裴鑫

摘 要：高職院校檔案隨著學(xué)校的建立而產(chǎn)生，并在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中不斷積累，是記錄學(xué)校建立、變遷、發(fā)展和壯大的寶貴資料。本文以《組織機(jī)構(gòu)沿革》編寫(xiě)為例，分析了高職院校發(fā)展過(guò)程中檔案的保存價(jià)值，并就如何加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保護(hù)，提升《組織機(jī)構(gòu)沿革》編寫(xiě)質(zhì)量提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：高職院校；組織機(jī)構(gòu)沿革；檔案價(jià)值

從2003年高職評(píng)估，到2006年國(guó)家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)，再到2014年國(guó)務(wù)院《關(guān)于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》的頒布實(shí)施，我國(guó)高職教育正逐步進(jìn)行著轉(zhuǎn)型升級(jí)。隨著高職教育的進(jìn)步和檔案工作的發(fā)展，如何將檔案信息資源最大化利用日益受到各大高職院校的重視，而《組織機(jī)構(gòu)沿革》（以下簡(jiǎn)稱《沿革》）的編寫(xiě)則是提高檔案信息資源利用水平的重要手段。

檔案真實(shí)的記錄著一所學(xué)校的發(fā)展歷程，是記錄學(xué)校建立、變遷、發(fā)展和壯大的寶貴資料，是高職院?！堆馗铩肪帉?xiě)工作的基礎(chǔ)。《沿革》是立足于館藏檔案內(nèi)容并進(jìn)行提煉和加工的編研資料，目的是為了記載一個(gè)機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)、人員編制、體制變革情況，既是對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用，也有利于檔案資料的保存。因此，分析高職院校發(fā)展過(guò)程中各種檔案資料的保存價(jià)值，提高檔案工作管理水平，對(duì)于促進(jìn)檔案工作的科學(xué)發(fā)展，以及推動(dòng)高職院校的健康發(fā)展，都有著重大的現(xiàn)實(shí)意義。

1 檔案利用對(duì)《組織機(jī)構(gòu)沿革》編寫(xiě)的意義

1.1 真實(shí)可靠，需要查閱檔案資料

檔案是歷史的真實(shí)記錄，是可靠的第一手資料。國(guó)家檔案局令第8號(hào)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，將《組織沿革》列入歸檔范圍中“永久”保管的檔案類(lèi)別。高職院?！堆馗铩肥且徊繚饪s的高職院校發(fā)展史，表現(xiàn)了一個(gè)階段高職院校的歷史變化情況，它記錄了歷史，也將成為歷史，它立足于檔案，也將成為檔案，具有不可修改性，因此，它在內(nèi)容上一定要存真求實(shí)、有據(jù)可查。所以，高職院?！督M織沿革》的編寫(xiě)必須以館藏檔案資料為主要信息來(lái)源，確保引用材料的準(zhǔn)確性與權(quán)威性，保證客觀真實(shí)地再現(xiàn)歷史[1]。

1.2 全面完整，需要參考檔案資料

一方面是檔案信息內(nèi)容的完整。目前，我國(guó)大部分高職院校都是在國(guó)家發(fā)展的支持下，在原有的中等職業(yè)學(xué)校合并或升格的，有著深厚的文化內(nèi)涵[2]，因此高職院校《沿革》一般具有時(shí)間跨度較長(zhǎng)、內(nèi)容廣泛的特點(diǎn)，如：學(xué)校更名次數(shù)較多、校址變遷頻繁、不同時(shí)期學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的變化多樣、不同隸屬關(guān)系下領(lǐng)導(dǎo)人及領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的產(chǎn)生與任免方式差異較大等。因此，要全面的記錄高職院校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、各個(gè)時(shí)期的名稱變化情況、歷任領(lǐng)導(dǎo)人姓名等情況，確?！堆馗铩穬?nèi)容完整、互相銜接、前后照應(yīng)，就需要齊全的檔案資料做保證。

另一方面是檔案載體形式的全面。隨著互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案和電子檔案在滿足社會(huì)需求方面發(fā)揮了直觀優(yōu)勢(shì)，所以編制《沿革》所需的檔案資料，除了包括傳統(tǒng)的文字資料外，還應(yīng)有圖片、視頻等聲像檔案，以及各類(lèi)電子檔案。因此，在編寫(xiě)《沿革》的過(guò)程中，高職院校必須充分利用各種載體形式的檔案材料。

2 做好《組織機(jī)構(gòu)沿革》編寫(xiě)工作

2.1 強(qiáng)化歸檔制度，豐富檔案館藏

因?yàn)闄n案在收集、歸檔時(shí)，可能會(huì)受到當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐臍v史局限性，出現(xiàn)刪除不準(zhǔn)確的檔案信息或未將檔案資料收集上來(lái)的現(xiàn)象，加上對(duì)未來(lái)變化和需要預(yù)測(cè)不足等原因，歸檔不齊全不完整現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。當(dāng)前，高職院校館藏檔案資源量雖然在逐步增加，但仍有許多歷史文件缺失，有限的館藏資源嚴(yán)重束縛了《沿革》的編寫(xiě)質(zhì)量。

高職院校檔案類(lèi)型多、數(shù)量大、涉及面廣，因此檔案收集范圍的大小、收集數(shù)量的多少以及收集質(zhì)量的好壞將直接關(guān)系到檔案利用效果。因此，高職院校要強(qiáng)化歸檔制度，包括制定完善的歸檔范圍、設(shè)定合規(guī)的歸檔程序等，提高各類(lèi)檔案收集的完整性和規(guī)范化水平，特別是隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子檔案，高職院校在開(kāi)展檔案收集工作時(shí)，對(duì)紙質(zhì)文件和電子文檔要做到同步歸檔，收集齊全；此外，還要緊密結(jié)合《沿革》涉及的范圍，有重點(diǎn)的進(jìn)行收集歸檔。

2.2 提高檔案規(guī)范化管理水平

一是提高檔案保管水平。在有條件的情況下，高職院校要積極改善檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，改善檔案保管環(huán)境；此外，還要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，把重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，建立檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，從而延長(zhǎng)檔案使用年限和檔案壽命，提高檔案保管水平。

二是提高檔案精細(xì)化管理水平?？啥ㄆ陂_(kāi)展館藏檔案清點(diǎn)整理工作，對(duì)照檔案目錄和交接清單，逐柜逐卷逐件清點(diǎn)，做到賬物相符，目錄與實(shí)體相符，提高檔案精細(xì)化管理水平[3]。

三是提高檔案檢索效能和服務(wù)水平。積極完善檢索體系，可對(duì)每個(gè)全宗的檔案做好檔案排架標(biāo)識(shí)，制做檔案分類(lèi)排架電子檢索表，從而有利于快速查找所需檔案資料的存放位置，提高檔案檢索效率，促進(jìn)檔案利用。

2.3 加強(qiáng)宣傳教育，增強(qiáng)檔案意識(shí)

一方面，高職院校檔案部門(mén)要積極在全校范圍內(nèi)宣傳檔案的價(jià)值，增強(qiáng)全體教職工的主體意識(shí)和責(zé)任感，引導(dǎo)他們樹(shù)立檔案意識(shí)，并在日常工作中重視資料的積累和保存；另一方面還要對(duì)各歸檔部門(mén)兼職檔案員積極進(jìn)行培訓(xùn)教育，使兼職檔案員了解學(xué)校有關(guān)歸檔和利用等制度規(guī)范，明確自身職責(zé)。

總之，收集保存好高職院校各類(lèi)檔案，并將學(xué)校發(fā)展過(guò)程中有意義和有價(jià)值的事情編錄進(jìn)《組織機(jī)構(gòu)沿革》中，能促進(jìn)檔案工作的發(fā)展以及學(xué)校文化的傳承。因此，我們必須要以《沿革》編寫(xiě)為契機(jī)，重視對(duì)檔案資料的收集和保存，從而使其能在學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]陸穎蕊.基于系統(tǒng)里思想的組織沿革編寫(xiě)技術(shù)初探[J].北京檔案，2010（12）：24.

[2]葛春蕾.檔案工作在高職院校校史研究中的作用[J].文化產(chǎn)業(yè)，2018（11）：140.

[3]平谷區(qū)優(yōu)化庫(kù)房管理 提升檔案管理規(guī)范化水平，http：//zhengwu.beijing.gov.cn/gqrd/t1558116.htm.