黃萍

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在相關(guān)領(lǐng)域得到了普遍的認(rèn)可。對于聲像檔案管理來說，也應(yīng)當(dāng)跟上時代的步伐，采取有效措施積極探索信息資源開發(fā)的新途徑，為提升管理工作水平打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。本文首先對聲像檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行分析，然后進(jìn)一步提出了如何提高聲像檔案管理工作水平的有效對策。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；管理；思考

聲像檔案是單位檔案的重要組成部分，主要是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在各種活動中形成的對國家和社會具有保存價(jià)值的以照片、底片、電影、記錄、磁帶、光盤等材料為載體，以圖像、語音為主，并輔以文本描述的歷史記錄。隨著社會的發(fā)展和辦公條件的改善，在組織工作和各種活動中形成了大量的聲像檔案。對聲像檔案管理的調(diào)查表明，存在著廣泛的檔案不完備、存儲條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整性和聲像檔案的保管與利用。因此，如何保存和使用好聲像檔案，給廣大檔案工作者提出了一個新的課題。

1 當(dāng)前聲像檔案管理中存在的主要問題

1.1 聲像設(shè)備的利用效率不高

自本世紀(jì)初以來，所有單位都配備了聲像設(shè)備，基本上每個部門都有數(shù)碼相機(jī)，設(shè)備裝備相對較強(qiáng)，但很少有單位開發(fā)聲像設(shè)備管理系統(tǒng)，這樣就會造成部分設(shè)備處于閑置的狀態(tài)，部分設(shè)備儲存在本部門或個人手中，無法得到充分的利用；有些設(shè)備使用者不清楚如何使用，造成一些重要活動無法及時拍攝，相應(yīng)的聲像材料也不能及時

形成。

1.2 聲像檔案歸檔意識不強(qiáng)

視頻記錄人員在各自單位直接從事聲像檔案的制作，最終決定了聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。當(dāng)前在聲像檔案管理中，一些視頻記錄人員對傳統(tǒng)的高級通信和紅頭的檔案不夠了解，不知道官方活動中的照片等檔案資料應(yīng)該如何處理。在進(jìn)行錄音的時候，錄像帶屬于聲像檔案的范圍，誤以為處理這些聲像檔案是個人行為，誰拿的錄音，資料就屬于誰。當(dāng)新聞發(fā)布會結(jié)束以后，如果信息收集工作已經(jīng)結(jié)束，那么就會使一些聲像文件長期保存在個人或部門內(nèi)，而不是轉(zhuǎn)移到檔案或檔案館進(jìn)行統(tǒng)一保存。特別是隨著人員的變化和組織的調(diào)整，音頻視頻文件出現(xiàn)丟失的情況時有發(fā)生，這樣就會導(dǎo)致單位文件不完整，嚴(yán)重影響了聲像文件的長期保護(hù)和開發(fā)。

1.3 聲像檔案集中管理制度不健全

完善的管理體制是聲像檔案管理的基礎(chǔ)，然而在具體實(shí)踐時聲像檔案管理仍存在以下問題：聲像檔案歸檔范圍不明確、聲像檔案移交機(jī)制不順暢以及聲像檔案集中管理制度不健全。

2 如何提高聲像檔案管理工作水平的有效對策

2.1 加強(qiáng)聲像檔案開發(fā)利用

根據(jù)現(xiàn)代檔案管理的要求，檔案的開發(fā)利用是檔案管理的重要內(nèi)容和最終目標(biāo)。目前，檔案部門在處理聲像檔案時，需要經(jīng)受收集、保管和提供訪問這幾個環(huán)節(jié)，必要時還可以對聲像檔案進(jìn)行編輯和再研究。在聲像檔案管理中，關(guān)于國家在各個時期的發(fā)展方向和發(fā)展路線以及發(fā)展思想都有詳細(xì)的記載，國家發(fā)展的各個階段中聲像檔案館的經(jīng)營模式、發(fā)展方向以及管理方法等等都有所不同，這些在聲像檔案中都被完整地保存了下來，這些檔案資料對社會發(fā)展和相關(guān)工作項(xiàng)目來說，提供著重要的依據(jù)。因此，當(dāng)前聲像檔案管理工作的主要方向，就是讓相關(guān)工作人員意識到聲像檔案資料的重要性，在信息高度發(fā)展的新時期，聲像檔案資料是重要的信息資源，對社會的發(fā)展來說發(fā)揮著重要的作用，只有不斷地對這些資源進(jìn)行深入地開發(fā)利用，才能為聲像檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 提高聲像檔案歸檔意識

由于社會發(fā)展中產(chǎn)生的聲像檔案較多，各類聲像檔案所反映的信息和實(shí)質(zhì)價(jià)值存在差異。因此，建議加強(qiáng)聲像檔案的歸檔宣傳，使各部門和錄像人員形成強(qiáng)烈的聲像檔案意識，并利用現(xiàn)有的聲像設(shè)備促進(jìn)聲像材料歸檔形成集體意識，這是做好聲像檔案收集工作的前提

條件。

2.3 完善聲像檔案管理制度

應(yīng)建立專門的聲像檔案管理系統(tǒng)，明確聲像檔案的預(yù)備案、交接和管理要求?？紤]到目前聲像數(shù)據(jù)主要是電子文件，建議適當(dāng)減少音頻和視頻文件的傳輸時間。完成重大事件后就要求組織者將相關(guān)的活動轉(zhuǎn)移到聲像檔案管理部門歸檔，這樣就可以及時歸檔日常工作中產(chǎn)生的聲像檔案，并按季度或半年轉(zhuǎn)入檔案集中管理，提高聲像的時效性和完整性。對于檔案歸檔環(huán)節(jié)來說，應(yīng)明確聲像數(shù)據(jù)制作部門、檔案管理部門的責(zé)任，這樣才能為聲像檔案管理工作的順利進(jìn)行提供應(yīng)有的保障。

2.4 提高檔案人員檔案管理能力

大量的聲像材料在一個主題事件中，一般的錄像人員可能無法熟練掌握活動的主題，但專職文件管理人員需要有較強(qiáng)的辨別能力，需要能夠引導(dǎo)相關(guān)人員從大量的聲像檔案中整理出重要的內(nèi)容，進(jìn)而準(zhǔn)確地反映信息活動的主題。

2.5 加強(qiáng)聲像檔案保管硬件建設(shè)

音頻視頻文件存儲要求較高，一般應(yīng)滿足以下要求：第一，防火。聲像檔案是易燃物質(zhì)，在保管時應(yīng)特別注意防火環(huán)節(jié)。倉庫施工地點(diǎn)選擇遠(yuǎn)離點(diǎn)火地點(diǎn)，并且倉庫內(nèi)及四周嚴(yán)禁存放易燃材料。電氣照明設(shè)備安裝合理，庫房應(yīng)有足夠的水和滅火設(shè)備，保管人應(yīng)掌握一定的火災(zāi)滅火技術(shù)。第二，防光。倉庫窗口要小而合理，同時還要在窗戶上加遮陽簾或在玻璃上涂一些紫外線吸收劑。除此之外，還可以在圖書館使用白熾燈。第三，防灰塵。倉庫門窗間隙嚴(yán)格關(guān)閉，并加密封條或者加上絨布等。除此之外，在儲藏室安裝空調(diào)設(shè)備以使空氣得以凈化。

3 結(jié)語

通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：聲像檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性，需要從人、機(jī)、料、法、環(huán)的角度出發(fā)，并采取有效措施促使聲像檔案形成、收集、整理、保管和利用各個環(huán)節(jié)都落實(shí)到實(shí)際工作中，只有這樣才能使聲像檔案的管理工作質(zhì)量得到進(jìn)一步的提高。

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