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        新形勢下后勤服務(wù)如何抓好精細(xì)管理關(guān)

        2019-04-26 01:12:22劉巍娜
        大經(jīng)貿(mào) 2019年1期
        關(guān)鍵詞:后勤服務(wù)成本管控精細(xì)化管理

        劉巍娜

        【摘 要】 國有企業(yè)后勤工作是企業(yè)對外文化的名牌,對企業(yè)的發(fā)展意義重大,做好后勤管理工作,可以提高企業(yè)的凝聚力,促進(jìn)企業(yè)文化的可持續(xù)發(fā)展。而堅持“一切成本皆可控”的原則,成本管控措施不斷細(xì)化,成本費用支出控制有效,成本管控的壓力與措施才能切實傳遞到了生產(chǎn)一線,價值創(chuàng)造能力才能顯著提升,所以作為后勤管理人員,必須要樹立后勤服務(wù)大局意識,創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制,嚴(yán)控成本,打造服務(wù)新品牌。

        【關(guān)鍵詞】 新形勢 后勤服務(wù) 精細(xì)化管理 成本管控

        作為企業(yè)管理的重要部分之一,后勤管理關(guān)系到企業(yè)的健康穩(wěn)定運(yùn)行。隨著社會的發(fā)展,后勤管理在企業(yè)管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。新形勢下,要將精細(xì)化管理的理念融入到企業(yè)后勤管理中,才能進(jìn)一步提高后勤管理水平。

        目前,精細(xì)化管理是國內(nèi)外企業(yè)常用的一種模式,是一種新理念、新文化,它是社會分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化的必然要求,是建立在常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式,是一種以最大限度的減少管理所占用的資源和降低管理成本為目標(biāo)的管理方式?,F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為科學(xué)化管理的三個步驟分別為:規(guī)范化、精細(xì)化、個性化。

        精細(xì)化管理的本質(zhì)意義在于它能將工作目標(biāo)進(jìn)行分解、細(xì)化、落實,是讓企業(yè)的各項工作能有效的貫徹到每個工作過程并發(fā)揮作用,同時也是提升企業(yè)整體執(zhí)行力的一個重要途徑。,精細(xì)化管理理念逐漸深入人心,能促進(jìn)各項工作更好的實施,企業(yè)后勤工作實現(xiàn)精細(xì)化管理的目的在于節(jié)約成本費用,提高資源的綜合利用率,并增強(qiáng)工作的執(zhí)行力,為企業(yè)的發(fā)展提供堅實的后勤保障。

        一、積極宣傳精細(xì)化管理,營造精細(xì)化管理氛圍

        精細(xì)化管理屬于較為先進(jìn)的管理理念,我們應(yīng)努力營造濃厚的精細(xì)管理氛圍。通過各類宣傳陣地向廣大職工宣傳精細(xì)化管理的相關(guān)知識,讓后勤工作者都樹立起精細(xì)化管理理念,并引導(dǎo)其主動成為精細(xì)化管理的宣傳與實踐者。另外,還應(yīng)結(jié)合具體的崗位,不同的人員有針對性的培養(yǎng),進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)水平、管理方式與服務(wù)能力,從而將精細(xì)化管理滲透到后勤工作的方方面面。

        二、做好企業(yè)后勤管理工作的重要性

        后勤管理就是要具備服務(wù)大局的意識,簡單來說,就是當(dāng)集體利益與個人利益出現(xiàn)沖突時,必須要以大局為重,不能為了滿足個人的私欲,做出錯誤的判斷。尤其作為后勤管理人員,加強(qiáng)經(jīng)營風(fēng)險意識,只有樹立大局意識,將企業(yè)利益放在方位,才可以把自己的位置擺正,真正做到服務(wù)于大局。

        后勤管理是企業(yè)內(nèi)部為了可以確保各項工作正常進(jìn)行,對辦公環(huán)境、服務(wù)接待等服務(wù)項目在內(nèi)的工作進(jìn)行管理。管理的主要內(nèi)容重要性體現(xiàn)在四個方面:

        其一,企業(yè)關(guān)心職員的基本體現(xiàn)是后勤管理。后勤工作,直接影響企業(yè)的每個員工的個人利益,可以體現(xiàn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對員工的關(guān)心。[1]如福利待遇等,如果領(lǐng)導(dǎo)不能準(zhǔn)確把握,不能妥善處理,容易導(dǎo)致員工心中出現(xiàn)不滿情緒,會降低員工的工作效率,從而也不利于企業(yè)樹立良好的影響,甚至影響企業(yè)各項工作的順利進(jìn)行;

        其二,企業(yè)開展工作的基礎(chǔ)是后勤管理,通過管理日常事務(wù),聯(lián)系內(nèi)外,加強(qiáng)企業(yè)各個部門之間的交流,促進(jìn)企業(yè)與同行業(yè)其他單位的合作,互相傳遞信息,實現(xiàn)企業(yè)每個部門、每個環(huán)節(jié)共享資源的最終目的;

        其三,后勤管理可以展示企業(yè)形象。不管是迎合上級進(jìn)行檢查,還是建立各種活動,衛(wèi)生干凈、環(huán)境優(yōu)美的企業(yè)環(huán)境可以給人留下美好的印象。反之,如果企業(yè)環(huán)境是雜亂不堪的,便會給人留下不好的影響。所以,后勤管理可以體現(xiàn)企業(yè)管理水平,相關(guān)部門必須要做好后勤管理工作。對于負(fù)責(zé)后勤管理的員工,應(yīng)該增強(qiáng)責(zé)任心,讓他們意識到自身工作的重要性,以便于在工作的時候,可以提高警惕,避免出現(xiàn)問題,對企業(yè)利益造成不良的影響;

        其四,后勤工作能夠凝聚人心。后勤管理工作的主要服務(wù)是對企業(yè)所有員工服務(wù)。將后勤工作做好,廣大員工有一個好的心情,這樣他們在工作中可以充分發(fā)揮主觀能動性,激發(fā)工作熱情。

        三、企業(yè)后勤管理的發(fā)展現(xiàn)狀

        想要促進(jìn)企業(yè)發(fā)展,后勤工作是必須要重視的。但是目前企業(yè)在后勤工作中仍然存在許多問題,導(dǎo)致后勤工作不能在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮其重要作用。結(jié)合多年的工作經(jīng)驗,我認(rèn)為目前企業(yè)發(fā)展過程中,后勤工作存在的主要問題體現(xiàn)在以下幾個方面:

        (一)缺乏專業(yè)的后勤員工。在企業(yè)發(fā)展中,后勤管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理水平,直接影響后勤工作效果。所以為了可以得到更好的發(fā)展,不只是要重視培養(yǎng)大量的優(yōu)秀人才,還要重視人才的日常工作環(huán)境,后勤工作人隊伍的擴(kuò)大建設(shè)。如今,企業(yè)發(fā)展中后勤工作較為繁雜,主要包括清潔方面、飲食方面、辦公管理、車輛管理、經(jīng)營管理以及維修方面等等。但是從事這些工作的員工自身的專業(yè)素質(zhì)普遍不高、文化程度低,不能確保后勤工作順利進(jìn)行。因此,嚴(yán)重缺乏專業(yè)的后勤員工,尤其是經(jīng)營方面的人才,也是后勤管理存在的主要問題。

        (二)后勤工作信息化水平較低。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,越來越多的在工作發(fā)展中重視信息化建設(shè)。在企業(yè)后勤工作后,建立完善的后勤服務(wù)制度,能夠增加企業(yè)的服務(wù)效率和能力。從當(dāng)前企業(yè)的后勤工作發(fā)展現(xiàn)狀來看,后勤工作信息化水平還不高,盡管目前企業(yè)在后勤管理中逐步創(chuàng)建了一些信息化模塊和系統(tǒng),但是在運(yùn)行的過程中與實際工作的結(jié)合還有待于提高,后勤工作人員不能熟練掌握、操作相關(guān)的軟件和硬件,不能運(yùn)用技術(shù)手段將工作進(jìn)一步細(xì)化落實。

        四、健全管理機(jī)制,激發(fā)后勤管理內(nèi)在活力

        一、推動后勤科學(xué)化。要提高精細(xì)化管理水平首先要求有一套完整的規(guī)章制度做保障。因此應(yīng)首先完善后勤管理的相關(guān)制度,實現(xiàn)日常管理的制度化、規(guī)范化、精細(xì)化。同時,結(jié)合實際情況,制定一些新的管理制度,尤其是經(jīng)營管理制度,進(jìn)一步確保將管理工作細(xì)化與量化。其次,研究可行的績效考核制度,并運(yùn)行一些激勵措施,以達(dá)到更好的實施精細(xì)化管理的目的,保障工作落到實處。

        二、加大監(jiān)督問責(zé)力度。緊盯后勤管理中的突出問題和薄弱環(huán)節(jié),加大經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計力度,及時將信息化建設(shè)納入監(jiān)管范圍,更好地發(fā)揮審計監(jiān)督作用。堅持真正讓制度生威、讓管理發(fā)力,構(gòu)建精細(xì)化后勤服務(wù)新常態(tài)。

        三精細(xì)化管理是一個全面化的管理模式。要努力從一下幾方面入手將工作做實:

        1、精細(xì)化的操作:是指企業(yè)活動中的每一個行為都有一定的規(guī)范和要求。每一企業(yè)的員工都應(yīng)遵守這種規(guī)范,從而更加正規(guī)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

        2、精細(xì)化的控制:是精細(xì)化管理的一個重要方面??刂坪昧诉@個過程,就可以大大減少企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)做失誤,杜絕部分管理漏洞,增強(qiáng)流程參與人員的責(zé)任感。

        3、精細(xì)化的核算:通過核算去發(fā)現(xiàn)經(jīng)營管理中的漏洞和污點,減少企業(yè)利潤的流失,細(xì)化經(jīng)營流程管理。

        4、精細(xì)化的分析和規(guī)劃:這是企業(yè)取得核心競爭力的有力手段,更是進(jìn)行精細(xì)化規(guī)劃的依據(jù)和前提。精細(xì)化的規(guī)劃則更是保證各項工作目標(biāo)和計劃都有依據(jù),可操作行和合理更加完善。

        五、服務(wù)工作的精細(xì)化

        服務(wù)企業(yè)是后勤部門的首要工作,也是根本出發(fā)點,后勤人員不僅要提高精細(xì)管理經(jīng)營意識更要提高服務(wù)精細(xì)化意識。

        后勤部門實質(zhì)就是提供各種類型服務(wù)的機(jī)構(gòu)。后勤管理工作為企業(yè)的其它部門工作內(nèi)容提供一定的幫助,這是后勤管理工作的核心。這種服務(wù)性的特征體現(xiàn)在兩個方面:其一,對外接待、服務(wù)出現(xiàn)突發(fā)事件時,后勤工作人員能夠在第一時間內(nèi)解決;其二,為企業(yè)員工提供辦公所需的物質(zhì)、一般來說,如日常工作中使用的辦公用品和辦公環(huán)境管理等。以上兩項主要職能都是需要在“精”和“細(xì)”上下功夫,才能更好地凸顯。

        六、后勤精細(xì)化工作要處理好的“四個工作關(guān)系”

        (一)處理大事與小事的關(guān)系。企業(yè)后勤工作內(nèi)容較為繁雜,從總體上來看,主要包括兩個方面分內(nèi)容,分別是行政管理和后勤服務(wù)。這兩個方面的工作內(nèi)容具有一定的兼容性和復(fù)雜性。必須要[2]善于抓住主要矛盾,妥善處理工作的大事,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的資訊。不管是大事,還是小事,都必須要認(rèn)真對待,只有真正做好兩者兼顧,從細(xì)節(jié)處著手,才能保證所有的事物處理得當(dāng),才可以保證各項工作的質(zhì)量。

        (二)處理后勤工作與企業(yè)中心工作的關(guān)系。后勤保障工作要服務(wù)于企業(yè)中心工作。同時,后勤保障部門有屬于自己分內(nèi)的工作,比如:后勤服務(wù)、日常行政管理等等,只有處理好這些工作,才可以促使企業(yè)中心工作高效完成。正確處理后勤保障工作和企業(yè)中心工作之間的關(guān)系,要明確分工,在高效、便捷的基礎(chǔ)上服務(wù)于企業(yè)中心生產(chǎn)工作。

        (三)處理服務(wù)與管理之間的關(guān)系。后勤是一個綜合性部門,行政服務(wù)以及車輛、酒店管理等等,其工作內(nèi)涵并不是單純的管理,而是蘊(yùn)含在服務(wù)中,精細(xì)化的細(xì)節(jié)服務(wù)是體現(xiàn)其工作價值的主要途徑和方式。[3]后勤管理部門工作的根本出發(fā)點是為企業(yè)員工、領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)。作為后勤工作人員,實際工作的時候,必須要端正工作態(tài)度,提高服務(wù)質(zhì)量,適當(dāng)改進(jìn)管理方式,以便于精細(xì)管理和精準(zhǔn)服務(wù)工作能夠有序進(jìn)行。

        (四)處理精細(xì)管理與執(zhí)行力之間的關(guān)系。精細(xì)化管理必須堅持:注重細(xì)節(jié)、立足專業(yè)、科學(xué)量化三個原則,只有做到這三點,并秉其“持續(xù)改進(jìn),不斷創(chuàng)新,追求實效”的核心,才能使精細(xì)化管理落到實處。而讓這一系列的關(guān)鍵工作能取得實效的關(guān)鍵在于執(zhí)行力,有無執(zhí)行力是精細(xì)化管理能否實施并取得實效所面臨的最大問題。執(zhí)行力是落實管理內(nèi)容,并將其具體化、明確化的主要手段和途徑。

        七、企業(yè)后勤管理工作的特征

        企業(yè)后勤工作為企業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)大的支持。而企業(yè)后勤工作自身具有一定的特征,主要包括服務(wù)性、復(fù)雜性。

        (一)服務(wù)性?,F(xiàn)代化企業(yè)后勤管理工作的主要特點是服務(wù)性。后勤部門實質(zhì)就是提供各種類型服務(wù)的機(jī)構(gòu)。后勤管理工作為企業(yè)的其它部門工作內(nèi)容提供一定的幫助,這是后勤管理工作的核心。[4]這種服務(wù)性的特征體現(xiàn)在兩個方面:其一,對外接待、服務(wù)出現(xiàn)突發(fā)事件時,后勤工作人員能夠在第一時間內(nèi)解決;其二,為企業(yè)員工提供辦公所需的物質(zhì)、一般來說,如日常工作中使用的辦公用品和辦公環(huán)境管理等。

        (二)復(fù)雜性。后勤工作常見的特點是復(fù)雜性。后勤管理的工作內(nèi)容具有復(fù)雜性,每天需要處理各種大事小事,這是由工作性質(zhì)和細(xì)節(jié)決定的。后勤工作涉及的內(nèi)容復(fù)雜多樣化,包含不同類型的領(lǐng)域。在滿足企業(yè)辦公需求的同時,協(xié)調(diào)不同部門之間的關(guān)系,做好各部門的接待。因此,后勤工作人員自身擔(dān)負(fù)著重要責(zé)任,必須要付出更多的努力。

        八、新形勢下開展后勤管理工作的有效策略

        (一)完善服務(wù)手段,保證服務(wù)質(zhì)量。完善服務(wù)的基礎(chǔ)是樹立積極主動服務(wù)的工作意識。對于后勤管理部門而言,主動服務(wù)意識是非常重要的。主動服務(wù)意識具體體現(xiàn)在服務(wù)方法上。首先,有計劃地開展后勤管理工作。與其他部門的工作相比,后勤管理工作必須要提前安排,做好細(xì)節(jié)的安排和處理,不能長期處于被動狀態(tài)。然后,后勤管理人員必須要保證工作效率,可以辦理的事情要盡早落實到位。對于不能辦理的事情,必須要詳細(xì)說明具體原因。最后,樹立良好的工作作風(fēng)。作為后勤管理人員,必須要不斷增強(qiáng)自身的服務(wù)意識,在工作中,統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),明確細(xì)節(jié)要求,夯實崗位標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程,并在后勤管理中運(yùn)用。

        (二)重視后勤管理人員的專業(yè)素質(zhì)。工作人員是最重要的基礎(chǔ)。如果工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高,直接影響其工作效率,影響后勤管理工作的正常開展。當(dāng)前,企業(yè)后勤管理人員并不是專業(yè)的,而是從其他部門轉(zhuǎn)過來的,因此,企業(yè)想達(dá)到快速提升服務(wù)品牌、實現(xiàn)精細(xì)化管理的目的,必須大力引進(jìn)專業(yè)服務(wù)技能的人員,和重視現(xiàn)有人員的培養(yǎng)。

        (三)加強(qiáng)溝通交流,實現(xiàn)信息共享,打造良好而后勤管理工作環(huán)境。后勤管理人員在日常工作中,必須要正確履行職能。首先,必須需要認(rèn)清兩個方面的關(guān)系,一方面是后勤部門內(nèi)部的關(guān)系。將部門內(nèi)部的個體活動轉(zhuǎn)變成整個系統(tǒng)的綜合性活動,提高后勤管理能力;另一方面是企業(yè)其他部門與員工之間的關(guān)系,將不同部門之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào),以便于實現(xiàn)信息共享,管理者可以了解各部門的意見,改變工作方法,提升整體工作水平。

        [5]其次,把握兩個問題。一是準(zhǔn)確處理局部和整體的關(guān)系,開展工作的時候,必須要縱覽大局,對于不同的信息情況要認(rèn)真研究,從全面的角度思考問題,將局部和整體兼顧;二是為企業(yè)、基層和部門服務(wù),處理三者關(guān)系,激發(fā)企業(yè)基層員工服務(wù)的工作激情,正確處理工作事務(wù)。

        結(jié) 語

        總而言之,企業(yè)的發(fā)展離不開后勤工作。后勤工作的提升離不開精細(xì)化管理的進(jìn)一步完善和實施,內(nèi)容是非常復(fù)雜的,對企業(yè)發(fā)展有重要的作用。樹立正確的大局意識,統(tǒng)一思想,提升精細(xì)化管理和個性化服務(wù)能力,創(chuàng)建服務(wù)新品牌,才能促使后勤部門在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮自身的作用,助力企業(yè)的發(fā)展。

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