劉斌

摘 要：隨著科技的不斷發(fā)展，計算機和互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ畈豢苫蛉钡闹匾ぞ撸祟愐搽S之進入大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)已經(jīng)嵌入到人們生活的方方面面，深刻地改變了人們的生活方式。在檔案管理領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)的廣泛應用，使得信息的傳播方式與傳播速度發(fā)生巨變，電子檔案已經(jīng)成為主流的文件管理模式。這無疑給檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。因此，本文從大數(shù)據(jù)給企事業(yè)檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)切入，有的放矢的分析了企事業(yè)有效利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理的途徑，希望能為企事業(yè)檔案管理工作的快速發(fā)展提供參考，幫助企事業(yè)進一步建立競爭優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;方法與途徑

信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶領(lǐng)人們進入了大數(shù)據(jù)時代，信息的傳播方式和傳播速度隨之發(fā)生了巨大變化，同時也對檔案管理提出了新的要求。檔案是個人或組織信息的重要載體，檔案管理的質(zhì)量與效率關(guān)系著個人與組織的發(fā)展。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)幫助實現(xiàn)了海量文件的有效管理，使得檔案的批量管理成為可能。同時，它也優(yōu)化了檔案結(jié)構(gòu)，形成了結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，有利于突破組織知識邊界，實現(xiàn)檔案的全方位發(fā)展。但是，大數(shù)據(jù)也對檔案管理帶來了一定的風險，如泄密或者惡意篡改的危險等。因此，本文針對如何有效規(guī)避相關(guān)風險、充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢來開展研究，是十分緊迫而有意義的。

1 大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的優(yōu)勢

1）提升檔案管理的工作效率。隨著信息更新速度的加快，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)實工作的需要。而以電子檔案為主要載體的大數(shù)據(jù)檔案管理無疑為檔案管理注入了新的活力。利用大數(shù)據(jù)進行管理，可以擺脫過去冗雜的紙質(zhì)建檔工作和復雜的檔案更新工作。首先，大數(shù)據(jù)檔案管理大大節(jié)省了存儲空間。一方面，它不僅省去了過去紙質(zhì)檔案管理的物理空間;另一方面，大數(shù)據(jù)所要求的文件整合管理也節(jié)省了電子檔案的存儲空間，避免了大量重復文件和空閑文件的使用。其次，大數(shù)據(jù)提升了檔案管理效率。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理是建立在一個統(tǒng)一的整合平臺（或系統(tǒng)）之上的，方便了數(shù)據(jù)的整合和更新，不同訪問者以不同的權(quán)限命令對檔案進行讀寫，既避免了數(shù)據(jù)泄露，也避免了不同主體間的數(shù)據(jù)壁壘帶來的信息不通或資源浪費[1]。

2）提升檔案管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案修改增添難度大，文件建檔質(zhì)量直接關(guān)系到隨后的更新與利用。而現(xiàn)有的電子檔案管理雖然更新方便，但存在大量重復文件，不同建檔者或訪問者之間存在信息壁壘，導致同一組織內(nèi)建立了大量重復冗余文件。另外，同一單位內(nèi)，不同部門之間存在關(guān)聯(lián)性很大的文件，但由于缺乏綜合管理平臺，導致檔案管理及業(yè)務開展受限。利用大數(shù)據(jù)構(gòu)建統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)則可以避免這些問題，提升檔案管理的效率，有利于企事業(yè)個各個部門形成合力，推動業(yè)務發(fā)展。大數(shù)據(jù)還可以幫助企事業(yè)檔案管理突破組織邊界，吸收外界數(shù)據(jù)，促進企事業(yè)競爭力提升[2]。

2 大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的調(diào)整

1）檔案安全受到威脅。企事業(yè)利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理時，局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的使用不可或缺。這些互聯(lián)互通的網(wǎng)絡給信息傳輸帶來極大便利的同時，也給不法分子提供了作案渠道。在統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)平臺內(nèi)，數(shù)據(jù)網(wǎng)絡中的任何終端設備都能索取到存儲在網(wǎng)絡某一個設備上的電子文件，同時，一個網(wǎng)絡終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端。另外，沒用檔案查閱權(quán)限的人，可能通過網(wǎng)絡、他人擅自復制、轉(zhuǎn)發(fā)等，獲取到相關(guān)檔案，給那些有保密權(quán)限要求的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容造成泄密威脅的[3]。

2）缺乏應用大數(shù)據(jù)的配套設施。首先，很多企事業(yè)缺乏建立大數(shù)據(jù)的硬件設施。電腦老舊，訪問速度慢，存儲空間有限，這些都阻礙了企事業(yè)利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理。其次，想在企事業(yè)內(nèi)建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，必須具備覆蓋所有使用者的局域網(wǎng)絡以及有效的檔案管理系統(tǒng)。這些工作都需要專業(yè)技術(shù)人才予以實現(xiàn)，沒有相關(guān)專業(yè)人才的企事業(yè)只能選擇外包，成本和難度較大。這也是企事業(yè)缺乏建立大數(shù)據(jù)平臺的動力的主要原因[4]。

3）相關(guān)專業(yè)人才短缺。當下，企事業(yè)內(nèi)的檔案管理人員的專業(yè)水平往往不高，對于大數(shù)據(jù)也僅僅是知其然而不知其所以然，對于大數(shù)據(jù)平臺的利用維護一知半解。另外，很多檔案管理人員身兼數(shù)職，檔案管理僅僅是工作的一部分，而且大多數(shù)企事業(yè)沒有聘用檔案專業(yè)的員工或者安排相關(guān)培訓，都是依賴于相關(guān)人員的自行學習摸索。這也就導致了檔案管理缺乏系統(tǒng)完善的管理機制，發(fā)生人員變動或者檔案更新時，易出現(xiàn)紕漏，效率低下。這都導致了企事業(yè)難以適應新技術(shù)、新形勢，嚴重影響電子檔案管理的整體效用[5]。

3 利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理的有效途徑

1）強化檔案管理意識，建立規(guī)章制度。一方面，企事業(yè)要提升檔案管理意識，認識到檔案管理的重要意義，從戰(zhàn)略層面重視檔案管理。另一方面，企事業(yè)也需要充分認識到大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的機遇與挑戰(zhàn)，權(quán)衡利弊，正確選擇利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理的策略，不可盲目跟風或者遇難而退，錯失發(fā)展機遇。更重要的是，企事業(yè)要制定完善的檔案管理制度，明確責任清單，規(guī)避大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)給檔案管理帶來的風險。制定應急處理方案，既要針對大數(shù)據(jù)帶來的檔案泄露風險建立相應處理機制，也要防范系統(tǒng)漏洞、平臺崩潰等情況。最后，員工也要充分認識到大數(shù)據(jù)檔案管理的重要性與潛在風險，檔案管理人員要嚴格執(zhí)行檔案管理制度，其他人員對于涉及自身的檔案要有足夠的責任意識，遵守各項保密制度。

2）完善配套設施，建立大數(shù)據(jù)檔案管理平臺。首先，購置能夠支持大數(shù)據(jù)平臺運行的硬件設施。工欲善其事必先利其器，只有硬件設施完備，大數(shù)據(jù)管理平臺才能順利運行，才能支持海量數(shù)據(jù)的有效管理和眾多員工的不同權(quán)限訪問。其次，建立覆蓋所有使用者的局域網(wǎng)絡以及有效的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺。該管理平臺既需要合理高效的操作流程，又需要具備較高的穩(wěn)定性，支持海量數(shù)據(jù)管理和不同訪問者的不同需求。

3）組建專業(yè)人才團隊，注重管理培訓。大數(shù)據(jù)作為新興事物，很多人對其缺乏足夠的認識，更遑論利用其進行檔案管理。很多企事業(yè)的現(xiàn)有管理人員對于電子檔案都不夠熟悉，阻礙了企事業(yè)建立大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)。因此，企事業(yè)要重視并組建高素質(zhì)的檔案管理人才團隊，提高管理人員素質(zhì)，以便實現(xiàn)檔案的有效管理。首先，要聘用相關(guān)專業(yè)人員負責大數(shù)據(jù)平臺建立，也可以綜合考慮，選取可靠性強的外包公司來完成平臺構(gòu)建。其次，對平臺管理人員進行專項培訓。一方面，幫助其熟悉大數(shù)據(jù)檔案管理的相關(guān)流程與操作，充分認識檔案管理的重要性;另一方面，督促其掌握檔案管理制度和規(guī)范要求，以身作則，實現(xiàn)企事業(yè)檔案管理的規(guī)范化。

4 結(jié)束語

進入信息爆炸的大數(shù)據(jù)時代，對于企事業(yè)來說，將大數(shù)據(jù)運用到檔案管理中，既有機遇又有挑戰(zhàn)。企事業(yè)如果想要充分地利用大數(shù)據(jù)，提升檔案管理工作，必須組建起高素質(zhì)人才團隊，強化檔案管理意識，完善相關(guān)規(guī)章制度，建立起高效的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺。只有這樣，才能將檔案管理與大數(shù)據(jù)時代充分融合，促進企事業(yè)長久發(fā)展。

參考文獻

[1]李莉.基于大數(shù)據(jù)的檔案管理問題研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017（16）：77.

[2]劉洪霞.淺議大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的變化[J].長江叢刊，2019（7）：106-107.

[3]陳足英.大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化分析[J].科學與信息化，2017（6）.

[4]郎松枝.對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].科學中國人，2017（14）：352-353.

[5]侯麗娟.基于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作分析[J].人才資源開發(fā)，2016（20）.