吳偉
摘要:隨著全球經(jīng)濟(jì)的不斷飛速發(fā)展,企業(yè)面臨著商業(yè)環(huán)境越發(fā)的復(fù)雜,商業(yè)競爭越發(fā)的殘酷。企業(yè)能否在這快速變革的環(huán)境下整合資源、降低成本、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控是在競爭中取得勝利的關(guān)鍵。企業(yè)必須要與時(shí)代的發(fā)展相結(jié)合,充分利用互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)分析等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),越來越多公司選擇了進(jìn)行財(cái)務(wù)管理變革,建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(Financial Shared Service Center,簡稱FSSC)是將不同國家、地點(diǎn)的實(shí)體的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)拿到一個(gè)新的財(cái)務(wù)組織統(tǒng)一來記賬和報(bào)告,通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)為分布在不同地區(qū)的集團(tuán)成員單位提供標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、高效率、低成本的共享服務(wù),實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化以及現(xiàn)金流的健康的目標(biāo)。進(jìn)入21世紀(jì)以來,特別是隨著國資委、財(cái)政部等部委對財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)的高度重視,越來越多的集團(tuán)型企業(yè)開始著手建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。本文從財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的背景出發(fā),結(jié)合世界500強(qiáng)跨國公司(以下簡稱JC公司)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),分享了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在建立和發(fā)展過程中出現(xiàn)的如財(cái)務(wù)人員流動(dòng)大,初期客戶投訴增多等等問題,針對性地提出優(yōu)化意見。
關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)共享;信息系統(tǒng);集團(tuán)財(cái)務(wù)
一、企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的背景
財(cái)務(wù)共享的模式實(shí)在20世紀(jì)80年代由美國福特汽車首先提出并實(shí)踐的,他在歐洲設(shè)立了第一個(gè)FSSC,并將其屬下公司共同的、簡單的、重復(fù)的、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)都集中到該中心來操作,實(shí)施全集團(tuán)的共享服務(wù)。隨后,GE,ABB,摩托羅拉等多家世界500強(qiáng)企業(yè)也成立的各自的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。近些年來,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在中國如雨后春筍般崛起并發(fā)展,許多跨國公司將亞太地區(qū)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)立在中國,同時(shí)國內(nèi)大批如海爾,華為,中興等大型企業(yè)也建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,并且已經(jīng)取得了很好的成效。如今,世界《財(cái)富》500強(qiáng)中有80%以上的企業(yè)建立或者在建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,并且這個(gè)數(shù)字還在不斷地增長,未來財(cái)務(wù)共享是財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的主要組成部分。
二、企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)存在的問題
(1)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員素質(zhì)與工作要求不匹配,人員離職率高,歸屬感差
FSSC是將不同國家,地點(diǎn),不同業(yè)務(wù)類型的實(shí)體會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)整合在一起,因此對招聘的財(cái)務(wù)人員要求很高,除了對專業(yè)知識(shí)有要求外,英語,計(jì)算機(jī)操作水平,溝通能力以及從業(yè)經(jīng)驗(yàn)都有非常高要求。然而財(cái)務(wù)共享服務(wù)改變了原有的財(cái)務(wù)分工類型,財(cái)務(wù)處理更流程化,財(cái)務(wù)信息流水線作業(yè),某些崗位的財(cái)務(wù)人員只需要嚴(yán)格按照已制定的操作手冊進(jìn)行重復(fù)簡單的系統(tǒng)操作,不需要思維判斷,不需要解讀。
1.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作枯燥無味,員工工作積極性不高
以JC公司的FSSC PTP team為例,按照付款憑證的不同類型劃分為員工報(bào)銷組,應(yīng)小燦報(bào)款組和資金管理組。員工報(bào)銷小組又將崗位劃分為原始單據(jù)審核小組和SAP系統(tǒng)處理小組。審核報(bào)銷的人員每天只需要按照公司制定的員工費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)手冊的要求審核全國各地郵寄過來的單據(jù),簡單重復(fù)地加數(shù)和審核票據(jù)的合規(guī)性以及單據(jù)審核批復(fù)流程的完整性;SAP系統(tǒng)處理的人員無需審核單據(jù),只需要將報(bào)銷單據(jù)里匹配的SAP代碼輸入系統(tǒng),整個(gè)過程無需專業(yè)和判斷,完全就是“機(jī)械操作的憑證生產(chǎn)線工人”。負(fù)責(zé)關(guān)聯(lián)方公司的AP人員,只需要根據(jù)關(guān)聯(lián)方工廠提供的增值稅發(fā)票清單直接在SAP系統(tǒng)中做一步MIRO的動(dòng)作,將增值稅發(fā)票號碼與系統(tǒng)PO一一關(guān)聯(lián)即可,系統(tǒng)自動(dòng)生成應(yīng)付賬款的憑證,完全不需要使用專業(yè)判斷和經(jīng)驗(yàn)。一名從名牌大學(xué)畢業(yè)的優(yōu)秀大學(xué)生,通過層層筆試面試,進(jìn)入到外企的FSSC部門,進(jìn)入后發(fā)現(xiàn)從事的工作與自己的預(yù)期相差甚遠(yuǎn),工作枯燥無味,對專業(yè)方面知識(shí)積累幫助又很少,必然會(huì)滋生離開的念頭。因此在FSSC中,PTP team的員工離職率是非常高的。
2.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)事業(yè)拓寬受到限制
FSSC將工作流水線后,財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容非常的單一,每個(gè)人的系統(tǒng)操作權(quán)限也劃分很嚴(yán)格,所以員工很難在工作中全面地掌握財(cái)務(wù)知識(shí),年輕員工很容易就出現(xiàn)職業(yè)瓶頸,進(jìn)而影響到財(cái)務(wù)人員對自己未來規(guī)劃的擔(dān)憂,員工的歸屬感很低。
3.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心財(cái)務(wù)人員工作壓力非常大
采用流水線操作,F(xiàn)SSC的管理團(tuán)隊(duì)很容易就能從信息系統(tǒng)提取每一個(gè)財(cái)務(wù)人員每個(gè)月的單據(jù)處理量,單據(jù)處理的準(zhǔn)確性以及每張單據(jù)的處理時(shí)間等等的數(shù)據(jù)進(jìn)行財(cái)務(wù)人員之間的橫向比較。同時(shí),業(yè)務(wù)部門的客戶滿意度調(diào)查結(jié)果也會(huì)直接影響財(cái)務(wù)人員的年終績效,為了能盡快處理完單據(jù),提高客戶滿意度,經(jīng)常需要加班加點(diǎn)。財(cái)務(wù)人員工作壓力大,這也是引起離職率高的主要原因。
(2)遠(yuǎn)程集中服務(wù)與業(yè)務(wù)單位的溝通容易出現(xiàn)問題
FSSC的人員基本不直接與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系業(yè)務(wù),多數(shù)是通過郵件或者電話解決,這樣比較容易缺乏對業(yè)務(wù)的認(rèn)知和業(yè)務(wù)分析。業(yè)務(wù)有些緊急的問題得不到及時(shí)反饋,其主要原因是FSSC同事不了解業(yè)務(wù),感受不到緊急文件帶來的壓力和緊迫性,在反饋和解決問題的事情上總是半拍,這使得業(yè)務(wù)部門的員工總是不停地提醒和催促,效率不但沒有提高,反而加大了成本的支出,容易引起業(yè)務(wù)部門的不滿。
(3)信息管理與信息系統(tǒng)成本極大提高
北京國家會(huì)計(jì)學(xué)院張慶龍教授在《財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)咨詢服務(wù)系列專題(6)》中指出,建設(shè)一個(gè)良好的財(cái)務(wù)共享信息平臺(tái)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系架構(gòu)得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)技術(shù)支撐和先決條件,系統(tǒng)平臺(tái)的統(tǒng)一搭建和整合是實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。JC公司財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心信息系統(tǒng)的核心組件是以SAP為基礎(chǔ),以“Non-Gate”報(bào)銷系統(tǒng),審批流程管理系統(tǒng)和影像傳輸管理系統(tǒng)作為主線,并接口了工程項(xiàng)目預(yù)算管理系統(tǒng)(PM),銷售合同管理系統(tǒng)(SM),采購系統(tǒng)(PM),預(yù)算報(bào)表系統(tǒng)(Hyperion),差旅申請系統(tǒng)(BM)以及郵件信息系統(tǒng)(Lotus&Sometime)等七大系統(tǒng)輔助組成。信息系統(tǒng)貫穿整個(gè)集團(tuán)范圍內(nèi)的不同系統(tǒng),不同部門的信息交流,它的建設(shè)是一個(gè)長期而細(xì)致的工程,將會(huì)面臨著運(yùn)營層面的許多挑戰(zhàn),需要把內(nèi)部控制機(jī)制,經(jīng)營業(yè)務(wù)審批流程和財(cái)務(wù)信息平臺(tái)進(jìn)行從分的融合,這需要投入大量的資金用以搭建一套如此完整的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的信息化平臺(tái)。
1.現(xiàn)有ERP系統(tǒng)功能的開發(fā)研制需要投入大量資本
為了使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠穩(wěn)定運(yùn)行以及操作的流程化,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需要在其原有的ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)上花費(fèi)大量的資金進(jìn)行研究開發(fā)信息管理系統(tǒng)的新功能。JC公司使用的內(nèi)部員工報(bào)銷“Non-Gate”系統(tǒng)自動(dòng)化程度還存在優(yōu)化空間。報(bào)銷單據(jù)上的會(huì)計(jì)信息,核算項(xiàng)目號,成本中心這些信息仍需要人工錄入到SAP系統(tǒng),正確性和效率都不是最優(yōu)狀態(tài)。因此JC公司在大力開發(fā)升級版的“GATE”網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)與SAP,項(xiàng)目預(yù)算,項(xiàng)目合同的無縫連接。JC公司為了杜絕手工操作銀行付款流程,減少人為因素的誤差,在SAP的付款程序中對接了與渣打銀行,花旗銀行的交換端口,但這是一種比較保守的口方式,進(jìn)行Payment run這個(gè)操作從SAP中到處導(dǎo)出銀行可以接受的文件格式,這個(gè)文件格式是由銀行制定的,輸出的文件通過請求的方式導(dǎo)入到銀行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行交易,如果數(shù)據(jù)通過校驗(yàn)則可順利地付款。如果SAP導(dǎo)出文件信息不能通過銀行校驗(yàn),銀行則會(huì)出局錯(cuò)誤報(bào)告。這是一種被動(dòng)式的數(shù)據(jù)傳遞,JC公司仍在繼續(xù)開發(fā)更自動(dòng)化的銀企互聯(lián)系統(tǒng),對接更多的銀行付款接口。
2.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)跟不上集團(tuán)并購的速度
FSSC現(xiàn)有的財(cái)務(wù)流程還沒有理順,但是集團(tuán)卻很快地進(jìn)行了對其他公司的并購。集團(tuán)要求FSSC將這些新的并購過來的企業(yè)快速地融入到FSSC中。這些子公司所使用的ERP系統(tǒng)通常和FSSC統(tǒng)一使用的系統(tǒng)不一樣,這個(gè)問題在短時(shí)間內(nèi)很難解決,而且更換ERP系統(tǒng)是一個(gè)長期的,需要耗資巨大的系統(tǒng)型工程。
3.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)仍不夠完善,需要不斷地開發(fā)新的輔助功能
JC公司現(xiàn)在所有的付款單據(jù)均是采用快遞方式傳遞到FSSC,F(xiàn)SSC員工收到快遞后進(jìn)行人工登記,當(dāng)需要查找遺漏登記的票據(jù)或者查找某書于有問題的單據(jù)時(shí),只能依靠人工查詢,追溯之前的快遞單弄;,登i己己錄以及溝通郵件等。實(shí)際工作中,這是一項(xiàng)非常耗費(fèi)時(shí)間的事情,特別是發(fā)生了單據(jù)丟失,產(chǎn)生稅費(fèi)損失的情況下,很難抨清楚到底是哪方的責(zé)任,這大大地影響了工作時(shí)效為了改進(jìn)這個(gè)問題,公司IT團(tuán)隊(duì)正在開發(fā).款物流掃碼系統(tǒng),通過給每書漂據(jù)添力國霎有唯‘性的條碼。單據(jù)寄出時(shí)掃描條碼,系統(tǒng)中就會(huì)記錄票據(jù)已寄出月?SSC收到單據(jù)后再掃描條碼,系統(tǒng)就會(huì)記錄單據(jù)到達(dá),后續(xù)的人員處理和歸檔也同樣地掃描,系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的記錄。這個(gè)物流掃描系統(tǒng)能夠隨時(shí)查詢單據(jù)的實(shí)物狀況,不會(huì)出現(xiàn)責(zé)任不清的現(xiàn)象,大大地減少了溝通成本和時(shí)間。
(4)系統(tǒng)安全性和維護(hù)的問題
財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系的信息系統(tǒng)是一個(gè)跨區(qū)域,多端口,多模塊的大型集成系統(tǒng),極其地依賴網(wǎng)絡(luò),開放的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使得財(cái)務(wù)信息變得透明化,某種程度也降低了信息的安全性。如安全管理制度不健全造成的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn),新員工操作不規(guī)范造成數(shù)據(jù)毀損的風(fēng)險(xiǎn),外部黑客病毒入侵的風(fēng)險(xiǎn)。
(5)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)加大
FFSC不直接接觸各地分支機(jī)構(gòu)所在地的稅務(wù),對稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的敏感性極大地降低。同時(shí)大量原始單據(jù)通過快遞進(jìn)行傳遞,也增加了原始單據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。JC公司員工報(bào)銷業(yè)務(wù)是采用影像付款審核,影像審核無誤后FSSC就進(jìn)行賬務(wù)處理,但如果原始單據(jù)在郵寄過程中出現(xiàn)票據(jù)丟失,損壞或者遺漏,F(xiàn)SSC的員工又疏忽了檢查,必然會(huì)增加稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
三、完善企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的對策
(1)保障未來工作以及團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性
1.采用人才配置的方法,招聘不同層次的人才
FSSC的管理團(tuán)隊(duì)要明確不同崗位對招聘人員的學(xué)歷,經(jīng)驗(yàn)等方面的要求,根據(jù)重復(fù)性操作工作和管理創(chuàng)新型工作不同,選用不同層次的人才,招聘“最合適”的而不是“最優(yōu)秀”的人員進(jìn)入崗位,既可以節(jié)約人才成本,也能發(fā)揮員工各自的專長,避免人才的浪費(fèi)。
2.加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部員工培訓(xùn)
一方面,通過內(nèi)部培訓(xùn),包括聘請外部專家對員工進(jìn)行的培訓(xùn),員工豐富了的知識(shí),增強(qiáng)了素質(zhì),提高了技能,從而有利于增強(qiáng)她們在職業(yè)方面的安全感和對企業(yè)的忠誠度。另一個(gè)方面,內(nèi)部培訓(xùn),增加了中心內(nèi)部員工之間的交流機(jī)會(huì),員工彼此分享新的技術(shù),交流各自的工作心得,有助于增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)隊(duì)合作,提高了工作效率。
3.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)加強(qiáng)考核浪鋤機(jī)制的建立和完善
FSSC的管理團(tuán)隊(duì)要定期與員工溝通,關(guān)心她們的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。在績效管理設(shè)置上,除了選擇客觀,公正并且針對性的指標(biāo)外,還要注意針對員工的特點(diǎn)和需求有針對性采取激勵(lì)措施。對于每年度的客戶滿意度調(diào)查問卷中得分較高的員工,要給與相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì),如增加獎(jiǎng)金;對于得分較低的,工作態(tài)度不積極的員工要給予相應(yīng)的處罰,如降工資,扣獎(jiǎng)金等等。
4.建立重視員工的企業(yè)文化
通過內(nèi)部的團(tuán)隊(duì)建設(shè)和培訓(xùn),將公司的企業(yè)文化滲透給員工,讓員工在潛移默化中產(chǎn)生對中心的歸屬感和責(zé)任感。員工認(rèn)同公司的企業(yè)文化,認(rèn)同F(xiàn)SSC的文化,才可能愿意在一個(gè)企業(yè)長期穩(wěn)定地工作。
(2)業(yè)務(wù)流程不斷優(yōu)化,提高客戶滿意度
1.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè),需要其他業(yè)務(wù)部門之間相互聯(lián)系,相互配合
建設(shè) FSSC后對于業(yè)務(wù)部門的流程培訓(xùn)工作不能間斷,一方面,通過培訓(xùn),可以將公司相關(guān)的財(cái)務(wù)戰(zhàn)略,制度在業(yè)務(wù)部門進(jìn)行落實(shí);另一方面,在培訓(xùn)的過程中及時(shí)了解到業(yè)務(wù)部門的同事在執(zhí)行現(xiàn)有流程中的困難和問題,為財(cái)務(wù)流程的再梳理,再改造提供資料。,
2.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立一個(gè)知識(shí)共享平臺(tái)和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存中心,加強(qiáng)知識(shí)共享的管理
通過這個(gè)共享平臺(tái),業(yè)務(wù)部門的員工可以根據(jù)管理員設(shè)定的權(quán)限登陸到相應(yīng)權(quán)限的文件中,可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)和信息和共享,減少數(shù)據(jù)傳輸過程中的時(shí)間浪費(fèi),降低信息丟失和被盜用的風(fēng)險(xiǎn)。
3.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為業(yè)務(wù)部門設(shè)立便捷智能的溝通渠道
針對業(yè)務(wù)人員的咨詢,信息查詢等方面的問題,F(xiàn)SSC可以設(shè)立熱線服務(wù)電話,專人在線咨詢,公共服務(wù)郵箱等渠道,形成覆蓋業(yè)務(wù)咨詢,信息查詢,投訴及建議等立體式客戶服務(wù)體系。一旦接到投訴,F(xiàn)SSC的管理團(tuán)隊(duì)要第一時(shí)間跟進(jìn)工作,及時(shí)解決處理問題,對員工進(jìn)行教育批評。
(3)信息系統(tǒng)開發(fā)和應(yīng)用必須以共享服務(wù)的職能為依據(jù)
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心信息系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)該服務(wù)于FSSC的職能定位,并具有前瞻性,尤其是ERP系統(tǒng),應(yīng)該立足于FSSC的基本情況和特點(diǎn)進(jìn)行定制和模塊化開發(fā),預(yù)留自行配置的空間。在設(shè)立FSSC初期,要做好事前風(fēng)險(xiǎn)評估,做好關(guān)于信息系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)的預(yù)算規(guī)劃,為后期的功能定制開發(fā)以及系統(tǒng)維護(hù)預(yù)留足夠的資金。
(4)完善財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心信息系統(tǒng)的管理制度
1.不斷地完善信息系統(tǒng)的管理制度
FSSC成立后,要不斷地完善信息系統(tǒng)的管理制度,安排好員工賬號的開設(shè),調(diào)整,審批和管理權(quán)限,進(jìn)行不相容職務(wù)分離,減少信息系統(tǒng)舞弊的可能性。
2.編制信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化流程
FSSC要編制關(guān)于信息備份,災(zāi)難恢復(fù)和信息密碼管理的標(biāo)準(zhǔn)化流程,并安排專項(xiàng)培訓(xùn),將標(biāo)準(zhǔn)化流程的內(nèi)容和要求普及到各個(gè)部門的每一位員工,以保護(hù)共享信息平臺(tái)上的信息的安全性和保密性。同時(shí),要將信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化流程培訓(xùn)納入到新入職員工入職培訓(xùn)的課程里,保證每一位上崗員工能夠正確地使用信息系統(tǒng),確保系統(tǒng)安全性。
3.進(jìn)行不定期專項(xiàng)審計(jì)
FSSC管理層不定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì),及早發(fā)現(xiàn)FSSC信息系統(tǒng)中存在的漏洞和改進(jìn)的空間,持續(xù)不斷地優(yōu)化信息系統(tǒng)。
(5)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)立稅務(wù)負(fù)責(zé)小組
成立稅務(wù)研究小組,對各地最新的稅務(wù)政策進(jìn)行研究分析,統(tǒng)籌企業(yè)日常的稅務(wù)管理工作。同時(shí),F(xiàn)SSC應(yīng)當(dāng)與地方的會(huì)計(jì)師事務(wù)所和稅務(wù)師事務(wù)所建立聯(lián)系,委托她們將當(dāng)?shù)卣男抡呒皶r(shí)告知FSSC的稅務(wù)聯(lián)系人。
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