摘 要：辦公室工作，歷來是展示一個企業(yè)形象的窗口，是直接為領導服務的綜合辦事機構(gòu)，是溝通上下左右、聯(lián)系四面八方的橋梁和紐帶。在當前，中國改革開放進入新時代的背景下，改革步伐不斷加快，市場競爭不斷強化。在這種局面下，國有企業(yè)辦公室工作何如能打破陳規(guī)陋習創(chuàng)新工作思路，提升整體辦事績效？如何切合實際、與時俱進、改變形象，發(fā)揮其職能作用，為企業(yè)做出更大的貢獻？是一個不容忽視的問題。

關鍵詞：新時代;辦公室;職能;改革與創(chuàng)新

在習近平總書記十八大、十九大等重要會議場合中，不止一次提起要簡化文風、會風，精簡辦公、審批流程，將辦公流程前置化、簡約化，這就為辦公室工作的發(fā)展方向指出了一條新的工作思路，即：信息收集、調(diào)研整合的比重加大，根據(jù)具體工作，為領導人員提供具體的參考決策方案等等，都是辦公室工作改革的新的突破口。那么說到變革，就要針對問題找出癥結(jié)，并根據(jù)實際去解決，那么辦公室工作創(chuàng)新需要解決什么問題，增強什么素質(zhì)，都是需要我們?nèi)タ紤]的問題。

國有企業(yè)辦公室的設置和職能作用的發(fā)揮，無論企業(yè)大小或名稱怎么確定，都沿襲著國企固有觀念安排，沒有真正體現(xiàn)和發(fā)揮行政辦公室應有的功能和作用。有的雖然定名為“廠辦”、“公司辦”、“總經(jīng)辦”、“總裁辦”、“綜合管理部”、“行政部”、“后勤部”、“總務室”等等，但在企業(yè)管理工作中發(fā)揮的作用卻各不相同，或多或少存在以下不良狀況和問題。

一是職能亂。不少國有企業(yè)行政辦公室的工作職能，一直保持著服務、參謀、助手、協(xié)調(diào)的職能，就像所謂的“萬金油”一樣，什么都干;除了領導臨時安排的事務以外，多數(shù)是擬擬文稿、接送客人、安排會議、負責衛(wèi)生、收發(fā)文件、管理小車和食堂等。雖然這些職責或工作十分必要，但它們不能完全凸現(xiàn)行政辦公室在企業(yè)管理工作中的職能或作用。不僅如此，在國有企業(yè)精簡機構(gòu)或人員過程中，不少企業(yè)還隨意把一些專業(yè)性工作，比如人員招聘、薪酬設置、考勤管理、社保工作、經(jīng)濟責任考核、安全保衛(wèi)、審計工作、土建維修、庫房管理甚至財務工作等統(tǒng)統(tǒng)“塞進”行政辦公室，使其管理職能十分混亂，甚而造成新的機構(gòu)臃腫、人浮于事、忙閑不均、效率低下。

二是地位低。企業(yè)行政辦公室機構(gòu)的設置，往往是“說起來重要”、“看起來次要”、“閑起來不需要”的一個部門。盡管一些企業(yè)在辦公室人員選用過程中，選擇一些文化高、人品好、能干事的所謂人才，但在調(diào)資升級、獎金發(fā)放或個人待遇、年終評定中卻成了“末等公民”，甚至在少數(shù)管理人員和領導的眼中成了“只會抄抄寫寫、打打雜”的多余角色，其部門和人員在企業(yè)管理中的地位可想而知。

三是權(quán)利小。企業(yè)行政辦公室本應是企業(yè)決策層領導的“喉舌”，應該賦予一定的權(quán)力。但在企業(yè)實際工作中，除了會議通知、車輛安排或后勤事務中擁有一定的“辦事權(quán)利”以外，很少有參與企業(yè)重大問題討論決策的權(quán)力，很少有規(guī)范企業(yè)管理行為的權(quán)利，很少有策劃、監(jiān)督、實施、處置某項工作的權(quán)利，很少有人事任免、薪酬加減、獎懲兌現(xiàn)的權(quán)利。因此，不能有效地發(fā)揮其部門職能和人員的作用，不能保證企業(yè)內(nèi)部的“政令暢通”，從而造成行政辦公室辦事效率低、貫徹執(zhí)行不力的現(xiàn)象。

四是效能低。結(jié)合上述幾個原因，在國有企業(yè)辦公室工作中普遍存在著一個效能低下的問題，也導致辦公室人員有“缺少專業(yè)支撐”、“隨時被人替代”的失落感和危機感，因此“辦事小心謹慎”，“做人唯唯諾諾”，“怕說錯話做錯事”，“多一事不如少一事”，“只管自己平和安，哪管他人是與非”的心態(tài)和現(xiàn)象成了習慣，不僅使其應有的管理職能削弱，而且影響了效率和效能，不利于企業(yè)的管理和企業(yè)各項工作的執(zhí)行。

隨著現(xiàn)代國有企業(yè)的發(fā)展，特別是近十年來我國市場經(jīng)濟的平穩(wěn)運行，為企業(yè)的高速發(fā)展和創(chuàng)新帶來了黃金機遇期。企業(yè)的管理也更加先進與科學，在國內(nèi)如阿里巴巴、格力、華為等等都已經(jīng)成為世界知名企業(yè)，它們的管理也逐步與世界先進管理模式接軌。反觀國有企業(yè)、特別是東北的國有企業(yè)，內(nèi)部管理仍然是積重難返，以至于商業(yè)界流行著“投資不過山海關”這樣的戲言。實際上，在愈發(fā)成熟的企業(yè)內(nèi)部，各機構(gòu)的設置，不僅需要按照優(yōu)化、高效、合理的原則配置，還需要有明確的職能分工，以此強化勞動紀律，整個人員績效是一套科學的管理手段。在這樣的管控模式中，辦公室的業(yè)務權(quán)限要在過去僅僅是寫寫文稿、收收報表、傳傳文件、作作記錄、迎來送往等所謂的服務、參謀、助手、協(xié)調(diào)職能的基礎上，積極創(chuàng)新工作思路，改變工作方式，提升辦事績效，做到“以作為求地位”。只有這樣，行政辦公室工作才能適應新形勢下企業(yè)管理的發(fā)展和要求，才能真正有所作為。以下幾點意見不失為改進和創(chuàng)新行政辦公室工作的好思路和好方法。

1、啟用信息制度，及時掌握最新信息。即企業(yè)行政辦公室在結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際的基礎上，建立完善的內(nèi)部信息報告制度。譬如，通過每日召開的質(zhì)量早會、生產(chǎn)碰頭會和《內(nèi)部信息單》等方式，快速了解和反映企業(yè)整個供應、生產(chǎn)、質(zhì)量、設備能源、物料消耗、倉庫儲備、產(chǎn)品發(fā)運及售后服務等情況，并通過辦公室統(tǒng)一編制出《信息簡報》或《快報》，上呈公司領導，下達內(nèi)部各單位，把每天的生產(chǎn)經(jīng)營動態(tài)和出現(xiàn)的異常情況或問題，及時反映并督促解決。這樣既能使行政辦公室充分發(fā)揮出助手、參謀、監(jiān)督、檢查和協(xié)調(diào)的職能，又能充分展現(xiàn)行政辦公室在企業(yè)管理中的地位和作用。同時，盡可能豐富行業(yè)內(nèi)信息的整合，形成本單位具有政策指導性的全面信息庫，為領導在企業(yè)發(fā)展方向上，及時提供具有情報價值的信息，從而促進辦公室工作的整體完善。

2、強化執(zhí)行力度，嚴格保證政令下達。即由行政辦公室代表總經(jīng)理（廠長）通盤考慮月度生產(chǎn)經(jīng)營計劃，通過計劃表格方式，把生產(chǎn)、供應、質(zhì)量、設備、安全、庫管、原料消耗，人力資源、財務管理、產(chǎn)品銷售等各方面的重要指標和主要工作及要處理的重要問題，納入總經(jīng)理（廠長）部署的月度計劃目標，下達到內(nèi)部各單位（部門），并建立相應的執(zhí)行、檢查、報告、評價、考核辦法。這樣既能強化企業(yè)內(nèi)部特別是公司高層指令的執(zhí)行力，又能體現(xiàn)辦公室的權(quán)威及統(tǒng)籌、管理能力，使辦公室職能更加強化，體現(xiàn)辦公室在企業(yè)管理工作中的作用和價值。

3、開展針對調(diào)研，預先摸準發(fā)展脈絡。企業(yè)運行發(fā)展離不開調(diào)研工作，本單位的先進經(jīng)驗、做法的經(jīng)驗總結(jié)也需要調(diào)研作為先導。辦公室作為企業(yè)規(guī)劃發(fā)展的“參謀室”，就應當對未來發(fā)展方向，對本單位內(nèi)部的波動先掌握、先了解、先總結(jié)，將模塊化的經(jīng)驗形成報告，供領導層參考，以便為企業(yè)發(fā)展起到引領、參考作用。

4、重視經(jīng)驗積累，機構(gòu)雖小眼界放大。放大眼界，就是需要由辦公室定期編印出本單位內(nèi)部經(jīng)驗總結(jié)性或者行業(yè)指導性的刊物，設置如《重點工作提示》、《經(jīng)濟責任考核》、《質(zhì)量之窗》、《員工之聲》、《大事記》、《生產(chǎn)動態(tài)》、《市場信息》等類型的內(nèi)部刊物，綜合反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、基礎管理和企業(yè)質(zhì)量報告、文化建設等方面的內(nèi)容和情況的內(nèi)刊，既有利于提升企業(yè)綜合管理效能，又展現(xiàn)了辦公室貢獻和作用。

結(jié)語：辦公室工作是一項復雜的綜合性工作，既要有高能力又要有高素質(zhì)，特別是在市場經(jīng)濟運行條件下，怎么能夠破除舊國企的思想，應對新形勢下企業(yè)競爭壓力而生存，辦公室的職能履行，將成為未來商戰(zhàn)的勝負手，因此如何建設學習型國企辦公室，是需要我們沉下心思去思考的。

作者簡介：

王博，出生年月：1984年2月25日，性別：男，民族：漢族，籍貫（精確到市）：吉林省白山市，當前職務：辦公室副主任，當前職稱：助理政工師，學歷：本科，研究方向：辦公室工作.