陳淑芳

摘 要：我國(guó)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的不斷發(fā)展，國(guó)內(nèi)的檔案管理工作也得到一定發(fā)展。在新的社會(huì)環(huán)境下，提高檔案管理科學(xué)化水平，對(duì)目前國(guó)內(nèi)檔案管理具有重要意義。

關(guān)鍵詞：探討；管理；科學(xué)；檔案

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)的社會(huì)主義政治、經(jīng)濟(jì)、文化都獲得了一定的發(fā)展。在這樣一種社會(huì)背景下，提高單位檔案管理水平是大勢(shì)所趨，是提高我國(guó)企業(yè)單位管理水平的重中之重。當(dāng)前，國(guó)內(nèi)許多企業(yè)單位的檔案管理工作都存在諸多問(wèn)題，并面臨著一系列嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案管理部門(mén)必須緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，不斷調(diào)整自身的管理方式，提高檔案管理的科學(xué)化水平，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。只有這樣，才能為構(gòu)建和諧的社會(huì)主義添磚加瓦。

1 提高檔案管理水平的重大意義

首先，檔案的科學(xué)化管理是我國(guó)文化實(shí)力的重要體現(xiàn)之一，提高檔案的管理水平，就是提高我國(guó)的文化管理水平。在各類(lèi)檔案中，不僅有政治、經(jīng)濟(jì)的相關(guān)資料，還包括文化類(lèi)的各種資料。這些資料對(duì)我國(guó)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展都具有極其重要的意義。它們反映了我國(guó)在不同歷史時(shí)期發(fā)展的不同狀況，是對(duì)歷史的一種收藏和保存，能對(duì)未來(lái)的發(fā)展作出一定指導(dǎo)。故而，要不斷提高我國(guó)檔案管理的科學(xué)化水平，做好國(guó)內(nèi)的檔案管理工作，從而促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展。

再者，過(guò)去相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期，我國(guó)的檔案管理都是采用傳統(tǒng)的人工手動(dòng)方式進(jìn)行工作的。這種方式非但不利于資料的存儲(chǔ)和使用，而且耗費(fèi)了工作人員大量的時(shí)間和精力。更甚者，不少單位忽視了檔案管理工作的重要性，如此一來(lái)，致使許多檔案資料一直處于混亂狀態(tài)?，F(xiàn)如今，我國(guó)的信息技術(shù)獲得了長(zhǎng)足的發(fā)展，并且在許多領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。因此，將信息技術(shù)的相關(guān)管理方法引入檔案管理中，既可以提高檔案的管理水平，也能夠節(jié)省工作人員的時(shí)間，節(jié)省單位的管理成本。

2 實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的措施

2.1 建立現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)

目前，國(guó)內(nèi)檔案管理水平還比較薄弱，最主要的原因之一是對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠深刻。因此，相關(guān)部門(mén)務(wù)必要建立一套科學(xué)合理的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，改變檔案管理工作者對(duì)檔案工作輕視的觀(guān)念。首先，應(yīng)當(dāng)建立一套嚴(yán)密的檔案管理機(jī)制。管理機(jī)制的建立，要與單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r相符合。其次，要改革舊有的檔案管理觀(guān)念，讓檔案管理者認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。同時(shí)，加大對(duì)其管理工作的監(jiān)測(cè)力度，如發(fā)現(xiàn)有工作潦草馬虎者，給以一定的批評(píng)懲罰。再者，依據(jù)管理工作的不同性質(zhì)，實(shí)行定崗定責(zé)的管理模式。在檔案管理的系統(tǒng)中，要成立一支工作效率較高的檔案管理隊(duì)伍。這支隊(duì)伍的帶頭人要由單位的主要管理者擔(dān)任，其他管理者要經(jīng)過(guò)精挑細(xì)選最終遴選出來(lái)。只有這樣，才能健全檔案的管理機(jī)制，提高檔案管理的質(zhì)量。

2.2 培養(yǎng)檔案管理員的綜合素質(zhì)

因?yàn)闄n案管理是一份較為繁瑣復(fù)雜的工作，所以，它對(duì)管理者的要求是比較多的。這份工作不僅需要管理者有一定的耐心，在工作中能做到一絲不茍，還要求管理者有較高的檔案管理方面的理論知識(shí)。因此，在挑選檔案管理員的時(shí)候，需要認(rèn)真細(xì)致地考察應(yīng)聘者各方面的素質(zhì)。另外，對(duì)于不同單位、不同部門(mén)的檔案管理工作，還需要工作人員具有一定量的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。在信息技術(shù)加速發(fā)展的今天，檔案管理者還要對(duì)檔案管理工作涉及到的信息技術(shù)有一定了解，要能夠熟練使用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行收藏和管理。除此之外，由于檔案管理者的素質(zhì)高低不齊，為了提高檔案管理的科學(xué)化水平，相關(guān)單位應(yīng)該定時(shí)組織管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)。通過(guò)這種素質(zhì)培訓(xùn)活動(dòng)，能夠提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)，應(yīng)該設(shè)立一定的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的管理員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣有利于激發(fā)其他管理者的工作熱情和工作積極性。

2.3 推進(jìn)檔案管理走向信息化

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，推動(dòng)檔案管理工作走向信息化的發(fā)展道路，已是勢(shì)在必行的。檔案管理的信息化包括的內(nèi)容較多，不僅要求管理者要有先進(jìn)的管理理念，還要求管理員要有較高的綜合素質(zhì)。除此以外，相關(guān)單位還應(yīng)當(dāng)引進(jìn)相當(dāng)?shù)挠布?、軟件設(shè)備。只有具備了一定水準(zhǔn)的硬、軟件設(shè)備，檔案管理員才能在檔案管理中，利用相關(guān)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行收藏和管理。為了推進(jìn)檔案管理工作走向信息化，相關(guān)單位應(yīng)該成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作室，最好能購(gòu)置高效的檔案管理軟件。利用計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，加快檔案管理的電子化、自動(dòng)化進(jìn)程。簡(jiǎn)言之，只有利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。

2.4 不斷完善檔案管理，促進(jìn)管理科學(xué)化

因?yàn)闄n案信息是會(huì)變動(dòng)、更改的，所以，在日常的檔案管理中，工作人員應(yīng)該定期地對(duì)檔案信息進(jìn)行檢查，對(duì)變動(dòng)的信息及時(shí)進(jìn)行修改。對(duì)于管理人員的工作，要進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督、檢查，保證他們?cè)诠ぷ髦凶龅郊?xì)致、準(zhǔn)確、全面。加大對(duì)管理人員的考核力度，確保檔案管理工作有條理、有秩序地進(jìn)行。同時(shí)，做好檔案管理工作還要具備一定的鉆研、探討精神，努力挖掘出檔案信息的潛力，并加大它的利用程度。另外，要推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化，就要引進(jìn)高新技術(shù)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。當(dāng)然，在適應(yīng)新形勢(shì)需要的同時(shí)，也要借鑒傳統(tǒng)的檔案管理方式，將二者有機(jī)結(jié)合，不斷對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、完善，把檔案的利用程度提升到更高的一個(gè)層次。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上可得，檔案管理工作不僅與現(xiàn)代人的生活聯(lián)系得越來(lái)越緊密了，還對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了不小影響。因此，著力提高檔案管理工作的科學(xué)化水平是當(dāng)務(wù)之急。要想真正使檔案管理工作走向科學(xué)化，首先要建立現(xiàn)代化的管理體系，在此基礎(chǔ)上，要著力培養(yǎng)檔案管理者的綜合素質(zhì)，并引進(jìn)高新技術(shù)手段，從而推進(jìn)檔案管理走向信息化。除此之外，還應(yīng)當(dāng)不斷完善、創(chuàng)新檔案的管理工作，使得檔案的利用程度再上一個(gè)新臺(tái)階。