李慧

摘 要：隨著經(jīng)濟社會以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，各醫(yī)院為滿足人民群眾的就醫(yī)需求，加大了對基礎設施的投入力度，并對一些老舊建筑進行了改建與擴建，這就使得醫(yī)院基建檔案不斷增多，成為了檔案管理之重要組成。為做好醫(yī)院基建檔案管理工作，相關檔案管理人員需明確醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題，并進行針對性的優(yōu)化改進，以更加科學合理地管理好基建檔案資料，為醫(yī)院的后期規(guī)劃管理提供依據(jù)。

關鍵詞：醫(yī)院；基建檔案；問題；改進策略

基建檔案是醫(yī)院檔案之重要部分，對醫(yī)院的后期經(jīng)營管理具有重要作用。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院各項建設活動之第一手資料，隸屬于科技檔案類別，其涉及范圍較廣，不僅包括建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工建設等各環(huán)節(jié)所形成的圖表、文字、錄像資料等，還包括對后期使用過程中的改建、擴建、裝修、維護的過程以及結果記錄?？梢哉f，醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設歷史之寫照，也是醫(yī)院的一筆重要財富，加強對其的管理十分必要。

1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院工程建設、管理使用、維護保養(yǎng)以及改建擴建之重要資料，是對醫(yī)院建設活動的真實反映，在醫(yī)院管理中具有重要作用。一方面，醫(yī)院基建檔案能夠真實反映建筑工程面貌，記錄了醫(yī)院建設之初的選址、決策、擬定建設項目之設想與整體規(guī)劃，也記錄了醫(yī)院建設選址時的地貌特點、水文特征，具有一定的客觀性和可參考性，能夠為醫(yī)院后期的工程規(guī)劃以及改建擴建提供項目評估依據(jù)，也能為項目技術的實施提供歷史依據(jù)。另一方面，基建檔案是對醫(yī)院歷史之記錄，不僅具有一定的歷史意義，還能為后期的審計工作提供依據(jù)。

2 醫(yī)院基建檔案管理存在的問題

2.1 基建檔案管理不受重視

檔案管理工作受到多方面因素的影響，不僅有環(huán)境建設、資源配置、人員設置等客觀方面，也受到領導重視度的影響。對于醫(yī)院管理工作而言，很多醫(yī)院領導都將關注的重點放在了提升醫(yī)療服務水平上，對于檔案管理工作，特別是基建檔案管理的關注度不夠，這就導致了相關工作人員對于基建檔案管理較為隨意，缺乏科學有效的管理。此外，由于醫(yī)院基建檔案管理不受重視，因而相應的檔案管理設備也不夠完善，管理制度也不健全，這都弱化了基建檔案管理效果。

2.2 基建檔案管理不規(guī)范

所謂“無規(guī)矩不成方圓”，醫(yī)院基建檔案管理同樣需要管理制度加以規(guī)范。然而，當前一些醫(yī)院雖然建立了基建檔案管理制度，但由于基建工作并非時時刻刻開展，基建檔案也并不需要像醫(yī)院其他檔案一樣實時更新，這就使得相關管理制度具有一定的滯后性，且可操作性較弱，沒能與時俱進地對相關檔案資料進行有效收集、整理、分類、歸檔、存儲，且檔案的利用率較低，部分檔案的利用幾乎為零。由于缺乏有效的監(jiān)督管理制度，醫(yī)院基建檔案管理之價值難以充分發(fā)揮，應用成效不大。

2.3 基建檔案管理信息化程度不高

現(xiàn)代信息技術之發(fā)展嚴重影響了各行各業(yè)工作的開展，檔案管理工作也應緊跟時代步伐，利用信息技術來提升管理效率。雖然信息化建設在當前已受到了各醫(yī)院的重視，從門診預約、掛號、繳費、檢驗檢測報告查閱等等各類信息都已錄入信息系統(tǒng)，方便了醫(yī)護人員以及病人的查閱，但信息化建設的覆蓋面還沒有深入延伸至基建檔案管理當中，一些年代久遠或是難度較大的基建圖表并未錄入信息系統(tǒng)進行電子化保存，還有一些錄像資料由于格式不同不便于轉化，也未進行電子化存儲，這都使得基建檔案管理的信息化水平不高，未能建立完善的信息化管理體系。

2.4 缺乏專業(yè)化檔案管理人才

醫(yī)院基建項目涉及多個環(huán)節(jié)，所產(chǎn)生的檔案資料也非常多，內容繁雜，千頭萬緒，需要嚴格按要求分類歸檔，如此才能保證檔案資料的完整性和有效利用。但是，當前醫(yī)院檔案管理人員多缺乏對基建事務的認識，難以對相關檔案資料進行有效區(qū)分整理，甚至部分檔案管理人員是由行政部、后勤部等其他科室調派而來，非檔案專業(yè)出身，更難以做好基建檔案管理工作。此外，基建檔案中包含了許多復雜的圖表，一般檔案人員由于缺乏計算機專業(yè)知識也難以對這些圖表進行電子化存儲，使得基建檔案管理存在缺失。

3 醫(yī)院基建檔案管理的改進策略

3.1 深化認識，提高對基建檔案的重視度

作為醫(yī)院的重要檔案資料，基建檔案的重要性不言而喻，特別是在基建項目增加、相關工程日益復雜化的當前，更需要醫(yī)院領導及檔案管理人員重視基建檔案工作，深化對相關工作的認識。一方面，醫(yī)院領導應認識到基建檔案之重要性，以及其對于醫(yī)院后期發(fā)展規(guī)劃的作用，督促相關檔案管理人員認真履行自身職責，并撥付必要資金加強基建檔案管理設施的建設，設立專門的基建檔案管理科室，以提高檔案管理效率。另一方面，要加強基建檔案管理人員的認識，增強其工作意識，通過每日晨會、月度總結等各項活動提醒檔案管理人員認真對待工作，加強自我學習與自我提升，更好地開展基建檔案管理工作。

3.2 規(guī)范管理，落實好相關管理制度

制度的缺失會影響基建檔案管理工作的有序開展。面對當前醫(yī)院基建檔案管理不規(guī)范的問題，檔案管理部門應結合實際工作情況擬定有效的管理制度，包括檔案資料收集、整理、歸檔、分類、保存制度，電子化管理制度，檔案查閱利用制度等等，以規(guī)范檔案的管理。此外，由于醫(yī)院基建檔案多由施工單位提供，難免會造成檔案資料不完善、更新不及時，這就需要出臺相關基建檔案跟蹤追檔、完善更新制度，督促相關工作人員及時收集整理基建檔案資料，保證資料的完整性。此外，為督促檔案管理人員更高效地開展工作，醫(yī)院還應制定相應的績效管理制度以及獎懲制度，以促使檔案管理人員更加積極主動地開展工作，提高工作效率。

3.3 加大投入，開展檔案信息化建設

任何工作的開展都需與時俱進，采取相適宜的工作方法和策略，如此才能提高工作質量和效率。在信息化時代，醫(yī)院基建檔案管理工作也應引入信息化設備，采用信息化管理手段進行科學高效的檔案管理。這就需要醫(yī)院加大資金投入，為基建檔案管理引入先進的計算機設備、掃描儀、打印機、復印機，建立相關數(shù)據(jù)資料庫以及局域網(wǎng)，通過建立基建檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)可公開資料的局域共享，以提高檔案資料的利用率，充分發(fā)揮基建檔案的價值。此外，由于部分基建檔案資料保密程度較高，也需要檔案管理部門做好安全保護工作，通過加強網(wǎng)絡安全建設來保證檔案資料的安全，提高檔案管理水平。

3.4 加強培訓，提高檔案人員管理水平

檔案工作的開展需要高素質人才隊伍的支持，而醫(yī)院基建檔案的專業(yè)性更強，更需要加強人員培訓，打造一支專業(yè)化的檔案管理人員隊伍。這就需要醫(yī)院一方面做好人才選聘工作，從社會招募具有一定科技知識特別是基建知識，同時又具有一定計算機能力的檔案專業(yè)人才，以充實人才隊伍；另一方面還應加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，通過技術指導、專業(yè)學習和交流探討來提高其工作水平，促進基建檔案管理工作更好開展。

4 結語

總之，醫(yī)院需規(guī)范基建檔案管理，優(yōu)化相關管理措施，使基建檔案之價值得以充分發(fā)揮，為醫(yī)院的發(fā)展提供助力。

參考文獻

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