摘 要：伴隨著近年來(lái)高等學(xué)校的不斷擴(kuò)招，使得高校檔案越來(lái)越多，這些檔案包含學(xué)生的基本信息、獎(jiǎng)懲情況和政治面貌等各方面信息，涵蓋內(nèi)容多。如果使用傳統(tǒng)的人為管理方式，會(huì)給管理人員帶來(lái)較大的工作壓力，而物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可以很好的解決這方面的問(wèn)題。本文主要分析了物聯(lián)網(wǎng)在高校檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；高校檔案管理；應(yīng)用

在高校學(xué)生檔案管理中使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，主要是利用信息傳感設(shè)備，在一定條件下，加強(qiáng)檔案和信息互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)系。并在設(shè)備通信和信息交換中，對(duì)檔案的智能化管理、自動(dòng)化定位和動(dòng)態(tài)追蹤監(jiān)督，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了“物物對(duì)話”的新型建設(shè)管理目標(biāo)，因此，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在現(xiàn)代化檔案室管理建設(shè)的過(guò)程中必不可少。

1 在高校檔案管理中應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的必要性

1.1 有助于實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化

在高校學(xué)生檔案管理中使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，主要是利用網(wǎng)絡(luò)將檔案以信息化數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，這種信息管理方式便于相關(guān)人員進(jìn)行信息查詢。同時(shí)，在全部的檔案卷宗上貼標(biāo)簽，保證其與數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)信息相對(duì)應(yīng)，可以為檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化的提供支持，并為高校檔案管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

1.2 有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化

高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以建立相應(yīng)的智能化檔案管理平臺(tái)，這樣可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案查詢與檔案歸檔，既可以減少檔案管理人員的工作量，又可以提高管理的效率，減少檔案管理的人為失誤，確保管理的安全有效性。比如：在對(duì)檔案室進(jìn)入者進(jìn)行身份判斷時(shí)，利用系統(tǒng)中存儲(chǔ)的各種數(shù)據(jù)信息可以及時(shí)對(duì)于其身份實(shí)行自動(dòng)識(shí)別，并做出權(quán)限判斷，提高了人為識(shí)別速度和效率。

1.3 可以實(shí)現(xiàn)人性化檔案管理

在時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)今社會(huì)，人們?cè)诟鱾€(gè)領(lǐng)域都更加重視以人為本的思想理念。因此，在進(jìn)行高校檔案管理時(shí)，為了保證管理符合人性化的管理理念，就需要加強(qiáng)對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化和智能化的管理手段，提高檔案管理的人性化服務(wù)水平。在人們需要日漸多元化的今天，全面、個(gè)性化的服務(wù)更加符合檔案查詢者的信息查詢需求。

2 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的運(yùn)用思路

2.1 循序漸進(jìn)引進(jìn)各項(xiàng)設(shè)備

高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在檔案室中，可以在很大程度上提高對(duì)管理人員的管理效率，還更加有利于對(duì)檔案進(jìn)行查詢。但同時(shí)引進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)設(shè)備，也意味著需要更換、淘汰大量舊設(shè)備和落后設(shè)備，并用新設(shè)備來(lái)提高管理的效率，這樣就會(huì)導(dǎo)致高校面臨著資產(chǎn)浪費(fèi)和資金超支問(wèn)題。因此，為了解決這一問(wèn)題，高校檔案室需要循序漸進(jìn)地引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，適當(dāng)淘汰、更換老舊和損壞設(shè)備，保留利用價(jià)值較高的設(shè)備[1]。

由于在引進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時(shí)，管理工作人員和檔案使用者都需要經(jīng)歷一個(gè)習(xí)慣的過(guò)程。而更換部分設(shè)備，使新舊設(shè)備同時(shí)存在，可以使檔案使用者和工作管理人員從原有的使用習(xí)慣逐漸向新的使用方式中過(guò)渡，進(jìn)而逐漸實(shí)現(xiàn)對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效應(yīng)用。在進(jìn)行循序漸進(jìn)的設(shè)備更換過(guò)程中，首先，可以在檔案室尚未引進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)前，進(jìn)行局部物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用。其次，檔案室可以先建立試點(diǎn)基地，讓高校檔案室的工作人員進(jìn)行參觀，通過(guò)試點(diǎn)基地與傳統(tǒng)檔案間的對(duì)比，增強(qiáng)了對(duì)高校物聯(lián)網(wǎng)檔案管理模式的認(rèn)可。

2.2 加強(qiáng)對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理維修的重視

在檔案室檔案管理中使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)管理的智能化，將檔案管理工作人員由繁重的管理工作解放出來(lái)，增強(qiáng)了管理的服務(wù)化水平，同時(shí)還提高了管理的智能化水平。由此可見(jiàn)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可以為檔案室管理帶來(lái)極大的便利，還在很大程度上提高了管理的效率。但同時(shí)使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行高校檔案管理，也會(huì)存在一定的弊端。物聯(lián)網(wǎng)檔案管理技術(shù)，是一種對(duì)人工管理方式的模擬，缺乏人工管理靈活性；物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備在使用時(shí)，具有一定的使用期限，一旦超過(guò)既定的使用期限，就會(huì)發(fā)生設(shè)備老化、損毀等現(xiàn)象，一旦物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題就容易導(dǎo)致難以進(jìn)行有效管理，為檔案查詢者和使用者帶來(lái)極大不便；并且在使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時(shí)一般會(huì)連接網(wǎng)絡(luò)，而網(wǎng)路中存在的病毒、木馬等，會(huì)在一定程度上導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息丟失、損毀，難以保障檔案信息管理的安全性。這些問(wèn)題都會(huì)在不同程度上對(duì)檔案管理造成不便，影響了管理的效率。對(duì)此就需要高校加強(qiáng)對(duì)檔案室應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重視，合理的進(jìn)行管理維修。

在實(shí)際進(jìn)行管理維修過(guò)程中，首先，需要檔案室工作人員，做好對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)行狀況的監(jiān)督管理工作，確保可以在發(fā)生問(wèn)題時(shí)，及時(shí)進(jìn)行解決，這樣有助于降低管理失誤；其次，需要加強(qiáng)對(duì)物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的監(jiān)督管理，定期檢查相關(guān)的硬件設(shè)施，適時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行更換，減小因設(shè)備故障帶來(lái)的失誤；最后，檔案室還需要配備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員，及時(shí)利用先進(jìn)的技術(shù)，提高設(shè)備的使用性能，增強(qiáng)設(shè)備使用的靈活性。

3 物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用前景

3.1 檔案自動(dòng)入庫(kù)

現(xiàn)階段，高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常都是使用人工活條碼識(shí)別入庫(kù)方式，這樣方法具有一定的使用缺陷，自動(dòng)化程度較低，比較依賴于人工管理。而物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，改變了原有的管理方式。并通過(guò)智能化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)入庫(kù)。在使用的過(guò)程中，檔案室的管理人員可以在計(jì)算機(jī)物聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案電子標(biāo)簽的唯一標(biāo)志碼，實(shí)現(xiàn)與檔案隨時(shí)隨地交流。同時(shí)也可以在進(jìn)行檔案入庫(kù)時(shí)，通過(guò)檔案原始信息，自動(dòng)形成入庫(kù)清單?？梢?jiàn)物聯(lián)網(wǎng)射頻技術(shù)的使用，有助于加強(qiáng)檔案的信息自動(dòng)化識(shí)別和采集，實(shí)現(xiàn)了檔案自動(dòng)入庫(kù)，并進(jìn)一步提高了檔案入庫(kù)管理的自動(dòng)化程度。

3.2 追蹤管理智能化

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，對(duì)即將入庫(kù)的電子檔案貼電子標(biāo)簽，使物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備可以智能識(shí)別檔案存儲(chǔ)的內(nèi)容、類型、入庫(kù)時(shí)間、形成時(shí)間、擺放位置和來(lái)源等信息，有助于實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的移動(dòng)管理和全程智能化追蹤。在實(shí)際管理過(guò)程中，主要是通過(guò)利用物聯(lián)網(wǎng)感應(yīng)器，獲得檔案室中相應(yīng)檔案當(dāng)前存在的位置和存放狀況，并進(jìn)相關(guān)信息通過(guò)讀寫(xiě)器自動(dòng)編碼存儲(chǔ)在檔案管理系統(tǒng)中，以供查閱。在檔案被借閱時(shí)，感應(yīng)器通過(guò)對(duì)電子標(biāo)簽的實(shí)時(shí)跟蹤與監(jiān)控，可以將檔案的具體情況及時(shí)反饋給案管理人員，這樣就實(shí)現(xiàn)了對(duì)出庫(kù)的檔案的全程智能化追蹤管理[2]。

使用這種方式進(jìn)行檔案管理，可以在檔案被破壞或者是發(fā)生涂改現(xiàn)象時(shí)，及時(shí)發(fā)出警報(bào)，并進(jìn)信息自動(dòng)輸送給工作人員，并將檔案遭到損毀的時(shí)間、地點(diǎn)、和原因等信息記錄并存儲(chǔ)在電子標(biāo)簽中，或者是直接發(fā)送到管理系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案全程智能化移動(dòng)管理。比如美國(guó)的RFID檔案跟蹤系統(tǒng)，這一系統(tǒng)在使用時(shí)，會(huì)對(duì)每一份檔案都嵌入專屬編碼電子標(biāo)簽，然后利用電子標(biāo)簽與讀寫(xiě)器的信息通信，可以及時(shí)跟蹤、記錄流動(dòng)檔案所在位置和發(fā)生的事件等，在很大程度上提高的管理的工作效率。

4 結(jié)論

總而言之，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，已經(jīng)成為現(xiàn)代化檔案管理的新趨勢(shì)，對(duì)提高高校檔案管理的效率，有著重要的推動(dòng)作用。在進(jìn)行管理的規(guī)程中，為了保障管理人員和檔案查詢?nèi)藛T對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的認(rèn)可和應(yīng)用，需要注意循序漸進(jìn)的實(shí)施，并注意對(duì)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，同時(shí)還需要注意技術(shù)的應(yīng)用前景。

參考文獻(xiàn)

[1]解學(xué)香.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用探究[J].中國(guó)高新區(qū)，2018（07）：74.

[2]畢大鵬.高校檔案管理中物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的必要性[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（19）：20.

作者簡(jiǎn)介

彭偉（1977-），男，四川邛崍人，中級(jí)，研究方向：項(xiàng)目管理。