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        計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代高校圖書(shū)檔案管理中的應(yīng)用探究

        2019-06-17 16:56:38張乃文
        參花(上) 2019年6期
        關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)信息技術(shù)高校

        摘要:隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展,高校圖書(shū)檔案管理也迎來(lái)了新的變革,而傳統(tǒng)管理理念及管理方式與教育教學(xué)需求之間的沖突逐漸凸顯。因此,如何利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)提高現(xiàn)代圖書(shū)檔案管理效率,則成為高校教學(xué)管理工作的關(guān)鍵。本文將從計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代高校圖書(shū)檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)出發(fā),結(jié)合問(wèn)題探究相關(guān)應(yīng)用措施,以期對(duì)推動(dòng)現(xiàn)代高校圖書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展有所助益。

        關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)信息技術(shù) 高校 圖書(shū)檔案管理應(yīng)用

        高校教育教學(xué)工作的順利開(kāi)展需要依托圖書(shū)館豐富的館藏資源。因此,加強(qiáng)高校圖書(shū)檔案管理,提高館藏資源的使用效率,是高校教學(xué)管理的重要內(nèi)容。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下,高校圖書(shū)館出現(xiàn)了大量的電子圖書(shū),一些高校甚至依托豐富的館藏資源,打造共享機(jī)制,建立數(shù)字圖書(shū)館,利用智能技術(shù)為讀者提供個(gè)性化服務(wù)?;诖耍绾卫糜?jì)算機(jī)信息技術(shù)推動(dòng)圖書(shū)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展,以適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字閱讀的發(fā)展趨勢(shì),則成為高校圖書(shū)館發(fā)展過(guò)程中需要重點(diǎn)思考的問(wèn)題。

        一、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代高校圖書(shū)檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

        (一)有利于降低圖書(shū)檔案管理成本

        為保證高校教育教學(xué)工作的順利開(kāi)展,圖書(shū)館需要具備龐大的館藏資源,而在傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理過(guò)程中,紙質(zhì)資料規(guī)模龐大,需要占據(jù)巨大的存儲(chǔ)空間,檔案室、閱覽室、采編室等科室也需要各司其職定期對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行檢查與維護(hù),這占用了高校教學(xué)管理的大量資源。此外,讀者在資源檢索中也困難重重。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用中,高校圖書(shū)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源,一臺(tái)電腦的空間就可以完成海量資源的存儲(chǔ)與管理,這不僅節(jié)約了存儲(chǔ)空間,降低了管理成本,更減少了相關(guān)人員的工作負(fù)擔(dān),同時(shí)也避免了一些珍貴館藏資料的磨損,保護(hù)了圖書(shū)檔案的完整、安全,提高了圖書(shū)管理效率。

        (二)有利于挖掘館藏資源利用價(jià)值

        在傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境下,高校圖書(shū)館館藏資源的利用過(guò)程復(fù)雜、煩瑣,師生在搜索、查找過(guò)程中如果缺乏專業(yè)的引導(dǎo),很難獲得相關(guān)資源,從而導(dǎo)致圖書(shū)檔案利用效率低下,影響了圖書(shū)館教育教學(xué)價(jià)值的發(fā)揮。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用中,智能搜索引擎的建立,讓用戶能夠通過(guò)搜索關(guān)鍵詞的方式準(zhǔn)確找出所需資源。電子圖書(shū)館提供的在線閱讀服務(wù)也免去了借閱、歸還的麻煩。此外,圖書(shū)館還能通過(guò)與外部資源的溝通交流,建立共享機(jī)制,打破空間局限,依托數(shù)據(jù)庫(kù)形成智能推薦,以彌補(bǔ)圖書(shū)檔案管理的不足,為用戶提供充足的館藏資源支持,進(jìn)而提高高校圖書(shū)檔案的利用效率。

        (三)有利于提高檔案管理技術(shù)水平

        在傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境中,高校圖書(shū)檔案管理主要依靠人工,檔案室、閱覽室、采編室等科室的工作人員根據(jù)自身職責(zé),對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)等,但是大量的紙質(zhì)檔案給工作人員造成了沉重的工作壓力,一旦工作中出現(xiàn)遺失錯(cuò)漏,必然會(huì)影響用戶對(duì)館藏資源的查閱與使用。進(jìn)入信息時(shí)代,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,高校建立了系統(tǒng)的工作流程,使得檔案收集、檢查、整理工作等被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所替代,這不僅降低了管理人員的工作負(fù)擔(dān),也降低了工作失誤率,提高了工作質(zhì)量。此外,計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用也形成了與傳統(tǒng)截然不同的檔案管理體系,利用智能化手段推動(dòng)了管理模式的創(chuàng)新,提高了高校圖書(shū)檔案管理的技術(shù)水平。

        二、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代高校圖書(shū)檔案管理中的應(yīng)用策略

        (一)利用信息技術(shù),打造個(gè)性服務(wù)模式

        在高校圖書(shū)檔案管理中,管理人員不僅要實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏資源的科學(xué)分類(lèi)與歸檔,還應(yīng)為讀者提供準(zhǔn)確、高效的檢索服務(wù)。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的支持下,高校圖書(shū)檔案管理不僅面臨著大規(guī)模的館藏資源,還面臨著互聯(lián)網(wǎng)海量的信息資源,而用戶由于缺乏專業(yè)的檢索、查詢能力,難以在海量信息中快速獲取所需資源?;诖?,檔案管理人員應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù),一方面實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書(shū)檔案的充分管理,分門(mén)別類(lèi),提高電子檔案搜索效率,以簡(jiǎn)化用戶的搜索過(guò)程;另一方面還應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析,打造智能化、個(gè)性化服務(wù)模式,提高用戶的查詢、檢索效率。

        (二)挖掘館藏資源,打造特色數(shù)據(jù)庫(kù)

        在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用背景下,現(xiàn)代高校圖書(shū)館應(yīng)依托豐富的館藏資源,針對(duì)用戶需求對(duì)某一學(xué)科或者某一專題有價(jià)值的信息進(jìn)行收集、分析、評(píng)價(jià)、處理、存儲(chǔ),并按照一定的規(guī)范形成數(shù)字化資源,打造特色數(shù)據(jù)庫(kù),以供用戶搜索、查閱。在高校圖書(shū)檔案管理中,管理人員應(yīng)注重本校館藏資源價(jià)值,彰顯數(shù)據(jù)庫(kù)特色,彰顯圖書(shū)館館藏資源優(yōu)勢(shì),同時(shí)還應(yīng)推動(dòng)信息共享,擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模,更好地滿足用戶多元化需求。例如北大圖書(shū)館數(shù)據(jù)庫(kù)包括新手指南,為用戶提供解鎖數(shù)據(jù)庫(kù),以及檢索利用電子資源的方法;特色資源庫(kù),包括古文獻(xiàn)資源庫(kù)、多媒體資源、電子教參書(shū)、北大學(xué)位論文、北大講座、民國(guó)舊報(bào)刊等,充分展現(xiàn)了北京大學(xué)豐富的館藏資源,以及厚重深遠(yuǎn)的文化底蘊(yùn)。

        (三)完善搜索功能,優(yōu)化搜索引擎

        在信息化環(huán)境下,用戶登錄圖書(shū)館需要利用便捷、高效的搜索引擎,獲取圖書(shū)資源。因此,高校在圖書(shū)檔案管理過(guò)程中,應(yīng)利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù),不斷更新搜索引擎,提高搜索效率,不僅要準(zhǔn)確找到用戶所需資源,還應(yīng)利用模糊搜索,提供智能化服務(wù),確保充足的信息支持。例如北大圖書(shū)館的搜索引擎設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔、直觀,在館藏目錄服務(wù)項(xiàng)目中,用戶可以檢索題名、著者、主題、刊名等方式對(duì)所需資源進(jìn)行查找;在“電子刊物/圖書(shū)”一欄中,搜索引擎還通過(guò)提示“請(qǐng)輸入刊名或ISSN”,對(duì)用戶進(jìn)行指導(dǎo),一旦用戶搜索失誤,還可以利用模糊搜索方法,呈現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容,最大限度地幫助用戶獲取資源。

        (四)加強(qiáng)信息整合,建立站點(diǎn)導(dǎo)航模式

        站點(diǎn)導(dǎo)航是圖書(shū)館服務(wù)功能的集中與概括,在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用中,高校圖書(shū)館檔案管理人員需要主動(dòng)整合各類(lèi)信息,并形成網(wǎng)站鏈接,在站點(diǎn)導(dǎo)航中加以呈現(xiàn),為用戶提供有針對(duì)性的服務(wù)項(xiàng)目。例如中國(guó)人民大學(xué)圖書(shū)館在導(dǎo)航模式設(shè)計(jì)中,包含了資源、服務(wù)、互動(dòng)、特別推薦、新聞、新購(gòu)資源、試用資源等,每一個(gè)項(xiàng)目下面還有細(xì)分網(wǎng)絡(luò)鏈接;在快捷通道環(huán)節(jié)則包括咨詢站、新生專欄、學(xué)位論文提交、專題講座等,提高了信息整合效率,完善了站點(diǎn)導(dǎo)航系統(tǒng)。

        (五)加強(qiáng)信息交流,建立信息共享機(jī)制

        在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的支持下,信息共享已經(jīng)成為高校圖書(shū)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的主要方向,為豐富圖書(shū)館藏資源,滿足用戶的多元化需求,高校圖書(shū)館不僅要建立數(shù)字化圖書(shū)館,實(shí)現(xiàn)本館資源的對(duì)外開(kāi)放,還應(yīng)以站內(nèi)導(dǎo)航的方式構(gòu)建共享資源庫(kù),實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資源的互通有無(wú)。例如北大圖書(shū)館設(shè)置了熱門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)搜索,其中包括知網(wǎng)、萬(wàn)方、讀秀、人民日?qǐng)?bào)、SCI、Scopus、STOR等中外知名數(shù)據(jù)庫(kù),形成了信息共享機(jī)制。

        三、結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,在信息化背景下,計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代高校圖書(shū)檔案管理中具有廣泛的應(yīng)用價(jià)值。但目前一些高校圖書(shū)館在圖書(shū)檔案管理中缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用的系統(tǒng)認(rèn)識(shí),將技術(shù)應(yīng)用局限在建立信息化搜索引擎層面,缺乏信息共享、個(gè)性服務(wù)等環(huán)節(jié)的構(gòu)建,限制了圖書(shū)館館藏資源的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用,影響了圖書(shū)檔案管理效率。基于此,高校圖書(shū)館應(yīng)積極引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù),并結(jié)合圖書(shū)檔案管理新形勢(shì),探索管理方案,推動(dòng)高校圖書(shū)檔案管理的信息化、智能化發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]高鵬.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代高校圖書(shū)館檔案管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)新通信,2019(03).

        [2]王斌.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代高校圖書(shū)檔案管理中的應(yīng)用[J].電子技術(shù)與軟件工程,2018(05).

        [3]劉靜.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代高校圖書(shū)檔案管理中的應(yīng)用[J].陜西檔案,2016(03).

        (作者簡(jiǎn)介:張乃文,男,本科,徐州幼兒師范高等專科學(xué)校,助理館員,研究方向:圖書(shū)檔案學(xué))(責(zé)任編輯 劉月嬌)

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