邸玉英

摘 要：本文對人才流動對企業(yè)人事檔案管理帶來的影響進(jìn)行分析，并且提出人事檔案管理方法，旨在建立起一套完整、嚴(yán)密、高效而且適合時代發(fā)展的企業(yè)人事檔案管理體系，發(fā)揮人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)發(fā)展 人事檔案 人才流動 影響 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）07-00-02

引言

對于企業(yè)來講，合理配置人力資源可以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，推動市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，合理的人才流動也有利于人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，并且讓每一個人員都發(fā)揮出其最大的價值。人事檔案管理作為企業(yè)管理中的重要組成部分，受到人才流動的影響很大，因為人才流動過于頻繁，很容易導(dǎo)致人事檔案資源過于繁雜，不利于企業(yè)管理人員對人力資源進(jìn)行開發(fā)。在傳統(tǒng)的管理體制下，人事檔案管理已經(jīng)形成了一種固有的思維模式，管理理念、管理制度、管理模式都已經(jīng)不適用于當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展要求，對人才流動體制下的人事檔案管理產(chǎn)生了很大限制，使人事檔案管理面臨了更大的挑戰(zhàn)，不利于國企選拔更合適的人才，而且還會對企業(yè)的人才戰(zhàn)略造成影響。所以，在人事檔案管理過程中必須要認(rèn)識到人才流動所帶來的影響，并且要對人才流動帶來的消極影響進(jìn)行消除，構(gòu)建更加合理的人事檔案管理制度體系，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)人事檔案管理概述

1.企業(yè)人事檔案管理內(nèi)涵

企業(yè)人事檔案指的是在人事管理過程中所形成的關(guān)于企業(yè)員工的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷等方面的數(shù)據(jù)和信息，并且以一個單位為整體集中起來的，具有一定保存價值和利用價值的原始記錄。結(jié)合每個企業(yè)的實際情況，人事檔案材料主要包括以下信息：第一，人員的工作履歷材料；第二，人員業(yè)務(wù)考核以及組織考察材料；第三，企業(yè)員工的學(xué)歷學(xué)位材料、職稱（職務(wù)）晉升材料以及進(jìn)修培訓(xùn)材料；第四，員工的出國出境等政審材料，入黨材料；第五，員工的獎懲材料、錄用材料、各類工資審批表等。

2.企業(yè)人事檔案管理對象

長期以來，企業(yè)的人事檔案管理工作不夠全面，尤其是在一些國有企業(yè)內(nèi)部，人事檔案的保管對象僅僅局限于一些干部身份的人員，針對在編員工。但是隨著國企改革工作的持續(xù)推進(jìn)，聘用非在編合同制人員成為企業(yè)發(fā)展的趨勢，而且這一措施可以有效解決企業(yè)的人才瓶頸問題，對于這些人才的人事檔案材料的管理，就成為企業(yè)人力資源管理中的重要組成部分。正是由于市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境的發(fā)展，企業(yè)的人才流動越來越明顯，人事檔案資源越來越多，出現(xiàn)了一些“棄檔”現(xiàn)象，這對于傳統(tǒng)的人事檔案管理工作造成了強(qiáng)烈的沖擊，不能放棄企業(yè)人事檔案中的“死檔”“棄檔”，必須要對各類檔案信息都進(jìn)行全面整理、歸納、利用。

二、人才流動對人事檔案管理帶來的影響

人才流動是企業(yè)發(fā)展過程中的一個正?，F(xiàn)象，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)對不同崗位上的人才需求也不相同，有的時候會新增一些崗位，要招聘新的人才，有的時候會合并甚至去除某個崗位，或者在崗位之間需要進(jìn)行人員的調(diào)動，這就產(chǎn)生了人才流動。在人才流動過程中，人事檔案管理也面臨了較大的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.重建檔案現(xiàn)象增多

隨著企業(yè)不斷發(fā)展，企業(yè)規(guī)模越來越大，需要的優(yōu)質(zhì)人才也越來越多，而且人力資源對企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，但由于人才流動的問題，加上人才流動不規(guī)范，導(dǎo)致企業(yè)的重建檔案較多。此外，在人事檔案管理過程中，檔案隨著人員遷移是一項十分重要的制度，但是由于當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，極大地影響了這一制度的實施。比如企業(yè)為了更大力度地吸引人才，打開綠色通道允許人才提供個人證明材料進(jìn)行檔案重建，這就導(dǎo)致整個人才流動過程不規(guī)范，增加了檔案重建現(xiàn)象，制約市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2.出現(xiàn)棄檔、死檔、人檔分離等現(xiàn)象

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)格局發(fā)生了很大改變，企業(yè)也創(chuàng)新了用人機(jī)制，很多人員的擇業(yè)觀念發(fā)生改變，這位人才的發(fā)展提供了更好的契機(jī)。但是，由于企業(yè)缺乏科學(xué)合理的選人用人標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理過程中也不夠規(guī)范，所以出現(xiàn)了比較嚴(yán)重的棄檔現(xiàn)象。例如在招聘人員的過程中，一般是讓求職者提供自己的個人簡歷、學(xué)歷學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等文件，然后由企業(yè)的人力資源部門對該求職者的發(fā)展?jié)摿M(jìn)行評估，最終確定是否要錄用，整個過程中忽視了“人到檔到”這一原則。這種模式雖然可以為人才的發(fā)展提供較多機(jī)會，但實際上人才的流動十分頻繁，跳槽現(xiàn)象越來越多，繼而出現(xiàn)的的要求被忽視；再比如，事業(yè)單位與國有企業(yè)，在檔案方面上的要求也不夠重視，只要看中人才即可。以上措施雖然為人才發(fā)展提供了較多的機(jī)會，但實際上導(dǎo)致跳槽現(xiàn)象越來越明顯，繼而出現(xiàn)的棄檔、死檔也越來越多，人檔分離嚴(yán)重。

3.檔案相關(guān)材料缺失嚴(yán)重

企業(yè)的人事檔案一般是由人力資源部門保管的，但是人才流動逐漸增多，在人事檔案管理過程中還沒有形成規(guī)范化的檔案材料移交制度，加上人事檔案本身就是一個比較復(fù)雜的過程，所以檔案的移交不夠完整，出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象。如果人事檔案中的證明材料丟失，對于人才的調(diào)用也十分不利。

三、人才流動背景下人事檔案管理對策

1.創(chuàng)新人事檔案工作理念

在傳統(tǒng)的人事檔案過程中，管理人員對檔案工作的認(rèn)識不到位，認(rèn)為檔案管理僅僅是對人員的基本信息和資料進(jìn)行收集與整理，新時期，人事檔案管理的意義不僅在于收集企業(yè)員工的信息資料，而在于為企業(yè)的人力資源管理服務(wù)。在當(dāng)前時代背景下，人才是企業(yè)發(fā)展的核心競爭力，這一理念必須貫穿到人事檔案管理過程中，檔案管理人員應(yīng)該要基于“為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)、為企業(yè)的人力資源工作服務(wù)”這一原則開展人事檔案管理，才能有效提高人事檔案管理水平。面對人才流動這一現(xiàn)象，如果人才離開原企業(yè)之后，其人事檔案還留在原來的單位，這會使得檔案失去其價值，所以，人才流動的過程中，人才的檔案也應(yīng)該要流動起來，只有這樣，才能真正發(fā)揮出檔案的作用。企業(yè)必須要充分結(jié)合市場經(jīng)濟(jì)社會下人才流動現(xiàn)狀，對人事檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，即人事檔案管理不僅要為人事管理服務(wù)，還要為人的全面發(fā)展服務(wù)。檔案管理人員要充分意識到，人事檔案管理要拓寬其服務(wù)范圍，不再僅僅是為本單位的人事管理和單位內(nèi)部人員的發(fā)展服務(wù)，更重要的是為其相關(guān)部門的人事管理以及相關(guān)人員的發(fā)展提供更好的服務(wù)，即人事檔案是要配合人才流動的。因為人才流動是一種十分正常的社會現(xiàn)象，那么服務(wù)于人事管理的人事檔案管理就應(yīng)該要具備更加寬闊的社會視野，立足于社會來開展人事檔案管理工作。

2.完善人事檔案管理制度

人事檔案管理制度不完善，對人事檔案管理工作影響較大，從而導(dǎo)致很多棄檔、死檔出現(xiàn)。人才流動不斷加快，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適用于當(dāng)前的檔案管理工作要求，用人單位很可能面臨檔案信息缺失的問題，不能繼續(xù)開展原有的人事管理工作。所以，必須要做出改革，完善人事檔案管理制度，通過制度創(chuàng)新，明確人事檔案管理部門對外提供人事檔案信息的責(zé)任，即要加強(qiáng)不同單位之間的溝通和聯(lián)系，將人員的檔案以不同的形式轉(zhuǎn)移到流出人員目前所在的單位，為人事檔案的移交提供便捷。這樣不僅滿足了人事管理對檔案信息的需要，同時也可以為人才發(fā)揮作用和人才發(fā)展提供檔案信息保障。另外，要對人事代理人員的檔案實施動態(tài)管理，由于用人機(jī)制的改革，使得人事檔案管理難度越來越大，需要處理的人事檔案信息越來越多，整個過程中也需要更加靈活、專業(yè)的檔案管理人員，在這種情況下，企業(yè)可能會選擇人事代理機(jī)構(gòu)幫助管理檔案信息，對于需要人事代理的檔案進(jìn)行存檔的時候，應(yīng)該要讓用人單位和代理機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行充分溝通，本著實事求是的原則，建立良好的溝通機(jī)制，進(jìn)一步深化合作。用人單位要本著對單元員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，積極收集員工的檔案信息，經(jīng)過系統(tǒng)化整理之后將其交給代理機(jī)構(gòu)保管，并且對人事檔案代理機(jī)構(gòu)的工作進(jìn)行監(jiān)督，確保人事檔案的完整性、真實性，保證檔案內(nèi)容是連續(xù)的，任何個人不能違法查閱檔案。

3.規(guī)范建檔，實行依法管檔

規(guī)范建檔是確保人事檔案信息真實有效的一個重要過程，由于人事檔案管理不夠規(guī)范，所以導(dǎo)致很多檔案信息缺失。在檔案管理過程中要嚴(yán)格按照《檔案法》和人事檔案管理的相關(guān)要求，規(guī)范化建檔、存檔，確保檔案信息真實、安全。對于企業(yè)內(nèi)部的人事檔案信息，必須要由責(zé)任部門和相關(guān)人員統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行規(guī)范化管理，按照“人檔對應(yīng)”的基本原則，在重建檔案之前要對以前的檔案進(jìn)行處理，確保檔案信息完整，并且要做到“一人一檔”，一個人不能重復(fù)出現(xiàn)多個檔案文件。對于企業(yè)外部形成的人事檔案，必須要嚴(yán)格審查，尤其是關(guān)系到個人職業(yè)發(fā)展以及社會保障等切身利益的檔案材料，比如人事關(guān)系、學(xué)歷學(xué)位、身份證明、工作經(jīng)歷、職稱晉升、工資待遇、科研成果等方面的信息，通過多方面問詢與核實，必須要確保材料的真實性。檔案管理人員必須要具備高度的責(zé)任意識和較高的政治素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守職業(yè)道德規(guī)范，根據(jù)工作屬性，做好檔案資源的調(diào)查和管理，對于為了個人利益頻繁變動工作的人，應(yīng)該要依法規(guī)范其就業(yè)行為。與此同時，企業(yè)應(yīng)該要給檔案管理人員提供必要的幫助，一起規(guī)范建檔制度。

4.建立流動人才人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)

信息化時代背景下，計算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用越來越頻繁，檔案管理和檔案信息管理相互分離，這也對人事檔案管理帶來了一定的難度，而且傳統(tǒng)的人事檔案管理理念和方法都比較陳舊，不滿足信息化時代的發(fā)展要求，當(dāng)前的時代對人事檔案管理提出了更高的要求，在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，開展人事檔案管理創(chuàng)新，構(gòu)建獨立的、廣泛分布于全國范圍內(nèi)的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)。從原則上講，人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)必須要保持嚴(yán)密性，不能隨意對外開放，并且要設(shè)置一定的權(quán)限，只能開放給本單位或者授權(quán)單位具有一定權(quán)限的人員。落實到具體的工作中，要從以下幾個方面著手：

首先，要加強(qiáng)對計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，并且對人事檔案進(jìn)行分類、編目、統(tǒng)計、檢索、分析等過程中，也要引入信息化技術(shù)，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，當(dāng)需要查詢某一個人的檔案信息時，輸入其基本信息，就能得出相關(guān)的其他檔案信息，利用信息化技術(shù)縮短檔案的查詢、分析時間，提高企業(yè)人事檔案管理水平，提高人事檔案管理工作效率，為企業(yè)管理者的決策提供更加及時、準(zhǔn)確的參考依據(jù)。

其次，要對企業(yè)的人事檔案進(jìn)行動態(tài)化管理，由于企業(yè)的人才變動比較頻繁，人才流出之后也會有新的人才會流入，所以，要根據(jù)人才流動情況和個人自身變化情況，對人事檔案材料進(jìn)行補充、完善，比如員工的業(yè)務(wù)范圍、獲獎成果、職稱晉升等材料，都可以及時補充進(jìn)去，完善資料內(nèi)容。對于每一個員工，都具有一定的權(quán)限可以登入人事檔案系統(tǒng)，但僅能查詢自己的個人信息，如果自己對查閱到的信息有異議，則可以提出申請和復(fù)核，并且在提供相關(guān)證明材料的前提下對人事檔案內(nèi)容進(jìn)行修正和完善，確保每一份人事檔案材料的真實性與完整性。

第三，要加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫的管理。隨著人才流動，人事檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容越來越多，對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理和維護(hù)也是確保檔案安全的重要措施。企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理必須要遵守檔案管理的規(guī)范和要求，檔案管理人員要具備安全意識，在建立數(shù)據(jù)庫的時候注意防止信息泄露。日常管理過程中要隨時對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，對殺毒軟件、防火墻等進(jìn)行更新，防止木馬病毒對系統(tǒng)的侵害，減少信息泄露和被篡改的可能性。

5.加強(qiáng)檔案管理隊伍的培訓(xùn)教育

加強(qiáng)檔案管理隊伍的培訓(xùn)教育是提高人事檔案管理水平的重要措施，目前企業(yè)缺乏一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，無論是業(yè)務(wù)技能水平上還是職業(yè)道德素養(yǎng)方面，都還有一定欠缺。為了改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，更好地應(yīng)對人才流動帶來的影響，企業(yè)必須要組建一支高素質(zhì)、專業(yè)化、復(fù)合型檔案管理隊伍。一方面，可以招聘更多新的檔案管理人才，充實企業(yè)檔案管理隊伍，企業(yè)可以加強(qiáng)和高校的合作，招聘檔案管理專業(yè)的人才，也可以通過社會招聘渠道，吸引更多專業(yè)檔案管理人才，為企業(yè)檔案管理工作做出貢獻(xiàn)。另一方面，要積極加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)教育，加強(qiáng)檔案管理法律法規(guī)宣傳教育，利用專業(yè)講座、宣傳欄、宣傳手冊、企業(yè)網(wǎng)站、各種新媒體普及《檔案法》以及人事檔案管理的相關(guān)知識，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的法律意識，不斷提高其自覺維護(hù)檔案真實性和完整性的能力。此外，還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制，定期開展業(yè)務(wù)技能培養(yǎng)，檔案管理人員應(yīng)該要具備檔案管理的基礎(chǔ)能力，加強(qiáng)對檔案管理理論知識的學(xué)習(xí)，熟悉人事檔案管理流程和相關(guān)規(guī)定，同時要結(jié)合信息時代背景下檔案管理的發(fā)展方向，加強(qiáng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，對檔案管理信息系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫、檔案管理軟件等進(jìn)行學(xué)習(xí)，并且應(yīng)用到人事檔案管理過程中，漸漸改變傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，提升人事檔案管理服務(wù)水平。

結(jié)語

綜上所述，隨著市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，企業(yè)對人才的需求越來越大，人才流動頻率很高，由于不同企業(yè)之間的人才流動，增加了人事檔案管理的難度，導(dǎo)致一些沒有價值的人事檔案出現(xiàn)，不利于人力資源管理。對此，必須要正確認(rèn)識到人才流動的現(xiàn)狀，并且分析人才流動對人事檔案管理的影響，從企業(yè)的實際情況出發(fā)，組建專業(yè)化檔案管理隊伍，制定相應(yīng)措施和方案，完善檔案管理制度，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)人事檔案管理水平不斷提升，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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