達曉麗

【摘 要】近年來，事業(yè)單位得到了良好的發(fā)展和進步，為我國的經(jīng)濟建設作出了重大的貢獻。綜合辦公室作為事業(yè)單位重要的管理部門之一，發(fā)揮著上傳下達的中樞職能，其管理質量的好壞一定程度上影響著單位的運行效率，優(yōu)化辦公室管理工作被越來越多的人所重視。因此，綜合辦公室要能夠與時俱進，不斷學習新的管理經(jīng)驗，只有這樣才能提高其工作的效率和質量。對此，本文就如何做好新時期辦公室綜合管理工作展開若干思考。

【關鍵詞】新時期;辦公室綜合管理;實效性;思考

經(jīng)濟社會發(fā)展速度的加快，使得辦公室在企業(yè)單位中的作用變得越來越重要。辦公室作為單位綜合性職能部門，其主要起到企業(yè)上下溝通、協(xié)調以及內外聯(lián)結的作用。綜合管理辦公室是企業(yè)正常運行的保證，其運行的平穩(wěn)能夠帶動企業(yè)全面性協(xié)調發(fā)展步伐。所以，提高辦公室綜合管理水平是眾望所歸的探索趨向。

一、辦公室綜合管理中存在的主要問題

（一）信息的傳遞效率不高

在辦公室綜合管理工作中，信息的傳遞離不開人與人之間的交流，只有逐層的落實相應的信息傳遞，才能保證信息傳達成果到位合理。但是因為涉及到的環(huán)節(jié)較多，所以很容易產(chǎn)生傳遞障礙，這就使得信息的傳遞效率較低，難以保證相關信息的準確度。辦公室的工作人員若是未能提高警惕，掌握多種辦公軟件的使用技巧，會無法合理的運用其進行工作，導致信息的傳遞出現(xiàn)失誤，領導們也難以及時的獲取消息。

（二）管理制度不完善

目前，很多企業(yè)辦公室面臨工作職能不清、工作目標不確定、工作計劃不完善等問題，這些問題的存在對內部而言，加重了企業(yè)工作人員、辦公室人員的工作任務和工作壓力;對外而言，企業(yè)的良好形象無法持續(xù)維持。只有完善辦公室的管理制度，理清企業(yè)、部門、個人的工作職責，制定科學的工作計劃，才能使得辦公室人員按制度辦事，提升辦公室的工作效率。

（三）辦公室職員的素質水平和知識經(jīng)驗有待提高

首先，企業(yè)要認識辦公室的重要性，在進行人才招聘的時候，尤其要注意人才選拔，對于高標準要求不能松懈，應聘人員應具備較高的綜合業(yè)務水平和辦事能力，以及面對突發(fā)情況的處理能力，否則，將導致辦公室的綜合管理水平下降，從而影響企業(yè)發(fā)展。部分辦公人員的知識能力過低，對于基本的表格制作、文字輸入、工具軟件的使用不夠熟練，基本技能有待提高。部分員工每天的工作任務無法完成，拖延進度，辦公效率大大降低，直接影響后續(xù)工作。還有一些員工，思維定式嚴重，對于日復一日的工作缺乏創(chuàng)新，在長期固定的工作模式下，容易形成思維定式，導致創(chuàng)新氛圍缺失、管理水平下降。

二、做好新時期辦公室綜合管理工作的若干思考

（一）給辦公室綜合管理工作人員進行培訓

第一步，企業(yè)領導需要將自己樹立為企業(yè)辦公室綜合管理人員的榜樣，在科學決策、敏銳判斷等工作方面做出相應的表率行為。第二步，企業(yè)需要針對辦公室工作人員的公文寫作、文件起草、工作總結以及上級、內部間溝通技巧等一系列知識技巧開展相關培訓。除此之外，還要培訓管理人員上傳下達，清晰透徹理解上級交代事務并準確傳達給其他各個部門了解以及溝通能力，溝通能力是工作中至關重要的，在處理問題上，只有及時有效的溝通，才能做到事半功倍，減少工作失誤和部門間的誤會。所以，完成這一系列培訓工作后，不僅能增強辦公室工作人員的綜合業(yè)務水平，還可以有效提升綜合管理人員在碰到復雜工作內容時，熟練解決問題的能力。另外，企業(yè)單位還要給與辦公室優(yōu)秀綜合管理人員鼓勵，讓他們給其他水平能力不高的工作人員傳授相關的工作經(jīng)驗，營造互相學習，協(xié)同并進的辦公室工作氛圍。

（二）完善綜合辦公室的規(guī)章制度

首先，綜合辦公室規(guī)章制度需要明確每一個工作崗位的職責。使每一位職工能夠清楚自己的崗位工作，當然這同時也需要不同崗位職工能夠相互配合工作，只有職工能夠懂得合作的重要性，能夠在工作時借助他人的力量，才能使綜合辦公室的整體辦公效率得到提高。其次，工作程序的完善。即不同崗位的職工所工作的內容是不同的，完善工作程序就是為了加深職工對自己工作內容的了解，不僅僅是讓職工能夠按照規(guī)定進行工作，還要能夠實現(xiàn)流程的優(yōu)化，提高工作成效。最后，是建立適當?shù)莫剳椭贫?。?guī)章制度的建立不能只是限制員工的行為，當員工犯錯誤時對其采取懲罰措施。實際上，當職工積極投入到工作中，較好地完成上級交給的任務時，事業(yè)單位也需要給予其一定的獎賞，對職工起到鼓勵的作用，引導職工積極創(chuàng)新，使其在今后的工作中更加努力，為其所在事業(yè)單位的發(fā)展作出自己的貢獻。

（三）積極的落實人性化管理

現(xiàn)階段，在開展辦公室綜合管理工作的時候，應該秉承著人性化管理的基本理念落實相關的行動，保證管理的思想蘊含著以人為本的理念，在不斷地實踐中檢驗此種管理方式是科學的、合理的。通過將以人為本的理念融入至管理工作中，能夠真正的提升管理工作的實效性。在辦公室中，應該對所有的工作人員給予適當?shù)年P懷，使他們體會到人文關懷的基本理念，逐步的優(yōu)化辦公室內部的環(huán)境，真正的讓員工們感受到溫暖和舒適。在辦公室中，也應該構建起相對于完善的獎懲機制，確定合理的管理條例，使得工作人員可以真正的發(fā)揮出自身的價值。

（四）優(yōu)化辦公室工作流程

要想保障辦公室工作的順利開展，就需要落實企業(yè)的基本政策，用嚴格的各種規(guī)章制度以及信息化技術來優(yōu)化辦公流程，規(guī)范辦公行為。比如接待賓客、收發(fā)公文、印刷格式等工作，把這些詳細的工作內容制定成常態(tài)化的制度，讓辦公人員能在短時間內迅速投入工作中去，同時運用信息化技術來優(yōu)化工作流程，幫助辦公人員省時省力地完成工作，提升辦公效率。

三、結束語

隨著時代發(fā)展和社會的進步，綜合辦公室傳統(tǒng)的管理方式已不能適應當前事業(yè)單位發(fā)展的需求，對此需要創(chuàng)新變革綜合辦公室的管理工作，實現(xiàn)綜合辦公室的價值所在，為事業(yè)單位的發(fā)展作出貢獻。

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