復雜、收集周期長、檢索速度慢、文件不易保存、占用空間過大以及紙質(zhì)極易破損等問題逐漸顯現(xiàn)。隨著計算機和信息網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展和廣泛應用,高校檔案管理的現(xiàn)代化變革勢在必行。
1.社會發(fā)展的必然選擇。隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展,綜合國力的顯著提升,我國高校的檔案事業(yè)也取得了重大進步。高校檔案作為高校重要的信息來源,其價值地位越來越被社會各界所承認,服務領(lǐng)域也不再僅僅局限于高校內(nèi)部。因此,在信息需求不斷增多的情況下,高校檔案管理部門就必須開展現(xiàn)代化建設,對高校檔案信息進行系統(tǒng)整理與分類,為社會的發(fā)展提供更有價值的信息資源。
2.高校發(fā)展的必然趨勢。近年來,高校招生規(guī)模越來越大,發(fā)展速度越來越快,學校的活動、會議、科研項目、日常工作量激增,導致高校檔案數(shù)量增多、內(nèi)容日趨復雜。信息量的不斷增加,導致一直以來傳統(tǒng)的高校檔案管理的工作模式不能適應當前檔案管理的需要,由此也導致了一系列的問題:信息檢索率低、設施老化、檢索資源不足等。這些問題都導致高校在日趨激烈的競爭中日漸落后。因此,加快高校檔案管理現(xiàn)代化建設,做好各項檔案的整理與分析,提高高校軟實力已經(jīng)成為不能被忽視的關(guān)鍵問題。
3.自身發(fā)展的根本要求。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的迅速發(fā)展,計算機等高新科技在社會生活的各個領(lǐng)域中廣泛應用,辦公自動化和無紙化辦公已經(jīng)成為發(fā)展趨勢,辦公自動化迫切需要檔案管理工作自動化,提高工作效率。因此,檔案工作必須適應時代發(fā)展的新形勢和新要求,進而推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
二、當前高校檔案管理中存在的問題
1.檔案管理現(xiàn)代化觀念落后。目前,高校檔案管理人員的落后思想觀念主要體現(xiàn)在兩個方面:首先,部分高校檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化意識,認為不需要開展檔案管理的現(xiàn)代化。主要原因是工作人員在傳統(tǒng)的檔案管理模式中,工作經(jīng)驗比較豐富,工作成績斐然,因此對于現(xiàn)代化的檔案管理模式難以接受,不免產(chǎn)生抵觸情緒,認為檔案資料只要能夠收集齊全,能夠充分記錄學校的重大事件就足夠了,沒有必要改變傳統(tǒng)的檔案管理方法。其次,一些高校檔案管理人員認為,檔案管理現(xiàn)代化就是購買現(xiàn)代化管理設備,如計算機、自動裝訂機、現(xiàn)代檔案管理操作系統(tǒng)等, 而且在相關(guān)檔案管理設備的使用過程中,由于對相關(guān)工作人員的工作培訓不到位,操作人員工作素質(zhì)不高,導致現(xiàn)代化設備閑置。隨著檔案管理技術(shù)的不斷創(chuàng)新和相關(guān)知識領(lǐng)域的不斷擴展,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應當前檔案管理工作,再加上高校檔案管理部門工作人員檔案意識和工作技能的落后,導致檔案現(xiàn)代化難以開展,難以真正的發(fā)揮出檔案的價值。
2.檔案標準化程度相對較低。檔案管理標準化是高校檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。但是檔案管理其自身的復雜性,使得進行檔案管理體系建設頗具難度,且由于歷史原因,我國的檔案管理事業(yè)是以分散管理為原則,各單位自主管理、自給自足,在檔案管理過程中,不同單位根據(jù)自己的實際情況,選擇軟硬件設施,管理設備各式各樣,管理水平參差不齊。目前適用的檔案管理系統(tǒng)并沒有統(tǒng)一標準,因此就出現(xiàn)了管理設備功能單一化、檔案數(shù)據(jù)不完善,檔案共享力弱等問題。檔案管理缺乏統(tǒng)一標準,造成檔案管理事業(yè)發(fā)展是盲目的,是完全不可控的,因此導致了檔案管理現(xiàn)代化建設進程緩慢,難以實現(xiàn)網(wǎng)絡資源共享的困境。
3.缺乏高級管理人員?,F(xiàn)代高校檔案管理人員一般可以分為行政人員、專業(yè)技術(shù)人員和高級管理專業(yè)人員三個層次。高級管理專業(yè)人員一般具有比較好的政治理論能力,較好的文化水平和專業(yè)的技術(shù)能力,對于檔案管理事務能夠妥善處理,較好的組織協(xié)調(diào)檔案管理部門的日常工作,制定工作計劃,有能力在檔案管理專業(yè)從事學術(shù)研究。當前高校檔案工作無紙化和網(wǎng)絡化需要,對工作人員的工作素質(zhì)的要求越來越高,但目前在高校中能夠從事檔案管理事務的工作人員學歷水平不高,缺少真正能夠從事檔案管理研究的高級檔案管理專業(yè)人才,特別是那些能夠同時兼顧檔案管理現(xiàn)代化的前沿科技與行政管理、理論研究的專業(yè)人員。這就導致了高校檔案管理工作在現(xiàn)階段難以直接與時代接軌,無法引進最新科學技術(shù),及時解決當前檔案管理工作遇到的難題,毫無疑問,這是制約高校檔案管理事業(yè)向現(xiàn)代化水平快速發(fā)展的重要原因之一。
4.檔案管理資金投入不足?;A(chǔ)設施建設是發(fā)展高校檔案管理現(xiàn)代化的必然保障?,F(xiàn)代科技的高速發(fā)展為實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理提供了技術(shù)保障,但是開展現(xiàn)代化管理,引進高新科技需要大量的資金支持。高校檔案管理事業(yè)長時間發(fā)展緩慢,一部分原因在于高校對于檔案管理工作的重視度不高以及投入不足。許多高校的主管人員認為檔案管理對于高校的發(fā)展不是很重要,導致資金投入不足,檔案部門對于現(xiàn)代化建設有心無力,尤其是一些地方院校,缺乏足夠的教育資金投入,檔案管理事業(yè)的發(fā)展更是難上加難。一些院校的檔案管理場所建設陳舊,基礎(chǔ)設施不齊全,更無從談起安保措施,諸如檔案自動化管理、數(shù)字化建設更是聞所未聞,所以加大對高校檔案管理部門的資金投入,完善基礎(chǔ)設施建設,才能使檔案管理現(xiàn)代化建設不會成為一句空話。
三、繼續(xù)建設高校檔案管理現(xiàn)代化的建議
高校檔案管理現(xiàn)代化是當前檔案管理事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新的必然趨勢,在現(xiàn)有高校檔案管理工作的基礎(chǔ)上,繼續(xù)進行現(xiàn)代化檔案管理建設,首先要革新高校檔案管理工作人員的思想觀念,增強理論知識的學習,樹立先進的檔案管理思想;完善檔案管理標準化建設;注重對檔案管理人才的培養(yǎng),注重新時期的隊伍建設;同時,高校要加大對檔案管理事業(yè)的投入力度,促使高校檔案管理現(xiàn)代化建設的穩(wěn)步前進。
1.革新高校檔案管理觀念。管理觀念的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理觀念不能與時俱進,即使擁有了先進的檔案管理科技,高檔的檔案管理設備,仍然還是會陷入檔案管理觀念落后與技術(shù)設備先進的矛盾之中,檔案管理現(xiàn)代化也只會淪為形式,變成宣傳性的口號。高校檔案管理觀念的革新,一是使高校檔案管理工作人員從以往陳舊、落后的工作模式中脫離出來,向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)被動型向主動型管理模式的轉(zhuǎn)變;二是通過加強理論學習,使高校檔案管理工作人員順應歷史潮流,充分認識到檔案管理現(xiàn)代化的新特點和優(yōu)勢,進而探索出符合高校檔案管理現(xiàn)代化的新模式。三是要將新的現(xiàn)代化理論運用到高校檔案管理工作的實踐當中,實踐是檢驗真理的唯一標準,只有群策群力,開拓創(chuàng)新,不斷的總結(jié)實踐經(jīng)驗,才能在改革中完善和提高高校檔案管理水平,才能推動高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
2.加強檔案管理標準化建設。檔案管理標準化建設是實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設的強有力保證。標準化是信息化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化的前提條件。因此,這就需要相關(guān)主管部門盡早出臺統(tǒng)一、可行的國家標準,使檔案管理能夠自上而下,按照統(tǒng)一標準推行,加強不同單位之間溝通互動,進而實現(xiàn)資源共享,為高校建設檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
3.加快檔案隊伍建設。人才是第一資源,是保證檔案管理現(xiàn)代化建設的關(guān)鍵要素。要想充分實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化,除了配備先進的技術(shù)設備以及相關(guān)基礎(chǔ)設施之外,沒有能夠?qū)嶋H操作、運用的專業(yè)人才也是無濟于事。這就要求從事檔案管理事業(yè)的工作人員,不僅要具備良好的思想道德素養(yǎng),扎實的專業(yè)知識結(jié)構(gòu),基本的職業(yè)道德,而且要有熟悉信息化技術(shù)并能熟練運用的能力。加快檔案隊伍建設一方面是積極引進具備檔案管理專業(yè)知識、專業(yè)技能、專業(yè)技術(shù)的復合型人才,另一方面是加強對在職檔案工作人員的繼續(xù)教育和專業(yè)培訓,不斷與時俱進,提高檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng),豐富各項專業(yè)技能。因此,抓緊建立一支能夠進行高校檔案管理現(xiàn)代化建設的專業(yè)人才隊伍,積極的應對信息技術(shù)對檔案工作提出的挑戰(zhàn)。
4.加大檔案管理投入力度。高校檔案管理投入不足是制約高校檔案管理現(xiàn)代化的重要因素,因此必須加大對檔案管理的投入力度。第一,高校應加大對檔案管理的支持力度,密切關(guān)注檔案管理現(xiàn)代化建設,不僅要加強資金支持,更要注重人才培養(yǎng),把檔案管理現(xiàn)代化建設列入高校工作計劃中。第二,各級領(lǐng)導,尤其是主管檔案工作的人員,要端正檔案管理現(xiàn)代化的態(tài)度,及時了解檔案部門的具體情況,聽取工作人員的工作匯報,及時解決檔案管理工作中的困難和問題,做好組織協(xié)調(diào)工作,促進高校檔案管理部門進行現(xiàn)代化建設。第三,高校應當注重檔案管理工作的對外交流與合作,避免閉門造車,共同營造良好的行業(yè)氛圍,互幫互助,優(yōu)劣互補,彌補檔案現(xiàn)代化管理上的差異,推動高校檔案管理現(xiàn)代化的穩(wěn)步前進。
總而言之,高校檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然選擇,可以說是檔案管理事業(yè)的一次重大革命。在日益重視教育的今天,高校發(fā)揮的作用越來越突出,高校檔案管理也關(guān)系著高校綜合實力建設。因此,只有積極的采用多元化的管理手段,與時俱進,緊跟時代步伐,才能夠更好的服務于社會,服務于經(jīng)濟,服務于我國建設有中國特色的社會主義的偉大事業(yè)。
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