李偉偉

摘? 要：OA系統(tǒng)作為辦公自動化系統(tǒng)，具有辦事效能高、人力依賴度低、信息利用度高等特色，在財會領(lǐng)域中具有廣泛應(yīng)用，將OA報銷平臺運用于財務(wù)管理中，可以大幅提高財務(wù)報銷效率，解決預(yù)算管理問題。本文闡述了OA系統(tǒng)優(yōu)勢，并對其在財務(wù)管理中的應(yīng)用展開分析。

關(guān)鍵詞：OA報銷;優(yōu)勢應(yīng)用;策略分析

伴隨著企業(yè)上市進程加快，企業(yè)對合規(guī)性操作的重視程度日益加深，而長期以來，財務(wù)報銷具備規(guī)則流程繁雜、原則性強等特點，這就導(dǎo)致財務(wù)報銷工作效率較低，尤其是在格式填寫錯誤、負責人簽字缺失、報銷憑據(jù)不全、票據(jù)粘貼不規(guī)范等情況下，進一步延長了財務(wù)報銷周期。所以有必要啟用方便快捷的OA報銷平臺，將其與財務(wù)管理系統(tǒng)相結(jié)合，進行費用報銷和采購付款業(yè)務(wù)，從而解決企業(yè)費用內(nèi)部控制、付款控制以及預(yù)算管理的問題，提高財務(wù)管理水平。

一、OA報銷平臺優(yōu)勢

（1）標準化

OA報銷平臺是在傳統(tǒng)財務(wù)報銷的基礎(chǔ)上發(fā)展而來，與傳統(tǒng)報銷方式相比，依托OA系統(tǒng)，格式標準化、內(nèi)容標準化、流程標準化都得到大幅度增強，可以較為顯著的減少報銷材料不齊全、不規(guī)范等一系列問題。

（2）流程化

依托OA報銷平臺，可以規(guī)范化財務(wù)報銷工作，報銷人根據(jù)提示，按照既定流程逐步上傳并補全資料，流程固定化還有利于規(guī)避財務(wù)舞弊，保障企業(yè)資產(chǎn)。

（3）信息化

OA系報銷平臺可以大幅加快信息傳遞和處理速率，各部門的工作效率、質(zhì)量均可得到提升。除此之外OA報銷平臺有利于數(shù)據(jù)整合工作，可以配合決策層或其他財務(wù)系統(tǒng)做好預(yù)算控制，掌握經(jīng)費使用情況、現(xiàn)金流、資金鏈風(fēng)險，從而制定相適宜的調(diào)節(jié)方案。

（4）便捷化

OA報銷平臺大幅度簡化財務(wù)報銷流程，突破時空限制，報銷人和審核人可以根據(jù)需要，在工作系統(tǒng)中登錄賬號，按照既定流程完成各自的工作，相比前往財務(wù)室，可以節(jié)省諸多時間，相比紙質(zhì)辦公，報銷材料準備難度大幅度下降。

二、OA報銷平臺在財務(wù)管理中的應(yīng)用

應(yīng)用OA報銷平臺，可以大幅度增強財務(wù)報銷工作的標準化、流程化、信息化、便捷化，但在具體應(yīng)用時，不可忽視安全問題、制度問題、職員問題、信息整合問題等。

（1）重視OA報銷平臺在財務(wù)管理中的安全問題

在傳統(tǒng)的財務(wù)報銷過程中，往往采用人工方式進行操作，操作流程中的時效性和準確性存在不確定因素。因此利用OA報銷平臺可提高財務(wù)管理的效率和信息準確性，同時不可忽視的是，在具體運用平臺時，信息安全問題、資金安全問題、資金鏈安全問題也應(yīng)當有所重視。

從資金鏈安全問題來看，OA報銷平臺背后的技術(shù)高效、安全，審核人員通過系統(tǒng)進行全流程監(jiān)控，減少錯誤和不安全問題的發(fā)生。通過增設(shè)預(yù)算控制模塊，還可將OA系統(tǒng)與其他辦公系統(tǒng)有機聯(lián)動起來，可增強公司內(nèi)部資金控制能力，從而保障公司資金鏈安全。

從信息安全問題來看，OA系統(tǒng)在信息安全上的重視程度不高，但將OA系統(tǒng)應(yīng)用財務(wù)報銷，拓展延伸OA系統(tǒng)應(yīng)用范疇時，信息安全問題要引起必不可少的重視，一般可以從防火墻技術(shù)、權(quán)限管理、SSL加密等進一步強化OA報銷系統(tǒng)。

從資金安全問題來看，當下OA報銷系統(tǒng)在公司利益方面的安全保障措施是審核人負責制，在負責人簽批有效性方面存在一定安全問題，應(yīng)當在落實OA系統(tǒng)的審核過程，重視U盾簽名，提升電子簽名的不可抵賴性，齊全并完善報銷材料。

例如，當下OA系統(tǒng)的適用范疇日益擴大，諸多企業(yè)也開始重視OA系統(tǒng)上的信息安全。依托防火墻技術(shù)，公司內(nèi)網(wǎng)和外部網(wǎng)絡(luò)就可以被有效隔離;依托權(quán)限管理，不同部門、層級的職員就可以在OA系統(tǒng)中從事各自的業(yè)務(wù);依托SSL加密，信息傳輸安全性可以得到極大保障;重視U盾簽名，就可以從技術(shù)層面，將審批負責人的審批事實得以確認。完善擔責體系下，資金安全問題可以得到充分保障。重視資金鏈問題上，若能在OA系統(tǒng)之外，增設(shè)預(yù)算控制模塊，一般可以在預(yù)算超標使用下，及時分析超標使用原因，隨之調(diào)節(jié)資金支出，盡可能的避免資金鏈斷裂風(fēng)險。

（2）重視OA報銷平臺在財務(wù)管理中的制度問題

OA報銷平臺與傳統(tǒng)手工報銷平臺既存在聯(lián)系，也存在差異，應(yīng)用OA財務(wù)報銷平臺時，應(yīng)當基于傳統(tǒng)報銷制度，根據(jù)公司實際需要、OA系統(tǒng)特點，制定適宜于OA報銷平臺的操作規(guī)范、人事管理制度等，規(guī)范OA報銷流程。

從操作規(guī)范角度來看，OA系統(tǒng)下的財務(wù)報銷方式，與傳統(tǒng)報銷方式存在較大差異，在應(yīng)用OA報銷平臺時，應(yīng)當編制OA系統(tǒng)操作規(guī)范，輔助職員掌握正確使用OA報銷平臺。

從人事管理制度看，應(yīng)用OA報銷平臺時，可以根據(jù)實際需要，設(shè)置專業(yè)人員，在OA報銷平臺存在故障時，能夠及時進行維護，或在發(fā)現(xiàn)OA報銷平臺存在安全風(fēng)險時，能夠及時識別并加以修正。

例如，確定OA報銷平臺操作規(guī)范，可以加強職員OA財務(wù)報銷平臺操作能力，報銷人可以按照操作規(guī)范，將報銷材料逐一上傳，并填寫相關(guān)信息，報銷流程傳遞給審核人后，審核人可以根據(jù)報銷流程中所透露的信息，觀察財務(wù)報銷流程的合規(guī)性，若報銷材料詳實、填寫內(nèi)容格式正確，整體符合報銷規(guī)定下，就可以予以通過，可以進一步增強職員辦事效率。重視OA報銷平臺維護工作中的人事安排，OA報銷平臺出現(xiàn)故障時，能夠及時維護OA報銷平臺，避免因系統(tǒng)故障造成財務(wù)報銷工作大量堆積。

（3）重視OA報銷平臺在財務(wù)管理中的職員問題

OA報銷平臺作為報銷人、審核人進行各自業(yè)務(wù)的中間媒介，是OA報銷平臺最終發(fā)揮效果的重要外因，因而有必要重視職員管理、企業(yè)文化等的綜合運用，約束職員行為，激勵職員切實履行公司規(guī)定。

從職員管理角度看，應(yīng)當重視職員專業(yè)素養(yǎng)及道德素養(yǎng)管理。專業(yè)素養(yǎng)可以依托專業(yè)培訓(xùn)和工作經(jīng)驗，幫助職員逐步掌握OA報銷平臺使用方式，尤其是對審核人來說，若能根據(jù)工作經(jīng)驗，及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)報銷材料中的紕漏問題，可以較好的保障公司利益;道德素養(yǎng)可以幫助職員自發(fā)約束自身行為，在工作過程中，盡可能的提升公司利益首位度，綜合保障公司利益。

從企業(yè)文化的角度看，企業(yè)文化配合規(guī)范管理理念宣傳，將規(guī)范管理理念滲透領(lǐng)導(dǎo)層、職員層，可以提高辦事流程效率，增強工作主動性。

例如，職員入職時，可以安排老職員對新職員講解OA報銷平臺使用方式及注意事項，可以幫助職員快速融入到工作環(huán)境中，重視職員道德素養(yǎng)時，就可以從“自我合理化”層面，規(guī)避職員產(chǎn)生舞弊想法，保障公司利益。另外，重視企業(yè)文化的滲透，可在座談會、職員培訓(xùn)、公司年會等場合，向普通職員、領(lǐng)導(dǎo)人員傳遞規(guī)范管理的理念，職員能切實遵守規(guī)章制度，服從領(lǐng)導(dǎo)安排，一般可以較好的推進OA報銷流程的規(guī)范化運作。

（4）重視OA報銷平臺在財務(wù)管理中的信息整合問題

OA報銷平臺具有信息化優(yōu)勢，將OA報銷平臺應(yīng)用于財務(wù)管理中時，可基于信息化管理理念，增強信息采集、處理、匯總等方面的操作，最大化的發(fā)揮OA報銷平臺的功能作用。

從信息采集來看，財務(wù)報銷流程中會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，可以在OA系統(tǒng)之外，采集OA報銷系統(tǒng)所產(chǎn)生的有效報銷數(shù)據(jù)，為信息處理及匯總做準備。

從信息處理來看，可按照報銷類別、報銷金額、活動時間期限等類別，處理所采集到的信息。

從信息匯總來看，可以根據(jù)所得數(shù)據(jù)，把握某段時間內(nèi)，某項活動中的現(xiàn)金支出情況，既可以作為預(yù)算支出明細，亦可以作為現(xiàn)金支出、現(xiàn)金收入、流動資金儲備是否平衡的參考依據(jù)，可以為決策活動提供數(shù)據(jù)支持。

例如，處理采集到的數(shù)據(jù)后，可以了解到公司一段時間內(nèi)的差旅費支出情況，隨之便可以在預(yù)算控制目的下，觀察差旅費使用情況是否超標，若支出超標，就可以根據(jù)需要，調(diào)節(jié)差旅費報銷方案，或優(yōu)化外出公務(wù)活動。

三、總結(jié)

OA報銷系統(tǒng)的應(yīng)用，實現(xiàn)了職員不受時間、空間的限制，隨時可以利用碎片化時間在統(tǒng)一平臺共同處理工作，有效提升流程和協(xié)作效率，有效促進業(yè)財融合，實現(xiàn)全流程跟蹤和全過程管理。在提高財務(wù)管理效率、控制成本等方面為企業(yè)提供支持，對企業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義。

參考文獻

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