祝琳 涂畫

摘 要：疾控中心檔案管理工作開展是非常重要的，檔案資料是對(duì)疾病病情進(jìn)行控制得出主要依據(jù)，相關(guān)工作人員一定要嚴(yán)格保障檔案資源的完整性，避免外界因素干擾對(duì)檔案資源造成損壞。電子檔案管理是疾病控制中心檔案管理工作的創(chuàng)新，可以將檔案信息數(shù)據(jù)處理、信息共享與檔案信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來，從而提升疾控中心檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。本文就是對(duì)電子檔案對(duì)疾控中心檔案管理發(fā)展的推動(dòng)作用進(jìn)行分析，希望對(duì)相關(guān)人員有所啟示。

關(guān)鍵詞：電子檔案；疾控中心；檔案管理；推動(dòng)作用

疾控中心檔案管理是該機(jī)構(gòu)管理工作的重中之重，如何強(qiáng)化檔案資源的利用效率和利用價(jià)值，已經(jīng)成為現(xiàn)階段疾控中心檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著重思考內(nèi)容。信息技術(shù)發(fā)展速度不斷加快，電子化檔案成為了疾控中心檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢(shì)，檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)辦公無紙化，檔案信息資源的儲(chǔ)存與利用更加便捷化。電力檔案可以將檔案管理眾多環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來，從而不斷提升檔案管理工作效率與工作質(zhì)量，進(jìn)一步發(fā)揮出疾控中心檔案資源的價(jià)值。

1 電子檔案對(duì)疾控中心檔案管理工作發(fā)展的重要意義

檔案資源是疾控中心不斷發(fā)展過程中所積累的財(cái)富，通過檔案資源的有效化管理可以為防疫工作人員的防疫決策、防疫研究以及相關(guān)醫(yī)學(xué)理論建立提供有效的信息數(shù)據(jù)，在疾病控制中心管理人員重要決策中也起到了非常關(guān)鍵作用。疾控中心檔案呈現(xiàn)出了多元化的特性，其中不僅包括了各種疾病的防治方案之外，同時(shí)還包括了相關(guān)的檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等原始性材料，這些信息數(shù)據(jù)不僅具有真實(shí)性、權(quán)威性的特點(diǎn)，同時(shí)還可以對(duì)信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生進(jìn)行追溯。疾病控制中心檔案管理工作為我國(guó)衛(wèi)生防疫、醫(yī)學(xué)技術(shù)研究等工作開展提供了重要的資料準(zhǔn)備，是眾多工作人員智慧與汗水的結(jié)晶，可以為科研工作開展提供成功保障。疾控中心電子化檔案建設(shè)的重要意義主要體現(xiàn)在以下三方面：第一方面有利于對(duì)疾控中心檔案資源進(jìn)行保存。疾病控制工作并非是某一時(shí)間或某一階段應(yīng)當(dāng)開展的工作，而應(yīng)當(dāng)長(zhǎng)期堅(jiān)持不懈。隨著時(shí)間的增長(zhǎng)，疾控中心需要進(jìn)行管理的檔案資源數(shù)量也會(huì)逐漸增加，很多保存時(shí)間較長(zhǎng)的檔案資料會(huì)隨時(shí)間老化變質(zhì)，紙張上記錄的文字也會(huì)變得模糊，長(zhǎng)期利用下檔案資源破損丟失情況嚴(yán)重。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要采取人工管理的工作模式，雖然工作人員在工作中認(rèn)真謹(jǐn)慎，但是難以避免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。特別需要注重的是很多檔案資源保存時(shí)間較多，資源查找與查閱的難度性也就越大，紙質(zhì)檔案需要占據(jù)較大的空間，檔案整理工作開展也需要投入較多的人力資源，檔案管理工作效率較低。電子化檔案建設(shè)供工作人員可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)疾控中心檔案資料進(jìn)行細(xì)化分類與關(guān)系，通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)檔案資料進(jìn)行掃描，檔案資料進(jìn)行了電子化轉(zhuǎn)變儲(chǔ)存于硬盤中，這種操作模式不僅避免了檔案錄入中可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤，同時(shí)工作人員只要通過網(wǎng)絡(luò)終端便可以隨時(shí)隨地的對(duì)檔案資源進(jìn)行查閱，避免了檔案資源流轉(zhuǎn)過程中可能出現(xiàn)的丟失與損壞情況。利用檢索軟件可以快速找尋所需求的檔案資料，不僅提升了檔案的利用效率，也使得檔案管理工作人員少去了檔案資源整理的煩惱。

第二方面就是便于進(jìn)行儲(chǔ)存和攜帶，工作人員檢索到所需求的檔案資源后可以通過打印設(shè)備將資料打印出來，或者直接從互聯(lián)網(wǎng)終端進(jìn)入到檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，利用自身的閱讀權(quán)限對(duì)所需資料進(jìn)行下載，然后粗存到移動(dòng)硬盤中，信息共享性得到了強(qiáng)化，同時(shí)也降低了檔案管理工作人員的工作壓力。第三方面電子檔案管理模式中各個(gè)工作環(huán)節(jié)都是由檔案管理工作人員通過計(jì)算機(jī)完成的，檔案信息資源可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離的傳輸，此過程中消除了對(duì)疾控中心檔案資源進(jìn)行備份以及裝訂是可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。

2 利用電子檔案改革疾控中心檔案管理的措施

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念，提升工作人員綜合素質(zhì)

疾控中心檔案管理部門需要樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，并且在疾病控制中心內(nèi)部宣傳檔案管理工作開展以及電子化檔案建設(shè)的重要性，進(jìn)行內(nèi)部控制制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理力度。對(duì)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)進(jìn)行審核，了解檔案管理工作人員存在的專業(yè)弱點(diǎn)，有針對(duì)性的對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。通過微博與微信等新媒體平臺(tái)加強(qiáng)檔案管理工作者的培訓(xùn)，使得檔案管理工作人員在工作閑余時(shí)間可以分享工作經(jīng)驗(yàn)，塑造一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍。將檔案管理工作中態(tài)度積極，并具有出色表現(xiàn)、學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)的工作人員送往外界進(jìn)行培訓(xùn)，使其可以將外界先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)與管理技術(shù)帶回疾病控制中心。

2.2 做好信息反饋工作

在電子檔案建設(shè)過程中技術(shù)人員一定要對(duì)檔案資料的利用效率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并且注重信息數(shù)據(jù)的反饋，這樣才能在不良問題發(fā)生后第一時(shí)間進(jìn)行處理，降低問題帶來的負(fù)面影響。疾控中心檔案管理工作人員需要做好檔案資源調(diào)取與查閱記錄，將統(tǒng)計(jì)信息制作成直觀化的表格，將表格數(shù)據(jù)傳遞給檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)人員。檔案管理工作人員可以結(jié)合檔案資源的實(shí)際應(yīng)用情況給予一些可觀建議，在領(lǐng)導(dǎo)人員確認(rèn)后對(duì)檔案管理工作進(jìn)一步的優(yōu)化和調(diào)整，從而保障疾控中心檔案資源的權(quán)威性與準(zhǔn)確性。

2.3 注重疾控中心檔案信息化建設(shè)

信息化建設(shè)可以從兩方面入手，第一方面是硬件設(shè)置，第二方面為軟件配置。疾控中心需要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的資源投入，除了需要投入信息化建設(shè)所需求的資金之外，同時(shí)還需要做好人才的儲(chǔ)備。對(duì)重要的檔案資源進(jìn)行備份處理，通過自動(dòng)化建設(shè)將信息數(shù)據(jù)共享性最大程度發(fā)揮出來，進(jìn)而強(qiáng)化疾控中心檔案資源信息提取和利用效率，第一時(shí)間為相關(guān)工作人員提供所需求的信息數(shù)據(jù)。

3 結(jié)語(yǔ)

必須加強(qiáng)疾控檔案資料管理， 利用電子檔案信息化管理，保證檔案資料的原始性 和完整性，及時(shí)為使用者提供真實(shí)準(zhǔn)確的技術(shù)資料 和經(jīng)驗(yàn)記錄信息，促進(jìn)預(yù)防工作的有效完成。

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作者簡(jiǎn)介

祝琳，研究生，湖北省疾病預(yù)防控制中心工會(huì)。