張光明

摘 要：高校干部培訓工作是培養(yǎng)造就高素質(zhì)干部隊伍的重要途徑，培訓檔案工作是培訓工作的重要組成部分。通過分析我國高校干部培訓檔案具有的特點，以及檔案開發(fā)利用過程中存在的問題，提出干部培訓檔案開發(fā)和利用的具體措施，以期有效提升干部培訓檔案的價值屬性。

關(guān)鍵詞：高校干部；培訓檔案；開發(fā)和利用

高校干部培訓檔案是干部培訓工作中形成的具有保存價值的歷史記錄，記載著培訓期間形成的過程性和成果性信息。為使高校干部培訓在干部培養(yǎng)和成長中發(fā)揮更大的作用，必須對培訓檔案進行科學規(guī)范地開發(fā)和利用。

高校干部培訓檔案的特點

高校干部培訓檔案屬于檔案范疇，除了具有一般檔案的價值性、憑證性和歷史性外，還具有培訓周期不規(guī)律、來源分散和載體多樣等特點。

一是培訓周期不規(guī)律。干部培訓按崗位分為黨務(wù)、行政、教學、科研、群團等類別，按培訓對象的行政級別分為校級領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、科級干部等類別。由于培訓主體的不同，高校干部培訓周期長短不一，對其檔案管理也無法按照統(tǒng)一的周期收集和整理。

二是檔案來源分散。由于分工不同，高校干部培訓工作往往需要組織部、人事處、教務(wù)處、科研處、學工處等多部門合作完成，培訓工作中原始檔案通常不會只來源于某個部門，而是分散在多個部門。

三是檔案載體多樣。高校干部培訓檔案，按照培訓環(huán)節(jié)可以分為學員基礎(chǔ)檔案、培訓班管理檔案和培訓知識儲備檔案三部分。[1]學員基礎(chǔ)檔案涉及學員基本條件、培訓場所和培訓方式等基本信息；培訓班管理檔案主要是學員參加培訓的一系列程序性文件。這兩類檔案載體往往以紙質(zhì)版為主。培訓知識儲備檔案是教師和參訓學員共同制作的具有知識產(chǎn)權(quán)的培訓成果，載體多為紙質(zhì)版和電子版共存。

高校干部培訓檔案開發(fā)和利用中的問題

科學規(guī)范地開發(fā)和利用檔案信息是管理部門針對高校干部培訓檔案的服務(wù)性工作，當前我國高校干部培訓檔案在開發(fā)和利用中還存在以下弊端：

一是重保管、輕利用?！按蟛糠纸搪殕T工對檔案有一種神秘感，往往一提起檔案館，便認為只是存放檔案的場所，不敢問津。甚至有的同志認為檔案可有可無，不了解檔案有什么利用價值?！盵2]長期以來，檔案管理過多地強調(diào)檔案的收集和整理，檔案的開發(fā)和利用在檔案工作中常常處于次要地位。

二是檔案館館藏不合理。高校檔案館大多館藏不夠合理、內(nèi)容不夠豐富，具體主要體現(xiàn)在：第一，門類較為單一。檔案多以高校干部培訓的基本信息檔案和培訓班管理檔案為主，涉及到有價值的培訓知識儲備檔案數(shù)量較少。第二，培訓檔案管理的載體形式比較單一。絕大部分檔案以紙質(zhì)版為主，而培訓教師的電子講義和授課視頻受困于技術(shù)因素無法寄存于合適的電子媒介。第三，工作人員在處理檔案信息時往往不分類別。將新材料和失去利用價值的文件放在一起，使培訓信息內(nèi)容雜糅。

三是檔案編研工作滯后。高校檔案利用工作中存在著“倒立金字塔現(xiàn)象”，即往往是檔案提供者需要耗費大量的勞動，努力在浩瀚的文獻中尋找材料信息（體現(xiàn)為時間的無意義消耗），結(jié)果卻往往處于并不理想的狀態(tài)。[3]我國高校檔案管理普遍重視干部培訓文件的收集，對涉及關(guān)鍵信息的培訓成果缺少深層次的研究，從而導(dǎo)致與社會發(fā)展密切相關(guān)的檔案材料無法得到有效開發(fā)和利用。

四是服務(wù)方式陳舊落后。第一，“干部培訓檔案利用者多為行政管理部門的人員，且大多是查找與自己工作內(nèi)容相關(guān)的案卷，而教師和科研人員利用檔案的較少，利用檔案進行學術(shù)研究的幾乎沒有”[4]，這固然與培訓檔案的性質(zhì)有關(guān)，但是，工作人員服務(wù)方式落后也是導(dǎo)致培訓檔案利用率低的原因之一。第二，雖然很多檔案管理工作已經(jīng)引進計算機等存儲設(shè)備并建立網(wǎng)上服務(wù)界面，但對電子培訓檔案的加工和上傳仍處于低效率的手工處理階段，而且網(wǎng)頁界面比較單調(diào)、檔案信息不全。第三，不同高校之間的檔案方面的信息處于封閉狀態(tài)，在網(wǎng)上無法查閱，也無法做到檔案信息的遠程交流和協(xié)作開發(fā)。

加強高校干部培訓檔案的開發(fā)和利用對策

針對當前干部培訓檔案工作的上述問題，需要樹立正確的檔案效益觀，不斷優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、加強檔案編研工作，增強全方位主動服務(wù)能力，從而促進培訓檔案工作的全面發(fā)展。

一是轉(zhuǎn)變觀念，樹立館藏與開發(fā)并重的理念。在管理方式上，檔案管理工作應(yīng)當以有效利用為出發(fā)點，積極拓寬館藏渠道、更新開發(fā)內(nèi)容，不斷加強對培訓檔案材料的開發(fā)力度；檔案管理工作也可以通過信息化加工和處理程序，將學校干部培訓檔案成果在互聯(lián)網(wǎng)平臺上共享，使培訓檔案價值發(fā)揮到最佳。

二是優(yōu)化檔案館館藏結(jié)構(gòu)。為優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，高校檔案工作應(yīng)當根據(jù)自身特點和服務(wù)對象調(diào)整歸檔方式。對干部培訓中的各階段加強調(diào)研了解，重點收集反映本校專業(yè)特色和辦學亮點的干部培訓材料；建立多媒體信息數(shù)據(jù)庫，為干部培訓電子檔案的存放、復(fù)制和利用創(chuàng)造條件，繼而方便培訓檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢、資源開發(fā)和教學科研項目的進行；對保存時間過長的檔案材料進行鑒定，并對失去利用價值的檔案材料采取集中銷毀措施；加強對散落培訓材料，如有價值的培訓日志、培訓成果、培訓照片和歷史文件等材料的收集整理工作。

三是重視和加強檔案編研工作。檔案工作人員必須克服過去那種“重編輯、輕研究”的工作思路，將研究工作作為重點。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合實際需要，選擇有利于高?！半p一流”建設(shè)和社會經(jīng)濟發(fā)展的方向，利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行篩選處理，從分散于各個案卷的干部培訓信息中挖掘出價值性、科學性和規(guī)律性的信息，也可以聯(lián)合學校其他部門共同參與培訓檔案材料的編研工作，將培訓材料加工為具有知識產(chǎn)權(quán)的電子文檔。

四是增強全方位主動服務(wù)能力。第一，檔案工作人員要深入基層調(diào)研了解當前學校發(fā)展過程中存在的問題，結(jié)合基層管理者和教職工的需求，選擇合適的服務(wù)方向，通過對基層員工講授培訓教育背景、管理經(jīng)驗和方法，為學校職能部門培訓制度的建立提供第一手資料，也為“雙一流”建設(shè)、科學發(fā)展、人才競爭等方面提供參考性意見。第二，加大干部培訓檔案的覆蓋程度和開放透明度，主動走出校門，通過檔案陳列展覽、咨詢服務(wù)等活動，讓更多人了解學校干部培訓的知識產(chǎn)權(quán)成果和檔案服務(wù)內(nèi)容。第三，檔案管理部門利用計算機信息技術(shù)進行檔案開發(fā)，通過編制檢索工具和建立信息檢索系統(tǒng)，形成科學有效的檢索途徑，從而為查閱檔案提供便利并減少信息處理的成本。第四，提高檔案工作團隊的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，通過現(xiàn)代化技術(shù)知識、管理知識、創(chuàng)新意識、參與意識和服務(wù)意識的培訓，提高管理團隊的奉獻精神以及開發(fā)、利用檔案的能力。

參考文獻：

[1]李英.高校教育干部培訓電子檔案管理淺析[J].河南教育（中旬），2011（12）：12-13.

[2]呂長生，鄭康.淺議高校檔案的利用[J].揚州教育學院學報，2001（3）：79-81.

[3]徐亮.檔案利用過程的“倒立金字塔”現(xiàn)象的發(fā)生和克服—以高校檔案館為例[J].檔案學研究，2009（2）：26-28.

[4]姚青.淺談高校檔案的利用[J].濟寧師范?？茖W校學報，2006（6）：91-92.

（作者單位：青島大學黨委組織部）

[責任編輯：苑聰雯]