摘 要：隨著科技的發(fā)展進(jìn)步，人們越來越重視文書檔案的管理工作，當(dāng)今時(shí)代的文書檔案管理工作有著很好的機(jī)遇，但也依舊存在很大的問題，加強(qiáng)管理文書檔案的管理，提高文書檔案管理人員的素質(zhì)。本文通過進(jìn)一步分析文書檔案管理中存在的問題，找到應(yīng)對措施，提高文書檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；存在問題；應(yīng)對策略

文書檔案是一個(gè)單位決策最根本的數(shù)據(jù)支撐，與單位的未來發(fā)展息息相關(guān)。隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作和信息技術(shù)相結(jié)合，無論是記錄工作還是歷史查詢都更加便捷。文書檔案的負(fù)責(zé)人，要有責(zé)任意識，認(rèn)識到文書檔案的重要性，對文書檔案管理中出現(xiàn)的問題及時(shí)解決。

1 文書檔案管理的重要性

當(dāng)今社會文書檔案管理工作對一個(gè)單位來說有很大的參考價(jià)值，也有著非常大的憑證意義。加強(qiáng)文書檔案管理工作，不僅可以更加真實(shí)可靠，還有一定的法律效力，不過由于文書檔案和其他文獻(xiàn)也有所不同，相對來說比較客觀。文書檔案的記錄方式主要有當(dāng)事人的親筆手稿、聲音及視頻文件，所以非常真實(shí)可靠。文書檔案的記錄，不僅反應(yīng)了實(shí)踐活動，也作為人們改造活動的依據(jù)。

文書檔案管理已經(jīng)經(jīng)過多次探索有一套完整的管理體系，建立了專有的檔案室，并且有專業(yè)的檔案管理人員，文書檔案管理工作對單位的未來發(fā)展有很大的影響。改善文書檔案的管理問題，提高文書檔案的管理工作量，全面迅速收集檔案資料。文書檔案顯示著單位的未來發(fā)展，員工了解文書檔案也意味著對未來發(fā)展了如指掌。

2 文書檔案管理存在的問題

2.1 文書檔案管理的人員不夠

在大多數(shù)的工作單位中，沒有檔案管理專員，大多都是由文秘部負(fù)責(zé)，很容易出現(xiàn)文秘收發(fā)辦公文件導(dǎo)致不能及時(shí)處理檔案，而兼職人員不能及時(shí)辨別檔案資料的真?zhèn)?，就會使檔案收集不夠完整。如果檔案管理人員素質(zhì)過低，沒有經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理，就會使文書檔案在收集時(shí)存在不足。

2.2 領(lǐng)導(dǎo)不夠重視文書檔案管理

在很多的工作單位中，領(lǐng)導(dǎo)沒有重視，文書檔案管理工作人員地位低，部分單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書檔案管理的工作非常簡單，只是收集整理資料，有些文書檔案工作需要長時(shí)間的投入，才會有所改變。還有就是在很多的工作單位對文書檔案管理人員的工作要求就是做好保存工作。

2.3 檔案工作和文書工作之間銜接存在問題

在工作中，由于檔案工作和文書工作雖然都有自己的工作內(nèi)容，但是兩者還是存在聯(lián)系，在工作時(shí)互相配合，形成一個(gè)更加科學(xué)的分體式管理體系，該體制拉近了檔案工作和文書工作之間的距離。兩者之間配合各有利弊，如果在工作時(shí)兩者不夠了解對方的工作就會導(dǎo)致文書工作和檔案工作鏈接不上，就使文書檔案管理出現(xiàn)問題。

2.4 文書檔案工作使用率低

員工重視個(gè)人檔案的管理，也是文書檔案管理工作的一部分。文書檔案作為經(jīng)營管理的第一資料，通過分析財(cái)務(wù)檔案，可以總結(jié)盈利的狀況，避免經(jīng)營出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。但是多數(shù)工作單位并不能很好的利用這個(gè)便利的條件，調(diào)取使用文書檔案都是在政府檢查時(shí)，或者是在辦理離職時(shí)。多數(shù)單位里，員工對檔案都不了解，文書檔案的使用率也很低。

3 文書檔案管理存在問題的解決措施

3.1 重視文書檔案管理

提高工作單位文書檔案工作人員地位和提高檔案管理人員的素質(zhì)。通過各種方式加強(qiáng)員工對檔案工作的了解，領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，加強(qiáng)對檔案管理工作的了解，將檔案管理工作規(guī)劃到重點(diǎn)工作中。不斷的組織檔案管理人員學(xué)習(xí)新的知識，提升管理水平，為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供更加便捷的服務(wù)。

3.2 銜接文書工作和檔案工作

文件和檔案互相存在，文件的質(zhì)量和檔案的質(zhì)量有著很大的關(guān)系，兩者互相影響，提高文書人員對檔案的管理意識，實(shí)現(xiàn)文書檔案一體化。兩者完整的銜接首先要建立一個(gè)比較完整的信息檔案管理系統(tǒng)，利用數(shù)字化技術(shù)整理檔案，避免造成丟失損毀。如果電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者不一致就要及時(shí)查找原因并進(jìn)行更正。檔案管理人員要及時(shí)整理電子檔案，避免出現(xiàn)遺漏問題釀成大禍。其次就是文書和檔案的銜接工作，需要對文書工作和檔案管理工作有足夠了解的人員從中進(jìn)行協(xié)助，以此確保收集文書和保管檔案合理配合。然后利用網(wǎng)絡(luò)等手段提高管理效率，及時(shí)補(bǔ)充不足的信息。最后要多多開展文書檔案的收集整理工作，確保文書檔案管理與單位的正常工作有著緊密的聯(lián)系，保證文書的真實(shí)準(zhǔn)確性。

3.3 提高文書檔案管理的硬件設(shè)施

重視文書檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，加大對人力、物力的投資，為文書檔案管理人員建立合理的配套設(shè)施，使檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化。加大對檔案管理人員的管理力度，提高管理人員的素質(zhì)和管理水平。

3.4 宣傳檔案工作

單位使用文書檔案的概率較低主要是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案管理工作沒有足夠的重視，解決這個(gè)問題最好的辦法就是宣傳文書檔案管理工作，檔案管理可以和文化相結(jié)合，組織宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作者的重視，提高單位所有工作人員對檔案的認(rèn)識，使單位的工作人員認(rèn)識到檔案的重要性，無論是普通職員還是單位領(lǐng)導(dǎo)都要對檔案管理足夠重視。

4 結(jié)論

綜上所述，文書檔案管理工作在一個(gè)單位里占有重要位置，當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展與變遷對文書檔案的管理工作要求越來越高，不過還存在一些問題，只能轉(zhuǎn)變單位管理人員的思想觀念，提高文書檔案管理人員的意識，完善管理制度，在一定程度上改善工作環(huán)境，以此來提高文書檔案管理工作效率，為社會發(fā)展做出貢獻(xiàn)，推動社會的進(jìn)步。

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作者簡介

李雪波，漢族，漢語言文學(xué)，研究方向：人事檔案及文書檔案的管理。