于天
【摘 要】企業(yè)集團ERP系統(tǒng)的上線實施是個難度極大的管理項目。ERP系統(tǒng)軟件的選取、上線前的實施推進、上線后的應(yīng)用和升級等各個環(huán)節(jié)都會面臨一些問題,企業(yè)集團和下屬企業(yè)需要關(guān)注的事項也不相同。本文作者從財務(wù)管理視角下對ERP實施進行研究,總結(jié)提出各個環(huán)節(jié)的注意事項和相關(guān)建議。
【關(guān)鍵詞】財務(wù)視角;企業(yè)集團;ERP;實施研究
ERP系統(tǒng)有效解決了企業(yè)內(nèi)部信息孤島問題,有效銜接業(yè)務(wù)流和財務(wù)流數(shù)據(jù),實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化,在企業(yè)運營和決策中發(fā)揮著越來越重要的作用。企業(yè)集團期望通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)全集團各類數(shù)據(jù)快速、統(tǒng)一、準確呈現(xiàn),通過數(shù)據(jù)分析為管理層決策提供支持。在以財務(wù)業(yè)務(wù)一體化為最終目標的ERP系統(tǒng)整個推進過程當中,財務(wù)模塊承接前端業(yè)務(wù)模塊數(shù)據(jù),因此,財務(wù)視角更能貫穿整個系統(tǒng),從結(jié)果出發(fā)分析前端出現(xiàn)的問題并給出可行的保障措施。企業(yè)集團和下屬企業(yè)需要在ERP系統(tǒng)推行的各環(huán)節(jié)關(guān)注不同的問題,并有效解決,才能保證ERP系統(tǒng)實現(xiàn)實施目標。
一、選取系統(tǒng)軟件前的準備階段
ERP系統(tǒng)實施不應(yīng)該是從選取軟件后的實施開始,選取系統(tǒng)軟件前的準備階段才是決定整個系統(tǒng)能否實現(xiàn)管理目標的基礎(chǔ)。
1、組織保障方面
設(shè)立項目負責(zé)人以保障決策。在企業(yè)集團層面選擇項目負責(zé)人,賦予其在全集團協(xié)調(diào)項目資源的權(quán)力,調(diào)配企業(yè)集團和下屬公司兩個層級的資源。項目負責(zé)人是項目最高領(lǐng)導(dǎo)。
2、專業(yè)團隊人員選取方面
在專業(yè)的ERP咨詢團隊中,人員主要分為流程專家、實施專家和軟件專家。在準備階段,企業(yè)集團要組建專業(yè)團隊,主要參與人員要從業(yè)務(wù)領(lǐng)域、財務(wù)領(lǐng)域和計算機軟件領(lǐng)域三個方面考慮,業(yè)務(wù)領(lǐng)域和財務(wù)領(lǐng)域的人員主要和咨詢團隊中流程和實施專家對接,軟件領(lǐng)域人員與軟件專家對接。參與人員應(yīng)該是公司內(nèi)部各個領(lǐng)域經(jīng)驗豐富的人員,從信息化建設(shè)角度出發(fā),這個專業(yè)團隊應(yīng)該設(shè)置為公司的常設(shè)機構(gòu)或部門,便于ERP系統(tǒng)實施和使用,以及未來公司大數(shù)據(jù)采集整理。
3、系統(tǒng)實施目標設(shè)定方面
專業(yè)團隊成立初期的主要工作要從三個方面開展,一是要對企業(yè)集團信息化現(xiàn)狀進行詳細分析,包括企業(yè)各類信息數(shù)據(jù)的來源、企業(yè)集團和下屬公司信息化水平、存在的突出問題等,要對企業(yè)集團和下屬企業(yè)之間、下屬企業(yè)相互之間的差異性給予特殊關(guān)注;二是要先行了解不同公司ERP系統(tǒng)軟件的功能特點,并基于現(xiàn)狀分析出各個軟件對于目前突出問題的解決方案;三是從目前企業(yè)集團和下屬企業(yè)分析出的各自的信息化管理痛點出發(fā),設(shè)定ERP系統(tǒng)實施的目標,要兼顧企業(yè)集團和下屬企業(yè)之間的協(xié)調(diào)性。此三個方面工作的開展并不是割裂的,建議要同時開展,相互佐證,最終使得實施目標具體、可衡量,便于未來項目驗收。
4、全員思想準備方面
ERP系統(tǒng)是通過對企業(yè)流程重造來打通企業(yè)內(nèi)部信息孤島,必然會帶來管理革新。企業(yè)集團實施ERP與單體企業(yè)實施ERP最大的不同,在于系統(tǒng)實施必須在單體企業(yè)實施的基礎(chǔ)上充分考慮各下屬企業(yè)的差異性,為了企業(yè)集團財務(wù)業(yè)務(wù)一體化目標及大數(shù)據(jù)采集目標的實現(xiàn),首先要保證下屬企業(yè)同步使用。同時,做好領(lǐng)導(dǎo)和員工的考核細則,打消抵觸情緒,激發(fā)全員能動性,全面做好思想變革的準備。
二、軟件選取階段
1、參與人員方面
選取ERP軟件,不僅要從專業(yè)角度考慮軟件對系統(tǒng)實施目標的實現(xiàn)性,從財務(wù)管理角度,還要對各軟件的綜合成本進行對比。綜合成本要從費用全周期角度考慮,包括軟件購置、實施咨詢、軟件升級、售后維護等。因此,選取軟件建議除了專業(yè)團隊參與外,應(yīng)安排商務(wù)談判人員參與,并制定詳細的遴選方案。
2、軟件選取方面
ERP系統(tǒng)軟件行選取需要考慮軟件的兼容性,解決ERP系統(tǒng)與其他管理軟件的數(shù)據(jù)庫接口問題,如銀行支付系統(tǒng)、稅務(wù)開票系統(tǒng)等;考慮軟件的可塑性,考慮軟件標準功能與系統(tǒng)目標實現(xiàn)有差距時的可修改性;考慮軟件公司后續(xù)改進和系統(tǒng)升級的能力、售后服務(wù)能力、軟件上線實施能力等。如果軟件本身的上述性能較差,那勢必會帶來后續(xù)成本費用的增加。無論是選取哪個類型的軟件,建議加深對軟件本身的了解,通過對比分析力求選取到適合的軟件。
數(shù)據(jù)編碼問題、合并數(shù)據(jù)抵銷問題、成本對比分析問題是公認的難點問題,必須在軟件選取時就要提前予以關(guān)注。制訂嚴密的編碼體系,要考慮編碼的重復(fù)性,避免系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余;財務(wù)模塊數(shù)據(jù)體現(xiàn)業(yè)務(wù)模塊操作的結(jié)果,成本管理流程長且復(fù)雜,軟件雖然能夠進行集成的成本結(jié)算,但產(chǎn)品成本數(shù)據(jù)與產(chǎn)品BOM明細對比,很多軟件無法實現(xiàn)自動對比分析,對于產(chǎn)品零部件構(gòu)成復(fù)雜的裝備制造企業(yè)來說是非常不便利的,后續(xù)工作量極大。企業(yè)集團在選取軟件時,需要重點關(guān)注各個軟件對于合并數(shù)據(jù)抵銷方案的設(shè)計,各下屬企業(yè)實際情況的不同和抵銷業(yè)務(wù)類型的多樣化都增加了這個問題的難度。
三、上線前的系統(tǒng)推進階段
上線前的系統(tǒng)推進,要進行方案設(shè)計、內(nèi)部測試、人員培訓(xùn)和數(shù)據(jù)采集,這是項目實施中耗時最長的工作。系統(tǒng)的推進要時刻圍繞著項目實施目標來進行,需要關(guān)注以下的問題。
1、關(guān)注各下屬企業(yè)的差異
企業(yè)集團實施ERP一定要在方案設(shè)計時充分考慮各下屬企業(yè)的差異性,在參數(shù)設(shè)置和業(yè)務(wù)流程等方面做到兼容,為上線后合并數(shù)據(jù)采集打好基礎(chǔ)。
2、關(guān)注難點問題的實施方案
對于前面提到的數(shù)據(jù)編碼、合并數(shù)據(jù)抵銷、成本對比分析等難點問題一定要關(guān)注系統(tǒng)解決方案,一旦方案設(shè)計定稿,再進行修改就難了。
3、關(guān)注建立考核和監(jiān)控手段
在方案設(shè)計時,各個模塊除了進行系統(tǒng)應(yīng)用的設(shè)計外,還要有針對性的對各個模塊在業(yè)務(wù)銜接的關(guān)鍵點設(shè)置考核監(jiān)控,包括完成時間和正確性的考核,有效控制上線后錯誤操作帶來的錯誤數(shù)據(jù),減輕財務(wù)數(shù)據(jù)核對的難度。
4、關(guān)注權(quán)限設(shè)置
ERP軟件從本質(zhì)上講是以流程化的操作代替手工,因此,修改和刪除的權(quán)限賦予一定要慎重,保持各類系統(tǒng)設(shè)置的嚴肅性,不做任何妥協(xié)、不留任何后路,才能杜絕操作者的隨意性,避免后續(xù)問題的發(fā)生。
5、關(guān)注人員培訓(xùn)時的視角互換
人員培訓(xùn)除了關(guān)注對操作人員模塊操作培訓(xùn)外,還要從視角互換的角度,讓業(yè)務(wù)人員清楚每一步操作對財務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的影響,讓財務(wù)人員清楚每類財務(wù)數(shù)據(jù)涉及到的前端業(yè)務(wù)操作。這樣有利于業(yè)務(wù)人員對系統(tǒng)操作產(chǎn)生敬畏,也有利于財務(wù)人員對錯誤數(shù)據(jù)的分析跟蹤。
四、上線后系統(tǒng)使用階段
在系統(tǒng)運行使用初期,財務(wù)人員通過對系統(tǒng)財務(wù)數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)的問題,基本上是由于業(yè)務(wù)模塊操作人員的錯誤操作或延時操作造成的。同時,隨著管理層對信息化需求的變化,公司還需適時考慮ERP系統(tǒng)軟件的二次開發(fā)和升級。
1、關(guān)注人員勝任考核
解決操作人員的錯誤操作問題,通過人員勝任考核最為有效。ERP的實施方案就是操作規(guī)則,人員勝任考核就嚴格按照操作規(guī)則進行,在業(yè)務(wù)發(fā)生的時點,及時將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)按照操作規(guī)則錄入系統(tǒng),不出錯,不延誤,對于考核不能勝任的員工零容忍,強力保證系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)。
2、關(guān)注系統(tǒng)升級
在系統(tǒng)軟件的使用過程中,公司的專業(yè)團隊還要隨時關(guān)注操作者反饋的問題和管理層提出的新需求,有的需求能通過制訂彌補方案來解決,但有的需求可能是系統(tǒng)的缺陷或短板,那么就需要軟件公司二次開發(fā)程序或進行系統(tǒng)升級。
ERP系統(tǒng)折射出的問題是企業(yè)運營管理存在的問題,企業(yè)集團和下屬企業(yè)絕不能將其作為數(shù)據(jù)問題簡化處理,應(yīng)通過這些問題更好的完善制度,提升管理。同時,在系統(tǒng)推進和應(yīng)用當中,培養(yǎng)非財務(wù)人員的財務(wù)思維,使其也能從財務(wù)視角看待業(yè)務(wù)模塊,促進系統(tǒng)更好的運行。
【參考文獻】
[1]黃小榮,孫利波,杜百崗. 裝備制造企業(yè)ERP實施研究[J].企業(yè)管理,2016,03:110-112.