摘 要 在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代，檔案的管理方式也迎來了巨大變化，雖然各項技術(shù)極大地解放了人力，但也給管理上帶來了一些新問題，本文將以職業(yè)技術(shù)學(xué)院的人事檔案管理工作為主要研究對象，對這些管理上的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的改革策略。

關(guān)鍵詞 互聯(lián)網(wǎng)+ 職業(yè)技術(shù)學(xué)院 人事檔案管理

中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展帶來了科技的進(jìn)步，加速了社會信息化的進(jìn)程。如今是一個信息爆炸的時代，對信息的利用和管理顯得尤為重要。許多職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理也順應(yīng)了信息化的時代潮流，采用了較為先進(jìn)的技術(shù)手段，但這項工作是一項系統(tǒng)性工作，并且較為復(fù)雜，在實際管理中還存在著許多問題。只有針對存在的問題對癥下藥，找出解決對策，才能夠做好職業(yè)院校人事檔案管理的改革工作。

1職校人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)趨勢

隨著各類科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也發(fā)生了翻天覆地的變化。電子化、信息化成了如今檔案管理最顯著的特征，管理理念也出現(xiàn)了更新。目前，各學(xué)校使用較為廣泛的信息化平臺有超星爾雅、智慧樹、百度云端等，還出現(xiàn)了許多大數(shù)據(jù)與云計算平臺。

通過有關(guān)數(shù)字化平臺的建設(shè)，可以有效地利用學(xué)校各類資源，對檔案工作進(jìn)行一個及時的升級。例如，運用大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和云計算平臺，可以實現(xiàn)檔案信息的快速保存與修改，還能運用電子計算的方式來對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行核對、整理，甚至可以對全校教職工的人事檔案情況進(jìn)行一個全方位的統(tǒng)計并形成報告。此外，利用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，還能夠讓全體教職工在智能手機(jī)等移動終端上隨時隨地查看自己的檔案信息以及薪資提升、人事調(diào)度等項目的進(jìn)度，方便院校對教職員工的管理。

2“互聯(lián)網(wǎng)+”時代職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事檔案管理改革的必要性

在傳統(tǒng)的檔案管理方法下，檔案主要以紙質(zhì)形式保存，在查閱、保管時都有許多不便之處，為了保障檔案的整潔完好，人事檔案管理部門需要動用大量的人力物力資源進(jìn)行看護(hù)，一旦遭遇突發(fā)事件，檔案被損毀，將對檔案所有者造成不可逆的損失。此外，傳統(tǒng)的檔案在翻閱查找時也需要耗費許多時間。但接入信息化手段后，檔案不僅有紙質(zhì)版本，電腦上還存儲著許多備份，不易丟失、損壞，易于保存，在進(jìn)行信息檢索時，效率大大提高了。這都是信息化手段帶給檔案管理工作的重大轉(zhuǎn)變。

3互聯(lián)網(wǎng)條件下職校進(jìn)行人事檔案管理存在的問題

3.1管理軟件缺少通用性

檔案管理軟件的出現(xiàn)是信息化趨勢在檔案管理領(lǐng)域的一個具體體現(xiàn)，也給這一領(lǐng)域帶來了革命式的變化。有了各種管理軟件，檔案管理工作變得更加方便快捷，效率顯著提高，也節(jié)省了許多人力物力資源。但這些軟件還是存在一些問題，目前許多職校使用的檔案管理軟件都是由軟件管理公司自主設(shè)計的，在使用時很容易遇到不通用，不兼容的情況，這就給跨區(qū)域的檔案管理和檔案調(diào)動工作帶來了不小的麻煩。

3.2檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范

人事檔案的信息化管理本身就具有信息化屬性與實際效用，而只有確立了信息化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息的真實性和安全性才能得到保障。但是，我國目前還未制定出詳細(xì)而規(guī)范的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各大職校在進(jìn)行檔案管理時會遇到標(biāo)準(zhǔn)不一，難以取舍的現(xiàn)象，嚴(yán)重干擾了人事檔案管理工作的正常秩序。同時，信息化標(biāo)準(zhǔn)的不規(guī)范，還會讓檔案資料的安全性受到損害，真實性也受到質(zhì)疑。

3.3檔案管理的保密性與安全性有待提升

雖然與紙質(zhì)的保存方式相比，電子檔案具有輕便、易保存、不易損壞、節(jié)約空間等優(yōu)點，但是與此相對應(yīng)的，電子檔案的安全性和保密性也會經(jīng)受更大的考驗。首先是網(wǎng)絡(luò)安全，電子檔案極易被人人為地篡改或是黑入學(xué)校系統(tǒng)竊取，密碼等信息的泄漏也會將檔案置于十分危險的境地。此外，電子檔案不像紙質(zhì)檔案那樣具有實物性質(zhì)，因此一旦意外刪除又沒有備份，那么造成的后果不堪設(shè)想。

3.4相關(guān)的法律法規(guī)還不夠完善

我國目前已經(jīng)頒布了檔案管理的有關(guān)法律，來保障檔案的安全性不受侵害，但這些法律主要都是針對傳統(tǒng)的檔案管理方式來制定的，對于目前的電子檔案形式還缺乏相應(yīng)的法律規(guī)定，因此在進(jìn)行檔案管理工作時缺少合理并充分的法律依據(jù)。檔案法律的滯后，對于高校的檔案管理工作來說是一個比較突出的制約因素。

4互聯(lián)網(wǎng)時代職校人事檔案管理工作的改革路徑

4.1加強(qiáng)軟件的兼容性設(shè)計

在職校的人事檔案管理工作中，經(jīng)常會遇到檔案的填寫、補充完善和調(diào)用事項，尤其是在進(jìn)行人事調(diào)動時，檔案管理部門的工作量大大增加，檔案提供者也要面臨龐雜的瑣碎事務(wù)，以證明檔案的真實性和有效性。那么這個時候就要考慮到檔案管理軟件的兼容問題。學(xué)校需要聯(lián)系相應(yīng)的軟件開發(fā)公司，在設(shè)計時盡量選擇能與所有系統(tǒng)適配的管理軟件，同時也要倡導(dǎo)軟件開發(fā)行業(yè)對檔案管理軟件兼容性和通用性的關(guān)注。此外，學(xué)校自身也應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)，對各項設(shè)備進(jìn)行定期的維修，及時地更新學(xué)校檔案管理部門的各種設(shè)備設(shè)施，對管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，努力提升檔案管理的信息化程度和專業(yè)水平。

4.2統(tǒng)一信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理

首先，在標(biāo)準(zhǔn)的制定上，國家應(yīng)該出臺有關(guān)細(xì)則，對信息化大背景下人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一個詳細(xì)規(guī)定，同時，給予各職業(yè)技術(shù)院校一定的自主權(quán)。因為職業(yè)技術(shù)院校是培養(yǎng)專門人才的院校，因而在專業(yè)資質(zhì)和技能證明方面可能需要經(jīng)歷比普通院校更復(fù)雜的手續(xù)，因此，各職業(yè)院校應(yīng)針對學(xué)校的自身特點以及師資隊伍的教學(xué)現(xiàn)狀來對本校的人事檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化的規(guī)定。各職業(yè)院?？梢栽趪矣嘘P(guān)標(biāo)準(zhǔn)未出臺前，根據(jù)各院校的實際情況來制定一個校內(nèi)的檔案管理辦法，在全校的范圍內(nèi)統(tǒng)一執(zhí)行，等待國家標(biāo)準(zhǔn)出臺了，再執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)?？偠灾?，就是要規(guī)范檔案的管理工作，令管理工作有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，只有這樣，檔案管理才不失它的嚴(yán)謹(jǐn)性和嚴(yán)密性。此外，由于人事檔案管理人員需要經(jīng)歷又傳統(tǒng)管理方式到信息化管理的方式，因此各職校要注重對人事檔案管理人員在專業(yè)素養(yǎng)方面的提升，以規(guī)范檔案管理。

4.3提高檔案管理的安全性與保密性

在高校中，檔案就是教職人員第二張身份證，甚至比身份證還要更加重要，因為身份證丟失可以補辦，但檔案的丟失卻會造成無法挽回的后果。因此，可以說，安全性和保密性就是檔案的生命。各職業(yè)院校在進(jìn)行人事檔案管理時，需要對檔案的安全密鑰進(jìn)行加固的防護(hù)，一旦有人侵入系統(tǒng)，立即啟動防火墻裝置，并采取應(yīng)急預(yù)案;在需要調(diào)用檔案時，需要有兩人以上的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行簽字并蓋章;在編輯檔案信息時，信息應(yīng)自動備份。這種種舉措都是在位檔案的安全保駕護(hù)航。其次，由于電子檔案保存于網(wǎng)絡(luò)，因此修改、偽造過程會變得更加隱蔽、不可察覺，需要引起特別的重視。檔案材料的真實性是進(jìn)行檔案管理工作首要完成的目標(biāo)，也是最重要的目標(biāo)，真實性是檔案的靈魂。因此，在實際工作當(dāng)中，就需要處處留意，謹(jǐn)防偽造、修改電子檔案信息的事件出現(xiàn)。在接收入職材料時，校方需要對擬聘人員出示的電子檔案資料進(jìn)行仔細(xì)的核實。可以采取電話詢問和實地考察的方式來對檔案的真實性進(jìn)行驗證。只有這樣，才能嚴(yán)守住檔案管理的底線。檔案管理人員也可以聯(lián)系有關(guān)銀行和街道居委會部門進(jìn)行詳細(xì)了解。

除外部因素外，學(xué)校還需做好內(nèi)部的檔案安全建設(shè)工作，具體來說就是對檔案的查閱進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，查閱檔案需要輔導(dǎo)員或?qū)W校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽名，并且需要在其他管理人員在場的情況下進(jìn)行查閱，沒有特殊情況是絕對不允許擅自更改的。只有在內(nèi)外兩股合力的共同作用下，只有時刻繃緊檔案真實性這條弦，人事檔案管理工作才能真正得到質(zhì)的提升。

4.4完善相關(guān)的法律法規(guī)

我國在檔案管理方面的法律法規(guī)還是比較滯后的，落后于時代。但是，我們應(yīng)當(dāng)看到，法律的發(fā)展應(yīng)該與時俱進(jìn)。檔案管理工作已經(jīng)走向電子化、信息化，因此法律也應(yīng)該根據(jù)社會現(xiàn)實作出調(diào)整，推出適用于電子化檔案管理的法律條文，只有這樣，才能夠使各大職業(yè)院校在進(jìn)行檔案管理時有法可依，在檔案權(quán)益受到侵害時可以拿起法律武器，捍衛(wèi)學(xué)校的權(quán)益，捍衛(wèi)教職員工的權(quán)益。

5結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代，許多職業(yè)技術(shù)院校在人事檔案管理方面還存在許多滯后于時代發(fā)展的地方，阻礙了其人才引進(jìn)和日常管理工作的開展。為了尋求自身發(fā)展，提升人事檔案管理水平，各職校需要采取有關(guān)措施來一定的改革，尋求更廣闊的發(fā)展空間。

作者簡介：宋方圓（1990.10-），女，漢族，河南洛陽人，三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，本科，研究方向：人事檔案管理。

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