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        試論文書檔案智慧化管理的策略

        2019-04-30 11:11:14梁幸英
        智富時代 2019年3期
        關鍵詞:管理流程智慧化文書檔案

        梁幸英

        【摘 要】伴隨時代的進步,一項項信息智能技術進入到社會公眾的視線,深刻影響著社會公眾日常生產(chǎn)生活。具體到檔案管理和服務實踐中,信息技術融入到檔案領域,使得檔案管理工作和服務工作朝著智能化、科技化和信息化的方向邁進。文書檔案作為單位中最為常見的一種檔案,是服務于單位決策以及單位其他工作的有力工具。為了進一步加強檔案服務能力建設,各個單位在檔案信息化和智能化管理領域作出了許多嘗試和努力,取得了一定的成果。本文立足于時代背景,就文書檔案智慧化管理予以剖析,以期能夠更新工作人員的認識。

        【關鍵詞】信息技術;管理流程;智慧化;文書檔案

        一、文書檔案智慧化管理的基本涵義

        近些年來,我國社會發(fā)展速度加快,大量單位的日常工作量增加,由此產(chǎn)生的信息資源隨之增加。與此相對比的是,各個單位受限于編制、資金、環(huán)境以及人力資源,難以將大量的資源投入到文書檔案管理領域。為此,學界開始有學者提出了檔案管理智慧化這一課題。所謂文書檔案管理智慧化,主要是指將數(shù)字化信息技術運用至文書檔案管理領域,革新文書檔案管理機制和管理內(nèi)容,全面整合單位各項資源,進而實現(xiàn)文書檔案管理的“無縫式對接”和“一站式服務”,防止文書檔案管理工作走向邊緣化。文書檔案智慧化管理具有以下特性:第一,技術性。文書檔案智慧化管理以數(shù)字化信息技術為依托,通過對數(shù)字化信息技術的運用來代替部分人工勞動,減少不必要的工作環(huán)節(jié),推動文書檔案管理工作的專業(yè)化和技術化。第二,網(wǎng)絡性。文書檔案智慧化管理離不開互聯(lián)網(wǎng)。由于互聯(lián)網(wǎng)在傳播信息資源和拓寬信息傳播渠道層面具有天然的優(yōu)勢,所以需要將互聯(lián)網(wǎng)技術融入到智慧化管理的環(huán)節(jié),確保信息資源的自由傳輸,實現(xiàn)信息資源的高效整合和利用。第三,規(guī)范性。實現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理,是確保文書檔案智慧化管理的前提要件。試想,如果各個部門在檔案管理工作上不予以配合,檔案管理流程混亂,勢必會影響導致文書檔案管理工作的正常開展,更談不上對其進行智慧化管理。

        二、文書檔案智慧化管理的必要性分析

        (一)文書檔案管理工作本身的要求

        在信息化社會,信息資源的價值性明顯。許多單位通過對不同種類的信息資源進行分析,能夠快速做出科學決策,提升單位整體運轉(zhuǎn)效率。在這種背景下,文書檔案管理工作面臨著新的要求和挑戰(zhàn),服務工作朝著更為豐富化和深入化的方向發(fā)展。為了充分體現(xiàn)文化檔案的價值,必須按照標準化、智慧化的管理標準來對文書檔案進行管理,實現(xiàn)檔案數(shù)字化與信息化的智慧交融[1]。除此之外,文書檔案服務工作在走向智慧化的同時,也會影響單位其他工作的開展,為其他工作的開展提供信息支撐,實現(xiàn)文書檔案管理工作與其他工作的相互促進、相輔相成。

        (二)適應時代發(fā)展的必然要求

        在信息技術高速發(fā)展的現(xiàn)階段,數(shù)字信息技術與文書檔案管理工作的融合成為行業(yè)發(fā)展趨勢。為了更好地順應信息時代發(fā)展,單位不僅需要對信息化建設等基礎性工作進行探索,還需要在檔案管理機制和流程上實現(xiàn)創(chuàng)新,讓檔案歸口管理部門工作人員能夠盡快的轉(zhuǎn)變角色和轉(zhuǎn)變管理意識。除此之外,區(qū)塊鏈技術、人工智能技術以及移動電子終端技術在進一步發(fā)展,單位如果繼續(xù)墨守成規(guī),則很容易在信息時代的潮流中被淘汰。因此,檔案管理人員要積極獻策,通過理論研究和實踐探索,為文書檔案管理工作走向智慧化提供更多的幫助。避免文書檔案管理工作陷入發(fā)展困境。

        三、文書檔案智慧化管理的策略

        (一)管理流程智慧化

        文書檔案管理流程是檔案管理人員開展檔案管理工作的基礎,直接影響文書檔案管理效率和質(zhì)量。文書檔案管理流程欠缺科學性和智慧性,檔案管理人員在管理過程中就容易出現(xiàn)紕漏,導致文書檔案遺失和損毀。故此,單位有必要對管理流程進行優(yōu)化。第一,充分運用檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢和特性,實現(xiàn)一站式管理。檔案管理系統(tǒng)應當包含檔案交接、檔案收集、檔案數(shù)字化處理、檔案編目、檔案立卷以及檔案服務等功能。第二,管理流程智慧化要堅持“突出重點、明確責任和明確分工”的原則。文書檔案管理是一個整體性的工作,管理崗位以及職責的不同,其負責的管理事項也有所區(qū)別。為此,單位需要明晰各個工作人員的職責和崗位要求,檔案管理人員在相關要求的指引下,以文書檔案管理系統(tǒng)為基點,各自在檔案管理系統(tǒng)上點擊相應的流程進行操作,實現(xiàn)智慧化管理。第三,管理流程智慧化要與單位實際工作相契合。單位在考量本單位人力資源和崗位安排的基礎上,對檔案管理系統(tǒng)上的相關流程予以縮減和合并,靈活的設置相應流程,增強管理流程的可操作性和科學性。

        (二)文書檔案全方位化管理

        文書檔案管理的實質(zhì)就是整合信息資源。單位通過對信息資源進行整合、排序與歸檔,最后形成了文書檔案。因此,文書檔案在形成過程中,最為重要的一項工作就是檔案收集。除此之外,文書檔案管理的目標是服務于檔案需求主體,為檔案需求主體提供豐富多元的服務,使其能夠根據(jù)文書檔案的內(nèi)容,迅速做出相關決策,提升檔案需求主體本職工作成效[2]。為了提升文書檔案管理工作各項環(huán)節(jié)的銜接性,協(xié)調(diào)好其他部門與檔案歸口管理部門之間的關系,必須要加強文書檔案全方位管理,推動文書檔案管理智慧化。一方面,在文書檔案形成之前,檔案交接過程中,可以由相關部門提前對信息資源進行初次篩選,為后續(xù)歸檔工作提供便利。檔案管理人員則進一步對信息資源進行篩選、排序和處理,提升檔案投入與收益的產(chǎn)出比。另一方面,檔案管理人員要利用大數(shù)據(jù)技術、數(shù)字著錄技術對文書檔案進行編研。尤其是對于單位工作影響較大的文書檔案,要編制相關主題的文書檔案專題庫,充分彰顯文書檔案的價值。搭建各個部門之間良性互動關系,能夠進一步增強文書檔案管理工作的科學性、智慧性,實現(xiàn)檔案管理工作與其他工作的互通。

        (三)共建共享,實現(xiàn)技術智慧化

        文書檔案智慧化管理背景下要求文書檔案資源數(shù)字化,具備追蹤、量化、計算和分析等特性。從文書檔案利用的視角來看,對文書檔案中的字、詞以及段盡心精準識別,能夠更好地滿足檔案需求主體的檢索需求和查詢需求。從節(jié)約文書檔案管理成本的視角來看,運用相應的數(shù)字化技術,實現(xiàn)共建共享,則能夠建設文書檔案智慧化管理網(wǎng)絡。為此,單位可以根據(jù)本單位文書檔案的性質(zhì)以及利用需求,充分利用云計算、大數(shù)據(jù)、云儲存等智慧化信息技術,建設智慧化檔案管理共享模型,建設檔案信息中心網(wǎng)絡化辦公,最大限度地發(fā)揮文書檔案的效用。

        四、結(jié)束語

        在信息化時代,檔案管理人員應當把問題聚焦在檔案服務效率、服務質(zhì)量領域,對檔案流程予以優(yōu)化,將各項信息化技術融入到檔案管理工作當中,滿足檔案需求主體正常信息需求,彰顯單位的社會作用。在信息社會,文書檔案已經(jīng)被視為一種生產(chǎn)力,一種可以服務于單位決策和推動單位可持續(xù)發(fā)展的生產(chǎn)力。在這種背景下,檔案管理人員需要重新認識文書檔案管理工作,厘清文書檔案服務工作的流程和脈絡,樹立規(guī)范意識和責任意識。同時,檔案管理人員要善于積極運用多種信息化技術,以文書檔案管理智慧化為目標,創(chuàng)新管理模式和服務方式,深入推動單位文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

        【參考文獻】

        [1]楊智勇.智慧城市背景下的檔案信息服務模式研究[J].檔案學通訊,2019(01):97-99.

        [2]仲福娜.信息技術驅(qū)動下智慧檔案服務建設[J].信息記錄材料,2019,20(01):127-128.

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