潘秀明

[摘 要]高校檔案信息化管理是檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求。本文從高校檔案信息化管理的趨勢(shì)入手，對(duì)檔案信息化管理面臨的困境進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，從制度建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)等功能規(guī)劃的角度探討了加強(qiáng)高校檔案信息化管理的措施，旨在不斷提升高校的檔案信息化管理水平。

[關(guān)鍵詞]高校;檔案;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.079

[中圖分類號(hào)]G647.2;G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）04-0-02

0 ? ? 引 言

高校檔案記錄了學(xué)校的科研活動(dòng)、教學(xué)活動(dòng)、師生資料等重要信息，是學(xué)校進(jìn)行科研、教學(xué)、管理、建設(shè)的重要依據(jù)。自從2000年國(guó)家檔案局提出“檔案信息化”的概念后，高校開始逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，取得了豐碩的建設(shè)成果。目前，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和國(guó)民檔案意識(shí)的逐漸加強(qiáng)，高校檔案信息化管理出現(xiàn)了管理模式系統(tǒng)化、管理系統(tǒng)集成化、信息運(yùn)維專業(yè)化的趨勢(shì)。因此，高校檔案管理部門應(yīng)在日益復(fù)雜的檔案管理環(huán)境下把握新趨勢(shì)、發(fā)現(xiàn)新問題、提出新辦法，從而促進(jìn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化。

1 ? ? 高校檔案信息化管理的趨勢(shì)

1.1 ? 管理模式協(xié)同化、項(xiàng)目化

檔案信息化管理涉及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、管理、檔案等多學(xué)科交叉。管理模式的協(xié)同化表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。首先，表現(xiàn)在工作人員上，即檔案信息化管理需要多種知識(shí)背景和專業(yè)能力的人參與工作。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和檔案業(yè)務(wù)的拓展，檔案信息化建設(shè)程度逐漸加深，工作環(huán)境、工作內(nèi)容、工作模式會(huì)更加復(fù)雜化、專業(yè)化。在此種環(huán)境下，高校想要做好檔案管理工作，需要運(yùn)用項(xiàng)目化管理的思維建立動(dòng)態(tài)管理聯(lián)盟。在動(dòng)態(tài)聯(lián)盟的協(xié)同工作模式下，各成員、部門承擔(dān)著不同的管理責(zé)任，確保檔案信息化管理工作正常開展。其次，由于各成員和部門知識(shí)背景、專業(yè)能力存在差異，只有在對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域下，才能充分發(fā)揮專業(yè)性。例如，在建設(shè)數(shù)字檔案館涉及方案論證、立項(xiàng)、招標(biāo)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開發(fā)等多領(lǐng)域的知識(shí)，此時(shí)就需要一個(gè)跨學(xué)科、跨領(lǐng)域的聯(lián)盟進(jìn)行協(xié)同化和項(xiàng)目化管理，以提高建設(shè)效率、降低建設(shè)成本。最后，檔案服務(wù)的多元化要求高校檔案管理部門協(xié)同化工作。

1.2 ? 管理系統(tǒng)建設(shè)集成化、通用化

檔案業(yè)務(wù)的日益多元化要求檔案管理系統(tǒng)具有更強(qiáng)的適應(yīng)性，集成更多的功能。首先，高校檔案管理工作涉及的范圍廣泛，包括學(xué)生檔案、教師檔案、城建檔案、財(cái)務(wù)檔案等多個(gè)領(lǐng)域，為了提高管理效率、提升協(xié)同管理能力，各部門管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)集成化、通用化發(fā)展。其次，高校檔案管理系統(tǒng)在多個(gè)檔案領(lǐng)域下通用，同時(shí)在檔案收集、歸檔、分類等操作上實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使各部門檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，為檔案協(xié)同化工作奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，由于管理系統(tǒng)功能的集成化，檔案業(yè)務(wù)逐漸實(shí)現(xiàn)多元化發(fā)展，除傳統(tǒng)管理系統(tǒng)的自動(dòng)歸檔、自動(dòng)排序、自動(dòng)整理外，可視化界面、數(shù)據(jù)分析等功能也是其發(fā)展趨勢(shì)。最后，由于師生的檔案意識(shí)逐漸增強(qiáng)，開展檔案社會(huì)化工作成為高校檔案管理工作的必然趨勢(shì)，建立個(gè)性化檔案、實(shí)時(shí)反饋、智能化調(diào)閱等應(yīng)用要求檔案管理系統(tǒng)在服務(wù)模塊要集成化、通用化發(fā)展。

1.3 ? 信息化運(yùn)維工作專業(yè)化、平臺(tái)化

檔案信息化管理協(xié)同化、集成化的趨勢(shì)使檔案管理工作涉及更多的部門，采用的硬件、軟件和技術(shù)也更加復(fù)雜。高校檔案管理部門的軟件系統(tǒng)和信息化設(shè)備只依靠自身的運(yùn)營(yíng)和維護(hù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因此，依靠外力幫助高校檔案信息化管理成為其未來發(fā)展的必然趨勢(shì)。引入第三方單位進(jìn)行運(yùn)維工作的好處主要有兩點(diǎn)。一是更加專業(yè)化。相比高校檔案管理部門，第三方機(jī)構(gòu)往往在某一特定領(lǐng)域經(jīng)營(yíng)多年，具有豐富的運(yùn)維經(jīng)驗(yàn)，在面臨各種運(yùn)維風(fēng)險(xiǎn)上有較為完備的應(yīng)對(duì)機(jī)制，其技術(shù)積累、人員配備、管理經(jīng)驗(yàn)比較完善，能夠更好地融入檔案協(xié)同化管理，彌補(bǔ)檔案管理部門存在的不足。二是能夠在一定程度上節(jié)省成本。在進(jìn)行新系統(tǒng)開發(fā)和軟硬件維護(hù)時(shí)，引入第三方機(jī)構(gòu)能夠緩解成本壓力，但從人力成本上看，高校檔案管理部門通常缺少開發(fā)人員，無法承擔(dān)系統(tǒng)開發(fā)工作。因此，對(duì)于規(guī)模較小、財(cái)務(wù)狀況不佳的高校來說，人力、財(cái)力、物力等各項(xiàng)資源配置存在矛盾時(shí)，應(yīng)該借助第三方機(jī)構(gòu)。

2 ? ? 高校檔案信息化管理的困境

2.1 ? 制度建設(shè)滯后

高校檔案信息化管理協(xié)同化、項(xiàng)目化等發(fā)展趨勢(shì)涉及多個(gè)管理主體之間的溝通協(xié)同，需要在管理層面予以制度引導(dǎo)，但從高校檔案信息化制度建設(shè)的現(xiàn)狀看，管理制度缺乏相應(yīng)的創(chuàng)新和改革。目前，高校檔案信息化的管理制度還沿用傳統(tǒng)管理環(huán)境下的制度，隨著高校檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)和檔案業(yè)務(wù)的多元化發(fā)展，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、要求等都隨之變化，滯后的管理制度將無法滿足現(xiàn)實(shí)工作的要求，導(dǎo)致檔案管理的工作受到阻礙。此外，隨著高校在檔案細(xì)分領(lǐng)域制度建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)多元化拓展使檔案工作面臨很多新問題，如信息化建設(shè)下信息安全制度的更新，科研檔案開發(fā)與利用涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題等。因此，高校檔案管理部門的制度建設(shè)要考慮不斷變化的信息化環(huán)境。

2.2 ? 信息化建設(shè)不平衡、缺乏協(xié)調(diào)性

從高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀看，高校檔案管理存在信息化建設(shè)不平衡、各部門之間缺乏協(xié)調(diào)性的情況，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是高校內(nèi)部信息化建設(shè)不平衡、各部門信息資源沒有系統(tǒng)化整合。高校檔案信息化管理范圍和內(nèi)容在不斷擴(kuò)大，如財(cái)務(wù)檔案、城建檔案、科研檔案等，但由于每個(gè)檔案涉及的部門管理方式不同，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏規(guī)范化，導(dǎo)致其在資源整合上存在很多困難。同時(shí)，各部門管理人員的管理水平參差不齊，各部門管理系統(tǒng)的類型、功能、版本存在差異，不利于檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，降低了檔案管理的效率。此外，協(xié)同化、項(xiàng)目化的管理趨勢(shì)要求高校各職能部門之間通力合作，但是各職能部門之間的利益沖突、人員配備等問題限制了檔案信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展。二是高校外部的不平衡。高校檔案信息化管理的協(xié)同化發(fā)展涉及與政府、企業(yè)等社會(huì)機(jī)構(gòu)的溝通和協(xié)調(diào)，但由于高校之間的建設(shè)水平參差不齊和各機(jī)構(gòu)的建設(shè)重點(diǎn)不同，導(dǎo)致協(xié)同化發(fā)展面臨很多考驗(yàn)。

2.3 ? 信息化管理系統(tǒng)功能規(guī)劃不合理

管理系統(tǒng)建設(shè)的集成化和通用化要求系統(tǒng)功能要具有現(xiàn)實(shí)性和廣泛性，但目前高校檔案管理系統(tǒng)的功能規(guī)劃存在以下兩個(gè)問題。一是重保管輕利用。長(zhǎng)期以來我國(guó)高校檔案管理部門存在“重保管輕利用”的思想，對(duì)管理信息系統(tǒng)的功能建設(shè)具有一定的影響。管理系統(tǒng)的功能建設(shè)圍繞收集、保管類檔案業(yè)務(wù)，缺乏對(duì)檔案資源價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，缺乏檔案利用類的開發(fā)功能。同時(shí)，檔案服務(wù)類的業(yè)務(wù)比較簡(jiǎn)單，還局限于檔案查詢、檢索類功能。系統(tǒng)功能單一在一定程度上限制了檔案管理工作的多元化發(fā)展，導(dǎo)致信息化建設(shè)的效果不理想。二是一味追求功能的大而全卻忽略系統(tǒng)功能的現(xiàn)實(shí)性。部分高校檔案管理在進(jìn)行系統(tǒng)功能的規(guī)劃時(shí)沒有調(diào)研和分析系統(tǒng)需求，導(dǎo)致系統(tǒng)功能使用頻率低、可行性差，同時(shí)過多的功能配置不但會(huì)增加系統(tǒng)和服務(wù)器的負(fù)擔(dān)，還會(huì)大大提升建設(shè)成本。

3 ? ? 高校檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 ? 加強(qiáng)制度建設(shè)

高校應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化管理制度建設(shè)，要在“信息化環(huán)境”和“檔案業(yè)務(wù)多元化”的發(fā)展中找準(zhǔn)平衡點(diǎn)。如今，不斷豐富的檔案業(yè)務(wù)要求管理制度具備更強(qiáng)的適應(yīng)性和靈活性。因此，高校檔案管理部門需要在現(xiàn)有管理制度的基礎(chǔ)上制定多層次的管理制度，形成從縱向到橫向、從宏觀到微觀、從集中到分散的檔案管理制度，從而保證高校檔案信息化管理工作能夠順利開展。第二，不斷完善制度內(nèi)容。隨著高校檔案業(yè)務(wù)的不斷拓展和信息化管理環(huán)境的變化，檔案資源、檔案管理方式等問題所呈現(xiàn)的特點(diǎn)不是一成不變的，因此，高校應(yīng)及時(shí)學(xué)習(xí)新出臺(tái)的政策法規(guī)，充分了解行業(yè)信息化政策、檔案管理規(guī)定，從而保證檔案管理工作的政策性和連續(xù)性。第三，細(xì)化檔案制度建設(shè)工作，將各類型檔案工作根據(jù)其知識(shí)領(lǐng)域進(jìn)行細(xì)分，根據(jù)保密程度、收益預(yù)期、信息安全等指標(biāo)進(jìn)行等級(jí)劃分，并在此基礎(chǔ)上制定各細(xì)分領(lǐng)域下的檔案管理制度，以適應(yīng)檔案多元業(yè)務(wù)和復(fù)雜的信息化管理環(huán)境。

3.2 ? 推動(dòng)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展

針對(duì)高校內(nèi)部各管理主體協(xié)調(diào)性不佳的問題，高校信息管理部門應(yīng)著力推動(dòng)各部門信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。首先，在檔案資源的收集和整理上，要保持各管理主體格式、形式上的統(tǒng)一。其次，在信息化硬件購置和軟件開發(fā)時(shí)，要注重各部門之間的設(shè)備、功能實(shí)現(xiàn)同步，讓每個(gè)部門都參與檔案的協(xié)同化管理。同時(shí)，針對(duì)各部門管理人員管理水平參差不齊的問題，要在制度建設(shè)的基礎(chǔ)上注重提升各部門人員的綜合素質(zhì)。在信息化管理的背景下，培訓(xùn)內(nèi)容要囊括管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、信息素養(yǎng)、項(xiàng)目化管理思維等。培訓(xùn)的主體要層次分明，主管部門對(duì)各部門人員進(jìn)行集中化培訓(xùn)，各管理部門對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行長(zhǎng)期化培訓(xùn)，從而保證在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上結(jié)合部門工作的要求和特點(diǎn)開展培訓(xùn)工作。最后，加強(qiáng)高校檔案管理部門與政府、企業(yè)和社會(huì)機(jī)構(gòu)的溝通與合作，通過檔案資源共享與開發(fā)不斷推進(jìn)高校檔案管理工作的社會(huì)化和大眾化。

3.3 ? 優(yōu)化管理系統(tǒng)功能建設(shè)

管理系統(tǒng)功能建設(shè)要把握“功能不足”和“功能過多”的平衡性問題。第一，把需求調(diào)查和分析貫穿管理系統(tǒng)的開發(fā)、更新和維護(hù)的全過程。在管理系統(tǒng)建設(shè)的初期，要根據(jù)學(xué)校檔案管理工作的整體規(guī)劃設(shè)計(jì)功能框架，即從系統(tǒng)設(shè)計(jì)的角度搭建需要實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)功能的系統(tǒng)框架，之后結(jié)合各階段的需求分析結(jié)果進(jìn)行階段性的功能開發(fā)，進(jìn)而在后續(xù)開發(fā)中提高開發(fā)效率、降低開發(fā)成本，如檔案共享系統(tǒng)需要同步各管理主體數(shù)據(jù)庫接口的數(shù)據(jù)。第二，注重管理系統(tǒng)功能的全面性，在基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)功能建設(shè)的基礎(chǔ)上，逐步拓展檔案利用、檔案服務(wù)方面的功能。其中，要重點(diǎn)完善檔案服務(wù)功能，在需求分析、各部門信息化建設(shè)情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行資源統(tǒng)籌，著重開發(fā)檔案資源共享、個(gè)性化、智慧檔案等服務(wù)。同時(shí)，要加強(qiáng)管理系統(tǒng)功能的維護(hù)和更新，定期對(duì)各系統(tǒng)模塊的使用情況進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)分析，并根據(jù)結(jié)果對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，從而不斷適應(yīng)工作要求。

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