任麗

摘 要：合同檔案是一種以文字記載方式來記錄合同文本、合同履行全過程情況的具有法律效力的文件，其在企業(yè)的經(jīng)營管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，也是企業(yè)內(nèi)各種經(jīng)濟項目活動從開始到結(jié)束的有力保障。然而現(xiàn)今有一些企業(yè)沒有意識到合同檔案管理的重要性，在合同檔案管理中依然存在各種弊端，這些弊端導(dǎo)致企業(yè)正在面臨著巨大的經(jīng)濟風(fēng)險，因此，科學(xué)合理的建立合同檔案體制，能夠有效保障企業(yè)的合法權(quán)益。本文結(jié)合企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案管理工作的重要性，針對企業(yè)在合同檔案管理中存在的問題進行研究和分析，并提出了相應(yīng)的改進措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)經(jīng)營管理；合同檔案；現(xiàn)存問題；改進措施

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，各行各業(yè)的企業(yè)規(guī)模也在不斷擴大，從而形成了以企業(yè)為主體的市場經(jīng)營化格局[1]，隨之形成的大量合同文本和過程文件需要妥善管理，合同檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中也處于越來越重要的地位，因此企業(yè)對合同檔案進行科學(xué)的、規(guī)范的管理能夠有效保障企業(yè)在經(jīng)營活動中的合法權(quán)益，在一定意義上能夠推動企業(yè)的長遠發(fā)展。

1 企業(yè)中合同檔案的概念、特性以及重要性

合同檔案，是指合同從簽訂至終止的整個過程中形成的體現(xiàn)簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關(guān)的具有保存價值的其他文件材料。

企業(yè)的合同檔案是記錄企業(yè)經(jīng)濟活動的重要證據(jù)，也是確保企業(yè)在合理、合法的范圍內(nèi)履行自身權(quán)利和義務(wù)的有效文件。在企業(yè)預(yù)算、企業(yè)審計等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。企業(yè)的合同檔案具備一定的特性，包括具有法律效力：企業(yè)合同是企業(yè)保障自身合法權(quán)益時的必要手段，在企業(yè)發(fā)生糾紛時[2]，能夠及時依據(jù)合同內(nèi)容，運用法律手段維護企業(yè)的合法權(quán)益；具有規(guī)范特性：企業(yè)的經(jīng)濟活動是企業(yè)合同檔案的源頭，在一定程度上能夠反映企業(yè)的管理意識和經(jīng)濟實力，企業(yè)內(nèi)建立完整的、科學(xué)的合同管理體制，將企業(yè)內(nèi)各種款項條例列入合同中，不但能夠確保企業(yè)的全方面經(jīng)濟利益，而且能夠促進企業(yè)和企業(yè)合作方的友好合作關(guān)系，規(guī)避企業(yè)中的各項經(jīng)營風(fēng)險。

2 部分企業(yè)在合同檔案管理中存在的問題

2.1 對合同檔案管理法律意識淡薄及重視程度欠缺

企業(yè)帶動我國經(jīng)濟飛速發(fā)展，伴隨著合同檔案大量形成，但是目前部分企業(yè)的管理者對合同檔案不了解，認為合同檔案工作就是簡單地把合同收集在一起后放好。因為法律意識淡薄不重視，導(dǎo)致了企業(yè)缺乏相對完備的合同檔案管理體系， 比如配備的合同管理人員少為專職人員，多為兼職人員，人員的能力與責(zé)任心參差不齊，專業(yè)性不足和本身對于合同檔案管理工作的認知存在偏差，以上都造成了歸檔的文件接收不及時，歸檔不全面，分類不明確，導(dǎo)致了有價值的合同檔案丟失，存在著給企業(yè)帶來了難以挽回的經(jīng)濟損失的潛在風(fēng)險。無價值的被歸檔，也占用浪費了有限的檔案設(shè)備資源。因為不重視，放置檔案的房間位置、配備的設(shè)備設(shè)施達不到檔案管理工作的相關(guān)要求，可能導(dǎo)致檔案發(fā)生霉變、受潮、鼠害等問題，間接的造成企業(yè)的經(jīng)濟損失。

2.2 合同檔案管理方式欠缺

合同檔案是記錄一個企業(yè)經(jīng)營活動的具體內(nèi)容的文件，在合同擬定的規(guī)定時間內(nèi)一直具有法律效力和約束力，但是企業(yè)經(jīng)營過程中仍然會有一些無法預(yù)料的意外變化?，F(xiàn)今部分企業(yè)都是電子化辦公模式，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)只保留了復(fù)印件或其他類型的合同，忽略了對合同原件的重要程度[3]，這種錯誤的管理方式，也給企業(yè)發(fā)展帶來極大的隱患。當(dāng)前部分企業(yè)認為雙方擬定合同，只要簽字蓋章就能產(chǎn)生法律效力，不用對合同進行妥善的保存管理，這種行為很容易導(dǎo)致日后雙方產(chǎn)生糾紛時，不能利用合同維護企業(yè)的合法利益，為企業(yè)帶來巨大的風(fēng)險。

2.3 合同內(nèi)容表述不規(guī)范

部分企業(yè)在合同管理工作中，由于合同文本的內(nèi)容及格式要求規(guī)定不明確，合同承辦人對《合同法》的相關(guān)法律法規(guī)不熟悉，缺乏責(zé)任心、重視程度等，在擬定合同時，內(nèi)容不嚴謹，格式較隨意，特別是合同內(nèi)容中涉及付款及違約條款的相關(guān)內(nèi)容規(guī)定不明晰，不僅影響到了合同檔案的質(zhì)量，更嚴重的是可能因此給企業(yè)帶來巨大的無法挽回的經(jīng)濟損失。

3 企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的改進措施

根據(jù)上文指出的當(dāng)前企業(yè)合同檔案管理工作中存在的問題可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)中管理者如果認識到合同檔案管理的重要性，就能發(fā)現(xiàn)合同檔案管理和企業(yè)發(fā)展有著密不可分的關(guān)系，因此企業(yè)管理者要提高管理意識，及時發(fā)現(xiàn)當(dāng)前企業(yè)在合同檔案管理中存在的問題，結(jié)合問題對企業(yè)中的合同檔案管理制度加以完善，加強對管理人員法律意識的培訓(xùn)，建立相關(guān)的合同檔案管理部門，確保合同檔案能夠在內(nèi)容上完整、準確，規(guī)避企業(yè)潛在的經(jīng)營風(fēng)險，為企業(yè)良性發(fā)展保駕護航。針對合同檔案管理工作中存在的問題，提出以下改進措施：

3.1 合同檔案管理體系完善化

企業(yè)內(nèi)的合同檔案管理要交予相關(guān)部門負責(zé)。合同檔案管理部門要切合企業(yè)的實際經(jīng)營情況和企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，建立科學(xué)合理的檔案管理體系。一是依據(jù)檔案管理要求結(jié)合企業(yè)性質(zhì)，建立健全的檔案管理工作制度，加強日常的監(jiān)督與管理，并且保持管理制度不斷更新和完善。二是培養(yǎng)和選擇一批有責(zé)任心、有熱情、不怕辛苦、有創(chuàng)新意識，同時具有一定檔案管理業(yè)務(wù)知識的管理人才；三是豐富和創(chuàng)新培訓(xùn)內(nèi)容和宣傳方式，提高企業(yè)管理者和每一位員工的合同管理意識。通過內(nèi)外部培訓(xùn)、案例分析及新媒介等宣傳工具和手段讓所有管理者和員工了解合同檔案管理的內(nèi)容和重要性[4]。

3.2 合同檔案管理思路法制化

企業(yè)要保持檔案健康的發(fā)展，離不開完備的合同檔案記錄，有了它，就有了法律武器的堅強保護。因此企業(yè)內(nèi)合同檔案管理工作人員要具備充分的法律意識和較高的法律水平，并結(jié)合企業(yè)經(jīng)營實際，在處理企業(yè)合同檔案相關(guān)工作中，運用法制化的思路規(guī)范合同檔案管理制度，規(guī)范企業(yè)員工工作方式方法，讓企業(yè)的活動公開、透明，杜絕貪污、腐敗的現(xiàn)象，促進企業(yè)健康發(fā)展。

3.3 企業(yè)合同檔案管理專業(yè)化

當(dāng)今社會，我國部分企業(yè)沒有意識到合同檔案管理的重要性，這也是企業(yè)內(nèi)出現(xiàn)合同糾紛等情況，為企業(yè)帶來負面影響的重要原因[5]。因此，企業(yè)要對合同檔案管理部門加大重視力度，建立有效的合同檔案管理工作體系，提高專業(yè)化管理水平，明確管理部門的工作界面，非合同管理部門清晰自己的責(zé)任和義務(wù)，如有必要根據(jù)檔案業(yè)務(wù)總量設(shè)置一名或以上的檔案管理人員，實行一崗雙責(zé)，保證合同歸檔及時，內(nèi)容完整，分類清晰，實現(xiàn)合同檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標準化。

4 總結(jié)

根據(jù)上文闡述的觀點，合同檔案管理是關(guān)系企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的組成部分，無論是對企業(yè)的當(dāng)期效益還是長遠發(fā)展都能夠提供有力的法律保障。因此只有提高對合同檔案管理的重要性的認識，發(fā)現(xiàn)企業(yè)當(dāng)前管理存在的不足，規(guī)范合同檔案管理的規(guī)章制度，提高相關(guān)部門管理人員的法律意識，加大對合同檔案管理的力度，才能順應(yīng)我國當(dāng)前經(jīng)濟發(fā)展趨勢，降低和清除潛在的經(jīng)營風(fēng)險，促進和實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻

[1]錢麗銘.淺談企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的重要性[J].卷宗，2017（6）.

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[3]黃波.企業(yè)如何“經(jīng)營”好檔案[J].中外企業(yè)家，2017（5）.

[4]王靜.淺談企業(yè)檔案管理中的保密工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（3）：69-69.

[5]雷震華.企業(yè)合同與檔案管理[J].科技信息，2007（27）：164-164.