李天鳳

[摘要] 醫(yī)院檔案管理是醫(yī)療計劃和決策實行的重要依據，是保證醫(yī)院正常運轉的條件之一，為臨床疾病治療方案提供了關鍵性參考依據，因而具有很高的臨床價值。隨著數字信息化的發(fā)展和應用，醫(yī)院檔案管理更加便捷和高效，不僅有利于檔案信息的整合和共享，節(jié)省了大量的人力資源，而且大大提高了醫(yī)院檔案管理工作效率。然而在有些地區(qū)醫(yī)院檔案管理中，仍然存在較多的問題，如領導對檔案管理不夠重視，管理制度和管理方法落后等，導致檔案管理工作效率不高。該文主要針對數字信息化背景下醫(yī)院檔案管理中存在的問題和相關創(chuàng)新措施進行分析和探究。

[關鍵詞] 數字信息化;醫(yī)院檔案管理;問題;創(chuàng)新措施

[中圖分類號] R7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）01（b）-0023-03

[Abstract] The hospital file management is an important basis for the medical plan and decision， which is one of the conditions of ensuring the normal operation of the hospitals， and it provides key reference for the clinical disease treatment plan， therefore， it is of higher clinical value. With the development and application of digital information， the hospital file management is more convenient and efficacy， not only benefit to the sorting up and sharing of file information， but also saving massive human resources， and greatly improving the work efficacy of hospital file management work， therefore， in some regions， there are still many problems， such as managers attach little importance to the file management and management system and method falling behind， therefore， the paper analyzes and studies the problems and related innovation measures of hospital file management under the digital information background.

[Key words] Digital information; Hospital file management; Problem; Innovation measure

醫(yī)院檔案中保存記錄著臨床和醫(yī)政等資料和數據，是臨床疾病治療的重要依據。而醫(yī)院檔案管理作為一項系統(tǒng)工程，負責對檔案資料進行科學收集、開放和利用，只有提高醫(yī)院檔案管理工作效率，才能更好地服務于科研和醫(yī)療工作，從而促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。隨著信息技術的發(fā)展，尤其是互聯(lián)網技術的發(fā)展，給醫(yī)院檔案管理帶來的極大的便利，同時也對醫(yī)院的檔案管理模式提出了更高的要求。因而醫(yī)院需要對檔案管理模式和管理方法進行創(chuàng)新，不斷提高檔案管理的水平，使之適應社會發(fā)展的需求，滿足新形勢下醫(yī)院檔案工作的需要。

1? 數字信息化下醫(yī)院檔案管理工作的特征

1.1? 檔案信息處理高效性

隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和進步，醫(yī)院檔案信息管理范圍和內容更加廣泛，不僅需要各個職能部門之間進行檔案管理，而且還需要滿足患者、醫(yī)院人員以及其他醫(yī)療機構對檔案管理工作的需求，因而新時期醫(yī)院檔案管理需要較高的工作效率。數字信息化背景下，通過各種方式將檔案管理工作網絡化和數字化，大大提高了檔案信息處理的時效性[1]。

1.2? 檔案信息存儲數字化

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案通常采用紙質形式進行相關信息的存儲，而這種形式有很大的局限性，不僅工作量大，浪費大量的人力資源，而且工作效率低下。在數字信息化背景下，醫(yī)院檔案信息存儲更加系統(tǒng)化、智能化和數字化，現(xiàn)階段，檔案管理存儲主要采用電子存儲方式，有效彌補了紙質存儲方式產生的弊端，且電子存儲方式具有很大的靈活性和自主性，存儲方式變得更加多元化。

1.3? 檔案信息資源多元化

數字信息化背景下，醫(yī)院檔案管理依據信息共享化平臺，具有廣泛的信息來源，能夠最大程度上滿足醫(yī)院檔案管理工作中的不同需求。此外，醫(yī)院檔案管理信息來源的多元化在一定程度上影響著檔案信息管理的多元化，要想提高醫(yī)院檔案管理工作效率和水平，就必須加強對計算機信息技術的應用和發(fā)展，同時加強醫(yī)院各部門之間的信息共享和交流，不斷完善信息共享化平臺。

2? 醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必要性

在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中有效應用數字化信息技術能夠大大提高系統(tǒng)運行效率和檔案管理效率，同時明確規(guī)范了信息管理行為，使得管理信息、醫(yī)務人員信息以及患者病歷信息更加清晰，便于工作人員查找和調用。信息化背景下檔案管理方式的創(chuàng)新，能夠改變傳統(tǒng)檔案傳遞和檔案存儲的弊端，不僅降低了運營的經濟成本，而且提高了醫(yī)院競爭力[2]。

2.1? 有利于促進醫(yī)院健康發(fā)展

必須對檔案管理模式進行創(chuàng)新，同時提供工作人員的專業(yè)知識和技能水平。而數字化信息技術能夠對人才進行合理利用和培養(yǎng)，能夠最大化發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢，提高醫(yī)院運營工作效率。此外，對檔案管理模式進行創(chuàng)新，能夠在很大程度上延長檔案使用壽命，不斷提高其自身使用價值。

2.2? 有利于提高醫(yī)院管理水平

檔案管理在醫(yī)院各項管理工作中發(fā)揮著重要作用。相關部門需要注重醫(yī)院檔案管理工作的信息化發(fā)展，不斷創(chuàng)新管理意識和管理途徑，對傳統(tǒng)管理模式進行改革，從而提高檔案管理質量和醫(yī)院管理工作水平。

2.3? 是社會信息化發(fā)展的需求

醫(yī)院檔案管理工作量大，且檔案數據更新頻繁，傳統(tǒng)管理方式很難滿足社會發(fā)展需要，因而只有對檔案管理方式進行創(chuàng)新，才能適應信息化時代的需要，滿足人們對檔案信息的需求，保障醫(yī)院臨床工作的有效開展。

2.4? 有利于保護醫(yī)院珍貴檔案原件

醫(yī)院檔案信息中包含很多重要文件和數據信息，如重要史料醫(yī)學圖片、病理、高尖設備檔案等，因而對醫(yī)院檔案管理和檔案信息的存儲和整理提出了更高的要求。而數字信息化技術的應用，能夠對醫(yī)院各類檔案進行分類整理和存儲，通過電子存儲方式能夠對重要文件進行有效保護，防止出現(xiàn)檔案破損或泄露[3]。

2.5? 有利于實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的整合和共享

醫(yī)院檔案管理信息化和數字化，不僅能夠降低檔案管理的物力和人力資源消耗，提高管理工作效率，而且還有利于實現(xiàn)檔案信息的資源共享。在醫(yī)院管理工作中，資源整合作為重要的管理內容，對資源信息共享具有較高的要求。醫(yī)院檔案管理信息化為相關工作人員提供了更加方便、快捷的服務，醫(yī)院人員可以通過網絡搜索或系統(tǒng)所搜快速、準確地查找到自己所需要的資料和數據，有效增強了原始檔案的應用范圍和應用程度，同時檔案管理信息化有利于各個部門之間加強信息功效和交流，滿足不同科室瀏覽的需要?？偠灾t(yī)院檔案管理信息化能夠最大程度優(yōu)化檔案管理資源，提高管理效率。

3? 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

3.1? 缺乏完善的管理體系

現(xiàn)階段，很多醫(yī)院都建立了相應的檔案管理制度，然而實際管理體系還存在一定缺陷，不夠規(guī)范和完善。例如：在進行檔案信息的收集、整理、保存以及資料查閱等過程中，管理人員工作較為隨意，其往往依據自身以往的工作經驗或在日常工作中逐漸形成的不成文規(guī)定來開展相關工作，因而容易導致檔案保管資料缺失、檔案內容參差不齊、檔案信息保密性差等問題[4]。此外，由于醫(yī)院檔案管理工作人員以及各部門人員之間工作不協(xié)調一致，分工不明確，也容易出現(xiàn)檔案內容重復、內容缺失、檔案管理標準不統(tǒng)一、信息資源浪費等問題，嚴重影響醫(yī)院檔案管理工作質量。

3.2? 工作人員素質水平不高

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理人員整體綜合素質不高。醫(yī)院檔案管理人員多數是非專業(yè)人員，有些人員是從行政、護理或藥房等部門調來的，有些工作人員身兼多職，人員層次和水平參差不齊，在文化素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)和理論知識等方面差異較大，這就導致檔案管理工作停滯不前。此外，醫(yī)院相關領導過于注重醫(yī)療和科研人才的培養(yǎng)，對于檔案管理人員的培養(yǎng)不夠重視，加上缺乏科學性、系統(tǒng)性的專業(yè)培訓，很多工作人員沒有進行繼續(xù)教育，使得檔案管理工作較為被動。

3.3? 醫(yī)院領導對檔案管理缺乏足夠的認識

目前，醫(yī)院檔案管理工作雖然開展了信息化建設，但有資金和區(qū)域的影響，一些醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)管理方式。這主要是由于醫(yī)院領導對檔案管理缺乏足夠的認識造成的，在檔案管理方面投入的資金和物力較少，在日常工作中沒有向員工宣傳新的創(chuàng)新理念，沒有實現(xiàn)管理方式的真正變革，因而導致管理質量仍舊落后。

3.4? 檔案管理方法沒有與時俱進

在當前信息時代條件下，醫(yī)院檔案管理工作需要緊跟社會發(fā)展的步伐，而有些醫(yī)院在實際檔案管理工作中洪仍然采用傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，而且工作效率低下。此外，紙質檔案文件很容易受到外界因素的影響而發(fā)生破損、潰爛或字跡模糊等現(xiàn)象。

4? 數字信息化背景下醫(yī)療檔案管理創(chuàng)新的有效措施

4.1? 對檔案管理體系進行完善

要想保證醫(yī)院檔案管理工作能夠順利開展，首先，醫(yī)院要建立健全檔案管理系，對管理體系進行完善，依據檔案管理部門的實際情況制定標準化的檔案管理制度，從而實現(xiàn)檔案資料收集、分類、錄入以及存儲等工作環(huán)節(jié)的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理。只有建立完善的規(guī)范性的統(tǒng)一規(guī)章制度，工作人員在實際管理工作中才能做到有章可循，有據可依。其次，醫(yī)院可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，對管理工作質量較高的員工給與一定物質鼓勵，同時建立崗位責任制，明確管理職責，對管理人員的日常行為進行規(guī)范，從而提高管理人員的責任意識和使命意識，提高其工作熱情和積極性。

4.2? 提高醫(yī)院領導人員對檔案管理的認識

醫(yī)院領導人員要提高自身對檔案管理創(chuàng)新的正確性認識，提高檔案管理的信息化建設水平。檔案管理人員要充分認識到數字信息化對檔案管理的重要性，掌握檔案管理的先進方法和技術，不斷提高自身專業(yè)知識和技能水平。醫(yī)院相關部門需要加大對檔案管理數字信息化建設的力度，加大資金投入，同時對相關員工、干部以及群眾進行宣傳和教育，以提高人員對檔案管理信息化的認識。此外，醫(yī)院需要積極調動不同科室，提高各部門之間的信息化參與度，充分落實檔案管理信息化建設工作，將檔案管理等同教學和醫(yī)療，共同齊抓[5]。

4.3? 提高醫(yī)院檔案科管理人員專業(yè)素質

現(xiàn)階段，工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力水平直接影響著工作質量和效率，因而在數字信息化背景下，醫(yī)院要不斷提高檔案管理人員的綜合素質，以保障相關工作的順利開展。要對管理人員進行相關的教育和培訓，對于新任人員要保證其持證上崗，同時建立績效考核制度，以提高工作人員工作積極性，規(guī)范其管理行為，從而提高工作效率。

4.4? 對醫(yī)院檔案管理方式進行創(chuàng)新

醫(yī)院作為社會服務行業(yè)，需要為大眾提供個性化的服務。在醫(yī)院檔案管理工作中，需要對檔案管理方式和手段進行創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的人工管理模式為數字信息化服務模式，對服務理念進行創(chuàng)新，從而促進檔案管理科學發(fā)展。醫(yī)院需要結合信息技術，改變傳統(tǒng)紙質檔案存儲為電子檔案存儲，通過利用多媒體、計算機以及網絡技術實現(xiàn)醫(yī)院檔案的跨地區(qū)、跨時間以及跨國界的多元化服務。此外，通過網絡技術和計算機技術，能夠實現(xiàn)多信息的檔案管理方法，以滿足不同人員對檔案的查閱需求[6-7]。

5? 總結

綜上所述，醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新是數字信息化時代發(fā)展的必然要求。要想促進醫(yī)院健康發(fā)展，提高檔案管理工作水平和效率，就必須提高領導人員對檔案管理的認識程度，轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，制定完善的檔案管理制度，加強檔案管理的信息化建設，提高工作人員的綜合素質，從而以實現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理的目標，促進醫(yī)院檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

[參考文獻]

[1]? 顧曉軍.信息化時代下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新[J].中國衛(wèi)生標準管理，2016（2）：34-36.

[2]? 孫丙須.信息化背景下醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新研究[J].教育現(xiàn)代化，2016（21）：21-24.

[3]? 程兵歌.信息化背景下醫(yī)院檔案管理方式創(chuàng)新[J].檔案工作，2017（9）：128-129.

[4]? 張敏.數字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施[J].內蒙古醫(yī)科大學學報，2016（1）：291-292.

[5]? 劉中祥.數字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施[J].醫(yī)療管理，2015（6）：193-195.

[6]? 呂洪濤.信息化時代下醫(yī)院檔案工作的管理與創(chuàng)新途徑[J].民營科技，2016（6）：111.

[7]? 劉曉華.新時期醫(yī)院檔案管理信息化建設的創(chuàng)新性研究[J].赤子，2015（17）：30-31.

（收稿日期：2018-10-18）