吳石
摘 要:隨著我國社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展與社保體系的不斷健全,社保檔案的數(shù)量與種類也在日益增多。同時,國家也對社保工作提出了更高的標準,這給社保檔案管理工作增加了難度。因此,積極加強社保檔案管理中數(shù)字化技術的應用非常關鍵。基于此,本文闡述了社保檔案管理的主要特點,分析了當前社保檔案管理的突出問題,探討了社保檔案管理中數(shù)字化技術的運用策略,也提供了必要的參考。
關鍵詞:數(shù)字化技術;社保檔案管理;運用策略
實際上,社保檔案的有效管理直接關系到我國每位公民的利益,同時,社會保障工作也起到了穩(wěn)定社會的重要作用。近年來,伴隨我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展,參保人員不斷增加,一定程度上擴大了社保檔案管理的工作量。目前我國的社保檔案信息化管理水平處于起步階段,在社保檔案管理中還存在一些問題,因此,加強數(shù)字化技術的有效運用是重要的研究課題。
1 社保檔案管理的主要特征
第一,我國社保檔案服務與管理的對象帶有較強的社會性特點。因為社會對社保工作增加了重視程度,推動了我國社保體制的發(fā)展,在我國,社保服務對象一般包括事業(yè)單位、個體經(jīng)營者、自謀職業(yè)者等,伴隨國家社保范圍進一步擴大,社保檔案的有效管理顯得十分重要,且逐漸呈現(xiàn)了社會化的特點。第二,檔案信息的來源廣泛,內(nèi)容復雜。 因為社保工作帶有極大的社會性,社保服務的對象來源社會中的諸多領域,且參保者的身份呈現(xiàn)多樣化特點,因此,社保檔案信息的來源廣泛。同時,我國社保檔案信息主要來自事業(yè)單位對相關資料的收集,國家沒有對社保檔案的管理進行明確的規(guī)定,參保者身份不一,導致我國的檔案管理顯得較為混亂,隨著社會的發(fā)展,傳統(tǒng)的管理模式越來越難以當前時代需求。第三,檔案帶有較大的流動性。由于參與社保的人員分布于社會各個行業(yè),參保者具有較大的流動性特點,尤其是在經(jīng)濟迅速發(fā)展的如今時代,更加劇了社保檔案管理的流動性,積極收集與管理社保檔案顯得非常關鍵。
2 社保檔案管理中的突出問題
2.1 基礎性工作不夠充分
為了促進我國社保檔案管理工作高質、高效地運行,必須確保相關基礎設施的標準化管理,尤其當前社會對數(shù)字化的檔案管理提出了更高的標準的形勢下,更加需要積極做好基礎性工作。當前,我國有些地區(qū)的社保檔案管理不夠規(guī)范,運用的應用軟件沒有統(tǒng)一,同時,在收集、分析、整理、鑒別、錄入、儲存檔案信息等環(huán)節(jié),皆缺少專業(yè)的程序進行指導與約束,給社保檔案管理工作的數(shù)字化建設帶來了嚴重影響。
2.2 缺少科學的統(tǒng)籌規(guī)劃
社保檔案的數(shù)字化管理工作是一項復雜的工程,涉及到很多部門,例如:信息技術部、檔案管理部、業(yè)務部等,從建設相應的檔案信息的數(shù)字化中心,到數(shù)字化技術的有效運用與維護等環(huán)節(jié),皆需要相關部門的密切配合與協(xié)調(diào)發(fā)展,事先必須進行合理的規(guī)劃。在進行檔案數(shù)字化掃描的時候,不能急功近利,而要堅持循序漸進的原則。然而,我國很多的社保檔案管理中普遍缺少長期的統(tǒng)籌規(guī)劃,例如:硬件、軟件環(huán)境的建立,以及充分考慮到當前業(yè)務系統(tǒng)的兼容性。缺乏對社保業(yè)務部實際需求的具體分析,使得掃描結果無法有效地投入應用。
2.3 數(shù)據(jù)信息的專業(yè)維護有待提升
社保檔案信息的數(shù)字化建設期間,必須確保檔案資料的安全性,相關數(shù)據(jù)受到諸多因素的影響,例如:技術條件、軟件系統(tǒng)的性能、硬件設施的完善、維護工作者的技能等。伴隨我國高新技術的迅速發(fā)展,入侵、反入侵技術之間存在較大的競爭,怎樣確保檔案信息的安全性、可靠性已發(fā)展為社保檔案信息化建設的重要任務。
2.4 工作者的綜合素質偏低
社保檔案的信息化建設對相關的檔案工作者能力提出了更高的標準。現(xiàn)階段,我國社保部門很多檔案工作者處于兼職狀態(tài),嚴重缺乏專業(yè)的檔案管理人員。導致很多檔案信息應用傳統(tǒng)的管理方式,同時,工作人員大多缺乏信息化概念,還缺少相關的專業(yè)知識,增加了檔案信息化管理的難度。
3 運用數(shù)字化技術進行社保檔案管理的策略
3.1 加強檔案信息管理的標準化
我國的社保檔案管理工作的數(shù)字化建設依然處于初起階段,政府部門雖然也提出了加大對檔案數(shù)字化管理的要求,可是,沒有頌布相應的標準化文件,導致不同區(qū)域的的工作者對檔案數(shù)字化建設的理解難以達成共識,使得各地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)化管理的程序千差萬別。對此,有關機構應當加強制定相應的操作流程與標準規(guī)范,確保各個區(qū)域的社保單位有章可循,有法可依。檔案管理的標準化建設是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的重要前提,同時,數(shù)字化建設也會推動我國的檔案信息的管理更加規(guī)范,因此,二者是辯證統(tǒng)一的關系。
3.2 充分發(fā)揮總體的優(yōu)越性
在社保檔案管理工作中有效地應用數(shù)字化技術,不要單純考慮某個方面產(chǎn)生的影響,而應當兼顧整體,充分促進總體機構的優(yōu)化,確保檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)高質、高效地運行。同時,在檔案管理數(shù)字化建設期間,還需要注意與當前的辦公、業(yè)務、財務系統(tǒng)保持有效地銜接,可以確保數(shù)字化信息在體系中重復應用,降低檔案管理的任務量,提升體系的整體性能的發(fā)揮。
3.3 加強采集、統(tǒng)計電子文件
為了促進數(shù)字化技術更好地運用在社保檔案管理中,最為基本的應用則是檔案資料的電子化,例如:紙質的照片、檔案、錄音等內(nèi)容,皆要變成電子檔案。很多管理機構利用掃描、制作的形式完成檔案的數(shù)字化。當建立數(shù)字化的管理平臺時,管理方式就要從傳統(tǒng)的單純儲存紙質檔案,逐漸過渡到紙制、電子檔案共同儲存、轉交的雙歸檔方式。既推進了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展,又降低了檔案管理的工作量。在進行數(shù)字化期間,應當注意規(guī)范操作,以確保檔案的質量。正確掃描相應的索引信息,可以按照信息內(nèi)容迅速查詢需要的檔案資料;且依據(jù)特定的程序完成掃描,促進檔案管理中各個環(huán)節(jié)順利進行,確保結果準確無誤。
3.4 加強檔案資料管理的信息化建設
為了提升社保檔案信息的管理水平,需要加強檔案資料管理的信息化建設。數(shù)字化技術的應用顯得十分重要,同時,還要提升檔案人員的綜合素質。唯有檔案管理人員具有較強的專業(yè)技能,才會更好地實現(xiàn)檔案資料的信息化管理。第一,管理人員應當增強自身對信息化的理解,積極更新傳統(tǒng)管理思想,加強對檔案資料信息化管理的重視。第二,對管理工作者展開應用數(shù)字化技術的培訓活動,讓其更好地適應先進的管理方式與技術。同時,管理人員還需要深入學習信息化管理技術,及時補充新的知識,從而實現(xiàn)社保檔案的信息化管理。
4 結束語
總之,社保檔案管理工作有序開展與每個社保工作者的切身利益密切相關。為此,相關的檔案管理人員應當轉化傳統(tǒng)的管理思想,增強對數(shù)字化技術的認識,不斷學習新的知識與技能,部門的管理者也需要對社保檔案的管理工作進行科學地規(guī)劃,逐漸完善管理標準,提升檔案資料的標準化管理水平,發(fā)揮數(shù)學化管理系統(tǒng)的優(yōu)越性,促進我國社保檔案管理可持續(xù)發(fā)展。
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