鄭琳

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)硬實(shí)力的不斷發(fā)展壯大、教育體制的不斷變革以及人們對(duì)教育事業(yè)愈加重視，國(guó)家對(duì)高校的基礎(chǔ)建設(shè)逐步重視，對(duì)其投資不斷加大。高?；n案就是見(jiàn)證這些基建項(xiàng)目的最真實(shí)資料，全面細(xì)致的記錄了基建的全過(guò)程。這些檔案資料是高校進(jìn)行管理、規(guī)劃、建設(shè)的重要參考之一，其作用也日漸凸顯。然而基建檔案管理體系仍處于一個(gè)尚不成熟完備的狀態(tài)，仍然存在著許許多多的問(wèn)題，所以為了逐漸完善這一體制機(jī)制，推進(jìn)高校建設(shè)與教育事業(yè)更好的發(fā)展，本文介紹了一些個(gè)人認(rèn)為其存在的問(wèn)題和解決措施。

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；問(wèn)題；具體措施

1 高?；n案管理的特點(diǎn)

1.1 專業(yè)程度強(qiáng)

基建檔案管理涉及到項(xiàng)目的規(guī)劃、勘察、涉及、施工等多個(gè)方面多個(gè)項(xiàng)目環(huán)節(jié)，而這些本身就很專業(yè)的東西如果要去被管理存檔，同樣也需要專業(yè)的人來(lái)進(jìn)行，使其存儲(chǔ)有效合理。

1.2 被使用率高

檔案資料是存在的最具憑證和法律效力的有力證據(jù)，其方案圖紙等信息材料在高校日后的建設(shè)維護(hù)以及解決矛盾糾紛的問(wèn)題上都有很大的作用。

1.3 時(shí)間跨度大，歸檔復(fù)雜

一般建設(shè)工程都會(huì)經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)一段時(shí)間，少則一年幾個(gè)月多則好幾年，而這某一個(gè)項(xiàng)目從開(kāi)始到竣工一直會(huì)不斷有新的數(shù)據(jù)資料文件合同等的產(chǎn)生，且時(shí)常會(huì)有工程款結(jié)算等問(wèn)題造成驗(yàn)收未完成，以至于無(wú)法妥善管理。

1.4 檔案成套成體系

一套完整的檔案一定具備有前期規(guī)劃許可證明、各類項(xiàng)目報(bào)表合、同協(xié)議，以及后期的竣工資料。這些有頭有尾的一整套是檔案的一個(gè)主要特點(diǎn)，同時(shí)也還表現(xiàn)在時(shí)間的連續(xù)上。

1.5 高?；n案管理的現(xiàn)狀

近年來(lái)高?；n案管理越來(lái)越受到重視，且有一定的發(fā)展，但仍然存在著高?；n案管理現(xiàn)狀普遍存在資料不集中、缺乏完備的資料、復(fù)印件與原件混亂替代問(wèn)題；專業(yè)性、高素質(zhì)管理人員缺乏；管理過(guò)程與項(xiàng)目進(jìn)度不同步；保存不當(dāng)造成檔案受損；查找檔案困難等諸多問(wèn)題。

2 高?；n案管理存在的問(wèn)題

2.1 資料存儲(chǔ)方面

2.1.1 基建檔案意識(shí)仍缺乏，歸檔質(zhì)量較差

一些高校的基建部門對(duì)基建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，仍然處于只知道建設(shè)而不在意檔案的思想認(rèn)識(shí)階段。時(shí)常會(huì)出現(xiàn)資料分散在工作人員手中，沒(méi)有整合起來(lái)，人走資料也隨著被帶走，因?yàn)槭沟觅Y料不集中的現(xiàn)象；即使歸檔了的材料，也時(shí)常存在與實(shí)際有出入，檔案不規(guī)范、資料用易磨損的鉛筆書寫等問(wèn)題。

2.1.2 普通工程不受重視、缺少資料保存

一般的教學(xué)樓、圖書館等大型工程往往都會(huì)受到重視，檔案整理完備程度相對(duì)較好；而在修建這些重要項(xiàng)目時(shí)，因這些大型建筑的開(kāi)發(fā)而導(dǎo)致小部分區(qū)域重新修路、綠化，但這些捎帶的工作往往會(huì)被忽略，不計(jì)入檔案里，進(jìn)而影響檔案資料的完整性。

2.1.3 檔案資料收集不規(guī)范，甚至無(wú)效

檔案資料的準(zhǔn)確性要求極高，就比如竣工圖圖紙如果與實(shí)物不符、在基建項(xiàng)目進(jìn)展中有所更過(guò)，而圖紙沒(méi)有相應(yīng)進(jìn)行更改，那么這個(gè)檔案信息就無(wú)效，這些出入就會(huì)使相應(yīng)的資料失去其應(yīng)有的價(jià)值；另外，歸檔文件中有大量的復(fù)印件替代了原價(jià)，即使內(nèi)容相同，它們的價(jià)值和法律效力卻無(wú)法相比，如果使用大量的復(fù)印件，將會(huì)在后期使用中帶來(lái)諸多不必要的麻煩。

2.2 管理方面

2.2.1 現(xiàn)有檔案管理人員素質(zhì)較低，專業(yè)型人才缺少

基建檔案管理涉及多個(gè)領(lǐng)域多個(gè)方面，且每一環(huán)節(jié)都需要有專業(yè)的規(guī)范要求，管理人員本身能力不夠會(huì)導(dǎo)致檔案管理混亂，出現(xiàn)檔案內(nèi)容不完整、保存檔案不力、檔案存放混亂以至使用時(shí)找不到等問(wèn)題。另外，由于檔案學(xué)的不太常見(jiàn)（與會(huì)計(jì)、法律、醫(yī)學(xué)等相比）和其不太熱門的原因，其生源底蘊(yùn)不足，再加之檔案專業(yè)教育參差不齊，所以專業(yè)人才培育的少。人才缺少，是導(dǎo)致高校基建檔案管理體系不完善存在諸多問(wèn)題的一大原因。

2.2.2 崗位責(zé)任感較低，職責(zé)不明確

《中華人民共和國(guó)檔案法》中規(guī)定高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是：1）貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；2）將基建檔案管理工作劃入高校的發(fā)展規(guī)劃布局當(dāng)中去，注重并推動(dòng)其健全發(fā)展；3）加快推進(jìn)高?；n案規(guī)模的完善，使其與高校規(guī)模相適應(yīng)，在檔案管理的硬件設(shè)施基礎(chǔ)設(shè)備問(wèn)題、以及人員安排上安排好足夠的經(jīng)費(fèi)；4）建立完備的獎(jiǎng)懲機(jī)制，是使得相應(yīng)的付出就有相應(yīng)的收獲，以激發(fā)工作人員的積極性。

高校基建處的崗位職責(zé)如下：1）認(rèn)真貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》中的法律法規(guī)、條例規(guī)范，遵紀(jì)守法，嚴(yán)格遵守基建檔案管理程序。2）立足學(xué)校發(fā)展，進(jìn)行學(xué)校的基本建設(shè)規(guī)劃。3）負(fù)責(zé)學(xué)校基本建設(shè)工作中的管理工作，并且需要辦理相關(guān)的手續(xù)。4）負(fù)責(zé)好基本建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工圖紙等的整理、建檔、移交和歸檔工作。5）整理總結(jié)基本建設(shè)管理工作年度統(tǒng)計(jì)工作。6）加強(qiáng)思想道德修養(yǎng)，落實(shí)好二十四字中“敬業(yè)”等價(jià)值觀，努力提高自身工作能力和綜合能力。7）認(rèn)真完成上級(jí)布置的工作任務(wù)。

高校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)是主要負(fù)責(zé)人，基建處是高?；n案管理的負(fù)責(zé)部門，他們部分的具體崗位職責(zé)就如上文所示。然而存在著高校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)不重視自身相關(guān)方面能力不足的問(wèn)題，也有一些檔案管理人員崗位責(zé)任感較低，對(duì)自己的檔案管理工作不負(fù)責(zé)，整理檔案過(guò)程中容易造成諸多紕漏，使得檔案存在問(wèn)題。

2.2.3 管理制度不健全

管理制度缺乏完整的體系，缺少嚴(yán)格的制度保障。基本建設(shè)工作往往涉及多個(gè)方面、多個(gè)部門，然而基建檔案管理工作尚未形成健全的約束體制機(jī)制和管理手段，因而會(huì)使得工作落實(shí)難，員工工作效率低下，甚至出現(xiàn)消極對(duì)待的現(xiàn)象，檔案歸還入庫(kù)等工作也可能會(huì)被拖延。另外，因缺乏有效管理和約束機(jī)制，使得在培養(yǎng)提高基建檔案管理工作員工的工作能力和綜合素質(zhì)方面有所疏忽，管理不得當(dāng)，都會(huì)一定程度上影響資金、技術(shù)對(duì)人員的支持。而這些必要的員工素質(zhì)能力提高的培訓(xùn)不到位，一定程度上是會(huì)影響到員工的專業(yè)性，造成高?；n案管理的一些問(wèn)題。

2.3 檔案資料使用方面

2.3.1 基建檔案保存混亂，查找不便

一個(gè)項(xiàng)目的基建檔案通常會(huì)持續(xù)幾年，時(shí)間上的延續(xù)性和內(nèi)容上的連續(xù)，是檔案完整成套的具體表現(xiàn)。時(shí)間和具體內(nèi)容的完整就需要同一檔案收集在一起。但是，由于管理能力的欠缺，基建檔案在前期所保存的，后期查找會(huì)有一定的難度，如果員工是不負(fù)責(zé)不敬業(yè)的工作態(tài)度，就會(huì)出現(xiàn)亂放亂歸檔的現(xiàn)象，造成基建檔案保存混亂的問(wèn)題，給查找?guī)?lái)極大的不便。

2.3.2 基建檔案外借易造成損毀

檔案中的大量真實(shí)方案和圖表信息除了是為一些糾紛提供的證據(jù)外，還有一個(gè)重要用途就是為后來(lái)的基本建設(shè)提供參考資料，具體表現(xiàn)在對(duì)外招標(biāo)等工作中。然而前期檔案中本就存在有用鉛筆、圓珠筆書寫檔案重要信息的問(wèn)題，在外界過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)一些字跡磨損不清的問(wèn)題，使得檔案收到損害，影響后期使用。

3 高?；n案管理的解決措施

3.1 針對(duì)檔案存儲(chǔ)問(wèn)題

1）明確保存檔案的具體要求，針對(duì)不同類型的材料要有的具體歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定好檔案上的字跡不準(zhǔn)使用鉛筆、圓珠筆，歸檔時(shí)要求收集原件、圖物要相符合……。

2）建立歸檔審核體制。在歸檔時(shí)，嚴(yán)格把關(guān)，以確保檔案的完整性和可利用性。

3.2 針對(duì)檔案管理問(wèn)題

1）建立電子檔案。如今電子信息、計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了長(zhǎng)足的發(fā)展，建立電子檔案更容易查找，且不會(huì)磨損，但是一定要保存好。

2）加大宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》以及基建檔案管理重要性的力度，以提高校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)高校基建檔案管理的職責(zé)認(rèn)識(shí)和重視，從而自上而下推動(dòng)管理體制的健全。

3）完善檔案管理制度，推動(dòng)管理制約體制的完善。檔案整理具體到人，責(zé)任追究到人；設(shè)置監(jiān)督機(jī)構(gòu)，在檔案整理過(guò)程中進(jìn)行突擊檢查檔案整理狀況，歸檔時(shí)進(jìn)行核查，歸檔后看時(shí)間抽查。

4）對(duì)負(fù)責(zé)人員定期進(jìn)行能力素質(zhì)拓展培訓(xùn)，以提高其管理能力和水平。多宣傳檔案學(xué)，提高高校檔案學(xué)教育質(zhì)量，為基建檔案管理體制培養(yǎng)專業(yè)人才。

5）堅(jiān)持檔案管理與工程項(xiàng)目實(shí)施同步。除了關(guān)注表面的大型建筑的檔案存儲(chǔ)，還要注意因施工而進(jìn)行的道路、綠化檔案，以及可能存在的比較隱蔽的地下管網(wǎng)設(shè)施。一開(kāi)始動(dòng)工，就要跟著節(jié)奏整理好檔案，以避免因檔案與實(shí)物略有出入而造成損失和價(jià)值失效。

3.3 針對(duì)檔案使用問(wèn)題

可借鑒文書檔案立卷改革的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，仍然以單位按內(nèi)容分別組卷不裝訂。沒(méi)改革之前的檔案裝訂成冊(cè)，雖然在保存上有一定的優(yōu)勢(shì)，但在保護(hù)資料內(nèi)容和外界方面存在很大的缺陷。只需要在資料上標(biāo)明時(shí)間等要素即可，有需要時(shí)只取出所需要的部分，外借要注意登記信息，防止檔案丟失。電子檔案可以跟紙質(zhì)檔案同時(shí)進(jìn)行，兩邊都保存這數(shù)據(jù)，電子檔案查找便利，通過(guò)快速查找即可入庫(kù)取走。而那些使用率高的檔案，可以預(yù)存雙份。

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