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        論數(shù)字化檔案館在高校建設(shè)與發(fā)展中的重要作用

        2019-07-10 13:36:55海廣璐
        科學(xué)與財富 2019年14期
        關(guān)鍵詞:高校

        海廣璐

        摘 要:隨著我國數(shù)字化水平不斷提升,實現(xiàn)了各個行業(yè)領(lǐng)域的創(chuàng)新與發(fā)展,在現(xiàn)階段,高校建設(shè)與發(fā)展過程中,數(shù)字化檔案館的建立受到更多的重視與關(guān)注。在社會信息資源中高校檔案資源占據(jù)著重要的地位,建立數(shù)字化檔案館在高校建設(shè)時期已然成為新時代社會發(fā)展的必然趨勢。這就要求高校應(yīng)該充分意識到數(shù)字化、信息化的重要性,利用現(xiàn)代信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等,實現(xiàn)數(shù)字化檔案館的建立,才能使高校數(shù)字化檔案館為廣大師生、社會提供更加快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。由此可見,探究數(shù)字化檔案館在高校建設(shè)與發(fā)展中的重要作用具有十分重要的現(xiàn)實意義。

        關(guān)鍵詞:數(shù)字化檔案館;高校;重要作用

        數(shù)字化檔案館是建立在數(shù)字信息資源的基礎(chǔ)上,使數(shù)字化的檔案管具有保存、管理、維護、搜檢、傳輸?shù)痊F(xiàn)代化功能,進而形成一個完整的體制體系,使檔案館的組成部分更加完善。數(shù)字化檔案館是傳統(tǒng)檔案館的技術(shù)延伸,具有傳統(tǒng)檔案館的基本屬性,同時借助現(xiàn)代信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等,實現(xiàn)檔案館的創(chuàng)新與發(fā)展。在高校建設(shè)與發(fā)展中積極建立數(shù)字化檔案管,彌補傳統(tǒng)檔案館的不足,便于提高高校檔案信息管理的工作效率,進而順應(yīng)時代進步,滿足高校發(fā)展的根本要求,進一步促進高校和諧、穩(wěn)定發(fā)展。故此,本文主要以數(shù)字化檔案館在高校建設(shè)中的重要作用進行論述,并提出高校建設(shè)數(shù)字化檔案館的具體措施,以期促進高校的可持續(xù)發(fā)展。

        一、數(shù)字化檔案館在高校建設(shè)中的重要作用

        在高校傳統(tǒng)的檔案館建設(shè)中,主要的工作內(nèi)容是信息數(shù)據(jù)的采集、管理、分類、總結(jié)與保護等,而數(shù)字化檔案館在同樣具備這些工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上,實現(xiàn)工作內(nèi)容的優(yōu)化與整合,改變了傳統(tǒng)的檔案工作方式與服務(wù)方式,提高了高校檔案館工作的有效性與時效性。

        (一)有利于節(jié)約高校檔案經(jīng)濟成本

        在高校發(fā)展中,數(shù)字化檔案館屬于現(xiàn)代化辦公的衍生品,都是利用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)通過電子文檔、數(shù)據(jù)庫的建立,形成更加完整、科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理體系。所以,數(shù)字化檔案管相比于傳統(tǒng)的檔案館,具有占用空間小、使用率與利用率較高的優(yōu)勢特點。當下,在高校建設(shè)發(fā)展中,數(shù)字化檔案館的建立都是以信息技術(shù)與計算機的應(yīng)用為主,其建立過程相對簡便,只需通過檔案信息的錄入、文件內(nèi)容的存儲等,可以在一定程度上節(jié)約高校的人力、物力、財力的經(jīng)濟成本,提高高校檔案館的有效性與時效性[1],從而發(fā)揮出數(shù)字化的積極作用,加快高校的建設(shè)發(fā)展進程。

        (二)豐富高校檔案信息內(nèi)容

        在高校建設(shè)發(fā)展中,數(shù)字化檔案館主要收藏以數(shù)字化形式為主的數(shù)據(jù)信息,除去紙質(zhì)檔案信息資源以外,還可以增添大量的視頻信息、圖片資源、音頻信息等內(nèi)容,進而滿足不同的學(xué)生與教師的實際需求。高校數(shù)字化檔案館的信息數(shù)據(jù)存儲已經(jīng)不再需要紙張,打破傳統(tǒng)檔案館的壁壘,高校所建設(shè)的數(shù)字化檔案館集圖像、影像、文本信息等于一體,檔案信息數(shù)據(jù)的儲存形式也逐漸豐富,即電子信息文檔、光盤、錄音數(shù)據(jù)等形式,通過信息技術(shù)、多媒體技術(shù)等,為高校數(shù)字化檔案館提供信息化現(xiàn)代化的信息搜索功能,使高校檔案信息內(nèi)容更加形象化、具體化、系統(tǒng)化[2]。與此同時,高校創(chuàng)建數(shù)字化檔案信息可以借助現(xiàn)代化電子信息手段,將檔案信息內(nèi)容進行拷貝、備份,同時可以其傳送至高校相關(guān)部門,實現(xiàn)檔案信息的資源共享,加大高校檔案信息的服務(wù)范圍,使高校檔案館的地位進一步提升。

        (三)有利于延長傳統(tǒng)檔案的使用周期

        在高校建設(shè)發(fā)展中,實現(xiàn)數(shù)字化檔案館的創(chuàng)建,不僅打破傳統(tǒng)檔案館的壁壘,還將傳統(tǒng)檔案信息進行有效錄入、掃描處理等,不再以紙質(zhì)檔案信息方式為主,對高校原件檔案信息的儲存起到保護作用,進而延長傳統(tǒng)檔案的使用周期。

        (四)有利于提高高校檔案管理的工作效率

        數(shù)字化檔案館在高校建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的推動作用,通過檔案館數(shù)據(jù)庫的建立,便于優(yōu)化檔案信息資料的查閱方式,提高高校檔案管理的工作效率,為高校檔案管理工作人員節(jié)約了大量的寶貴時間,便于進行高校數(shù)字化檔案館的信息資源整合,同時高校檔案館還可以利用電子郵件、平臺咨詢等多種方式,實現(xiàn)高校檔案信息的瀏覽、查詢、下載等,為高校學(xué)生與教師提供更加便捷的數(shù)字化檔案服務(wù)。

        二、高校建設(shè)數(shù)字化檔案館的具體措施

        (一)規(guī)范高校數(shù)字化檔案館的標準

        現(xiàn)階段,在高校建設(shè)發(fā)展時期,大多數(shù)高校數(shù)字化檔案館都存在應(yīng)用軟件較多、規(guī)范標準不統(tǒng)一等問題,進而限制高校數(shù)字化檔案館的長遠發(fā)展。當下,高校數(shù)字化檔案館的檔案信息管理系統(tǒng)并不是缺乏硬件設(shè)置,而是沒有徹底發(fā)揮數(shù)字化檔案館的功能作用。高校數(shù)字化檔案館中的檔案信息系統(tǒng)包含檔案管理工作的方方面面[3],因此,高校數(shù)字化檔案館應(yīng)該明確規(guī)范檔案館的業(yè)務(wù)內(nèi)容與檔案標準。檔案標準與規(guī)范都歸屬于系統(tǒng)的范疇,故此,高校應(yīng)該加強注重檔案管理自動信息化建設(shè),使數(shù)字化檔案館更加標準、規(guī)范的同時,有利于優(yōu)化檔案館工作內(nèi)容,推動高校建設(shè)發(fā)展。

        (二)建立完善的數(shù)字化檔案管理體系

        正所謂“無規(guī)矩,不成方圓。”建立完善的數(shù)字化檔案管理體系,有利于促進高校數(shù)字化檔案館工作的有序開展。高校應(yīng)該加強注重數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建立,充分的了解高校中各個數(shù)字化檔案管理工作內(nèi)容與工作環(huán)節(jié),確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的有效采集,同時對高校數(shù)字化檔案信息的各項資源進行安全備份與保存,優(yōu)化數(shù)字化檔案館的外部環(huán)境,保障高校檔案館信息數(shù)據(jù)的安全、可靠[4]。此外,高校還應(yīng)該創(chuàng)建完善的數(shù)字化檔案館使用機制,主要以信息資源共享的形式為主,提高高校內(nèi)部數(shù)字化檔案信息資源的使用率,為高校的師生提供更加便捷的檔案信息管理服務(wù),促進高校數(shù)字化檔案館可持續(xù)發(fā)展。

        (三)注重數(shù)字化檔案館人才隊伍建設(shè)

        在高校建設(shè)發(fā)展中,建立數(shù)字化檔案館是一項長期的工程,需要科學(xué)化、系統(tǒng)化的考量各個環(huán)節(jié),但是人才隊伍的建設(shè)直接影響著高校數(shù)字化檔案館的建設(shè)質(zhì)量。所以,高校應(yīng)該加強注重自身的平臺優(yōu)勢特色,擴寬人才的引進渠道,通過網(wǎng)絡(luò)招聘、實地招聘等形式,提高人才招聘的有效性,增強高校檔案館工作人員的綜合水平能力。這就需要高校要明確數(shù)字化檔案館需要的優(yōu)秀人才標準,將具有數(shù)字化管理技能與檔案理論知識的高素養(yǎng)優(yōu)秀人才引進高校數(shù)字化檔案館人才隊伍中,為高校數(shù)字化檔案館建設(shè)提高必要的人才支撐力量[5]。與此同時,高校在建設(shè)發(fā)展中還應(yīng)該注重在職檔案工作人員的技能培訓(xùn)環(huán)節(jié),通過定期開展數(shù)字化檔案館相關(guān)的技能培訓(xùn),提高高校檔案管理工作人員的信息技術(shù)綜合能力,更新工作人員的管理觀念。除此之外,高校該應(yīng)該注重先進數(shù)字化檔案館的借鑒,吸取國內(nèi)外先進的數(shù)字化檔案館管理經(jīng)驗、建設(shè)經(jīng)驗,從而將其內(nèi)化,才能為高校數(shù)字化檔案館的發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)支撐,促進高校進一步發(fā)展。

        結(jié)束語:

        綜上所述,在高校的建設(shè)和發(fā)展過程中,數(shù)字化檔案館發(fā)揮著不可替代的作用,這就需要引起高度的重視,意識到數(shù)字化檔案館建設(shè)的重要作用,并利用有效手段,實現(xiàn)高校數(shù)字化檔案館的進一步發(fā)展,才能為高校建設(shè)創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟效益和社會效益,為高校師生提供更加快捷的檔案信息服務(wù)。

        參考文獻:

        [1] 馬玉妍,宋巍巍.高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇[J].繼續(xù)教育研究,2017(3).

        [2] 劉熙橋.高校數(shù)字化檔案館建設(shè)中存在的問題及改進策略探析[J].中國管理信息化,2017(18):163-164.

        [3] 張干榮,李建平.高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(10):183-184.

        [4] 夏明輝.新時期高校檔案數(shù)字化建設(shè)的探討[J].青年時代,2017:256.

        [5] 熊豆豆.檔案數(shù)字化建設(shè)的前端控制——以南京郵電大學(xué)檔案館檔案數(shù)字化實踐為例[J].檔案時空,2017(06):28-30.

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