李子旭

摘 要：電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及給人們生產(chǎn)生活的諸多領(lǐng)域帶來(lái)了便利，電子技術(shù)逐漸融入到人們生活的方方面面，電子辦公就是在這一背景下興起的一種新型辦公方式。所謂電子辦公是指充分利用當(dāng)代信息化電子技術(shù)開展辦公活動(dòng)的一種現(xiàn)象。文書檔案管理作為辦公工作的核心部分，其開展效益直接影響著辦公工作的目標(biāo)能否達(dá)成。因此，為了保障電子辦公環(huán)境下文書檔案管理工作取得更好的效果，本文對(duì)這一工作的開展意義予以明確并就當(dāng)前存在的問題進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，繼而得出相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策對(duì)于提高電子辦公水平、促進(jìn)社會(huì)的不斷發(fā)展有重要意義。

關(guān)鍵詞：電子辦公；文書檔案管理；意義分析；現(xiàn)存問題

在電子辦公逐漸普及的大背景下，我國(guó)單位的文書檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化，充分利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行分類管理不僅有利于提高文書檔案保管效果，而且能夠更好地優(yōu)化文書檔案的利用效率，提高檔案管理工作開展的整體水平。但不可忽視的是，在當(dāng)前我國(guó)電子文書檔案管理工作的開展過程中依然存在著一定的問題，導(dǎo)致文書檔案管理工作的效果難以得到最優(yōu)化地實(shí)現(xiàn)，因此需要通過一定的研究提高文書檔案管理的水平。

1 優(yōu)化電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的意義

文書檔案作為記錄單位重大事項(xiàng)及重要資料的載體，不僅可以起到保存單位歷史、積累單位經(jīng)驗(yàn)的作用，而且可以為后續(xù)工作的開展提供重要的信息依據(jù)。因此在開展辦公工作的過程中將文書檔案管理工作置于重要地位，并盡可能地提高文書檔案管理的效率對(duì)于優(yōu)化單位整體工作的開展具有重要意義。尤其是在信息化技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)代環(huán)境下，文書檔案的類別及數(shù)量都呈現(xiàn)出與日俱增的趨勢(shì)，因而文書檔案管理工作開展的難度也越來(lái)越大，對(duì)文書檔案管理工作開展效率的要求越來(lái)越高。因而，將智能化的電子技術(shù)融入到文書檔案管理工作當(dāng)中，建設(shè)專業(yè)的電子化文書檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的電子化歸類保管，不僅可以幫助單位實(shí)現(xiàn)文書檔案分類整體效率的大大提升，而且能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案更便捷化的共享，為文書檔案價(jià)值的發(fā)揮奠定優(yōu)良的基礎(chǔ)。

2 電子辦公環(huán)境下文書檔案管理工作的現(xiàn)存問題

2.1 文書檔案管理工作電子化未被重視

雖然就電子辦公環(huán)境下人們的整體意識(shí)變化來(lái)看，在辦公的過程中對(duì)電子信息技術(shù)的使用意識(shí)是呈現(xiàn)出不斷增強(qiáng)的趨勢(shì)的。但由于我國(guó)檔案管理工作的開展在辦公系統(tǒng)中一直處于較為獨(dú)立的地位，且將電子化技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理工作當(dāng)中仍然處于探索階段。因此大部分單位的文書檔案管理人員對(duì)于文書檔案管理工作的電子化依然缺乏正確的認(rèn)知，且并不具備開展相關(guān)實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，由此導(dǎo)致文書檔案的電子化管理在辦公工作開展的過程中未被予以充分的重視，文書檔案管理工作的開展效率未因電子化時(shí)代的帶來(lái)得到明顯地改善。

2.2 文書檔案管理電子化技術(shù)尚不成熟

文書檔案管理電子化必須以電子信息技術(shù)為支撐。再結(jié)合上文所述內(nèi)容可知，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，單位文書檔案的種類及數(shù)量都呈現(xiàn)出直線上升的趨勢(shì)，因此若想通過電子信息技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，就必然對(duì)相關(guān)的技術(shù)水平有較高的要求，且需要有專業(yè)的平臺(tái)作為文書檔案統(tǒng)一管理的載體，以此來(lái)保障文書檔案管理效果的優(yōu)化。但就目前我國(guó)文書檔案管理電子化的相關(guān)技術(shù)來(lái)說(shuō)，尚處于上升發(fā)展階段，文書檔案的分類、壓縮、檢索等都未實(shí)現(xiàn)充分意義上的簡(jiǎn)化、統(tǒng)一的文書檔案平臺(tái)也未得以妥善建立，且缺乏相應(yīng)的法律法規(guī)對(duì)電子文書檔案的安全性予以保障，阻礙文書檔案電子化管理效益的發(fā)揮。

2.3 文書檔案管理電子化設(shè)施不夠齊全

除了文書檔案管理電子化技術(shù)的先進(jìn)性不夠之外，文書檔案管理電子化設(shè)施的不齊全也是阻礙文書檔案管理電子化高效實(shí)現(xiàn)的重要原因。具體地來(lái)說(shuō)，這是由于單位的文書檔案管理系統(tǒng)必須是與單位的各個(gè)部門相聯(lián)系的，且應(yīng)當(dāng)具備一定的文件備份、文件分類功能。由此使得若想構(gòu)建完整的文書檔案管理電子化系統(tǒng)，不僅需要簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)設(shè)備作為文件檔案的儲(chǔ)存主體，還需要連接一定的文件安全保護(hù)設(shè)備等其他設(shè)施，但就當(dāng)前大部分單位的文書檔案管理情況來(lái)看，這些專業(yè)設(shè)備的配備都是尚未齊全的。

2.4 電子化文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠完善

由于文書檔案的管理直接關(guān)系著單位的經(jīng)營(yíng)管理，部分機(jī)密性的文件甚至可以直接決定單位的生存情況。因此，如何加強(qiáng)對(duì)電子化文書檔案管理工作的規(guī)范、保障文書檔案電子化管理過程的安全成了需要大力研究的主要內(nèi)容。從我國(guó)目前的相關(guān)規(guī)定來(lái)看，當(dāng)前我國(guó)文書檔案的電子化管理無(wú)論是在管理設(shè)備、管理平臺(tái)還是管理手段方面都缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，由此導(dǎo)致不同單位之間文書檔案電子化管理的質(zhì)量參差不齊，效果也各不相同。

3 優(yōu)化電子辦公環(huán)境下文書檔案管理工作的具體策略

3.1 強(qiáng)化文書檔案電子化管理意識(shí)

將文書檔案管理工作電子化的意識(shí)薄弱，是導(dǎo)致電子辦公環(huán)境下文書檔案管理工作開展效益難以實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的主要原因。因而，在實(shí)現(xiàn)文書檔案管理電子化的過程中，必須首先強(qiáng)化單位文書檔案管理人員的相關(guān)意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作電子化的重要意義，并在此基礎(chǔ)上積極向文書檔案管理電子化的先進(jìn)單位學(xué)習(xí)相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案電子化管理方式的有效應(yīng)用。

3.2 建設(shè)電子化文書檔案管理平臺(tái)

文書檔案管理電子化技術(shù)的不成熟及統(tǒng)一管理平臺(tái)未得以建立是導(dǎo)致文書檔案電子化管理工作難以廣泛落實(shí)的重要原因。因此在電子化辦公的環(huán)境下，單位應(yīng)當(dāng)打破傳統(tǒng)的各部門各自進(jìn)行檔案歸類整理的傳統(tǒng)局面，將單位內(nèi)部所有的文書檔案歸入一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)進(jìn)行管理，并積極學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外有關(guān)文書檔案電子化管理的相關(guān)技術(shù)，為充分實(shí)現(xiàn)文書檔案分類、保管、共享的高效化提供技術(shù)基礎(chǔ)。

3.3 加強(qiáng)文書檔案電子化管理設(shè)施建設(shè)

為了充分實(shí)現(xiàn)文書檔案電子化管理的相關(guān)功能并發(fā)揮其長(zhǎng)處，單位文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極借鑒相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，將單位的文書檔案管理工作與電子辦公、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行接洽，從而使得單位內(nèi)部的文書檔案能夠以局域網(wǎng)為基礎(chǔ)進(jìn)行保管和共享。而要實(shí)現(xiàn)這一目的，就必須完善局域網(wǎng)建設(shè)的相關(guān)設(shè)施的配置，并在此基礎(chǔ)上安裝相應(yīng)的軟件應(yīng)用系統(tǒng)，保障文書檔案管理軟硬件設(shè)施的完善。

3.4 完善文書檔案電子化管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一高效的管理標(biāo)準(zhǔn)是規(guī)范文書檔案電子化管理工作開展的重要前提，也是保障文書檔案安全性的關(guān)鍵基礎(chǔ)。因此在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，為了充分保障文書檔案管理電子化工作的可靠性，相關(guān)單位及國(guó)家政府部門應(yīng)當(dāng)制定文書檔案電子化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及制度，使得文書檔案電子化管理工作的開展有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)管理工作的程序化及規(guī)范化，確保其應(yīng)有效益的最大實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在當(dāng)前電子化辦公的大環(huán)境背景下，文書檔案的電子化管理也成為了一種必然趨勢(shì)。但是由于受到不成熟的技術(shù)及相關(guān)人員薄弱的意識(shí)的制約，當(dāng)前我國(guó)大部分單位文書檔案管理工作的開展尚未取得優(yōu)良的效果，因此為了全面提高文書檔案電子化管理的水平，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)從意識(shí)、設(shè)施及相關(guān)制度等方面予以優(yōu)化，促使單位文書檔案管理工作緊跟時(shí)代發(fā)展方向，為單位甚至整個(gè)社會(huì)的發(fā)展提供完整的資料信息。

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