孔玲玲

摘 要 本文以作者所在的科研單位為研究背景，結(jié)合本單位檔案工作特點(diǎn)及檔案管理現(xiàn)狀，從加強(qiáng)前端控制、重視全過程管理、實(shí)現(xiàn)全員參與幾個方面，探討了運(yùn)用全面質(zhì)量管理理論及方法提高檔案工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 檔案 科研單位 前端控制 全面質(zhì)量管理

核工業(yè)理化工程研究院（以下簡稱我院）檔案室自成立至今已有二十多年歷史，收藏各類珍貴的史料和資料六萬多卷。這些記錄了核事業(yè)發(fā)展歷程的史料和資料，凝結(jié)著老一輩核工業(yè)人奮斗的心血，是今日科研事業(yè)騰飛的基石。而我們檔案工作者肩負(fù)著保管、提供利用這些珍貴資料的重任。

檔案及其利用服務(wù)的質(zhì)量，對于檔案服務(wù)我院科研事業(yè)、存史憑留、培育人才，以及社會效益的充分發(fā)揮都具有決定性的作用。檔案工作環(huán)節(jié)多，周期長、來源廣泛，為保證檔案原始性、唯一性、憑證性及完整性，最大限度的發(fā)揮作用，檔案工作需要借鑒“全面質(zhì)量管理”的方法，以提高檔案質(zhì)量及其服務(wù)水平。

一、重視前端控制，實(shí)現(xiàn)全過程管理

“全面質(zhì)量管理”自20世紀(jì)60年代初提出以來，經(jīng)過幾十年的時間與發(fā)展，已經(jīng)成為以顧客的要求和期望為驅(qū)動的全新質(zhì)量管理方式和理念。而我院檔案工作所面對的“顧客”就是需要利用檔案資源的科研工作者，顧客的“要求和期望”就是能夠便捷的查閱到真實(shí)、完整的檔案資料。檔案及其服務(wù)的質(zhì)量有一個產(chǎn)生、形成和實(shí)現(xiàn)的過程，這個過程需要經(jīng)過若干環(huán)節(jié)和工序，上道“工序”能否給下道“工序”提供高質(zhì)量的半成品，成為提高檔案及其服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。在檔案工作中，文件是檔案的前身，可以被看作是檔案收集與整理的“上道工序”，要獲得高質(zhì)量的檔案，必須實(shí)現(xiàn)從“事后檢驗(yàn)把關(guān)”到“事前預(yù)防-事中控制-事后把關(guān)”的全過程主動控制的轉(zhuǎn)移，即從文件形成的階段開始加入檔案工作相關(guān)的質(zhì)量要求，在歸檔過程中通過指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查等方式控制案卷質(zhì)量，在接收檔案時進(jìn)行最終檢驗(yàn)。

被動的收集文件生命周期最后階段的信息產(chǎn)品已經(jīng)成為我院檔案工作的過去式，我們正在經(jīng)歷一個轉(zhuǎn)變，更加關(guān)注檔案的來源、形成過程、制作目的、檔案之間及立卷單位之間的聯(lián)系等。我們已經(jīng)意識到“全過程控制”的重要性，并開始積極的聯(lián)系立卷部門，在項(xiàng)目立項(xiàng)階段或管理開始之前明確檔案立卷的相關(guān)要求，同時，檔案管理人員主動深入了解待歸檔項(xiàng)目或管理內(nèi)容，幫助和指導(dǎo)立卷單位建立分類方案，梳理歸檔范圍與保管期限，真正實(shí)現(xiàn)前端控制；對于時間跨度較大的重點(diǎn)項(xiàng)目，在相關(guān)材料形成、積累階段，檔案部門對立卷單位定期進(jìn)行監(jiān)督、檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正偏差，確保檔案整理的科學(xué)性，保證案卷質(zhì)量；最后，在接收檔案時，做好質(zhì)量把關(guān)工作，檢查文件材料是否齊全完整、有無破損、殘缺，保證入庫檔案真實(shí)、齊全、完整、安全。

二、增強(qiáng)檔案意識，實(shí)現(xiàn)全員參與

文件形成者檔案意識的高低對檔案的質(zhì)量影響很大。目前很多部門在實(shí)際工作中都是以科研、生產(chǎn)工作為主，對檔案的重要性缺乏深入的認(rèn)識，對檔案的價值缺乏意識和了解，這樣一來，隨著項(xiàng)目或管理的持續(xù)推進(jìn)，文件材料大量的產(chǎn)生，而期間又沒有進(jìn)行整理、分類，也沒有檢查產(chǎn)生文件是否符合歸檔要求，那么，案卷的質(zhì)量就很難保證。

檔案工作重在平時的收集、分類、整理。三者是相輔相成、不可分割的整體。如果平時只是注重文件資料的收集，而忽視對檔案的歸類、整理，那么收集的資料就會毫無章法，難以查找，更是無法提供高質(zhì)量的利用服務(wù)。

產(chǎn)品是生產(chǎn)過程的結(jié)果， 好的產(chǎn)品質(zhì)量是設(shè)計和生產(chǎn)等一系列過程完成的， 而不是靠最后檢驗(yàn)出來的。如果把產(chǎn)品質(zhì)量形成的每一個階段視為一個過程，那么檔案業(yè)務(wù)工作也經(jīng)歷著從文件形成到立卷、移交歸檔再到服務(wù)利用的過程。每一個過程都是按一定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行的， 各個過程之間環(huán)環(huán)相扣。因此，做好檔案工作需要全員的主動參與和積極配合。

文件形成者從形成文件時便應(yīng)當(dāng)考慮到檔案的使用壽命，選用耐久性強(qiáng)的載體，文件辦理時需要全面的審批手續(xù)及完整的簽署；部門資料員在文件收集過程中，不僅需要確保收集的完整性，而且還要遵循其中的規(guī)律，接照文件之間的歷史聯(lián)系進(jìn)行立卷，并對案卷標(biāo)題進(jìn)行準(zhǔn)確的概括，清楚的填寫卷內(nèi)目錄和備考表，確保案卷的質(zhì)量。

作為檔案管理人員，我們更應(yīng)與時俱進(jìn)，努力加強(qiáng)自身專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，及時獲取、學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的新技術(shù)和新方法，熟練掌握檔案文件的形成規(guī)律，加強(qiáng)責(zé)任心和服務(wù)意識，從日常單調(diào)的工作中擺脫出來，意識到能夠提供各種檔案憑證是我們特有的權(quán)利和優(yōu)勢，把眼光從文件實(shí)體的日常管理投向檔案形成的全過程全方位管理。加強(qiáng)與相關(guān)部門的協(xié)調(diào)合作，調(diào)動科研、生產(chǎn)人員在檔案工作中的參與程度與檔案意識，開始主動提供幫助和指導(dǎo)，最大程度的滿足檔案利用者的需求和滿意度，進(jìn)一步提高檔案及檔案服務(wù)的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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