曹燕紅

【摘要】高校學(xué)生檔案是高校檔案信息的重要組成部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式屬于被動(dòng)的“供給導(dǎo)向”，根本無法滿足用戶隨時(shí)隨機(jī)的檔案利用服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案利用服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的“需求導(dǎo)向”。文章通過對(duì)當(dāng)代大學(xué)生檔案現(xiàn)狀的分析，提出了構(gòu)建高校學(xué)生檔案大數(shù)據(jù)管理體系，建立數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)聯(lián)，以求改善學(xué)生檔案管理方式、方法，滿足學(xué)生檔案利用需求，提高學(xué)生檔案的整體服務(wù)質(zhì)量和水平。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);高校;學(xué)生檔案;檔案管理

隨著信息技術(shù)和信息觀念的不斷演變和更新，中國進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)新時(shí)代，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的結(jié)合已成為必然趨勢和現(xiàn)實(shí)可能。大學(xué)生檔案是高校檔案信息的重要組成部分，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不僅查閱程序復(fù)雜、工作量大、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，服務(wù)效率低;而且由于沒有挖掘出學(xué)生檔案資源的核心信息，其數(shù)據(jù)價(jià)值密度小、準(zhǔn)確性低，服務(wù)效果差，根本無法滿足用戶隨時(shí)隨機(jī)的檔案利用。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何利用大數(shù)據(jù)分析來構(gòu)建學(xué)生檔案信息資源進(jìn)行整合、量化、聚類、相關(guān)性分析，建立數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)聯(lián)，將“死檔案”變成“活信息”，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)，這是高校學(xué)生檔案工作者面臨的一大挑戰(zhàn)。

一、大學(xué)生檔案現(xiàn)狀分析

（一）高校師生檔案管理意識(shí)薄弱。目前，高校師生檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱。大多數(shù)老師和學(xué)生認(rèn)為檔案不是那么重要。許多師生對(duì)檔案的產(chǎn)生、保存和利用不夠重視。他們認(rèn)為檔案管理不需要他們自己參與。師生活動(dòng)原始記錄是檔案管理的重要文件，它具有權(quán)威性，一旦不及時(shí)保存或損壞，就無法再生和恢復(fù)。

（二）學(xué)生檔案管理停留在紙質(zhì)檔案管理層面。對(duì)絕大部分高校而言，學(xué)生檔案管理仍然停留在紙質(zhì)檔案管理層面，人工管理依舊占據(jù)主導(dǎo)，查閱程序復(fù)雜、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，服務(wù)效率低，根本無法滿足用戶隨時(shí)隨機(jī)需求。

（三）紙質(zhì)檔案中存儲(chǔ)的信息量不足。在傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理中，大學(xué)生檔案的記錄只是學(xué)生的日常表現(xiàn)，如學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)業(yè)成績、政治表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲等，隨著社會(huì)對(duì)復(fù)合型人才需求的增加，很難滿足市場需求，僅僅從學(xué)生學(xué)習(xí)成績和政治表現(xiàn)等方面來考察已經(jīng)難以滿足市場要求。

（四）數(shù)據(jù)更新慢。傳統(tǒng)的學(xué)生檔案資料統(tǒng)計(jì)工作主要局限于檔案總數(shù)、男女學(xué)生比例、各省招生情況的粗略收集，更新周期較長。一般來說，每學(xué)年只完成一次，數(shù)據(jù)形式是單一和靜態(tài)的。它只是一個(gè)簡單的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，具有明顯的滯后性和不完整性，不能及時(shí)掌握學(xué)生檔案的動(dòng)態(tài)信息，不能為學(xué)生的個(gè)人評(píng)價(jià)和管理分析提供可靠依據(jù)。

（五）學(xué)生檔案管理的設(shè)施不完善。學(xué)生檔案管理的設(shè)備較為簡陋，檔案室防火、防盜、防潮保護(hù)措施不完善，當(dāng)檔案存放時(shí)間過長時(shí)，導(dǎo)致檔案記錄字體的模糊不清、檔案丟失、檔案歸檔錯(cuò)誤等事故發(fā)生。

二、構(gòu)建完善的學(xué)生檔案大數(shù)據(jù)管理體系

大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)是支持大數(shù)據(jù)檔案管理的第一要素。相關(guān)系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員必須結(jié)合檔案管理的需要和大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，把握好檔案設(shè)計(jì)的基本原則，簡化高校學(xué)生檔案管理工作流程，降低管理工作的難度，進(jìn)而提升高校學(xué)生檔案管理工作的效率。

（一）大學(xué)生檔案設(shè)計(jì)原則。隨著“以學(xué)生為本”理念逐漸成為高校教育工作的根本出發(fā)點(diǎn)，對(duì)學(xué)生收集相關(guān)材料建檔，必然要滿足一定原則，才能更好地了解大學(xué)生的綜合狀態(tài)，才能更好地保證檔案的育人功能，為學(xué)生健康成長成才保駕護(hù)航。1.客觀性原則。收集的檔案材料要實(shí)事求是地反映學(xué)生基本情況。在入學(xué)之初依據(jù)客觀原則，完成對(duì)學(xué)生家庭情況調(diào)查取證。特別是貧困生檔案，因?yàn)楝F(xiàn)在國家對(duì)貧困生資助較大，所以在設(shè)計(jì)貧困生檔案時(shí)，要客觀公正地反映學(xué)生家庭的經(jīng)濟(jì)困難情況，學(xué)生在填報(bào)信息時(shí)要求學(xué)生上傳一些貧困證明材料，材料可以是生源地民政部門出具相關(guān)證明，這也為日后使用資助資源和有效開展貧困生思想教育提供依據(jù)。2.個(gè)性化原則。建立學(xué)生檔案要充分體現(xiàn)學(xué)生成長背景、個(gè)性特征、家鄉(xiāng)風(fēng)俗習(xí)慣等個(gè)性差異化特點(diǎn)，遵循個(gè)性化原則，建立有利于在學(xué)校開展思想政治教育的學(xué)生檔案，利于有針對(duì)性地開展思想政治教育。3.系統(tǒng)化原則。建立完善的學(xué)生檔案是一個(gè)系統(tǒng)的過程，需要單位在人力物力上給予支持，有計(jì)劃地逐步建立。檔案不僅要反映學(xué)生家庭情況（家庭人口數(shù) 、家庭收入、父母職業(yè)等）、學(xué)習(xí)生活狀況、心理狀況、人際關(guān)系等方面的變化，而且要形成對(duì)每個(gè)學(xué)生的全面、系統(tǒng)的評(píng)價(jià)，為幫助學(xué)生健康成長提供重要參考。4.隱私原則。學(xué)生檔案的一部分內(nèi)容是學(xué)生不愿意被別人知道的，涉及個(gè)人隱私。正是因?yàn)樗麄兿嘈艑W(xué)校和教師，才允許部分內(nèi)容列入檔案。建立學(xué)生檔案的主要目的是幫助學(xué)生健康成長。因此，在學(xué)生檔案的建立、管理、使用和畢業(yè)后學(xué)生檔案的處置等不同階段，都應(yīng)特別注意隱私性的學(xué)生檔案的內(nèi)容，并應(yīng)遵循這一原則。

（二）大學(xué)生檔案信息的收集應(yīng)多元化。如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以應(yīng)用到更多的領(lǐng)域，檔案管理也不例外，存檔數(shù)據(jù)化是一種必然的趨勢。它擴(kuò)大了數(shù)據(jù)收集的范圍，全面覆蓋了學(xué)生的信息，不再局限于傳統(tǒng)的檔案信息、學(xué)習(xí)卡、成績單、基本信息登記表、獲獎(jiǎng)證書等，檔案還可以收集學(xué)生的個(gè)性、愛好、特長和心理評(píng)估報(bào)告等，建立學(xué)生動(dòng)態(tài)檔案，學(xué)生檔案管理人員認(rèn)真篩選和嚴(yán)格審核采集的數(shù)據(jù)信息，建立多維度的信息采集框架，全面搜集與學(xué)生成長和發(fā)展密切相關(guān)的信息，檔案要保證精細(xì)化和精確化。

（三）大學(xué)生檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)構(gòu)建。學(xué)生檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)非常專業(yè)、工作量大的工作，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)考慮學(xué)生檔案具有收集范圍大、種類多、保存期不同、流動(dòng)性強(qiáng)、利用率高等特點(diǎn)。學(xué)生檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)主要來源于：高校招生信息;教育行政部門生成的學(xué)生身份信息;在校期間學(xué)生管理部門生成的學(xué)生相關(guān)信息。學(xué)生檔案管理中的主要信息，如招生部門生成的學(xué)生入學(xué)信息、教育行政部門及相關(guān)院校生成的學(xué)生成績信息、學(xué)位信息，學(xué)生工作生成的學(xué)生獎(jiǎng)懲信息等在學(xué)生檔案管理中發(fā)揮著重要作用。對(duì)檔案流通的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，建立管理系統(tǒng)和學(xué)生信息數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，在系統(tǒng)中構(gòu)建數(shù)字檔案柜，能夠根據(jù)高校管理人員工作或?qū)W生用戶查閱的需要，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的校內(nèi)共享，保證與高校其它數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的無縫對(duì)接。通過開發(fā)這一系列的信息，使之能夠快速、高效地進(jìn)行學(xué)生信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)和分析，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理及管理的數(shù)字化、自動(dòng)化、智能化和高效化。我們認(rèn)為，學(xué)生檔案至少要有以下設(shè)置：（1）學(xué)生個(gè)人檔案;（2）思想教育;（3）學(xué)生管理;（4）學(xué)生身份管理;（5）學(xué)生活動(dòng);（6）學(xué)生就業(yè)信息管理;（7）獎(jiǎng)罰信息等等。以“就業(yè)信息管理模塊”為例：就業(yè)信息管理主要包括就業(yè)信息登記、就業(yè)信息修改、就業(yè)信息刪除、就業(yè)信息查詢操作。合理設(shè)置二級(jí)學(xué)生檔案是檔案信息化和檔案收集整理的前提和基礎(chǔ)。在檔案信息管理領(lǐng)域，二級(jí)分類相當(dāng)于建立學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的各種功能模塊。從高校學(xué)生檔案、學(xué)生日常管理、學(xué)生成績、獎(jiǎng)勵(lì)、就業(yè)、工作、生活等方面形成了綜合管理模式。如果系統(tǒng)支持廣域網(wǎng)條件下的系統(tǒng)管理辦公模式，則可以減少檔案管理者手工紙管理，不僅為學(xué)校管理提供了直觀的數(shù)據(jù)參考，而且為學(xué)校提高工作效率、開展教學(xué)改革和創(chuàng)新提供了科學(xué)的參考。

（四）提升檔案管理人員的大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力。從現(xiàn)實(shí)的角度來講，高校學(xué)生檔案管理工作人員是高校學(xué)生檔案管理工作的第一執(zhí)行者，其大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力，在一定程度上直接決定著大數(shù)據(jù)技術(shù)能否在高校學(xué)生檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。只有在高素質(zhì)高水平且具有較強(qiáng)大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力的管理人員支持下，才能夠保證大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠在高校檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，進(jìn)而提升其管理質(zhì)量以及管理效率。為此，相關(guān)的管理人員必須要準(zhǔn)確有效地認(rèn)知到管理人員大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力的提升對(duì)于學(xué)生檔案管理水平提升的重要性，并在這種意識(shí)的引導(dǎo)下，積極引導(dǎo)每一位管理人員都能夠參與到培訓(xùn)活動(dòng)當(dāng)中，進(jìn)而保證該種培訓(xùn)機(jī)制能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

三、大學(xué)生檔案實(shí)行信息化管理的意義

（一）有利于促進(jìn)大學(xué)生就業(yè) ，樹立正確的職業(yè)選擇和就業(yè)觀。學(xué)生檔案體現(xiàn)了大學(xué)生的綜合能力、人格特征、思想變化、心理素質(zhì)、成長過程和家庭背景，為學(xué)生在就業(yè)工作中從個(gè)性出發(fā)，進(jìn)行有針對(duì)性的個(gè)性化指導(dǎo)提供了便利條件，有助于學(xué)生在就業(yè)工作中更好地發(fā)揮作用，樹立正確的職業(yè)選擇和就業(yè)觀。學(xué)生檔案可以潛移默化地發(fā)揮學(xué)生思想的保護(hù)和引導(dǎo)作用，幫助學(xué)生正確分析問題，減輕壓力。通過學(xué)生檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，學(xué)校可以有計(jì)劃地與學(xué)生家長溝通，本著以學(xué)生為中心的理念，促進(jìn)家庭學(xué)校合作的形成，幫助學(xué)生樹立正確的就業(yè)觀，幫助學(xué)生完成就業(yè)。

（二）有利于了解大學(xué)生的心理健康狀況，指導(dǎo)大學(xué)生的心理健康問題，使其身心健康發(fā)展。大學(xué)生是心理健康問題的高危群體。大學(xué)生心理疾病已成為高校常見病和多發(fā)病。如果一些心理問題不能及時(shí)有效地解決，不僅會(huì)影響學(xué)生的身心健康和正常的學(xué)習(xí)生活，還會(huì)使學(xué)生出現(xiàn)行為障礙或人格缺陷。這也會(huì)給學(xué)校培養(yǎng)高素質(zhì)人才的工作帶來困難。在新生入學(xué)時(shí)，對(duì)新生進(jìn)行心理測評(píng)，根據(jù)測評(píng)結(jié)果，建立學(xué)生心理健康檔案，及時(shí)開展危機(jī)干預(yù)，預(yù)防大學(xué)生心理障礙。

（三）有利于消除學(xué)生對(duì)檔案的神秘感。使學(xué)生有權(quán)了解自己的檔案，消除檔案的神秘感，同時(shí)督促學(xué)生走好“人生軌跡”，充分發(fā)揮管理育人、服務(wù)育人”的作用，努力把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，“檔案庫”變?yōu)椤八枷霂臁薄?/p>

（四）為學(xué)校管理部門提供便利。為學(xué)生管理和用人部門決策提供可靠的信息，有助于學(xué)生檔案的快速傳遞、相關(guān)目錄的打印、檔案信息檢索和檔案查詢，提高學(xué)生檔案管理的信息化程度和工作效率。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的資源為高校學(xué)生檔案管理的發(fā)展提供了廣闊的空間，高校學(xué)生檔案資源體系信息化，符合時(shí)代的內(nèi)在要求，通過對(duì)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)進(jìn)一步挖掘，提高學(xué)生檔案利用效率 、增強(qiáng)檔案服務(wù)效益，為高校發(fā)展提供驅(qū)動(dòng)力。

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