摘 要：根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》第三十二條規(guī)定：高校檔案機構(gòu)是學校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。由于學籍檔案具有無可替代的憑證作用，在當下面對復雜的檔案利用需求，以及當前對檔案利用需求的準確性、及時性、便捷性，高校學籍檔案管理部門應(yīng)如何提升學籍檔案信息服務(wù)效率及質(zhì)量值得我們高校學籍檔案管理人員去研究。

關(guān)鍵詞：高校學籍檔案服務(wù)；模式；建立

高校學籍檔案記錄了高校學生從入學直至畢業(yè)（結(jié)業(yè)或肄業(yè)）期間在校的學習情況，思想表現(xiàn)和生活狀況。作為一手的原始記錄，它主要包括：一是高校學生的基本信息，即：高考檔案（或新生錄取名冊）、新生入學登記表、學籍卡和在校期間的成績單。二是學生轉(zhuǎn)學、休學、復學、留級、退學、升學、參軍保留學籍等學籍變更情況。三是學生獎懲情況：獎勵獎學金材料、優(yōu)秀學生、處分材料等。四是畢業(yè)情況：畢業(yè)生鑒定、思想考核等。高校學籍檔案是高校檔案的重要組成部分，具有一定的社會性及法律憑證作用。近年來隨著學生助學金申請、招考、考證、個人職稱評聘、深造、資格審查、提職、調(diào)動、晉級社會保障都需要對畢業(yè)生在校期間有一個更加全面的了解，因此，高校學生無論是在校生還是畢業(yè)生對學籍檔案的重視和利用都有了很大的增加，同時企事業(yè)單位也重視和利用高校畢業(yè)生在學校期間的學籍檔案信息，需對其做一個深入、科學的評價。

一、高校學籍檔案信息服務(wù)現(xiàn)有模式

目前大部分高校學籍檔案利用模式是用戶提出申請，管理人員獲取信息并根據(jù)用戶需求進行檢索、調(diào)檔、閱檔或者出具證明的流程辦理，整個辦理過程不僅耗時較長，而且一般還不能遠程操作，需要親臨現(xiàn)場辦理。提供信息方式以單一的人工服務(wù)為主；溝通主要以面對面溝通為主；部分高校進行了個別項目學籍檔案資料信息自助打印。但是在學籍檔案信息服務(wù)中半自助、自助和自動式的信息服務(wù)尚未展開。高校學籍檔案服務(wù)對象包括在校生、已畢業(yè)學生、企事業(yè)單位相關(guān)人員，其中畢業(yè)生是學籍檔案服務(wù)的主要對象。對于在校生而言現(xiàn)場辦理相關(guān)手續(xù)相對便利，不需要額外的付出大量的時間。而對于畢業(yè)生來說，他們遍布全國甚至國外，回校辦理學籍檔案等證明需要耗費的時間成本和金錢成本就高得多。對于企事業(yè)單位相關(guān)人員而言他們所從事的行業(yè)、需求各不相同。此外，不論是在校生還是畢業(yè)生、企事業(yè)單位相關(guān)人員他們的檔案意識薄弱，缺乏檔案學知識，欠缺全面的檔案利用知識和相關(guān)的法律法規(guī)。目前高校學籍檔案管理模式既不能滿足高校學生和社會企業(yè)和機構(gòu)信息需求的準確性、及時性和便利性的特點，也缺乏解決此問題的有效途徑。

二、高校學籍檔案信息服務(wù)新模式的建立

（一）建立完備的學生學籍電子檔案

高校應(yīng)對學生的各類學籍檔案建立與紙質(zhì)文檔相匹配的完備的電子檔案，對學生各類檔案進行掃描以圖片形式進行保存，并將學籍中的重要信息錄到電子檔案系統(tǒng)中，建立與紙質(zhì)檔案同步的電子檔案，建立相應(yīng)的檢索字段，便于快速有效檢索，這是基于以下幾個原因。

一是，由于高校之間在辦學有不同的層次，辦學形式也存在多樣化的特點，因此學生學籍檔案往往具有不同的類別。例如：既有全日制學生學籍檔案和成人教育學生學籍檔案的分類，還存在同一個學生擁有多種類別的學籍檔案的現(xiàn)象。而這些學籍檔案材料由于分屬于不同的院系和部門，存在分散的特點，沒有集中統(tǒng)一的管理。而這些學籍檔案管理部門又缺乏統(tǒng)一的、規(guī)范的管理模式，這樣容易造成同一學生的檔案資料不齊、不完整，或者需要辦理檔案證明等事項時需跑多個部門，辦事效率低下等情況發(fā)生。建立完備的學籍電子檔案，有利于將同一學生學籍信息歸總，避免出現(xiàn)遺漏、遺失等情況。

二是，利用現(xiàn)有的學籍檔案管理模式檢索同一個學生分散于多個案卷，對應(yīng)多個檔號和案卷的學籍檔案信息時，存在這很大的不方便。有時為了查證一個問題需要調(diào)閱多個不同檔案案卷，才能查實相關(guān)信息。消耗大量的時間、人力、物力，辦事人員不滿意，工作人員無動力，從而影響檔案查詢效率、準確率。建立完備的學籍電子檔案，有利于快速完成檢索，既方便服務(wù)對象，提高工作效率，也能減輕檔案工作人員工作強度，提升工作愉悅度。

三是，頻繁地翻閱、復印紙質(zhì)材料也不利于實體檔案的保護。特別是年代久遠的檔案，由于是手寫，多次復印或者翻閱字跡淡化，紙張破損，為后面的檔案查閱帶來困難。建立完備的學籍電子檔案，有利于加強對原始檔案的保護，特別是對一些年代久遠、重要檔案的保護。

（二）強化學籍檔案意識

一直以來學生及民眾對檔案的性質(zhì)、地位、作用、重要性認識模糊，檔案相關(guān)知識缺乏，沒有檔案觀念，不能正確認識到學籍檔案就是人事檔案的一部分，是高校學生在校期間生活、學習及各種社會實踐的真實記錄。有些學生對于進入檔案的資料隨意填寫，隨意涂改，造成今后檔案查詢時存在疑點；也有學生畢業(yè)時疏忽檔案的存放，不及時跟蹤自己檔案去向，工作幾年后需用檔案時再查詢時檔案已不知去向，檔案遺失情況時有發(fā)生。檔案管理部門應(yīng)通過校園宣講、網(wǎng)站開辟專欄等途徑加強檔案知識和相關(guān)法律法規(guī)的宣傳。強化在校生及畢業(yè)生的檔案意識。讓他們了解什么是學籍檔案，學籍檔案記載哪些內(nèi)容，學籍檔案能發(fā)揮哪些作用，通過實際案例分析在利用檔案信息時自己有哪些權(quán)利和義務(wù)，檔案不完善或者“棄檔”會帶來哪些實際的困難和麻煩，畢業(yè)生應(yīng)及時跟蹤自己檔案去向，及時把檔案轉(zhuǎn)入相應(yīng)的單位或者人才流動服務(wù)機構(gòu)，確保自身的合法權(quán)益和應(yīng)有待遇得到保障。

（三）學籍檔案信息服務(wù)

就目前在校生、已畢業(yè)學生及企事業(yè)單位對于學籍檔案利用主要集中在以下幾個方面：一是學生入學取得學籍之后，需要之后申請獎助學金等需要學籍證明；二是找工作招考等需要在學期間成績單或者資格證明等；（下轉(zhuǎn)第259頁）三是畢業(yè)生繼續(xù)深造學習等需要在學習期間學習成績，或需要證明自己畢業(yè)情況，驗證其學歷情況等；四是企事業(yè)單位核實畢業(yè)生的相關(guān)資料、資格情況等。五是因一些特殊需要查詢個人相關(guān)學籍信息的。不同的情況，都需要高校學籍檔案管理部門能準確、及時、便捷地為需求人員服務(wù)。

而要實現(xiàn)準確、及時、便捷地為需求人員服務(wù)這一目標，高校檔案管理就需建立一套完備的、與時俱進的基于全媒體時代管理的檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)。檔案管理多元化，信息服務(wù)多樣化。改變過去單一的信息服務(wù)手段和服務(wù)平臺，建立與當下科技發(fā)展相適應(yīng)的新信息存儲、管理、傳遞、信息溝通新模式。對于學生、畢業(yè)生而言可以通過在線注冊自己的信息，檔案信息管理系統(tǒng)對其注冊信息進行核實，注冊信息屬實的，該生能查閱自己的相關(guān)學籍檔案信息。需要紙媒作為存檔和憑證的再借助實體空間進行傳遞。

（四）注重學籍檔案信息傳遞個人隱私保護

由于學籍檔案具有無可替代的憑證作用，防偽和避免個人隱私泄露就非常重要。一是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下要防范身份偽造，加強對申請驗證者的身份甄別，要核實申請者的有效信息，如身份證號，高考報名號、學號等。二是檔案信息在傳遞的過程中要注意個人隱私的保護，如重要信息不得出現(xiàn)在資料封面等。

總之，學籍檔案服務(wù)是一個不斷提升的過程，也是促檔案服務(wù)部門管理更加精細的過程。建立檔案管理多元化，信息服務(wù)多樣化的學籍檔案信息服務(wù)模式，既能滿足使用人員準確、便捷、快速查詢、核實信息的需求，保護他們的合法權(quán)益，還能充分提高高校學籍檔案信息的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率，是各高校學籍檔案管理努力的目標。

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作者簡介：何強（1975- ），男，四川安岳人，副研究員，研究方向：教材、檔案管理。