張文惠

【摘? 要】為了跟上社會和時代的發(fā)展步伐，我們必須將檔案管理進行有效的創(chuàng)新，讓檔案管理更加的現(xiàn)代化和科技化。為了這一目標(biāo)我們應(yīng)該從檔案管理工作理念創(chuàng)新、工作機制創(chuàng)新和手段創(chuàng)新為切入點，讓檔案更加有使用價值，才能讓檔案信息更好的服務(wù)于當(dāng)今社會。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;存在問題;創(chuàng)新措施

引言

檔案管理對于一個單位的發(fā)展與進步有著重要的影響，基于信息時代，管理者要對信息化技術(shù)有全面的認識，提升檔案管理意識，有效將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，創(chuàng)新管理模式，提升管理人員綜合素質(zhì)與安全意識，從而促進信息化檔案管理工作的全面開展與發(fā)展，有效提升工作效率、實效性以及工作質(zhì)量，更好地為各項事業(yè)的發(fā)展提供高效的服務(wù)。

1信息時代的檔案管理

檔案管理承擔(dān)本單位歷史館藏、現(xiàn)階段文書、科研（其他）活動記錄的收集、整理、鑒定、保存、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的收集、整理以及歸檔等都需要人工完成，不可避免的會造成一些問題的存在。面對新時代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作人員要對信息技術(shù)有全面的認識，并充分利用信息技術(shù)的先進性與便捷性，促進檔案管理事業(yè)的不斷進步。信息化技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用勢在必行且具有顯著的優(yōu)勢：第一，促進檔案管理更加規(guī)范化發(fā)展。第二，有效提升檔案管理工作效率。信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有效改變了傳統(tǒng)檔案管理工作中效率低下的情況，可以大量減少后期工作的投入，有效提升了工作效率與質(zhì)量，對于現(xiàn)代檔案管理發(fā)展有著重要的推動作用。第三，信息化技術(shù)的融入，有效簡化了檔案管理工作流程，使檔案管理工作更加便捷有效，為閱讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，極大提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性與工作效率，對于現(xiàn)代經(jīng)濟建設(shè)與事業(yè)的發(fā)展進步有著重要的作用與意義。

2當(dāng)前我國檔案管理中存在的問題

2.1對檔案管理認識不足

很多單位沒有充分認識到檔案管理的重要性，認為檔案在辦重要證件或者重大事件時才需要，因此不注重日常的檔案管理工作，致使檔案管理中存在許多問題，比如有的單位沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，這就導(dǎo)致檔案管理工作不夠細致，不能落到實處;有的單位沒有按照要求制訂相應(yīng)的檔案管理制度，致使檔案管理工作混亂，不利于檔案的存放和利用;有的單位不重視檔案管理工作的開展，致使很多人員對檔案管理的認識不足，不能更好地對檔案進行利用等等。

2.2檔案管理信息化不夠完善，存在著檔案丟失的風(fēng)險

我們都知道信息化時代的到來在很大程度上提高了檔案管理工作的電子化效率，但是電子檔案的存放存在著一定的不安全因素，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是電子檔案在傳輸過程中存在泄露的風(fēng)險，這就要求在傳輸檔案時應(yīng)運用相關(guān)的安全軟件，避免此類情況的發(fā)生。二是電子檔案的存放存在著丟失的風(fēng)險，網(wǎng)絡(luò)黑客的存在直接影響著各種網(wǎng)絡(luò)信息的安全，這就要求必須按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)購置相應(yīng)的殺毒和防護軟件，避免黑客的入侵。三是檔案管理工作人員的風(fēng)險意識較差，沒有嚴格按照檔案管理的相關(guān)制度來開展工作，存在著一定的檔案遺失風(fēng)險。

2.3當(dāng)前檔案管理工作效率低下，不能滿足檔案管理工作的要求

當(dāng)前檔案管理工作效率低下主要體現(xiàn)在以下幾個方面：其一是大部分單位的檔案管理基礎(chǔ)較差，在實際的檔案管理工作中還需要細化很多工作內(nèi)容，致使工作任務(wù)重、效率低。其二是檔案管理機制和人員隊伍的建立還不夠完善，不能滿足當(dāng)前工作需求，致使工作效率較低。其三是檔案管理信息化進程是一項長期性的工作，當(dāng)前信息化在檔案管理中的應(yīng)用還不全面，還不能更好地提高檔案管理工作效率。

3信息時代檔案管理的創(chuàng)新措施

3.1檔案管理人才的培養(yǎng)

在這一部分，提出信息時代解決檔案管理工作問題的對策。具體地說，想要對檔案管理工作實現(xiàn)信息化，有一定的難度，絕不能一蹴而就，尤其是對工作人員的培養(yǎng)上，必須要慎之又慎，不能操之過急。相關(guān)檔案管理部門在對人才進行培養(yǎng)時，首先要注意工作人員的心態(tài)，要讓他們從心理上接受信息化檔案管理。其次需要加強工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與技能的培訓(xùn)，同時鼓勵相關(guān)工作人員，讓他們積極對各種有關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全、信息技術(shù)的新知識進行學(xué)習(xí)。采取一些具體的措施，提高員工學(xué)習(xí)的積極性，從而促進檔案管理信息化的實現(xiàn)，為檔案管理工作水平的提升打下堅實的基礎(chǔ)。

3.2檔案管理的安全保障

由于信息時代的檔案管理涉及聯(lián)網(wǎng)問題，所以可能會受到網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險。針對這一問題，必須要加強安全保障，例如，加強對檔案信息安全系統(tǒng)的建設(shè)，對檔案信息資源的安全進行一定程度的保證。當(dāng)然，僅僅是加強系統(tǒng)建設(shè)還不夠，相關(guān)部門還需要加強投入，對檔案信息數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性進行維護。檔案信息數(shù)據(jù)庫的維護需要從兩個方面入手：首先，是對儲存信息的維護，保證儲存安全，防止數(shù)據(jù)庫信息入侵。其次，是對使用過程的維護，針對使用過程中的安全措施，應(yīng)該利用實名登記的方式，嚴格審查信息使用相關(guān)人員的信息。

3.3檔案管理信息化建設(shè)

毫無疑問，在信息時代，檔案管理工作的重點就是實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，尤其要讓檔案管理部門對檔案信息進行統(tǒng)一化管理。想要達成這一目標(biāo)，就必須要對檔案信息的價值進行利用，采取高端的技術(shù)手段對檔案的自動化管理進行實現(xiàn)，同時對檔案信息進行嚴格分類。此外，還需要以互聯(lián)網(wǎng)平臺為基礎(chǔ)，促進檔案信息的共享利用。

3.4檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)

對于檔案管理工作人員來說，其必須要強化思想，在開展檔案信息化建設(shè)時就必須要對數(shù)據(jù)庫進行建設(shè)。正如前文所說，數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間的差異將會對檔案管理統(tǒng)一性進行持續(xù)的影響，所以，在進行檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)時，工作人員應(yīng)該充分結(jié)合當(dāng)下的情況，同時對未來的情況進行預(yù)測與規(guī)劃，確保數(shù)據(jù)庫在未來一段時間不會淘汰。與此同時，管理人員還需要對數(shù)據(jù)庫檔案信息的質(zhì)量進行保證，提高數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。

3.5增加資金投入，完善檔案管理

在社會經(jīng)濟、科技高速發(fā)展背景下，檔案工作也要緊跟時代發(fā)展步伐，逐漸從以往的文字、圖表向音像制品、光盤軟件等方向發(fā)展，然后通過現(xiàn)代信息技術(shù)來落實各項保存、分類工作。為此，相關(guān)部門應(yīng)重視資金投入的適當(dāng)增加。同時，相關(guān)部門還要結(jié)合具體情況，加強協(xié)調(diào)統(tǒng)一，共同研究出一個科學(xué)適合且通用的數(shù)據(jù)庫軟件，合理調(diào)整混亂局面，實現(xiàn)和諧統(tǒng)一，這樣既可以節(jié)省人力、物力與財力，為后續(xù)各項資源的開發(fā)、共享提供有力保障。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員只需要將相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、全面錄入到通用數(shù)據(jù)庫當(dāng)中便可，能夠促進工作效果與效率的大幅度提升。為此，通用數(shù)據(jù)庫維護要緊跟檔案的更新發(fā)展，不僅要體現(xiàn)出及時準(zhǔn)確的特點，還要在不同層面為各級主管部門順利開展數(shù)據(jù)上報工作提供有力支持。

4結(jié)束語

綜上所述，我們知道信息化時代的深入發(fā)展對我國檔案管理工作提出了新的要求，為此必須重視檔案管理信息化工作的開展。一方面，要加大各項信息化設(shè)備的投入，為檔案管理信息化工作奠定良好基礎(chǔ);另一方面，要持續(xù)創(chuàng)新檔案管理工作，進一步提高檔案管理工作效率，滿足人們對檔案管理工作的需求。

參考文獻

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