王洪優(yōu) 黃平焦

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)滲透到我們生活的方方面面，這就愈發(fā)加重了對信息管理方面的重視程度。面臨信息化帶來的挑戰(zhàn)，最為重要的就是對資料文書檔案的管理方面工作效率方面，如何更快的獲取到所需要的資料，如何更快的瀏覽以往的數(shù)據(jù)也用來參考未來的發(fā)展，成為了每個行業(yè)最為重要的一件事情。針對于事業(yè)單位，由于事業(yè)單位信息量復(fù)雜多樣，所收集的數(shù)據(jù)也極為龐大，如何在這龐大的數(shù)據(jù)中需求我們所需要的信息決定著個個事業(yè)的競爭能力強(qiáng)弱。以往的事業(yè)單位文書檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致在這方面管理能力和管理設(shè)備較為落后，為了適應(yīng)新形勢下的社會，如何提高事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率成為了每個事業(yè)迫切需要解決的問題。基于此，本文首先從三個方面簡要分析了企業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀以及這部分問題給企業(yè)帶來的弊端。然后從三個方面講述了如何提高事業(yè)單位文書檔案管理的效率以適用新形勢的發(fā)展。以此供相關(guān)人士參考交流。

關(guān)鍵詞：新形勢;文書檔案管理工作;工作效率;提升方法

文書檔案記錄了該事業(yè)單位的發(fā)展過程，其中包括在成長過程中采集到的數(shù)據(jù)以及在發(fā)展過程中失敗的案例。這部分?jǐn)?shù)據(jù)對于一個事業(yè)單位來說是特別重要的一部分。這部分?jǐn)?shù)據(jù)對該事業(yè)單位以后的成長具有借鑒作用，合理的利用文書檔案管理對于一個事業(yè)耽誤的發(fā)展具有重要的影響。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的不斷發(fā)展，新形勢下對數(shù)據(jù)的需求巨大，如何快速的整理、查詢到數(shù)據(jù)成為事業(yè)單位的重要競爭能力，怎樣合理的運用互聯(lián)網(wǎng)的手段、采用正確的管理手段、提高工作人員的管理效率對企業(yè)來說是一個迫切需要解決的問題。

1 事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理工作文員素質(zhì)低，各種人混雜

數(shù)據(jù)是一個事業(yè)單位的核心，是一個事業(yè)單位成長的基礎(chǔ)[1]。每一個事業(yè)單位都是通過對大數(shù)據(jù)的調(diào)查分析總結(jié)前部分時間都不足建立下一階段的目標(biāo)。因此對于文書管理工作是特別重要的。然而通過調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，由于事業(yè)單位的重視程度不夠，對于文書管理工作的這部分人員魚龍混雜，沒有專業(yè)的人士進(jìn)行管理，更為嚴(yán)重的是某些事業(yè)單位在管理。工作方面采用的是兼職人員。由于這部分人員對該事業(yè)單位文書檔案了解不全面，常常出現(xiàn)找不到資料、資料丟失、效率低下這些問題。導(dǎo)致事業(yè)單位在尋求所需要的文件或者數(shù)據(jù)時找不到、不全面等種種問題。

1.2 重視程度低，忽視文書檔案管理對事業(yè)單位的影響

領(lǐng)導(dǎo)者是一個事業(yè)單位的領(lǐng)頭羊，領(lǐng)導(dǎo)者的思想決定著這個事業(yè)單位的前進(jìn)方向以及重視某件事情程度。而多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)者對文書檔案管理工作這一項目忽視了其重要性，采取態(tài)度很隨意，不注重新形勢的要求而落后于時代。有些事業(yè)單位不可否認(rèn)的是進(jìn)行了改革，采用了網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文書檔案管理，但由于重視程度過低，應(yīng)聘的工作人員無法滿足要求，最終無法建立起相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)機(jī)制，還造成了數(shù)據(jù)的混亂、丟失，不但沒有提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率，反而增加了工作人員的工作量，降低了工作效率。導(dǎo)致企業(yè)失去了重要的數(shù)據(jù)，同時失去了前段時間的努力，缺乏了從前數(shù)據(jù)的參照物。

1.3 沒有規(guī)范制度以及管理設(shè)施

首先是制度方面，由于缺乏對文書檔案管理的重視程度，人員選擇方面隨意，長久的人員魚龍混雜無人整頓;分工混亂，個個工作人員沒有明確的管理方面，每件事情都干，每件事情都做不好事現(xiàn)在主要問題;待遇低下導(dǎo)致專業(yè)人才被迫流失，這部分人員缺乏重視導(dǎo)致工資低下，專業(yè)人士無法得到相應(yīng)的回報，專業(yè)人才流失。管理設(shè)備方面，多數(shù)的事業(yè)單位依然采用人工整理的手段，效率低下且容易丟失;網(wǎng)絡(luò)整理技術(shù)不健全，相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)整理效率太低，而且不健全的系統(tǒng)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失[2]。

2 如何提高事業(yè)單位文書檔案管理的效率以適應(yīng)時代發(fā)展

2.1 改變領(lǐng)導(dǎo)者的思想，用思想推動文書檔案管理工作改革的發(fā)展

一個事業(yè)單位起主導(dǎo)作用的是上層領(lǐng)導(dǎo)者，只有首先改變領(lǐng)導(dǎo)者的思想才能推進(jìn)改革的進(jìn)行。以往的事業(yè)單位對文書檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致了在選擇管理文書檔案人員時態(tài)度隨意，導(dǎo)致了這部分人員魚龍混雜，沒有專業(yè)人士。所以要想改革必須首先改變領(lǐng)導(dǎo)者的思想，可以采用舉例子的方式，用成功的案例和失敗的案例相比較，比如，列舉提高文書檔案管理工作效率給企業(yè)帶來的好處，同時列舉依然不改變文書檔案管理工作的那部分企業(yè)在新形勢下被其他企業(yè)所替代的案例。領(lǐng)導(dǎo)者通過對比，改變傳統(tǒng)的思想，對于推進(jìn)單位文書檔案管理工作改革方面有重要的促進(jìn)作用。

2.2 提高管理人員的素質(zhì)

要從根本上提高我說檔案管理工作的效率必須要對直接接觸這部分文書檔案人員進(jìn)行素質(zhì)的提高，人員素質(zhì)的提高可以從選拔和后期的技能培訓(xùn)兩方面進(jìn)行。首先從選拔方面，在應(yīng)聘管理方面人才時候要提高選拔的要求，提高檔次將一部分人混工作的人篩選出去，然后留下具有真才實用的人員[3]。同時對于管理人員不需要太多，太多的管理員人員也會導(dǎo)致效率低下，所以對于留下的這部分人，通過競爭的形式用自己的實力去證明自己在留在企業(yè)。這樣企業(yè)應(yīng)聘的管理人員才具有高素質(zhì)水平。其次，在后期的培養(yǎng)方面企業(yè)也不能忽視。因為時代是不斷的進(jìn)步的，為了適應(yīng)新形勢的發(fā)展，必須對相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)整，以提高他們的應(yīng)對能力和管理能力。所以企業(yè)在應(yīng)聘完管理人員之后，需要定期采取指導(dǎo)的方式來提高他們的管理能力，主要的形式可以通過講座以及去其他企業(yè)交流的方法來完成這部分提高過程。只有將管理人員的素質(zhì)提升上去才能保證事業(yè)單位文書檔案管理工作效率提升，所以人才的選擇是十分重要的，需要企業(yè)擁有認(rèn)真的態(tài)度去選拔和后期指導(dǎo)。

2.3 管理設(shè)備的更新要滿足管理人員的需求

由于科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的文書檔案管理方法。傳統(tǒng)的整理方法大多都是依靠手工進(jìn)行整理，效率低下是一個方面，更重要的是容易將數(shù)據(jù)混亂、丟失。因此新時代多數(shù)的文書管理都是通過計算機(jī)輔助進(jìn)行的，將事業(yè)單位所收集和產(chǎn)生的數(shù)據(jù)輸?shù)诫娔X當(dāng)中，在電腦中總理數(shù)據(jù)比用手工整理迅速簡潔，而且在滿足需求者需求的時候，不需要從一份份的檔案袋中尋找。在電腦中搜尋相關(guān)的關(guān)鍵詞以及重要的詞匯就可以快速的查閱到需要的資料，效率的提升是幾倍的增長。但是由于計算機(jī)需要人工操作，所以對于管理人員必須掌握一定的電腦操作知識才能更快的尋找需求的資料[4]。

3 結(jié)束語

文書檔案的管理對于一個事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的作用，合理的管理手段有助于提高事業(yè)單位的工作效率，對于事業(yè)單位的快速、穩(wěn)重發(fā)展具有促進(jìn)作用。所以相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)只必須給予相應(yīng)的重視，采用合理的改革，對更高素質(zhì)的人才進(jìn)行專業(yè)化管理才能保證事業(yè)單位文書檔案管理工作高效率的進(jìn)行，在新形勢下更好的適應(yīng)社會，具有更大的競爭力。

參考文獻(xiàn)

[1]李麗.論新時期下我國檔案管理存在的問題及主要對策[J].黑龍江科技信息，2017（7）：255-255.

[2]李馨.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革[J].新農(nóng)村：黑龍江，2017（18）：173-173.

[3]韓涓，韓愛平.淺談事業(yè)單位人事檔案管理中的問題及對策[J].人力資源管理，2017（12）：434-435.

[4]孫煦.我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及改善措施[J].今日財富：中國知識產(chǎn)權(quán)，2018（4）：165-165.