張華

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前檔案管理工作已加快信息化管理的轉(zhuǎn)變，檔案管理信息化的實現(xiàn)是檔案工作的重要變革，其對檔案管理理念、檔案人員、檔案管理模式等都提出了全新的要求。因此在當(dāng)前檔案管理工作中，需要與先進(jìn)技術(shù)有效結(jié)合，以此來創(chuàng)新檔案管理，全面提高檔案管理信息化水平，使檔案更好的服務(wù)于社會和經(jīng)濟的發(fā)展。跟隨時代的腳步，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸被一種全新的檔案管理模式所替代，這種新型的模式就是檔案信息化管理?，F(xiàn)今，檔案管理信息化的發(fā)展仍然存在一些弊端。為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化以及檔案管理信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，本文特別對檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀、實現(xiàn)檔案管理信息化的途徑等問題進(jìn)行了探析和討論。

關(guān)鍵詞：加強檔案管理；信息化管理；提高

在當(dāng)前檔案管理工作中，由于社會和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，加快推進(jìn)了檔案管理信息化的進(jìn)程。為了實現(xiàn)檔案管理信息化，不僅需要對檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，同時還要充分的運用科室技術(shù)，并在實踐中運用新的檔案方式。但在當(dāng)前現(xiàn)代化的檔案管理方式中，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)安全也為檔案管理信息化帶來了較大的影響，對電子檔案管理工作提出了更高的要求，雖然近年來檔案信息化建設(shè)速度較快，但檔案管理信息化的真正實現(xiàn)還任重道遠(yuǎn)。

1 檔案管理信息化的重要意義

1.1 信息保存的持久穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在時間不斷推移過程中極易發(fā)生損壞，對這些損壞的檔案信息進(jìn)行修復(fù)難度較大，需要耗費較多的人力、物力和財力。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，有效的規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理工作中的各種弊端，利用計算機系統(tǒng)來實現(xiàn)檔案信息的存儲，檔案保存的更具長久性和穩(wěn)定性。

1.2 提高檔案管理的效率

傳統(tǒng)檔案管理工作較為繁瑣，對檔案信息的查詢和調(diào)閱都需要花費較長的時間，檔案管理人員工作強度較大，效率不高。在當(dāng)前檔案管理工作中互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用普及，為檔案管理工作增加了巨大的技術(shù)優(yōu)勢，因此需要創(chuàng)新檔案管理方式，以此來加快促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。在檔案管理信息化環(huán)境下，只需要將檔案信息輸入計算機中，不僅檔案管理效率大幅度提升，而且檔案管理人員勞動強度降低，有了更多的精力和時間投入到編研工作中來。

1.3 資源共享更加方便和快捷

檔案管理信息化模式下，檔案信息的搜索和查詢在計算機系統(tǒng)中即能未完成，而且具有高效性，充分的體現(xiàn)出了檔案管理費資源共享的便捷性。檔案管理信息化建設(shè)過程中，有效的改善了傳統(tǒng)檔案管理工作中資源無法共享及資源浪費的現(xiàn)象，全面提升了信息資源的使用效率，而且通過設(shè)置專門的部門來對檔案進(jìn)行統(tǒng)一和系統(tǒng)性的管理，并構(gòu)建檔案信息資源共享平臺，以此來推動檔案信息資源共享的實現(xiàn)。

2 創(chuàng)新檔案管理信息化存在的幾個問題

2.1 檔案信息化管理的安全意識較差

檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級文件，因此要注意檔案信息內(nèi)容的保護(hù)，然而這是各級檔案工作者常常忽略的，為檔案信息安全帶來隱患。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，這不僅會造成在檔案信息管理時重要信息的流失，從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。因此，加強檔案管理所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全建設(shè)就尤為重要。

2.2 檔案信息資源開發(fā)及利用水平低

檔案信息資源的開發(fā)和有效供給不足，檔案信息資源的采集以及加工中含有很多重復(fù)勞動，數(shù)字內(nèi)容的質(zhì)量有待提高。當(dāng)前，我國檔案開放的比例還較低，我國已建設(shè)很多數(shù)據(jù)庫，盡管有一些取得了好成績的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，但大部分都只是“死庫”，巨大的信息資源并未能發(fā)揮巨大的作用。

2.3 檔案信息化管理硬件設(shè)施水平不高

檔案信息化建設(shè)離不開各種硬件設(shè)施，如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、光盤以及光盤刻錄機等。硬件設(shè)施的購買需要花費大量的資金，于是使一些事業(yè)單位寧愿停留在傳統(tǒng)的冗雜的檔案管理模式。這是十分不可取的，這勢必會造成在檔案信息收集和傳遞工作中效率低下，這也違背了時代的發(fā)展要求。所以，要舍得投入財力才能使硬件設(shè)施符合現(xiàn)代化檔案管理的要求，加速檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)高效便利的檔案管理信息化。

3 創(chuàng)新檔案管理信息化實現(xiàn)的有效途徑

3.1 建立健全檔案信息管理制度

在當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要進(jìn)一步完善檔案信息管理制度，使其與新型檔案管理模式有效的適應(yīng)，以此來全面提升檔案管理的水平。而且還要在實際工作中針對不同種類檔案的特點，制定對其相對應(yīng)的管理措施，并確保在實際運用中的可操作性，增強對管理人員的約束效果。

3.2 更新檔案信息，創(chuàng)新管理與服務(wù)形式

檔案管理與服務(wù)需要加快在形式方面進(jìn)行創(chuàng)新，充分的利用來辦公軟件來及時對檔案信息進(jìn)行收集和歸檔，借助于互聯(lián)網(wǎng)和電子產(chǎn)品來對檔案信息資源進(jìn)行整理和整合，從檔案信息源頭即要把好監(jiān)控關(guān)，及時對檔案信息進(jìn)行更新。利用網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)檔案信息的檢索和查閱，為檔案使用者提供更多的便利。

3.3 轉(zhuǎn)變檔案工作者的思想觀念，創(chuàng)新多樣性服務(wù)模式

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，檔案管理人員需要加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，在實際工作中要重視電子信息技術(shù)的應(yīng)用，增強服務(wù)的主動性，并進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)意識，實現(xiàn)檔案服務(wù)的多樣性，將檔案信息在更大范疇內(nèi)進(jìn)行推廣，使其更好的與社會發(fā)展需求相符合。檔案管理的最終目的即是服務(wù)，因此在實踐檔案工作中，要通過開展實踐活動，及時對社會對檔案信息的需求及利用者的特點進(jìn)行了解，加強檔案信息資源的整理，促進(jìn)檔案信息的高效利用，實現(xiàn)檔案信息向社會的有效開放。

3.4 轉(zhuǎn)變檔案工作者的思想觀念，創(chuàng)新多樣性服務(wù)模式

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，檔案管理人員需要加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，在實際工作中要重視電子信息技術(shù)的應(yīng)用，增強服務(wù)的主動性，并進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)意識，實現(xiàn)檔案服務(wù)的多樣性，將檔案信息在更大范疇內(nèi)進(jìn)行推廣，使其更好的與社會發(fā)展需求相符合。檔案管理的最終目的即是服務(wù)，因此在實踐檔案工作中，要通過開展實踐活動，及時對社會對檔案信息的需求及利用者的特點進(jìn)行了解，加強檔案信息資源的整理，促進(jìn)檔案信息的高效利用，實現(xiàn)檔案信息向社會的有效開放。

3.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)

加大定向培訓(xùn)力度，有計劃地對培養(yǎng)對象進(jìn)行高層次學(xué)歷教育，以豐富、加深培養(yǎng)對象的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。加快復(fù)合型的檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，檔案管理者要掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關(guān)的其他專業(yè)知識和管理科學(xué)，熟悉各種有關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)定和自己所從事的業(yè)務(wù)。

4 結(jié)束語

檔案管理信息化是檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，特別是在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，檔案信息化是國家信息工程的提供重要內(nèi)容，通過實現(xiàn)檔案管理信息化，可以有效的提高檔案工作效率，促進(jìn)檔案信息共享。因此要求我國在實際工作中，要把握機遇，不斷在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新，與時俱進(jìn)，從而實現(xiàn)檔案信息資源的高效開發(fā)利用。

參考文獻(xiàn)

[1]解克飛.關(guān)于信息時代檔案的管理工作的探討[J].民營科技，2016（10）.

[2]張艷華.淺析檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)信息化[J].企業(yè)改革與管理，2015（2）.

[3]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動保障世界，2012（20）.