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        檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)研究

        2018-12-18 01:12:28蘇麗娜
        卷宗 2018年28期
        關(guān)鍵詞:檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)

        蘇麗娜

        摘 要:重視檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)研究,有利于保持其良好的檔案管理效果,全面提高檔案管理工作效率及質(zhì)量,并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理中信息資源的高效利用。需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需要,對(duì)其管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行深入分析,完善該系統(tǒng)所需的設(shè)計(jì)方案,從而為可持續(xù)發(fā)展提供可靠保障?;诖?,本文對(duì)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行分析。

        關(guān)鍵詞:檔案管理系統(tǒng);設(shè)計(jì);實(shí)現(xiàn)

        當(dāng)前,我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代,檔案管理中也開(kāi)始采用信息化的方式。雖然文件檔案管理已經(jīng)取得了突出的進(jìn)步,但是,檔案管理水平仍舊相對(duì)的落后。為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展,檔案管理模式必須向現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變。因此,有必要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì),對(duì)檔案管理系統(tǒng)的形成進(jìn)行有效的研究,不斷地對(duì)檔案資源進(jìn)行整合管理,力求加快改善低效的檔案操作和處理方式,從而促進(jìn)檔案管理更加的靈活高效。

        1 檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)中存在的問(wèn)題

        1.1 信息孤島現(xiàn)象

        這一問(wèn)題主要表現(xiàn)為管理軟件缺乏通用性。隨著數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展,為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字技術(shù)與檔案管理的有效融合,必須加強(qiáng)相應(yīng)的管理軟件的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)。但是目前我國(guó)大多數(shù)是中的檔案管理系統(tǒng)中,系統(tǒng)軟件只能滿足檔案信息處理的基本要求,無(wú)法滿足檔案管理與電子政務(wù)系統(tǒng)以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一體化的發(fā)展需求。

        1.2 供求鴻溝現(xiàn)象

        這一問(wèn)題主要表現(xiàn)為檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題。檔案管理系統(tǒng)雖然在很多中被建立,但是參與檔案管理的人員素質(zhì)無(wú)法滿足系統(tǒng)的實(shí)際要求,致使檔案管理工作比較混亂,進(jìn)而對(duì)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)造成很大的負(fù)面影響。

        1.3 內(nèi)熱外冷現(xiàn)象

        這一問(wèn)題主要表現(xiàn)為標(biāo)準(zhǔn)化程度低。就檔案管理工作而言,其前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。但是,就目前的情況來(lái)看,檔案管理并未在這一前提下進(jìn)行,主要表現(xiàn)為不同的地區(qū)或單位所建立的檔案系統(tǒng)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施存在很大的差異,這使得管理工作規(guī)范性、服務(wù)性、開(kāi)發(fā)性以及共享性相對(duì)較差,無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代下檔案信息資源共享的要求。

        2 實(shí)踐中檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)研究

        2.1 系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

        在檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中,設(shè)計(jì)人員應(yīng)結(jié)合該系統(tǒng)的功能特性及檔案管理工作的實(shí)際需要,落實(shí)好系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)工作。具體表現(xiàn)為:1)加強(qiáng)模塊化分析方法使用,對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行功能模塊設(shè)計(jì)。該系統(tǒng)實(shí)踐應(yīng)用中所包含的功能模塊為:用戶管理模塊、機(jī)構(gòu)管理模塊、檔案庫(kù)及檔案管理模塊、借閱管理模塊等。設(shè)計(jì)中在明確這些功能模塊的基礎(chǔ)上,設(shè)計(jì)人員應(yīng)注重系統(tǒng)參數(shù)表設(shè)置,像文件類目表、檔案種類表等;2)結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中不同功能模塊的實(shí)際作用,在其軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中需要在有效的設(shè)計(jì)方法支持下,確保系統(tǒng)功能模塊設(shè)置合理性,并對(duì)軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)效果進(jìn)行綜合評(píng)估,以便滿足檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際需要。

        2.2 系統(tǒng)所需的順序圖設(shè)置

        為了提高檔案管理人員的工作效率,保持其良好的管理水平,應(yīng)注意系統(tǒng)所要求的順序圖設(shè)置。為了保證他們能夠順利登錄,并擁有他們的ID和密碼,他們需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)關(guān)注文件管理系統(tǒng)。設(shè)置登錄系統(tǒng)序列圖,為了達(dá)到添加用戶的目的,需要在系統(tǒng)運(yùn)行中設(shè)置添加用戶序列圖。當(dāng)文件管理系統(tǒng)修改或刪除用戶時(shí),應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的修改和刪除用戶序列圖。確保系統(tǒng)在實(shí)踐中能夠處于穩(wěn)定的運(yùn)行狀態(tài)。

        2.3 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

        在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中,為了達(dá)到數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及調(diào)用的目的,則需要重視系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)。具體表現(xiàn)為:1)通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)各組成部分功能特性的深入分析,應(yīng)明確其中的用戶、檔案庫(kù)、機(jī)構(gòu)等要素的屬性、包含內(nèi)容等,從而為系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)提供相應(yīng)的參考依據(jù),得到所需的設(shè)計(jì)方案;2)通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)中用戶信息表、檔案信息表、系統(tǒng)日志信息表等不同數(shù)據(jù)庫(kù)表的定義分析,在確定各表關(guān)系模式的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)表的合理設(shè)置;

        3)為了降低系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行中的問(wèn)題發(fā)生率,也應(yīng)在需求分析的基礎(chǔ)上,開(kāi)展數(shù)據(jù)庫(kù)完整性設(shè)計(jì)工作,確保最終設(shè)計(jì)得到的數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)踐應(yīng)用中能夠達(dá)到檔案管理系統(tǒng)要求,并為檔案管理信息的高效處理及管理工作計(jì)劃的深入推進(jìn)提供相應(yīng)的支持。

        3 實(shí)踐中檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)研究

        3.1 確定系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)

        在完成文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí),為了提高其潛在的應(yīng)用價(jià)值,有必要在系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中確定系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)。具體表現(xiàn)為:通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)所有業(yè)務(wù)工作內(nèi)容的深入探討,在信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的共同支持下,在計(jì)算機(jī)三維空間繪制系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)圖,從而為其后續(xù)工作提供科學(xué)的指導(dǎo)。

        3.2 實(shí)踐中的登錄窗口設(shè)計(jì)

        在文件管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中,為了保證用戶與系統(tǒng)之間的交互,設(shè)計(jì)人員必須設(shè)計(jì)系統(tǒng)的登錄窗口,以保證用戶與系統(tǒng)之間的交互。在計(jì)算機(jī)三維空間中,通過(guò)繪制用戶在文件管理系統(tǒng)操作中的基本功能流程圖,完善文件管理功能,為系統(tǒng)登錄窗口的設(shè)計(jì)提供必要的參數(shù)。在設(shè)計(jì)思想和方法的支持下,確定了文件管理系統(tǒng)所需的登錄窗口,以保證設(shè)計(jì)的合理性。

        3.3 實(shí)踐中的驗(yàn)證模塊

        為了實(shí)現(xiàn)文件管理系統(tǒng)的高效使用,保持其良好的運(yùn)行效果,有必要在完成系統(tǒng)登錄窗口設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上,建立系統(tǒng)的驗(yàn)證模塊。結(jié)合文件管理的具體情況,繪制了文件管理系統(tǒng)運(yùn)行中的驗(yàn)證流程圖,實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)登錄人員的身份認(rèn)證,系統(tǒng)安全可靠。在文件管理系統(tǒng)驗(yàn)證流程圖的基礎(chǔ)上,建立相應(yīng)的代碼,體現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行中的驗(yàn)證思想,為文件管理系統(tǒng)的有效利用提供參考信息。

        3.4 系統(tǒng)的WEB著錄操作界面

        檔案管理系統(tǒng)中可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程著錄操作,同時(shí)還可以整理和移交檔案,操作之前,系統(tǒng)管理員會(huì)先進(jìn)行賬戶的設(shè)置操作,每個(gè)立卷歸檔的部門(mén)都會(huì)被管理員事先指定一個(gè)單獨(dú)的賬戶,通過(guò)該賬戶,用戶可以將需要立卷的文件進(jìn)行歸檔,并將其著錄在文件服務(wù)器上,這一過(guò)程中,需要網(wǎng)絡(luò)的支持。因此,需要注重WEB著錄操作界面設(shè)置。其設(shè)置過(guò)程中應(yīng)從全宗著錄、檔案文件著錄等方面入手,確保該操作界面設(shè)置有效性。

        3.5 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中其它要點(diǎn)

        在文件管理系統(tǒng)的實(shí)施研究中,除了上述內(nèi)容外,還需要明確系統(tǒng)實(shí)施中的其他關(guān)鍵點(diǎn)。在檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中,為了滿足文本類別的要求,在公共文件上傳設(shè)計(jì)中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)圖片類等不同類型檔案的管理要求,并設(shè)置相應(yīng)的模塊,以保證系統(tǒng)應(yīng)用中的各類檔案能夠及時(shí)、長(zhǎng)時(shí)間地傳送到文件中。在文件管理系統(tǒng)中,在文件管理系統(tǒng)的運(yùn)行中,結(jié)合文件打印的實(shí)際要求,還需要進(jìn)行通用打印控制的設(shè)計(jì)工作,提高文件管理系統(tǒng)的潛在應(yīng)用價(jià)值。

        4 結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,結(jié)合當(dāng)前的形勢(shì)變化及檔案管理的實(shí)際需要,落實(shí)好其檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)研究工作,具有需要的現(xiàn)實(shí)參考意義:有利于提升檔案管理方面的信息化管理水平,保持其管理工作高效性。因此,未來(lái)發(fā)展中相關(guān)人員應(yīng)給予其所需的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)更多的關(guān)注,且在設(shè)計(jì)人員豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、先進(jìn)的設(shè)計(jì)理念及方法等要素的支持下,確保檔案管理系統(tǒng)實(shí)踐應(yīng)用效果良好性。

        參考文獻(xiàn)

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