李利
摘要:高校二級學(xué)院辦公室是院系開展日常工作的樞紐,辦公室的工作狀況和工作水平,直接關(guān)系到單位工作效率的發(fā)揮,作用舉足輕重。在工作過程中,上下級之間、員工之間、個人生活與工作之間、管理者的不同角色之間、各部門之間常因崗位角色、利益分配、職責(zé)不清、個性差異、資源爭奪等而發(fā)生沖突,影響工作的正常進(jìn)行。沖突既有積極作用,也有消極作用,完全沒有沖突會讓組織陷入惰性。因此,正確分析沖突根源,科學(xué)使用管理策略,有效解決破壞性沖突,激發(fā)建設(shè)性沖突,對于高校辦公室管理工作的有序開展,提高工作績效,具有非常重要的意義。
關(guān)鍵詞:高校 辦公室工作 沖突管理
中圖分類號:G647 ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A ?文章編號:1009-5349(2019)09-0184-02
高校二級學(xué)院辦公室是一個綜合協(xié)調(diào)部門,是院系開展日常工作的樞紐。辦公室擔(dān)負(fù)著參與決策、管理事務(wù)、督查落實(shí)、平衡左右的重要職責(zé)。辦公室的工作狀況和工作水平,直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹落實(shí),關(guān)系到單位工作效率的發(fā)揮,作用舉足輕重。但是,在實(shí)際工作過程中,上下級之間、員工之間、個人生活與工作之間、管理者的不同角色之間、各部門之間往往會發(fā)生沖突,影響工作的正常進(jìn)行。有時沖突對工作是有益的,完全沒有沖突會讓組織陷入惰性,沒有沖突對于處在不斷變動的應(yīng)用技術(shù)型大學(xué)改革環(huán)境中,以及自身需要發(fā)生變革的組織來說是致命的,大多數(shù)管理者把沖突管理的重要性排在決策和領(lǐng)導(dǎo)之前。因此,為了管理工作的有序開展,進(jìn)一步提高工作績效,必須營造好穩(wěn)定和諧的辦公室工作氛圍,特別是結(jié)合工作特點(diǎn)科學(xué)管理沖突,有效解決破壞性沖突,激發(fā)建設(shè)性沖突,在當(dāng)前具有非常重要的意義。
一、沖突及其作用
“沖突”是管理類課程《組織行為學(xué)》中的重要理論,指個人、群體或組織的任何一方知覺到彼此之間在理念、期望、目標(biāo)、意見或行為等方面的不一致,所產(chǎn)生的不和諧或者對立的價值評估和行為互動的過程。我們可以把沖突理解為一個過程,沖突的發(fā)生可能因?yàn)槟骋皇录?,但更多的是?jīng)過一定時間逐漸形成的,存在發(fā)生的根源。
一般來說,包括以下幾種沖突根源:個性差異性、爭奪資源和權(quán)利、利益沖突、角色沖突、職責(zé)不明晰。
沖突既有積極作用,也有消極作用。在沖突發(fā)生的過程中,沖突各方可以充分表達(dá)自己的觀點(diǎn),使矛盾明朗化,從中發(fā)現(xiàn)問題,增進(jìn)了解,達(dá)成共識,增強(qiáng)群體的凝聚力;同時,在沖突中,大家打破思維定式,思考新方法和新思路,能夠激發(fā)成員的積極性和創(chuàng)造性,增強(qiáng)群體活力,給組織帶來創(chuàng)新和變革。沖突的消極作用表現(xiàn)在會導(dǎo)致組織成員的壓力,給溝通協(xié)調(diào)增加障礙,人為造成資源的浪費(fèi),影響工作效率,降低績效。
二、辦公室工作中常見沖突分析及管理策略
(1)崗位角色沖突。因辦公室的工作人員分工不同,各自承擔(dān)著不同的角色,工作職責(zé)不同,考慮問題的出發(fā)點(diǎn)不同,從而誘發(fā)沖突。從工作內(nèi)容來看,高校二級學(xué)院的辦公室工作內(nèi)容主要包括黨務(wù)工作、行政工作、教學(xué)工作、科研工作和財務(wù)工作,工作量大,牽扯面廣,不同崗位的工作人員都從自身工作角度出發(fā),難免發(fā)生沖突。
管理角色沖突應(yīng)采取協(xié)作策略,即沖突雙方均希望滿足雙方利益,并尋求相互受益的結(jié)果。工作人員要樹立全局意識,不能分得太清楚,做工作時要從不同角度出發(fā),靈活變換角色,互相配合;辦公室要建立崇尚合作的辦公室文化,具體工作中不僅關(guān)注院系內(nèi)部,還要關(guān)注院系與學(xué)校大環(huán)境的互動,明確院系績效并不是單項(xiàng)工作的簡單累加,而是取決于院系各項(xiàng)管理工作的相互作用,做到信息共享,遇到問題組織內(nèi)部成員間要持續(xù)、坦誠地溝通。
(2)利益沖突。院系中不同的人和部門間的利益并不總會是一致的,常會引發(fā)沖突。管理利益沖突應(yīng)理性對待和解決,加強(qiáng)溝通和交流,提高換位思考能力,尊重教師,更多地去傾聽教師的想法,將人與事相分離。同時辦公室工作人員需及時正確解讀政策,主動幫助教師分析具體問題,減少因理解偏差造成的沖突。對待利益沖突還可以在沖突比較激烈暫時無法解決時,采取回避策略,允許沖突繼續(xù)存在,但又不至于使局面失去控制,等沖突進(jìn)入平穩(wěn)狀態(tài)時,再采取折衷方法解決沖突,使沖突雙方都放棄某些東西,共同分享利益,達(dá)到人、崗位、工作、績效的和諧。
(3)職責(zé)不清沖突。當(dāng)新的工作任務(wù)不斷出現(xiàn)時,辦公室中的人員誰該負(fù)責(zé)哪一部分,誰該接受哪項(xiàng)任務(wù),剛開始看法不會完全一致,往往會出現(xiàn)因躲避工作、逃避責(zé)任而發(fā)生的沖突。
管理因職責(zé)不清造成的沖突,需要及時明確院系辦公室的崗位設(shè)置和職責(zé)劃分,做到責(zé)權(quán)利界定清晰,分工明確,責(zé)任明確,用系統(tǒng)管理思維來強(qiáng)化整體觀念,使工作人員各司其職,避免出現(xiàn)推卸責(zé)任的行為。在統(tǒng)一的工作原則和工作理念下,協(xié)調(diào)好從事各項(xiàng)工作的人員關(guān)系,同時加強(qiáng)工作人員教育和培訓(xùn),提高人際關(guān)系處理技能。
(4)個性差異沖突。由于人的性格、氣質(zhì)、價值觀、需求、興趣的不同,人們常存在較多的差異,具體表現(xiàn)在解決問題時的方式方法各不相同,這種差異性越大,引發(fā)爭執(zhí)和沖突的可能性就越大。大部分人更喜歡與自己相似的人相處,人力資源負(fù)責(zé)人在招聘員工時也傾向于跟自己相似的人。但在組織現(xiàn)狀中,擁有不同教育背景、不同價值觀、不同職業(yè)經(jīng)歷的員工,在很多問題上看法不同,合作的可能性就會變小,沖突的可能性就越大。
管理此類沖突,需要綜合使用管理策略。作為管理者首先需要掌握成員的性格類型、氣質(zhì)、價值觀和興趣,了解成員在工作生活學(xué)習(xí)方面的需求,在進(jìn)行職責(zé)劃分時,充分考慮到以上因素,做到人盡其才,對不同的人采取不同的管理方式,盡量避免讓差異較大的人在一起工作,避免沖突的發(fā)生。有時為了保證團(tuán)隊(duì)的和諧,在不違背基本原則的情況下,也可以采取適當(dāng)讓步的態(tài)度,安撫一些個性較強(qiáng)的員工。
(5)資源爭奪沖突。在辦公室工作中,面對有限匱乏的資源,個人和部門之間為了爭奪資源常會發(fā)生沖突,這些資源包括管理職責(zé)、辦公空間、預(yù)算經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、培訓(xùn)機(jī)會、接觸上級的途徑和人力資源等。如果某一成員感覺到其他人在占有資源方面有優(yōu)先權(quán),或在分工方面負(fù)責(zé)重要工作,沖突就有可能會產(chǎn)生。
對待此類沖突,管理者可以使用競爭策略,在資源有限的情況下,滿足一些人的需求,就必然犧牲其他人的需求,關(guān)鍵是管理者要制定出成員都認(rèn)可的客觀標(biāo)準(zhǔn),具體規(guī)定享有資源的條件及享有資源的種類,避免管理者帶有個人感情色彩的主觀安排和分配;對于人力資源的爭奪,關(guān)鍵的人才應(yīng)該集中使用,給其整段的時間持續(xù)在同一崗位工作,避免為解決沖突分散其精力去從事技術(shù)含量低的工作。在這樣的氛圍下,成員就會通過自己的努力和表現(xiàn)去爭取更多的資源,而不是通過發(fā)生沖突的方式去解決。
三、激發(fā)建設(shè)性沖突
在管理中,一般人都不喜歡面對沖突,想回避沖突,但在實(shí)際工作中,沖突具有積極的作用,完全沒有沖突會讓組織陷入惰性,員工也會安于現(xiàn)狀,影響組織的發(fā)展。著名的“鲇魚效應(yīng)”就揭示了這個道理:運(yùn)回漁港的沙丁魚經(jīng)常在中途因窒息而死亡,但放進(jìn)以沙丁魚為主要食物的鯰魚后,因鯰魚在魚槽中四處游動,不允許沙丁魚有片刻的安寧,沙丁魚四處躲避,加速游動,解決了沙丁魚缺氧的問題,保證了沙丁魚在長時間的運(yùn)輸途中的存活問題。對于“沙丁魚”來說,如果缺乏憂患意識,一味地追求穩(wěn)定就會死亡,“沙丁魚”如果不想窒息而亡,就應(yīng)該也必須活躍起來,積極尋找新的出路。
因此,在二級學(xué)院辦公室工作中,管理人員要擅于采取措施激發(fā)建設(shè)性沖突。首先可以通過重新構(gòu)建組織,改變現(xiàn)有制度,打破現(xiàn)狀來煥發(fā)組織活力,鼓勵創(chuàng)新,營造開拓創(chuàng)新局面的氛圍,讓成員改變思維,看到新的希望;其次可以采取考核激勵的方式,制定具體考核指標(biāo),鼓勵成員及部門間的競爭,打破傳統(tǒng)安定的局面,激起成員的焦慮感,煥發(fā)成員工作的積極性和主動性;最后可以實(shí)行成員工作輪換、重新分工等方式創(chuàng)造和利用沖突,促使成員換位思考,多方面鍛煉,了解全局工作,增進(jìn)溝通和配合,獲得雙贏。
參考文獻(xiàn):
[1]斯蒂芬·P·羅賓斯.組織行為學(xué)[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2003.
責(zé)任編輯:張蕊