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        新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法

        2019-03-06 14:50:40賀文娟
        健康大視野 2019年2期
        關鍵詞:醫(yī)院檔案管理改進方法新醫(yī)改

        賀文娟

        【摘要】新醫(yī)改全面實施期間,醫(yī)院檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)。為全面提升醫(yī)院整體管理水平,需依據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的實際情況,提出改進措施。本文就新醫(yī)改背景下醫(yī)院當管理改進方法進行闡述。

        【關鍵詞】新醫(yī)改;醫(yī)院檔案管理;改進方法

        【中圖分類號】R715【文獻標志碼】A【文章編號】1005-0019(2019)02-234-01

        0引言

        作為醫(yī)院管理的一項重要內(nèi)容,檔案詳細記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程,同時也為醫(yī)療科學研究提供重要信息??梢哉f,檔案是醫(yī)院的寶貴財富?,F(xiàn)代化進程推動了醫(yī)院的發(fā)展,與過去相比醫(yī)療事業(yè)進步顯著,且檔案管理工作也發(fā)生明顯變化。為滿足現(xiàn)代醫(yī)學發(fā)展需要,醫(yī)院檔案管理需加強管理意識,實行創(chuàng)新管理,并整合優(yōu)化資源,更規(guī)范的管理醫(yī)院檔案。

        1新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的重要性

        醫(yī)院檔案管理在新醫(yī)改的影響下,會對整個醫(yī)院運營產(chǎn)生作用。醫(yī)院行政管理與學術研究、法律糾紛等相關工作都需要醫(yī)院檔案提供數(shù)據(jù)支持。從某些方面上來說,醫(yī)院檔案管理質量會對醫(yī)院發(fā)展水平構成決定性作用[1]。但是,我國大部分醫(yī)院在檔案管理中均存在著不同程度的問題,對醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生阻礙性的作用。新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理存在疏漏,必然會對醫(yī)院其他管理工作產(chǎn)生影響。因此,借助新醫(yī)改的浪潮,通過結合新醫(yī)改的要求,加強對醫(yī)院檔案的管理,才可促進醫(yī)院更長遠的發(fā)展。

        2新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理存在的問題

        即使已經(jīng)有不少醫(yī)院充分認識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要影響,但在實際管理檔案的過程中仍存在著較多的問題。系統(tǒng)分析可發(fā)現(xiàn),檔案管理存在的問題主要體現(xiàn)這么幾點。

        2.1缺少現(xiàn)代管理設施

        現(xiàn)代化的管理設備是提高醫(yī)院檔案管理工作質量的必備條件。而當前醫(yī)院發(fā)展中,在資源配置相對緊張的情況下,大部分的自愿與硬件設備都投入到醫(yī)療領域,導致檔案管理設備的投入非常少。這一問題可以說是大部分醫(yī)院共同面對的,如檔案管理室破舊,管理設備欠缺、管理技術尚未更新等。諸如此類問題持續(xù)嚴重,對醫(yī)院檔案管理的質量和效率均產(chǎn)生不良影響,且還會對醫(yī)院現(xiàn)代化管理與發(fā)展構成阻礙作用。

        2.2管理模式尚未更新

        關于檔案管理,大部分醫(yī)院仍存在較多不合理與不規(guī)范的現(xiàn)象,特別是管理的過程中,管理形式不集中,如人事部門負責管理人事檔案,患者就診期間的檔案則由檔案室負責,科顏氏主要管理醫(yī)學科研方面的檔案,其他科室則管理本科室設備相關的檔案[2]。這種檔案管理形式非常分散,不能夠統(tǒng)一管理,很容易出現(xiàn)檔案收集不全的現(xiàn)象,對醫(yī)院整個檔案管理產(chǎn)生影響,降低檔案管理的效率影響檔案的應有價值與在醫(yī)院中的作用。

        2.3缺乏完善的檔案管理機制

        經(jīng)驗型管理是大部分醫(yī)院在管理檔案時采取的方法,可以說是檔案管理人員根據(jù)自己的想法管理檔案工作。可想而知,此種檔案管理的工作模式缺乏科學性、系統(tǒng)性與規(guī)范性,且實際操作中很容易出現(xiàn)失誤與違規(guī)的現(xiàn)象,由此影響檔案管理工作的順利展開。與此同時,不少醫(yī)院對檔案管理并沒有明確的規(guī)定,造成工作人員閱讀檔案時出現(xiàn)信息斷層的現(xiàn)象。另外,醫(yī)院關于檔案管理的工作并沒有明確的制度和流程,使得檔案管理工作人員收集檔案時不能實施有效跟蹤,不能及時更新檔案,導致實際工作出現(xiàn)較多的錯誤。在此種工作背景下,醫(yī)院檔案管理的質量與效率大大降低。

        3新醫(yī)改背景下醫(yī)院當管理的改進方法

        醫(yī)院檔案管理工作,對醫(yī)院整體運營具有非常重要的作用。但在實際操作的過程中,往往忽視檔案管理,導致出現(xiàn)較多的問題。對此,就需要在新醫(yī)改的背景下,采取有效方法加以改進。

        3.1加大管理設備投入

        新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理要想在質量與效率方面獲得雙贏,就必須有相應的現(xiàn)代化管理設備,而這就需要醫(yī)院高度重視檔案管理工作,加大對檔案管理的設備投入[3]。如,可為檔案管理室配備能夠防潮與干燥的庫房。跟隨現(xiàn)代化發(fā)展的腳步配備相應的現(xiàn)代化管理設備,以便檔案管理能夠順利實施,常見的有復印機、智能掃描儀等。檔案管理資料信息輸入方式,可改變傳統(tǒng)的人工輸入模式,采用現(xiàn)代化掃描儀,掃描錄入檔案,全面提高檔案資料的準確程度與完整性。分析檔案信息資料的時候,可以使用ERP管理信息技術,這樣才能夠確保各個部門共享檔案資料,且還能夠為醫(yī)院的科研活動與醫(yī)療服務提供豐富的參考信息數(shù)據(jù)。管理檔案信息時,醫(yī)院可應用自動化系統(tǒng)與科室檔案軟件,自動分類檔案資料,實現(xiàn)統(tǒng)一管理檔案資料。

        3.2創(chuàng)新檔案管理模式

        醫(yī)院檔案種類和數(shù)量非常多,如采用傳統(tǒng)管理模式,必然會對檔案管理的工作效率構成影響。因此,工作人員需應用現(xiàn)代化的管理設備與手段,創(chuàng)新管理模式。如檔案管理工作人員可使用大容量存儲技術與超文本技術管理檔案,將檔案資料制備成電子文檔格式,以便管理人員可隨時查閱檔案資料,以便檔案管理工作的價值與作用充分體現(xiàn)出來。新醫(yī)改背景下,醫(yī)院全體員工應高度重視檔案管理,了解檔案管理的重要性與價值,以便醫(yī)院全體員工配合檔案信息采集與整理。醫(yī)院發(fā)展期間,檔案管理工作并非單純的管理和保管檔案資料,還應依據(jù)醫(yī)院的實際情況轉變傳統(tǒng)檔案管理理念,采用新的管理模式與技術,滿足新醫(yī)改發(fā)展的需要。如為確保檔案的安全性與保密性,檔案管理中可運用秘鑰技術與防火墻技術。而這也就是檔案管理理念創(chuàng)新的具體體現(xiàn)。

        3.3完善檔案管理機制

        為確保醫(yī)院檔案管理工作順利展開,醫(yī)院就需要不斷完善檔案管理制度,根據(jù)醫(yī)院運營的實際情況,科學完善檔案管理制度。后勤檔案管理與醫(yī)院檔案管理是大部分醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容。可以說,醫(yī)院檔案管理就是收集、整理、儲存檔案資料。后勤檔案管理的重點是維護、更新、利用檔案資料[4]。針對此,醫(yī)院便可合理分工后勤檔案管理與醫(yī)院檔案管理工作人員,確定具體的工作職責,以提高檔案管理的針對性與合理性。與此同時,檔案管理人員實踐中還應與各個部門溝通交流,隨后收集和處理檔案資料,以提高檔案資料的真實性與完整性。檔案管理工作人員定期維護檔案室,就可促使檔案室保持清潔。當然,還需做好防火與防盜工作,以提高檔案信息的安全性。

        4結語

        可以說,新醫(yī)改下的醫(yī)院檔案管理非常重要。檔案管理工作的效率與質量對醫(yī)院整體運營產(chǎn)生一定影響。醫(yī)院檔案資料記錄現(xiàn)今醫(yī)院運行狀態(tài)的同時,還能夠促進醫(yī)院建設,具有非常大的經(jīng)濟價值。因此,醫(yī)院應注意加強現(xiàn)代化管理設備的投入,創(chuàng)新管理模式,完善管理機制,以提高醫(yī)院檔案管理的質量與效率。

        參考文獻

        [1]馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法探究[J].黑河學刊,2016,13(5):20-21.

        [2]張翠紅.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方式之研究[J].辦公室業(yè)務,2018,13(7):765.

        [3]董立華.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].科技資訊,2017,12(33):106-106.

        [4]谷雪媛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].中國管理信息化,2017,20(12):154-155.

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