王雅玲

摘 要：高職院校檔案管理是一項重要的工作，該工作不僅能關系到高職院校教學、科研等工作的開展，更關系到學生的發(fā)展，因此，高職院校必須高度重視檔案管理工作。本文就高職院校檔案管理工作中存在的問題及對策作了相關分析。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;問題;對策

高職院校是技術型人才培養(yǎng)的主要陣地，其發(fā)展與自身的檔案管理工作有著密切的關聯(lián)性。高職院校檔案是學校發(fā)展歷史的見證，記錄了學校教學活動、科研工作、學生管理等多方面的信息，而這些信息是優(yōu)化教學、改革學校教育事業(yè)的重要依據。就目前來看，高職院校檔案管理工作依然停留在傳統(tǒng)的紙質檔案模式下，檔案信息的收集、處理等靠人工完成，再加上高職院校各部門各自為政，嚴重影響到了檔案信息的開發(fā)利用。因此，高職院校必須認識到自身檔案管理工作的不足，不斷加以完善，強化檔案管理，以便檔案作用的高效發(fā)揮。

一、高職院校檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理意識不強。受傳統(tǒng)觀念的影響，學校一直把檔案工作當作是一項技術含量比較低的工作，它的功能就是將教學相關資料進行整理和保準，對檔案的管理和利用不重視，一定程度上影響到了檔案價值的發(fā)揮。另外，學校管理的中心一直放在了教學上，對其他方面的管理，以至于許多信息不能被記錄下來，影響到了檔案的完整性。

2.檔案管理方式落后?，F(xiàn)階段來看，高職院校檔案工作方式還比較落后，檔案信息的收集、處理、調用等主要是靠人工方式來完成，這種人工方式效率非常低，嚴重影響到了檔案的利用。同時，學校檔案還是以紙質檔案為主，而這種紙質檔案有著一定的期限性，很容易隨之時間和使用次數的增加而丟失。

3.專業(yè)的檔案管理人員不足。檔案管理工作人員能力、素質的高低直接影響到了檔案管理工作效率。然而就高職院校而言，其檔案管理人員大多非專業(yè)的，缺乏經驗和能力，無法滿足檔案管理工作的需要。另外，許多檔案管理人員抱著完成任務的心態(tài)去工作，對檔案信息的真實性、完整性不作考慮，以至于記錄在案的檔案信息失真現(xiàn)象嚴重。

4.檔案管理制度落后。在高職院校檔案管理中，制度是根本，只有健全的管理制度才能更好地規(guī)范檔案管理工作。然而就目前來看，學校尚未建立起與檔案管理工作相匹配的管理制度，如監(jiān)督制度、責任制度等。由于制度的缺失，使得檔案管理工作處于無序狀態(tài)，許多檔案信息無法被及時、完整的記錄下來[1]。

二、高職院校檔案管理工作的完善對策

隨著高職院校改革的深入，檔案管理工作也愈發(fā)重要起來，學校領導要認識到檔案工作的重要性，將檔案管理工作上升到戰(zhàn)略高度，構建與之相匹配的管理模式，從而確保檔案價值的有效發(fā)揮。

1.提高檔案管理的認識。檔案管理工作關系到高職院校的發(fā)展，為此，學校領導應當高度重視起檔案管理工作。首先，要成立專業(yè)的檔案管理部門，全面負責檔案管理工作;其次，加大檔案管理的宣傳，提高各部門、教師對檔案工作的認識，使他們主動配合檔案管理工作，確保檔案信息完整、真實。

2.加快檔案信息化建設?；ヂ?lián)網時代里，信息技術的優(yōu)越性逐漸顯現(xiàn)出來，以信息技術為手段，可以大大提高工作效率。因此，在高職院校檔案管理中，管理者要認識到信息技術的作用，加快檔案信息化建設。首先，從軟件、硬件入手，構建完整的信息系統(tǒng)，將學校各部門納入到信息化系統(tǒng)中去，實現(xiàn)信息的共享;其次，結合學校檔案工作實際，構建相應的檔案子系統(tǒng)，建立電子檔案，以便檔案可以得到有效利用[2]。另外，在推進檔案信息化建設過程中，要做好檔案信息安全管理，借助信息安全技術，對檔案信息進行保護，避免檔案信息被竊取、村篡改。

3.加強檔案管理人員的培訓。檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，只有提高檔案管理人員的能力和素質，才能保障檔案管理的有效性。首先，學校要注重檔案管理人員的專業(yè)知識培訓，使其了解檔案管理相關法律法規(guī)、學校相關制度，從而能夠按照要求開展檔案管理工作;其次，注重檔案管理人員能力培訓，有針對性地提升其檔案管理能力，尤其是信息化操作能力;再者，強化職業(yè)素質培訓，使檔案管理人員認識到自身的職責所在，主動肩負起責任主體的職責[3]。

4.健全檔案管理制度。首先，學校要按照相關法律法規(guī)，構建與本校檔案工作相匹配的管理制度，從制度層面對檔案工作作出明確規(guī)定，完善檔案工作流程;其次，落實檔案信息審查機制，對入檔的信息要進行全面的檢查，確保檔案信息真實、完整;再者，要落實檔案管理責任，將檔案管理的責任落實到具體部門、具體人身上，進而更好地規(guī)范檔案管理工作[4]。另外，落實激勵機制，通過各種激勵手段來調動檔案工作人員的工作熱情，促進檔案工作的有效開展。

三、結語

高職院校檔案是高職院校發(fā)展史的記錄和見證，是優(yōu)化高職院校教育教學的重要依據，因此，學校必須重視起檔案管理工作。基于檔案管理工作的重要性，學校要樹立正確的檔案管理意識，加大專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)，完善檔案管理制度，加快檔案信息化建設，進而提高檔案管理的有效性，促進檔案作用的高效發(fā)揮。

參考文獻：

[1]陳思.大數據時代高職院校檔案管理中的問題與對策[J].黑龍江科學，2019，10（03）：134-135.

[2]謝志勛.新建高職院校檔案管理如何面對工作中存在的問題[J].文教資料，2019（03）：135-136.

[3]郭迪.淺談高職院校輔導員在學生管理工作中面臨的問題及對策[J].時代農機，2018，45（12）：130.

[4]王穎.大數據時代高職院校檔案管理中的問題與對策[J].納稅，2018，12（22）：158.