檔案是直接形成歷史的記錄,是國家資源不可或缺的一部分,恰當?shù)乩脵n案并保護好檔案可以給整個社會造福,而在管理中出現(xiàn)意外,講會給某個行業(yè)甚至是國家的發(fā)展帶來災(zāi)難性危害。我們應(yīng)該提高對檔案管理認知程度,加大對檔案管理工作的規(guī)范力度,讓檔案處于更加安全、更加便于利用的位置。檔案管理是一項比較繁瑣的工作,需要管理人員真心投入,并在我國的法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)開展工作,對違背法律法規(guī)的行為有權(quán)制止,已達到保護檔案信息的目的。因此,深入研究檔案管理工作的保密性和利用效率變得十分必要。僅就如何做好檔案保密工作,確保檔案安全闡述幾點粗淺的認識。
一、強化檔案保密意識
檔案部門要不斷增強做好檔案保密工作的責任感和使命感,切實重視和不斷強化檔案保密工作。一是思想觀念上的加強,二是管理上的加強,三是保密工作方式方法上的加強;嚴峻的形式告訴我們,新形勢下保密環(huán)境比過去更加復(fù)雜,保密防范的難度進一步加大,保護國家秘密安全的要求更高,責任更重。強化保密法制觀念,牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識,提高保密工作的自覺性和責任感,自覺履行保守國家秘密的義務(wù)。同時,要認真貫徹“預(yù)防為主”的方針政策,堅決阻止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經(jīng)常開展安全教育工作,把檔案安全工作的重要性講清、講明,把泄密的危害和后果講足、講透,讓安全意識真正深入人心。
二、加強檔案庫房安全建設(shè)
檔案庫房的管理員要做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。首先,檔案庫房應(yīng)配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施,并隨時做好各項設(shè)施設(shè)備的檢修、維護工作。其次,檔案庫房應(yīng)指定專人負責管理,無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其三,應(yīng)減少檔案的破損率延長檔案的使用壽命。另外,要堅持日常監(jiān)督與重點檢查相結(jié)合,不定期組織全面細致的安全檢查,在認真清點核對檔案數(shù)目的同時,及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患,做到及時檢查、及時清理,采取切實的有效措施,堵塞危及檔案安全的漏洞。
三、完善保密檔案借閱管理
加強保密檔案借閱制度建設(shè)至關(guān)重要。應(yīng)制度細致完善的檔案借閱制度、外借制度、復(fù)印制度等。各項檔案借閱規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明,便于執(zhí)行,并在實踐中認真加以總結(jié),不斷充實和完善,確保保密檔案的安全。保密檔案的借閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理,必須按要求填寫借單,由直接領(lǐng)導(dǎo)、項目負責人簽字,認真履行登記、簽字手續(xù),填寫借閱卡及借閱簿,手續(xù)齊全后方可借閱。借閱人要遵守保密制度,嚴禁轉(zhuǎn)借泄密和以個人名義向外單位轉(zhuǎn)讓檔案技術(shù)成果。保密檔案使用完畢后應(yīng)及時核對、檢查、維護,不能私自撕拆、涂改,更不得缺頁少項。借閱的檔案要保管好,不能丟失,發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題,應(yīng)及時查明原因,及時向檔案部門報告,進行補救。
四、加強電子檔案管理
安全保密措施是衡量電子信息安全與否、電子檔案管理完善與否的一個重要指標。電子檔案從保管形式上主要分為兩種,一種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案,另一種是存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案。存儲在磁盤、光盤上的電子檔案,相對比較好管理。在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作,必要時可以復(fù)制副本或異地保存。在借閱方面主要應(yīng)做到以下幾點:一是所借的電子檔案項目要與正在設(shè)計的工程項目內(nèi)容相同,且要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及項目負責人批準,方可借閱;二是要根據(jù)使用者的情況,不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式;三是應(yīng)根據(jù)電子檔案內(nèi)容的秘密等級進行有效管理,對秘密等級比較高的,不宜用拷貝的方式提供利用;四是要對重要電子檔案的信息內(nèi)容進行加密處理。而存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案,則應(yīng)重點做好數(shù)據(jù)庫的安全與保密工作。首先要加強對計算機信息系統(tǒng)的保密管理,做好內(nèi)外網(wǎng)分離工作,并對內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署好防火墻;涉密計算機不得與國際互聯(lián)網(wǎng)相連。其次,為了防止內(nèi)部人員將保密資料非法外傳,需要對每個人做好權(quán)限控制,確保保密數(shù)據(jù)只能被有權(quán)限的人使用,且整個使用過程應(yīng)被完整記錄,做好事前防御,事后追蹤。其三,可根據(jù)權(quán)限查閱,在權(quán)限范圍內(nèi)更改、編輯圖紙、文本,但是不能將圖紙及文本本身或者內(nèi)容下載到終端用戶及任何設(shè)備上。這樣,所有的保密數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中地保存在服務(wù)器上,既有效又安全,從根本上杜絕保密信息的泄露。
五、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作
確定保管期限的原則是正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用,根據(jù)本機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準確地判定檔案的保管期限,而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi),如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的,它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi),受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護,產(chǎn)生法律效力的時限?!秶颐孛鼙C芷谙薜囊?guī)定》中規(guī)定:除有特殊規(guī)定外,絕密事項不超過30年,機密級事項不超過20年,秘密級事項不超過10年,保密期限在一年及意見以上的以年計,在一年以內(nèi)的以月計。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央,國家機關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項,在授權(quán)機關(guān)作出解密前,其他機關(guān)、單位應(yīng)當對其采取長期的保密措施,不得擅自決定解密和隨意對外提供。
新時期對檔案信息的保密工作要求更高,要嚴格恪守自己的職業(yè)道德,遵守各項規(guī)章制度,增強檔案保密工作的使命感和責任感,做好檔案保密管理工作。要不斷加強學(xué)習(xí),努力提高自身綜合能力,緊跟時代的要求,積極探索檔案現(xiàn)代管理模式,增強安全保密意識,不斷提高檔案保密工作管理水平。
作者簡介
趙彥濤(1981.10—),女,漢族,籍貫:石家莊市藁城區(qū),本科,中級館員,研究方向:檔案管理。