孫曉宇

摘 要：進入信息化時代，計算機和網(wǎng)絡已經(jīng)成為任何組織和個人日常辦公的必要工具，電子檔案也已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案的主要存在方式，檔案管理信息化建設勢在必行。通過建立電子檔案，不僅可以更加便捷的查閱、修改檔案資料，還能降低紙張的使用，減少檔案的占用面積，方便攜帶。但是，電子檔案管理也面臨著泄密、丟失等安全問題。因此，本文從完善電子檔案管理的意義切入，分析電子檔案管理的現(xiàn)狀，據(jù)此給出完善電子檔案管理的有效途徑，希望能幫助事業(yè)單位有效提高檔案管理的科學化水平，適應事業(yè)單位對檔案管理的新要求。

關鍵詞：電子檔案;安全管理;完善途徑

檔案是部門或個人信息的重要載體，做好檔案管理工作尤為重要。而進入信息時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法適應時代發(fā)展需求，檔案電子化已經(jīng)成為檔案管理的主要方式。電子檔案是指通過計算機、移動存儲設備（如U盤）等工具，進行檔案管理的方式。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案易于存儲、傳播，也方便進行增添、修改，節(jié)省時間。同時，由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，檔案的安全性面臨威脅，泄密、惡意篡改等問題層出不窮。因此，為了完善檔案管理，便于檔案存儲、查閱、修改，同時也提升電子檔案的安全性，事業(yè)單位需要創(chuàng)新單位檔案管理模式，完善電子檔案管理的有效路徑，保證檔案管理職責的順利完成。

1 完善電子檔案管理的意義

1）提升工作效率，減輕檔案管理人員負擔。過去的檔案管理工作多采取書面記錄，不僅需要花費大量精力進行編寫整理，而且檔案的更新修改相當不便。同時，紙質(zhì)檔案對存儲空間的要求較高，需要干燥避光，且占據(jù)空間較大。當外界環(huán)境發(fā)生突變時，如浸水、失火等，紙質(zhì)檔案的保護難度很大。采用電子檔案進行資料管理，保存方式簡單，可以隨時增添、修改原有記錄，進行數(shù)據(jù)查找方便，文件傳輸效率高，大大降低了檔案管理人員的工作任務，提高了檔案管理效率。同時，電子檔案對存儲環(huán)境要求不高，抵御外界環(huán)境變化的能力較強，降低了檔案管理成本[1]。

2）提升檔案管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案修改增添難度大，檔案質(zhì)量很大程度上依賴于最開始建檔時的資料完善程度。而很多情況下，將文件一次性收集齊全的難度較大，而且很多檔案需要實時更新，如人事檔案、工作檔案等。另外，如果檔案存在遺漏，再次進行歸檔的難度大，費時費力。而電子檔案管理則沒有以上的劣勢，檔案可隨時歸檔，如在使用中發(fā)現(xiàn)存在遺漏，可以隨時補漏增缺;而保存檔案后，只需對目錄進行修改就可完成，這些都大大提升了檔案管理的質(zhì)量[2]。

3）一定程度上增強了文檔的保密性。首先，過去在查閱紙質(zhì)檔案時，由于難以限制具體的查閱內(nèi)容，導致查閱者在翻閱檔案時，可能看到其他檔案內(nèi)容，甚至可能存在涉密內(nèi)容，使得保密性下降。采用電子檔案則可規(guī)避這些缺點。另外，如果有人對紙質(zhì)檔案進行惡意修改，發(fā)現(xiàn)難度較大，而電子檔案大部分可以利用技術手段，恢復數(shù)據(jù)，同時查明文件修改時間和修改人，有效提升了檔案管理的保密性[3]。

2 電子檔案管理現(xiàn)狀

1）電子檔案修改方便，真實性難以保障。目前很多事業(yè)單位并不存在專門地抵御外部黑客攻擊的專業(yè)人才或職工，而互聯(lián)網(wǎng)的開放性導致事業(yè)面臨的網(wǎng)絡攻擊增加，檔案的泄密風險增加。當計算機支持的信息網(wǎng)絡、多媒體技術、傳真技術、光盤技術等遭遇安全攻擊時，也會導致信息安全問題，使電子檔案的真實性難以保證[4]。

2）電子檔案易傳輸，文檔內(nèi)容易被竊取。進入網(wǎng)絡時代，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)嵌入到社會的各個方面，與各行各業(yè)融合發(fā)展。網(wǎng)絡的互聯(lián)互通給信息的傳輸帶來極大便利，用網(wǎng)絡的任何終端設備都能索取到存儲在網(wǎng)絡某一個設備上的電子文件，同時，一個網(wǎng)絡終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端。另外，沒用檔案查閱權限的人，可能通過網(wǎng)絡、他人擅自復制、轉(zhuǎn)發(fā)等，獲取到相關檔案，給那些有保密權限要求的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容造成泄密威脅[5]。

3）專業(yè)人才短缺，缺乏系統(tǒng)培訓。目前，電子檔案管理人員的專業(yè)水平往往不高，專業(yè)技術人才缺失。很多檔案管理人員身兼數(shù)職，檔案管理僅僅是工作的一部分，而且大多數(shù)事業(yè)單位沒有聘用檔案專業(yè)的員工來負責相關工作，都是依賴于負責人員的自行學習摸索。這也就導致了檔案管理缺乏系統(tǒng)完善的管理機制，發(fā)生人員變動或者檔案更新時，易出現(xiàn)紕漏，效率低下。另外，很多事業(yè)單位并沒有安排檔案管理人員參與相關培訓，導致檔案管理工作不能與時俱進，難以適應新技術、新形勢，嚴重影響電子檔案管理的整體效用。

3 完善電子檔案管理的有效途徑

1）強化檔案管理意識，建立完善的檔案管理規(guī)章制度。首先，事業(yè)單位要提升檔案管理意識，認識到檔案管理的重要意義，從戰(zhàn)略層面重視檔案管理。同時，制定相關的檔案管理制度，明確責任清單，推動管理工作制度化和規(guī)范化。制定應急處理方案，電子檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲或外部載體保存，明確緊急情況發(fā)生時的應對機制。其次，員工也要充分認識到檔案管理的重要性。一方面，檔案管理人員要以身作則，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，提高檔案管理效率;另一方面，其他員工也要重視檔案，對于涉及自身的檔案要有足夠的責任意識，遵守各項規(guī)章制度。

2）建立電子檔案風險防控體系，完善相關軟硬件設施。首先，建立檔案時，要多次核對，確保與真實情況一致;其次，在接收電子檔案時，要對電子文件的原始性、真實性進行認真鑒定，對有異議的電子文件要進行認真甄別，凡是不真實的電子文件不能進行接收歸檔，最后，對于發(fā)生變動或更新的檔案，相關部門應及時主動向檔案管理員反饋，進行檔案更新或立卷歸檔。另外，入庫的電子檔案，要定期進行抽檢，及時查缺補漏。對于涉及保密的檔案，除了對密級的信息內(nèi)容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，還有及時更新安全防控技術。一方面要及時更新加密技術、身份驗證、防火墻、殺毒軟件等軟件;另一方面，還有保證存儲設備有足夠的存儲空間和存取速度。

3）組建專業(yè)人才團隊，注重管理培訓。事業(yè)單位要重視并組建高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才團隊，提高管理人員素質(zhì)，以便實現(xiàn)電子檔案的有效管理。首先，要聘用相關專業(yè)人員負責檔案管理。電子檔案對于人員素質(zhì)要求較高，需要負責人員具備檔案管理、計算機等多領域的知識，也要求他們學習相關理論和前沿知識，掌握檔案管理制度和規(guī)范要求，提高計算機業(yè)務水平，有效利用其開展檔案管理工作。其次，事業(yè)單位要積極組織檔案管理業(yè)務培訓，豐富理論知識與實際操作能力。員工也應積極參與培訓，有效提升電子檔案管理水平。

4 結束語

目前，采用電子檔案進行資料管理已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。為了適應新形勢，有效提升檔案管理效率，事業(yè)單位必須積極采取措施，完善電子檔案管理。因此，事業(yè)單位需要強化檔案管理意識，建立完善的檔案管理規(guī)章制度，完善設施，培育專業(yè)的檔案管理人才。只有這樣，事業(yè)單位才能適應形勢，更好地發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢。

參考文獻

[1]秦杰，李馨.企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀及運行初探[J].機電兵船檔案，2007（3）.

[2]陳素英，謝霞.新形勢下電子檔案管理的優(yōu)化策略及有效措施[J].辦公室業(yè)務，2016（18）：129-129.

[3]胡京津.淺談企業(yè)檔案管理電子信息化所面臨的信息安全問題[J].檔案天地，2015（10）：47-48.

[4]張金良.淺談加強電子檔案管理的意義及風險防范措施[J].科學技術創(chuàng)新，2016（6）：156-156.

[5]李小紅.信息時代下企業(yè)電子檔案管理探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2013，25（17）：158-159.