孟海麗

摘 要：隨著科技信息的發(fā)展，數(shù)字化進程也為醫(yī)院帶來了便捷，檔案數(shù)字化管理在安全性、規(guī)范性、高效性方面都對醫(yī)院大有裨益。但是目前我國醫(yī)院的檔案數(shù)字化管理仍存在缺乏重視、資金投入不足、基礎建設不完善、管理人員不認真等問題，本文針對這些問題，提出了相應的優(yōu)化策略，希望可以加強醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的進程。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案數(shù)字化；優(yōu)化策略

檔案數(shù)字化是指將各種不同形式的檔案資源利用計算機技術、錄音錄像技術、掃描技術等轉化成數(shù)字型的信息存儲至網絡系統(tǒng)的方法。通過此種方法，可以將文檔信息進行有序的整合，便于信息共享和隨時查取，更適合現(xiàn)代化的進程。將醫(yī)院檔案進行數(shù)字化建設也是時代發(fā)展的必然，將會促進醫(yī)院檔案工作的有序開展。

1 醫(yī)院檔案數(shù)字化建設的重要性

1）安全性。安全性對于檔案一類的文件來說是最需重視的問題，對于醫(yī)院的一些檔案，由于涉及到病歷、住院信息等文件，一旦丟失或者損壞，對于病人的治療后續(xù)治療極為不便，采用數(shù)字化管理模式，可以將文件上傳至電腦系統(tǒng)，防止原件丟失損壞。另外由于一些文件涉及保密信息，如果采用紙質文檔封存，有可能被有心人看到并泄露，但是如果采用數(shù)字化的方法保管資料，將其列入不公開信息，并由專業(yè)人員進行多重加密處理，可以有效防止檔案信息泄露。

2）規(guī)范性。檔案數(shù)字化的一大作用是共享信息資源，在全國甚至全球范圍內提供數(shù)字化檔案信息。醫(yī)院將檔案數(shù)字化可以便于異地調取資料、共享醫(yī)療成果等。由于檔案信息可能經手不同的醫(yī)生或者醫(yī)院，所以規(guī)范性尤為重要。如果采用紙質檔案，每個醫(yī)院的格式或者醫(yī)生的字跡都會存在差異，不利于后續(xù)的參考，采用規(guī)范化的數(shù)字存儲格式，既可以避免資源的浪費，也可以提高醫(yī)院工作的專業(yè)性。

3）高效性。隨著生活節(jié)奏的加快，人們在處理問題時更注重時間效率。醫(yī)院將檔案信息數(shù)字化可以有效提高效率，在治療病人時，可及時查詢病歷信息；在遇到疑難問題時，可以及時從信息庫獲取資料；病人也可根據網站的數(shù)字化信息了解醫(yī)院的概況，從而及時獲取所需知識，并進行針對性求醫(yī)，大大縮短了時間。

2 醫(yī)院檔案數(shù)字化建設存在的問題

1）對檔案數(shù)字化建設缺乏重視。醫(yī)院的檔案信息不僅只是將文字進行錄入，還包含了醫(yī)院的運作體系、管理規(guī)劃等各個方面，雖然各個醫(yī)院對檔案管理的重要性越發(fā)重視，但多數(shù)管理者仍然沒有意識到檔案數(shù)字化的必要性和其優(yōu)勢所在。多數(shù)醫(yī)院的檔案管理仍是以紙質版為主，在傳閱等方面也是采用紙質方式，很少使用電子化審閱方式，檔案數(shù)字化進程處在停滯不前的狀態(tài)。還有一些文檔錄入員在將電子版確認產生最終版本后，會將電子文件刪除，只以紙質文件歸檔，不僅不利于保存，還大大增加了工作量，也不利于之后的查詢工作。

2）檔案數(shù)字化建設資金投入不足。醫(yī)院在進行檔案數(shù)字化建設的過程中，需要大量的資金支持，這樣才能保證檔案管理的安全性和規(guī)范性。但是由于一些醫(yī)院對檔案數(shù)字化管理缺乏重視，所以在此方面的資金投入也比較少。醫(yī)院檔案數(shù)字化建設的資金的主要運用方向是硬件和軟件設備，另外還有專業(yè)人員的服務費和培訓費等，在設備的使用過程中也需要不斷進行維護，這些都需要大量的資金。但是多數(shù)醫(yī)院選擇把資金運用于醫(yī)療設備的購置和研發(fā)人員的實驗中，投在檔案數(shù)字化建設方向的資金少之又少，大大降低了此方面的進程。

3）檔案數(shù)字化軟件設施不完善。醫(yī)院檔案數(shù)字化建設需要從硬件和軟件兩方面進行完善。在硬件上，需要配備專業(yè)、功能完善的掃描儀。當前多數(shù)醫(yī)院采用高速拍攝儀將文字檔案進行數(shù)字化處理，其優(yōu)點有：拍攝速度快、成像質量高、無需拆卸檔案等，但其也存在缺點：不能滿足不同類型不同載體檔案的數(shù)字化要求。將檔案數(shù)字化處理的目的不僅僅是為了效率，還為了保護原件，避免信息錯誤。高速拍攝儀很容易受到外部因素的影響，批量錄入時文件的一致性較差，圖片質量也會被壓縮，因此購買新型的掃描設備十分重要。另外，檔案電子化也需要完善軟件方面。醫(yī)院的軟件系統(tǒng)較為獨立，不能與辦公軟件自動連接，檔案管理系統(tǒng)也不能與辦公軟件及時對接，使得數(shù)據錄入工作更為繁瑣。檔案數(shù)字化建設需要依靠網絡實現(xiàn)，但數(shù)據庫存儲的服務器只在小范圍的局域網內設有，無法將目錄數(shù)據庫與醫(yī)院其他利用者共享，檔案數(shù)字化不夠完整。

4）檔案管理人員態(tài)度不認真。數(shù)字檔案與網絡信息技術息息相關，專業(yè)性較強，因此檔案管理人員也需要具備良好的專業(yè)技能和端正的工作態(tài)度。另外文檔管理員除了需要掌握文件管理的基本技能，還需要具備準確判斷互聯(lián)網趨勢的能力。但是許多醫(yī)院都沒有意識到檔案數(shù)字化管理的重要性，并沒有安排專業(yè)的檔案管理人員，而是隨便安排員工擔任此職位，這些員工首先不具備專業(yè)知識，另外還對該工作缺乏嚴謹認真的額態(tài)度，對工作的開展極為不利。

3 醫(yī)院檔案數(shù)字化建設優(yōu)化建議

1）加強對檔案數(shù)字化處理的重視。首先，醫(yī)院領導需要對醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設提起高度重視，這是保障該工作合理開展的基礎。雖然醫(yī)院的工作主要基于醫(yī)療、教育和科研，檔案的作用一般是為各科室提供參考，但是如果檔案的查詢借閱一直采用紙質化形式，會降低部門工作的效率。醫(yī)院應該將文檔數(shù)字化管理工作列入醫(yī)院重點發(fā)展計劃，并大力支持其實施，這樣檔案數(shù)字化工作才能快速發(fā)展。其次，檔案管理人員需要轉變傳統(tǒng)觀念，不要以一味強調紙質文件的重要性，而忽略了電子文件的高效、規(guī)范和安全性，需要在前期工作中明確數(shù)字檔案的重要性，并進行妥善處理，為后續(xù)工作的開展提供支持。另外，檔案管理人員還應與時俱進，及時改變檔案管理的理念，及時推進數(shù)字檔案的開展。

2）增加檔案數(shù)字化的資金投入。隨著信息技術水平的提高和醫(yī)院重視程度的不斷增強，醫(yī)院的數(shù)字化檔案建設將在之后的時間內獲得大規(guī)模增長，在此過程中需要大量的資金支持，為了保證數(shù)字檔案建設的成果，醫(yī)院必須加大資金投入，購置專業(yè)設備，選用專業(yè)人才，保證醫(yī)院數(shù)字化檔案建設的有效發(fā)展。

3）完善檔案數(shù)字化的基礎建設。完善檔案數(shù)字化基礎建設也是醫(yī)院需要引起重視的一點，在此方面的具體措施有：（1）完善醫(yī)院檔案管理的技術設備，另外購買相應的辦公用具和設備。比如電腦、打印機、傳真機等，需要購買質量過關的設備，以便提供更好的檔案處理服務。（2）完善數(shù)字化檔案查詢系統(tǒng)。完善的數(shù)字化查詢系統(tǒng)可以方便醫(yī)生和就診人員對病歷等情況進行查詢。并且數(shù)字化的管理系統(tǒng)可以規(guī)范檔案管理制度，數(shù)字平臺也可以保證檔案建設的便捷性。（3）加強數(shù)字化檔案建設的安全性。醫(yī)院需要在信息保密方面付出更多精力，保證醫(yī)院資料和病人信息的隱私性。

4）加強檔案管理人員的培訓。為了增強醫(yī)院數(shù)字化檔案建設的效果，還應該在數(shù)字檔案管理人員的專業(yè)能力上進行完善。首先，醫(yī)院在選擇檔案管理人員時，要考慮到其專業(yè)能力和其個人性格。因為檔案管理是機械性但又十分細致的工作，稍有差錯都容易釀成大禍，所以需要選擇專業(yè)技術過關、細心的人才負責此工作。另外還要加強對已有員工的培訓，培訓內容包括但不限于檔案管理工作制度、計算機技術、醫(yī)院制度等，時刻保證員工的工作積極性和工作認真性。

4 小結

本文從醫(yī)院檔案數(shù)字化建設的重要性出發(fā)，研究發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設存在缺乏重視、資金投入不足、基礎建設不完善、管理人員不認真等問題，提出了加強對檔案數(shù)字化處理的重視、增加檔案數(shù)字化的資金投入、完善檔案數(shù)字化的基礎建設、加強檔案管理人員的培訓等措施，希望對醫(yī)院數(shù)字檔案建設工作有所幫助。

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