摘 要 本文主要以分析高校辦公室管理工作的新特點與新舉措為重點進行闡述，結(jié)合當(dāng)下高校辦公室管理工作現(xiàn)狀為主要依據(jù)，從實現(xiàn)辦公自動化、提高工作人員綜合素養(yǎng)、健全辦公室組織體系、優(yōu)化管理工作機制這幾方面進行深入探索與研究，其目的在于提高高校辦公室管理工作效率，為高校日后全面發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞 高校 辦公室管理 新特點 新舉措

一、引言

在高校管理系統(tǒng)中高校辦公室管理工作具有至關(guān)重要的作用。辦公室管理為學(xué)校的一個窗口，其不但連接學(xué)校與學(xué)生，還連接學(xué)校與社會，具有極強的傳遞性與連接性、輔助性，可以強化和諧校園建設(shè)，而在新時期背景下，高校辦公室管理工作特點發(fā)生了改變，為此需要構(gòu)建與之對應(yīng)的新舉措，來提升高校辦公室管理工作效率，推動高校健康穩(wěn)定發(fā)展。本文主要分析高校辦公室管理工作的新特點與新舉措。

二、高校辦公室管理工作的新特點分析

現(xiàn)階段，高校辦公室管理工作的特點有先導(dǎo)性與政策性、繁雜性與綜合性、服務(wù)性與科學(xué)性，具體如下。

（一）先導(dǎo)性與政策性

高校辦公室管理工作，不但需要執(zhí)行上級部門會議精神和規(guī)章制度，還需嚴格遵守校領(lǐng)導(dǎo)的指示，為此辦公室人員需掌握高校規(guī)章制度制定狀況，對此其一定要具有較強的綜合素養(yǎng)，此外，其業(yè)務(wù)能力也需要十分熟練，如此才能滿足實際工作需求，把學(xué)習(xí)國家政策當(dāng)作是自身工作的重要部分，在實際工作中不斷提升自身綜合素養(yǎng)。如今，高校辦公室人員，大都是從輔導(dǎo)員和教師等工作人員中選拔出來的，很少有專業(yè)人員，并且他們的受教程度和學(xué)習(xí)水平有所差異，這些不同，會給辦公室管理工作帶來巨大影響。[1]

（二）繁雜性與綜合性

實際上，高校辦公室工作十分繁雜，但其可以分為行政管理與教學(xué)管理這兩點，教學(xué)管理工作不但要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)提升教學(xué)質(zhì)量，還需協(xié)助主管部門確保業(yè)務(wù)工作不出現(xiàn)問題。而行政管理工作牽涉的內(nèi)容比較多，且繁雜瑣碎，但每項工作都十分重要。行政工作服務(wù)性較強，這讓有關(guān)工作人員在實際工作中遭到心理挫折的概率增加。[2]

（三）服務(wù)性與科學(xué)性

在現(xiàn)代社會中，因為信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，讓各大高校教學(xué)與辦公活動皆進入了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，該狀況的出現(xiàn)給辦公室工作人員的服務(wù)水平與工作質(zhì)量提出了新要求。對于高校的行政管理者，其工作繁雜且瑣碎，使其花費更多的時間與精力在工作處理上，而未學(xué)習(xí)專業(yè)知識，隨著工作時間的延長，其專業(yè)知識十分匱乏，在現(xiàn)實工作中會受到巨大打擊。[3]

三、高校辦公室管理工作的新舉措

為了保證高校健康穩(wěn)定發(fā)展，相關(guān)主體需加強高校辦公室管理，通過應(yīng)用新舉措，來提高高校辦公室管理工作效率。目前，高校辦公室管理工作的新舉措有很多，其中比較典型的有實現(xiàn)辦公自動化、提高工作人員綜合素養(yǎng)、健全辦公室組織體系、優(yōu)化管理工作機制，具體如下：

（一）實現(xiàn)辦公自動化

為了實現(xiàn)健康穩(wěn)定的發(fā)展目標，高校需進入到智能化的辦公網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，對辦公室管理工作提出了新要求，要求高校辦公室人員處理信息要提升實效性與全面性，如此才會滿足當(dāng)前不斷變化的社會要求。在該種狀況下，高校辦公室管理需提升高度，需有針對性的硬件建設(shè)，例如辦公室信息化，其是目前實現(xiàn)高校辦公信息化的基本條件，是傳統(tǒng)辦公延伸的主要趨勢，其在現(xiàn)代化社會背景下，信息技術(shù)、計算機技術(shù)同行為系統(tǒng)、科學(xué)系統(tǒng)有機結(jié)合的理論，為一門新興技術(shù)。[4]若想提升高校辦公室管理工作的實效性與系統(tǒng)性，一定要有對應(yīng)的自動化設(shè)備做支撐，推動辦公室自動化進程。為此，學(xué)校需給辦公室配備先進的計算機硬件，重視自動化系統(tǒng)建設(shè)，把輔助決策、文字處理、事務(wù)處理等各個子系統(tǒng)有機結(jié)合起來，推動高校辦公室管理工作效率提升。

（二）提高工作人員綜合素養(yǎng)

首先，高校辦公室工作人員不斷學(xué)習(xí)，提升自身綜合素養(yǎng)，辦公室工作內(nèi)容有諸多都與國家政策方針有關(guān)，為此，辦公室人員需積極學(xué)習(xí)黨政以及會議精神，把提升自身綜合素養(yǎng)當(dāng)作職業(yè)發(fā)展的根本要素。其次，需加大辦公室工作人員培訓(xùn)力度，為了讓有關(guān)工作人員可以高效地完成工作，需要其具備較強的專業(yè)能力應(yīng)對常規(guī)工作，為此，高校需定期組織行之有效的培訓(xùn)活動，并構(gòu)建與之對應(yīng)的考核制度全面評價其專業(yè)能力，推動其專業(yè)能力提升。[5]最后，高校辦公室人員需提升自學(xué)能力，加強自身組織協(xié)調(diào)能力，為有效開展工作做鋪墊。

（三）健全辦公室組織體系

首先，高等院校一級辦公室，根據(jù)工作職能分為各個方面的秘書崗位，主要負責(zé)教學(xué)、招生、行政工作、科研工作等方面的組織，以及日常工作。其中每個負責(zé)秘書直接和分管領(lǐng)導(dǎo)交流，并且還負責(zé)直接和學(xué)院辦公室的協(xié)調(diào)工作，創(chuàng)建一個有機整體，使該整體可以上下銜接。其次，高等院校一級辦公室，屬于學(xué)?；鶎蛹墑e，較為簡單，其人員足夠較少，易于管理，一般情況下，只需要設(shè)置一個系辦公室。[6]在系主任的指引喜愛，對本系的教學(xué)、科研、專業(yè)發(fā)展、師資培訓(xùn)、學(xué)籍管理、學(xué)術(shù)交流、教學(xué)管理等工作的協(xié)調(diào)。最后，高等院校一級辦公室，創(chuàng)建的科室和院、系一級不同，具有較強的復(fù)雜性，下設(shè)信息科、文秘科、行政科、綜合科等等。這些科不僅對內(nèi)，也對外，因此需要對結(jié)構(gòu)進行不斷完善，進而促進全校管理的正常運轉(zhuǎn)。

（四）優(yōu)化管理工作機制

第一，優(yōu)化崗位責(zé)任機制。只有不斷優(yōu)化崗位責(zé)任制度，才能推動高校辦公室工作人員在確定自身權(quán)責(zé)的基礎(chǔ)上，恪盡職守，完成自己崗位工作，進而提升分析高校辦公室管理工作的實效性。崗位職責(zé)的確定需嚴格遵守下述原則：一是構(gòu)建責(zé)任制度需遵守精干效能和以事定崗的原則，結(jié)合工作所需的構(gòu)建責(zé)任制度。二是量化崗位責(zé)任與權(quán)利，如此才能進行高效的責(zé)任制考核，保證責(zé)任制度的行之有效性。三是應(yīng)用健全的檢查制度，配備恰當(dāng)?shù)莫剳筒呗浴?yīng)用獎懲分明的手段，對優(yōu)秀的辦公室工作人員進行檢查，給予對應(yīng)鼓勵；達標的工作人給予一定獎勵，而失職的工作人員需結(jié)合實際狀況進行懲處。

第二，優(yōu)化公文處理機制。構(gòu)建行之有效的公文處理機制，切實防止公文擠壓與錯誤的辦事水平低、處理效率差的狀況，由于想要提升辦公效率，高效處理公文，一定要做好下述幾點：首先，劃分公文類型，切勿亂用，或是將不同的公文類型混合到一起，日常注意分類各種公文，加強相關(guān)培訓(xùn)。其次，統(tǒng)一規(guī)定公文格式及關(guān)系，如此才會實現(xiàn)高效的處理公文。最后，全面掌握公文處理流程，提升公文運作效率。

第三，優(yōu)化會議機制。會議為一項高效溝通方式，另外還是各級領(lǐng)導(dǎo)貫徹政策，下達任務(wù)，推動校園建設(shè)的主要渠道，基于此，對于提升高校辦公室管理工作效率會議具有至關(guān)重要的作用。若想保證會議質(zhì)量，提升工作水平，需做好下述幾點：首先，構(gòu)建切實且高效的會議審批機制。明確合理的會議主題，確定中心，組織有價值的會議。其次，會前的準備工作。做好調(diào)研工作，集思廣益，積極聽取多方意見，記錄好筆記，給領(lǐng)導(dǎo)提供有效的決策依據(jù)。最后，嚴格遵守會議紀律。構(gòu)建融洽且和諧的會議氛圍，防止早退或是不注重的情況發(fā)生。

第四，優(yōu)化接待機制。學(xué)校并非是一個完全封閉的地方，其需要同外界進行有效交流，鼓勵其他學(xué)校到本校參觀。辦公室為學(xué)校十分重要的窗口，其代表的是學(xué)校的形象。為此接待對于辦公室人員而言有極高的要求，怎樣優(yōu)化接待機制：首先，需大力培養(yǎng)辦公室工作人員接待能力，通過實踐與培訓(xùn)的方式，讓接待人員可以做到禮貌得體、熱情待人。其次，需制定行之有效的接待方法，保證接待工作有據(jù)可依。

四、結(jié)語

在新的時代背景下，加強高校辦公室管理勢在必行，其不僅能夠保證高校內(nèi)部各個部門高效工作，還能加強高校核心競爭力。為此，相關(guān)主體需給予辦公室管理工作高度重視，通過應(yīng)用切實可行的手段，將其所含的實效性發(fā)揮出最大化，為高校在繁雜的經(jīng)濟市場中站穩(wěn)腳跟提供助力。

（作者單位為華中師范大學(xué)）

[作者簡介：王俊紅（1963—），女，湖北宜昌人，本科，六級職員，研究方向：高校辦公室管理。]

參考文獻

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[3] 趙欣.試論創(chuàng)新思維與高校辦公室管理創(chuàng)新[J].中國多媒體與網(wǎng)絡(luò)教學(xué)學(xué)報（中），2018（10）：40-41.

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