江先卡

摘 要：隨著我國(guó)信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，人們的思想意識(shí)越來(lái)越高，對(duì)檔案管理工作也變得非常重視，高校檔案管理工作不僅可以為高校管理提供更加詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息依據(jù)，更是推動(dòng)高校在數(shù)字信息化背景下全面發(fā)展的重要信息服務(wù)工具，只有從高校的現(xiàn)狀出發(fā)，對(duì)數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作進(jìn)行不斷的發(fā)展與創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)高校管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，促進(jìn)高校各項(xiàng)管理工作的健康快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化背景下;高校;檔案管理;創(chuàng)新;措施

引言

在我國(guó)新教育體制改革與發(fā)展中，雖然高校的信息化建設(shè)步伐越來(lái)越大，但高校檔案管理的信息化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需要，其信息化建設(shè)發(fā)展水平也不盡相同，整個(gè)數(shù)字信息化建設(shè)還處于初期階段，要想實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的全面提升，就必須加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高工作人員的綜合素質(zhì)，建立健全各項(xiàng)管理制度，為高校檔案管理的信息化進(jìn)程服務(wù)。

一、數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

1.缺乏先進(jìn)的管理理念。在數(shù)字信息化的社會(huì)背景下，高校的管理工作得到了全面的提升，各項(xiàng)現(xiàn)代化建設(shè)也在不斷的進(jìn)行，高校的基礎(chǔ)設(shè)施也得到了加強(qiáng)，但從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，仍舊存在著很多的問(wèn)題，雖然高校的檔案管理工作形式和內(nèi)容也在不斷的創(chuàng)新，但是，受傳統(tǒng)思維理念的束縛，管理層對(duì)檔案管理的不重視卻真正制約著檔案管理工作的發(fā)展。因?yàn)樵诟咝ｎI(lǐng)導(dǎo)者看來(lái)，學(xué)校的生存和發(fā)展與學(xué)校的教育有著不可分割的關(guān)系，而對(duì)檔案管理工作不加重視，更認(rèn)識(shí)不到檔案管理的重要性，雖然大多數(shù)高校也對(duì)檔案工作室進(jìn)行了投資和建設(shè)，但因?yàn)樗枷胗^念的制約和傳統(tǒng)工作習(xí)慣的影響，檔案管理并沒(méi)有形成規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，再加上高校管理者并沒(méi)有提高對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)與教育力度，這就使檔案管理工作變成了一個(gè)資料儲(chǔ)藏室，起不到檔案管理的真正作用。

2.工作人員素質(zhì)差。因?yàn)樵诖髷?shù)人眼中，檔案管理工作是一份非常簡(jiǎn)單的差事，所以在高校檔案管理中，在對(duì)于工作人員的安排上有著很大的弊端，一些高校根本沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作人員，進(jìn)行檔案管理的只是兼職人員，而有的高校即使安排了專(zhuān)職的工作人員，從現(xiàn)狀來(lái)看，也是一些素質(zhì)較差，或者在別的崗位上調(diào)過(guò)來(lái)的“關(guān)系戶(hù)”，這些工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，也沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn)，他們只是把檔案管理工作當(dāng)作簡(jiǎn)單的資料存放，這就給數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新帶來(lái)了很大的困難。其次，檔案管理工作本身就是一項(xiàng)非常繁瑣的差事，工作人員不僅要對(duì)不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行分類(lèi)，還要對(duì)資料的時(shí)間性和類(lèi)別性進(jìn)行劃分，再加上傳統(tǒng)的檔案資料都是紙質(zhì)文件，要想達(dá)到管理的規(guī)范性，必然會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力資源，如果檔案管理工作人員不具備專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，在具體的工作過(guò)程中不僅容易出現(xiàn)差錯(cuò)，而且效率非常低下，直接影響著高校檔案管理工作信息化建設(shè)與創(chuàng)新的進(jìn)程。

3.缺乏現(xiàn)代化設(shè)施建設(shè)。我國(guó)高校在新教育體制改革與發(fā)展中，不論從教學(xué)模式還是教學(xué)理念上都有了全新的發(fā)展，在校園建設(shè)上也進(jìn)行了資金的投入，但因?yàn)楦咝n案管理工作要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化發(fā)展，需要從手工操作邁向計(jì)算機(jī)應(yīng)用，這不僅是人員配備上的一次跨越，更需要進(jìn)行全面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在這些投入上，高校明顯的出現(xiàn)資金不足的現(xiàn)象，很多高校雖然在檔案管理工作中進(jìn)行了計(jì)算機(jī)的配備，但在具體工作中仍舊沒(méi)有脫離傳統(tǒng)手工操作的模式，紙質(zhì)檔案管理仍舊占據(jù)著重要的位置，而這些現(xiàn)代化的設(shè)備只能當(dāng)作擺設(shè)，起不到真正的實(shí)效性。再加上工作人員對(duì)于檔案管理軟件運(yùn)用的不熟悉，他們寧愿勞神費(fèi)力的進(jìn)行手工操作，也不愿意去運(yùn)用軟件管理，制約著高校檔案管理工作的創(chuàng)新。另外，因?yàn)楦咝n案管理缺乏現(xiàn)代化建設(shè)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化管理，致使高校的檔案資源不能實(shí)現(xiàn)共享，給高校的全面管理工作帶來(lái)困難。同時(shí)，近年來(lái)的高校合并現(xiàn)象的出現(xiàn)，更突出了高校檔案管理工作中的一些問(wèn)題，一些檔案資料丟失、殘缺不全等現(xiàn)象，是高校檔案管理健康發(fā)展的最大弊端。

二、數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新策略

1.對(duì)高校檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。當(dāng)今的社會(huì)是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì)，更是競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的社會(huì)，要想在殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，就必須要進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新。所以在高校檔案管理工作中可以采用納入式管理和非納入式管理兩種模式，根據(jù)不同高校的不同情況進(jìn)行合理的安排。這樣分類(lèi)別管理的好處是可以使各種檔案資料的分類(lèi)更加明確，查詢(xún)更加便捷。比如，高校的人事資料統(tǒng)一由檔案管理部門(mén)進(jìn)行管理，而學(xué)生的檔案資料可以由教務(wù)處進(jìn)行統(tǒng)一的管理，也就是說(shuō)，可以根據(jù)高校的不同需求進(jìn)行不同的歸口管理，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的最佳化。但是，隨著數(shù)字信息化時(shí)代的到來(lái)，高校檔案管理工作需要得到進(jìn)一步的優(yōu)化，達(dá)到最小的投入獲得最大的回報(bào)的效果。從納入管理模式與非納入管理模式來(lái)看，其優(yōu)點(diǎn)就是可以使所有的檔案資料得到匯總，達(dá)到統(tǒng)一管理、統(tǒng)一使用的效果，使資源的使用與共享變得更加快捷和便利，實(shí)現(xiàn)檔案信息的增值，達(dá)到高校檔案管理工作的最大效用。

2.對(duì)高校檔案實(shí)行數(shù)字化管理。數(shù)字信息化管理模式在高校檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，只有以數(shù)字化管理的思維模式去更新高校管理者的思維理念，才能使檔案資源更好的服務(wù)于高校建設(shè)。但是檔案管理數(shù)字化建設(shè)工程是一項(xiàng)十分龐大的工作，不僅需要高校投入大量的人力、物力和財(cái)力，更需要從高校的實(shí)際出發(fā)，對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行深入的分析與研究，并對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，尤其對(duì)于檔案資料中的一些典藏檔案，更需要慎重，因?yàn)檫@些資料不僅利用率極高，而且還具有長(zhǎng)久的保存價(jià)值，甚至還會(huì)產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，只有經(jīng)過(guò)鑒定之后，才能對(duì)這些資料加以保護(hù)，并進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值最大化。

（1）進(jìn)行數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)化。要想使檔案資源分類(lèi)處理，并對(duì)較為重要的典藏檔案進(jìn)行特殊管理，就必須對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，比如，錄制電子的目錄和檢索，讓大家能夠利用檢索工具進(jìn)行各類(lèi)資料的查詢(xún)和搜索。對(duì)于一些有條件的高校，在檔案數(shù)字化管理中，可以逐步的向全文電子化的方向發(fā)展，這樣就可能實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面數(shù)字化控制。對(duì)于條件較差一點(diǎn)的高校，可以根據(jù)檔案的重要等級(jí)和特色，并結(jié)合高校的實(shí)際需求，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。

（2）優(yōu)化數(shù)字化管理的流程。因?yàn)閿?shù)字化檔案管理的過(guò)程比較復(fù)雜，而且還十分的講究，不能敷衍了事，在這樣既耗時(shí)又費(fèi)力的工作面前，必須要有一個(gè)完善的工作流程，要在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行充分調(diào)研和分析之后，進(jìn)行最佳流程及方案的制定，這樣才能在數(shù)字化管理的進(jìn)程中達(dá)到節(jié)約成本、提高效率的作用。

（3）提高數(shù)字信息化管理的安全性。在高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過(guò)程中必須會(huì)存在一些安全性問(wèn)題，所以要加強(qiáng)安全防范，除了要對(duì)電子文件進(jìn)行加密處理和權(quán)限設(shè)置之外，還需要制定完善的安全管理制度，實(shí)現(xiàn)每一份檔案的全程安全管控，確保數(shù)字化檔案信息的萬(wàn)無(wú)一失。

3.對(duì)高校檔案實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要想實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的高效發(fā)展，就必須要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管控，對(duì)所有的電子文件資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，這就需要在高校檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)初期就必須要建立健全各項(xiàng)管理制定，加強(qiáng)管理的統(tǒng)一化和各項(xiàng)信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程中的規(guī)范性。比如，要求檔案的錄入統(tǒng)一格式、統(tǒng)一代碼等等，只有這樣才能為后期的使用奠定基礎(chǔ)。具體而言，就是要在管理制度的約束下進(jìn)行檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，對(duì)一些電子文件的處理，必須要保證符合業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，與檔案文件格式相符等等。同時(shí)還要與技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相聯(lián)系，保證數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，以便于后期的查詢(xún)和使用。各高?？梢愿鶕?jù)自己的實(shí)際需求建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行專(zhuān)題性管理，達(dá)到從目錄到檔案的齊全性，讓管理者在使用檔案資源的電子版時(shí)的感覺(jué)與傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案一樣的完整和全面。

4.對(duì)高校檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。要想提高高校檔案管理創(chuàng)新的有效性，就必須要加強(qiáng)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力，只有建立一支具有較高素質(zhì)的高校檔案信息化管理隊(duì)伍，才能促進(jìn)高校管理工作的全面發(fā)展。

（1）提高專(zhuān)業(yè)化水平。高校檔案管理人員必須是全職工作者，不僅要具備專(zhuān)業(yè)化的理論知識(shí)，更要具備數(shù)字信息化意識(shí)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)、運(yùn)用辦公軟件，這也是高校檔案管理工作進(jìn)一步完善的基礎(chǔ)保障，這就需要檔案管理工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，熟悉業(yè)務(wù)，提高工作能力，跟隨市場(chǎng)變化和社會(huì)需求進(jìn)行改變，達(dá)到檔案管理工作的有序性、規(guī)范性。

（2）改變思維理念。高校檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展與高校管理者和檔案管理工作人員的思維理念有著密切的聯(lián)系，只有進(jìn)一步培養(yǎng)他們的信息化管理理念和團(tuán)結(jié)協(xié)作精神，才能推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。所以高校檔案管理隊(duì)伍必須具備良好的思想政治素質(zhì)和信息服務(wù)觀念，要能夠在平凡的崗位中扎扎實(shí)實(shí)的工作，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)思想，要有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，這樣才能將瑣碎的工作做的更加完美。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，從我國(guó)高校的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，高校檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)還處在初級(jí)階段，只有建立一支高素質(zhì)的信息化管理隊(duì)伍，培養(yǎng)一批專(zhuān)業(yè)的工作人員，提高對(duì)高校檔案管理工作的重視度，改變傳統(tǒng)的思維理念，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)，加大資金的投入和使用，才能進(jìn)一步提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，推動(dòng)高校管理工作的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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