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        高校電子檔案管理的問題分析

        2018-11-06 06:13:12劉國萍
        山東青年 2018年7期
        關(guān)鍵詞:檔案高校問題

        劉國萍

        摘 要:網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛運(yùn)用到各個領(lǐng)域,高校的檔案管理也進(jìn)入了電子管理的時代。電子檔案管理能夠有效提高高校檔案管理的工作效率,但是高校的電子檔案管理從無到有、從有到運(yùn)用熟練是需要一個過程的。針對高校檔案管理現(xiàn)狀,深入剖析高校檔案管理特點及電子文件檔案管理中存在的問題,提出了可行性解決辦法,試圖探索高校電子文件檔案管理的新途徑,使高校檔案管理更趨科學(xué),方法更為有效。

        關(guān)鍵詞:高校;檔案;管理;問題;分析

        “互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理方式和內(nèi)容的改變,檔案存儲途徑、存儲方式基本實現(xiàn)了信息化,電子檔案因在傳遞速度上擁有紙質(zhì)檔案無法比擬的速度優(yōu)勢,更符合信息時代信息共享的要求,為檔案部門提高服務(wù)能力、改善服務(wù)效果帶來質(zhì)的飛躍。但也存在著一些問題。

        一、高校電子檔案管理現(xiàn)狀及問題

        電子檔案在提高工作效率的同時實現(xiàn)資源共享,借閱和使用都具有比紙質(zhì)檔案更為便利迅捷的條件,能夠提供更為全面便捷的服務(wù)。電子檔案突破時間和空間的限制,實現(xiàn)檔案共享的便利,便于查閱和利用。但由于電子檔案本身對計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備存在高度依賴性,而計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)容易遭到病毒的破壞或黑客的攻擊,電子檔案對檔案保存的安全性有更高的要求。

        ( 一) 高校電子檔案管理的內(nèi)容

        高校電子檔案管理的內(nèi)容包括學(xué)校制度性的電子文件、高校主頁網(wǎng)站信息及重大活動中所形成的照片或視頻資料、學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)平臺的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的信息資料、學(xué)生的學(xué)籍及成績等,按照類別大致可以分為: 學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、黨群行政檔案和人事檔案、基建財務(wù)檔案、校史及宣傳檔案等類別。事實上,高校為應(yīng)對種類繁多、任務(wù)繁雜的檔案管理,基本上是按照類別分別由各歸口部門來管理,科研檔案歸科研處管理、財務(wù)檔案由財務(wù)處管理、人事檔案由人事處管理等等,每個部門由專人兼職管理檔案材料。其中教學(xué)及科研檔案因為有評估和考核的需要,相對較齊全外,人事檔案電子化的難度最大。

        ( 二) 高校電子檔案管理的問題

        1.電子檔案建立過程和查閱過程缺乏制度規(guī)范,沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。一方面電子檔案的存儲制度和標(biāo)準(zhǔn)不完善,歸檔程序不明確,對于電子檔案的收集、整理、篩選沒有規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。而且電子文檔要經(jīng)過不同部門才最終完成,在電子檔案建立、傳輸、轉(zhuǎn)移和接收的工作過程中,一些檔案管理人員沒有考慮到檔案管理工作的技術(shù)性與特殊性,各部門各自為政,電子檔案存儲設(shè)備選擇、數(shù)據(jù)格式分類不統(tǒng)一,造成電子檔案資料的損壞與丟失,導(dǎo)致電子文檔的歸檔要么重復(fù)儲存,要么就會出現(xiàn)缺失。另一方面,一些重要的檔案資料沒有備份資料留存,一旦數(shù)據(jù)丟失或者被篡改,難以復(fù)原。因此,必須建立起一套有效的、完備的電子檔案歸檔和查閱制度,以免造成電子檔案資料的損壞與丟失。

        2.電子檔案管理人員的專業(yè)意識和專業(yè)技能需加強(qiáng)。高校紙質(zhì)制度性檔案文件一般由校行政辦公室下設(shè)的檔案科專人管理,其他按照類別分別由各歸口部門人員兼職管理,各部門領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案管理的重視程度因人而異,工作效率和質(zhì)量參差不齊。檔案電子化管理過程對管理人員的業(yè)務(wù)知識和計算機(jī)技能提出更高要求,各部門專、兼職檔案管理人員缺乏電子檔案管理的相關(guān)培訓(xùn),難免會降低檔案收集的質(zhì)量,造成電子檔案管理工作整體水平不高。

        3.對檔案電子化過程中投入的資金不足。部分高校對電子檔案管理的規(guī)范性重視不夠,有關(guān)規(guī)范性要求落實不到位。在高校管理資金不足的情況下,在檔案管理上所投入的資金和設(shè)備能省則省,觀念上的疏忽嚴(yán)重阻礙了電子檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè),制約了電子檔案的發(fā)展。

        二、高校電子文件檔案管理問題的解決途徑

        如何搞好電子文件檔案的應(yīng)用及管理是新時期高校檔案工作面臨的一項十分緊迫的任務(wù)。高校電子文件檔案管理要做好以下幾方面的問題:

        (一) 應(yīng)加快高校電子文件檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作

        高校電子文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是實現(xiàn)電子文件檔案有效利用的基礎(chǔ),建設(shè)高校電子文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)需要做好兩方面的工作:

        1.制定出學(xué)校電子文件檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃,使信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)有計劃,有步驟,有重點的進(jìn)行。既要有學(xué)校規(guī)劃,還要有部門規(guī)劃; 既要有長遠(yuǎn)規(guī)劃,還要有短期規(guī)劃。

        2.制定統(tǒng)一的電子文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。只有統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),才能實現(xiàn)電子文件檔案資源的有效共享,保證學(xué)校各部門能高效,快捷,簡易地獲取信息網(wǎng)絡(luò)中任何檔案數(shù)據(jù)庫中的檔案信息。

        (二)建立適合高校檔案管理的電子文件歸檔制度和使用制度

        高校電子文件檔案數(shù)量大,種類多,涉及多個部門,原始電子文件的及時歸檔和儲存至關(guān)重要。要建立專門的電子文件歸檔和使用制度,制定電子文件檔案的接收,檢驗,保管,利用,鑒定,銷毀制度,設(shè)置操作流程,檔案操作各部門要專人專機(jī)。要統(tǒng)一各部門電子文件檔案存儲的格式和存儲軟件,防止電子文件檔案在格式轉(zhuǎn)換或由于軟件兼容性等問題被意外損壞或丟失。對電子文件檔案的操作人員要有專門的身份驗證和數(shù)字簽名等識別手段,并設(shè)置相應(yīng)讀寫權(quán)限,預(yù)防電子文件檔案被非法訪問和隨意刪改。在確保檔案信息安全的前提下,促進(jìn)電子文件檔案的有效共享。

        (三)加強(qiáng)電子文件檔案存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的安全工作

        1.保障電子文件檔案存儲設(shè)備的安全,要不斷更新和改進(jìn)存儲設(shè)備,定期對軟硬件進(jìn)行升級,定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)更新,保證存儲設(shè)備處于良好狀態(tài)。

        2.使用不同的存儲媒介,定期對電子文件檔案進(jìn)行備份存儲,防止電子文件檔案在意外情況下丟失。還要通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、病毒預(yù)防等措施,加強(qiáng)電子文件檔案在存儲過程中的安全。

        (四)高校電子文件檔案在存儲過程中,為了保證電子文件檔案的存儲壽命,對電子文件檔案的存儲環(huán)境要求很高,對存儲環(huán)境的溫度、濕度、防磁性等方面都有嚴(yán)格要求,要保證檔案具有安全的存儲環(huán)境。同時,不斷更新存儲技術(shù)和設(shè)備,不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段,保證電子文件檔案存儲的有效性和可讀性。

        (五)加強(qiáng)安全密鑰的分屬管理。安全密鑰是打開電子檔案的一把鑰匙,是破解安全防護(hù)軟件的重要工具。高校應(yīng)加強(qiáng)安全密鑰的分屬管理,要本著確保信息安全的目的,減少檔案的提取流程。高??梢圆扇≈讣y認(rèn)證方式,采取指紋認(rèn)證后能夠確保提取人身份和證件統(tǒng)一,然后實行一人分管多個安全密鑰的方式,增加獲取安全密鑰的認(rèn)證信息就可以了。

        (六)提高管理人員的素質(zhì)。要提高管理人員的素質(zhì)必須加強(qiáng)工作人員的思想政治建設(shè)、職業(yè)道德建設(shè)。

        1.要開展關(guān)于檔案管理工作人員的思想政治教育學(xué)習(xí)活動,樹立愛崗敬業(yè)模范,提高工作人員的工作積極性以及對職業(yè)的熱愛程度。

        2.要給檔案管理人員提供職業(yè)技能培訓(xùn)渠道,加強(qiáng)他們的職業(yè)技術(shù)培訓(xùn),要求他們掌握相應(yīng)的軟件運(yùn)用方法、數(shù)據(jù)管理方法,使之能夠滿足高校電子檔案管理的工作需求。

        總之,信息技術(shù)為高校檔案管理注入了新鮮血液,提供了新的管理方法和手段,高校充分利用電子文件檔案,借用電子檔案的技術(shù)來保障高校檔案管理工作的順利開展,才能確保每一位師生的利益不受侵犯。發(fā)揮電子文件檔案的應(yīng)有作用,才會使高校檔案管理更有效,更快捷,更方便。

        [參考文獻(xiàn)]

        [1]陳航.高校電子檔案管理的優(yōu)化策略分析[J].求知導(dǎo)刊2016(1):72

        [2]孟繁俐.高校電子文件檔案的應(yīng)用與管理[J]. 中國高新區(qū)2018(1):79

        (作者單位:濰坊學(xué)院 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,山東 濰坊 261061)

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